招投標(biāo)是軟件行業(yè)最常用的采購方式，對于大型項目此類采購方式更為常見，參與投標(biāo)的方式有很多種，有的以公司之名獨自參加招標(biāo)，有的為以伙伴名義與伙伴共同參與投標(biāo)，有的為以公司名義與伙伴共同打標(biāo)，在投標(biāo)事宜逐漸增多的情況下，如何保證投標(biāo)事宜高效運轉(zhuǎn)是當(dāng)下需要考慮并解決的問題，本文主要闡述如何建立投標(biāo)響應(yīng)體系，做到快速支撐。

投標(biāo)常識

在講解如何建立體系之前，首先對投標(biāo)的常見知識進行講解，便于初次接觸的人員可以快速了解招投標(biāo)的體系及流程，下面將從招標(biāo)類型、投標(biāo)流程、評標(biāo)方式等方面進行講解。

1 招標(biāo)類型

• 公開招標(biāo)

公開招標(biāo)為最常見的招標(biāo)方式，招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的法人或其他組織投標(biāo)，公開招標(biāo)方式體現(xiàn)公開性、規(guī)范性、公平性、客觀性和公正選擇、優(yōu)勝劣汰性，相對來說各方面要求也較為嚴(yán)格。

• 邀請招標(biāo)

也叫競爭性談判，招標(biāo)人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蚱渌M織投標(biāo)，邀請不少于3家，從中選定一家供應(yīng)商。通常在邀請招標(biāo)時，招標(biāo)人已經(jīng)了解供應(yīng)商的特點和市場供應(yīng)狀態(tài)，招標(biāo)更具有針對性。通常來說，公開招標(biāo)相對于邀請招標(biāo)要嚴(yán)格很多。　

2 招標(biāo)組織

• 客戶小組

客戶小組為招標(biāo)組織全部由客戶組成，從招標(biāo)到評標(biāo)到定標(biāo)等一系列事宜，全權(quán)由客戶負(fù)責(zé)，客戶為招標(biāo)組織對于標(biāo)書的評審及過程相對來說較為寬松，不會出現(xiàn)十分苛刻的評定情況，更多在于功能的實現(xiàn)和帶來的價值。

• 代理機構(gòu)評標(biāo)

代理機構(gòu)為招標(biāo)組織由專業(yè)的招標(biāo)代理公司為主導(dǎo)，客戶派出一至兩名負(fù)責(zé)人參與招標(biāo)，雖然招標(biāo)機構(gòu)會在開標(biāo)前詢問客戶的意向，但對于標(biāo)書的評審是十分嚴(yán)格的，會按照招標(biāo)文件需求一一檢查評審，并會提出問題甚至發(fā)難。

撰寫步驟

標(biāo)書的撰寫并沒有嚴(yán)格的步驟，只要應(yīng)標(biāo)，撰寫全面，什么方式步驟都可以，但經(jīng)過多次標(biāo)書的撰寫，發(fā)現(xiàn)按照以下的步驟做更有條理，而且可以少走很多彎路，避免自亂陣腳，具體包括清標(biāo)、寫標(biāo)、合標(biāo)、查標(biāo)。

1 清標(biāo)

清標(biāo)是指對標(biāo)書內(nèi)容進行通篇閱讀及明確。主要對標(biāo)書中投標(biāo)時間、項目周期、重點要求、重要指標(biāo)做好標(biāo)記，每個項目招標(biāo)文件頁數(shù)都不相同，無論長短花費多少時間都要進行通讀，因為只有清標(biāo)之后，才能更好的把握標(biāo)書中的重點，以及構(gòu)建整體大綱，為后續(xù)的撰寫工作奠定基礎(chǔ)。

清標(biāo)過程中需要將重要的指標(biāo)高亮顯示出來，例如：廢標(biāo)項，即不滿足或沒在標(biāo)書中顯示就會廢標(biāo)；需要響應(yīng)的指標(biāo)；需要體現(xiàn)的截圖；需要在投標(biāo)文件中重點體現(xiàn)的內(nèi)容；標(biāo)書格式要求；售后服務(wù)要求；評分表等都要進行重點標(biāo)記。一方面為了在撰寫標(biāo)書時心中有數(shù)，明確重點撰寫的內(nèi)容及提供的東西，另一方面可以防止因為粗心疏忽導(dǎo)致廢標(biāo)。

2 寫標(biāo)

在清標(biāo)之后就要著手撰寫標(biāo)書了，項目類型不同招標(biāo)撰寫要求也不相同，根據(jù)招標(biāo)要求列好標(biāo)書需要的格式及大綱，一定要大綱先行，注意要將標(biāo)書中重點提出的內(nèi)容作為標(biāo)題顯示，根據(jù)招標(biāo)要求可以是一章或者一節(jié)，這樣便于評委快速找到對應(yīng)的位置，顯示應(yīng)標(biāo)要求。

撰寫過程中標(biāo)書內(nèi)容一定要豐滿且均衡，不可出現(xiàn)同一章節(jié)比例失衡的情況。對于重點產(chǎn)品需求及技術(shù)參數(shù)需要圖文并茂說明；對于解決方案一定要詳細(xì)，需要架構(gòu)圖或?qū)崿F(xiàn)流程圖輔助說明；對于售后及服務(wù)要根據(jù)標(biāo)書要求針對性的填入。標(biāo)書主體完成后要撰寫技術(shù)偏離表，對偏離情況進行說明，最后撰寫評分索引表，在表中標(biāo)注對應(yīng)的應(yīng)標(biāo)位置，使評標(biāo)組織一目了然的找到對應(yīng)位置。

3 合標(biāo)

這里的合標(biāo)指將商務(wù)標(biāo)及技術(shù)標(biāo)合并為一個標(biāo)書，或?qū)⒉煌藛T撰寫的部分合并在一起。通常商務(wù)標(biāo)由銷售人員撰寫，技術(shù)標(biāo)由技術(shù)人員撰寫，有的評標(biāo)機構(gòu)可以接受商務(wù)卷、技術(shù)卷分開裝訂投標(biāo)的形式，而有的評標(biāo)機構(gòu)則嚴(yán)格要求商務(wù)卷與技術(shù)卷合并裝訂的情況。

這就涉及到需要合標(biāo)，合標(biāo)時如果兩份標(biāo)書不是出自同一人之手或格式不同，一定會出現(xiàn)標(biāo)題混亂、頁碼錯亂的情況，這就需要重新對格式進行調(diào)整，對正文調(diào)整同時一定要注意調(diào)整偏離表及評分索引表的對應(yīng)位置及頁碼，這項工作可以放在正文調(diào)整完成，目錄更新之后。

4 查標(biāo)

查標(biāo)即對標(biāo)書內(nèi)容進行審核校驗，這里的檢查分別兩種，一種為常規(guī)檢查，即對文章錯別字、不通順語句、格式進行檢查，避免低級性錯誤的發(fā)生；另一種為技術(shù)性檢查，即對文章中的技術(shù)應(yīng)答內(nèi)容、整體規(guī)劃、解決方案等技術(shù)響應(yīng)部分進行審查，避免出現(xiàn)技術(shù)上應(yīng)標(biāo)錯誤；最后一種為應(yīng)標(biāo)性檢查，即對招標(biāo)文件中要求應(yīng)標(biāo)項、重點要求、評分表中的內(nèi)容進行檢查，避免出現(xiàn)缺項漏項失誤。

體系建設(shè)

沒有規(guī)矩不成方圓，任何事情做好的基礎(chǔ)都是建立正確的體系，標(biāo)書撰寫體系建設(shè)要逐步建立起來，在進行的過程中不斷的驗證體系的正確性與可優(yōu)化性，從而不斷迭代、改進，以更好的支撐標(biāo)書的響應(yīng)機制。

1 建立目的

• 快速響應(yīng)：對于需要投標(biāo)的項目做到快速響應(yīng)，便于在得到招標(biāo)文件后第一時間開展工作。
• 多項目支撐：對于許多投標(biāo)項目并行的情況，可以做到有條不紊多項目支撐持續(xù)輸出。
• 分擔(dān)壓力：均衡分工各司其職減輕標(biāo)書撰寫人的壓力，與項目實施相同，以團隊形式交付項目標(biāo)書。
• 提高能力：在標(biāo)書撰寫過程中，加深人員對公司產(chǎn)品、解決方案、培訓(xùn)服務(wù)、項目狀況等認(rèn)知。

2 體系方法

• 建立小組，明確分工

成立投標(biāo)撰寫小組，成員包括總體審查者、投標(biāo)組長、技術(shù)人員、運營人員，共計4名成員。投標(biāo)組長負(fù)責(zé)總體把控標(biāo)書撰寫工作，負(fù)責(zé)大綱、背景、需求、整體規(guī)劃、架構(gòu)設(shè)計的撰寫；以及人員分工；進度推進；總體把控等工作。技術(shù)人員負(fù)責(zé)技術(shù)功能實現(xiàn)、產(chǎn)品指標(biāo)對應(yīng)、產(chǎn)品部署、實施計劃部分的撰寫。運營人員負(fù)責(zé)項目管理、售后服務(wù)、人員培訓(xùn)部分的撰寫；以及格式調(diào)整、P圖、簡歷安排、評分表、偏離表準(zhǔn)備等工作。總體審查者負(fù)責(zé)對標(biāo)書全部內(nèi)容進行審查，包括宏觀背景、架構(gòu)設(shè)計、指標(biāo)應(yīng)對、計劃排期等各方面。

• 整體清標(biāo)，明確重點

清標(biāo)工作要求整個團隊全部參與，如總體審查者時間不允許，則由團隊3人清標(biāo)之后，向?qū)彶檎邊R報及交互不明確地方，使整個團隊對于招標(biāo)要求都做到心中有數(shù)，避免漏項。清標(biāo)工作為3人各自進行，將認(rèn)為需要注意及重點響應(yīng)的部分標(biāo)記出來，之后3人合并彼此標(biāo)記內(nèi)容，形成最終標(biāo)記版本發(fā)送自整個團隊手中，各部分負(fù)責(zé)人需要對標(biāo)書中對應(yīng)要求進行重點明確，并注意將內(nèi)容重點寫在投標(biāo)文件中。

• 分開寫標(biāo)，提前合標(biāo)

在投標(biāo)組長撰寫大綱的過程中，各部分負(fù)責(zé)成員可以先填充自己的部分，待大綱撰寫結(jié)束將內(nèi)容復(fù)制到對應(yīng)的位置。技術(shù)人員在撰寫技術(shù)部分時，需要盡可能用截圖和文字共同說明招標(biāo)方的要求，這樣會使標(biāo)書更具有說服力和針對性。運營人員在準(zhǔn)備簡歷及服務(wù)方面內(nèi)容需要注意將客戶的要求明確寫入，可以在此基礎(chǔ)上添加標(biāo)題等，簡歷要具備針對性，例如：職位應(yīng)對、項目應(yīng)對、資質(zhì)應(yīng)對等。合標(biāo)工作一定要提前開始做，過程中不斷輸出新版本，注意版本號控制。

• 會議評審，集中審查

如果時間充裕的情況下，團隊之間3個人將匯總好的標(biāo)書，進行交叉檢查、挑錯，防止當(dāng)局者迷的情況發(fā)生，最終由投標(biāo)組長發(fā)起，召開評標(biāo)會議，一同將標(biāo)書過一遍，包括常規(guī)格式、大綱分配、內(nèi)容填充等，重點針對標(biāo)書技術(shù)響應(yīng)、特殊要求、評分索引部分審查。審查無誤后則交給對應(yīng)的銷售人員，等待合標(biāo)或填充修改等其它事宜，對于有問題的部分，則對應(yīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人針對上述內(nèi)容進行修改，之后高亮顯示，發(fā)送給總審查者及其他團隊成員。

3 相關(guān)能力

• 熟悉招標(biāo)事宜：明確招標(biāo)流程的各個環(huán)節(jié)，如開標(biāo)時間、地點等；標(biāo)書的撰寫硬性規(guī)定（字體、格式、模板等）；裝訂要求、份數(shù)；簽字蓋章，需要專門提供的證明資料、方案等。
• 掌握相關(guān)工具：熟練掌握標(biāo)書撰寫過程中需要的各種輔助工具，如：Word、Excel、PPT、PS等，掌握快捷鍵方式，格式的排版、序號的添加調(diào)整、圖表的快速制作、打碼處理等。
• 快速分析能力：可以快速找出并提取標(biāo)書中的重要信息，制定詳細(xì)的需求清單，在列清單的時候要求做到到對招標(biāo)參數(shù)響應(yīng)情況、需要另外準(zhǔn)備哪些資料、哪些不能響應(yīng)需要協(xié)調(diào)幫助等問題心中有數(shù)。
• 標(biāo)書撰寫能力：很多人認(rèn)為標(biāo)書就是復(fù)制粘貼，可快速炮制，這種想法是錯的，對產(chǎn)品不清楚、方案不了解、無宏觀意識、文字功底差，僅靠摘抄是不可能完成標(biāo)書的，更多需要產(chǎn)品技能知識、方案理解、架構(gòu)設(shè)計、邏輯設(shè)計及文字快速調(diào)整、補充能力。
• 責(zé)任意識形態(tài)：撰寫標(biāo)書是一件責(zé)任重大的事，不仔細(xì)或不負(fù)責(zé)都會導(dǎo)致廢標(biāo)，很多人不愿去承擔(dān)這種責(zé)任，較真時總反復(fù)強調(diào)自己是按照要求做的，卻不敢明確說做的有無問題，既然做了態(tài)度一定要端正，敢于承擔(dān)責(zé)任。
• 協(xié)調(diào)資源能力：不可能每個標(biāo)書的內(nèi)容都符合公司既定產(chǎn)品或方案，一定存在特殊的情況，大項目更是如此，標(biāo)書要求都為多且繁雜，在撰寫過程中會涉及需要協(xié)調(diào)特殊人員攻克，這時需要提前說明，協(xié)調(diào)人力。
• 壓力承受能力：常伴有兩種壓力，一種為時間節(jié)點問題的壓力，工作量大企業(yè)時間節(jié)點有限，需要加班完成；另一方面是長時間坐在電腦旁邊對身體的壓力，需要有良好的心態(tài)和身體。

最佳實踐

標(biāo)書撰寫是一個有較強挑戰(zhàn)性的工作，但絕不是什么難以達到的事情，每個人在初期接觸標(biāo)書撰寫工作時或多或少都會碰壁，在避免問題反復(fù)的情況下，更重要的是需要每次將遇到的問題進行整理，尋找解決方式，逐漸摸索更好更快的方法，以下為我在撰寫標(biāo)書中的感悟及沉淀。

1 模板沉淀

雖然根據(jù)不同項目需要撰寫對應(yīng)的標(biāo)書，但標(biāo)書中的內(nèi)容有一部分是可以進行復(fù)用的，模板的沉淀可以幫助省去大部分的時間。重點需要按照項目類型進行模板劃分，根據(jù)產(chǎn)品組合模式劃分不同的投標(biāo)文件，將通用的部分進行整理，公司的名字用XX代替，在拿到招標(biāo)文件后，批量替換成公司的名字，再根據(jù)招標(biāo)文件的具體要求在模板上進行重點擴充及對應(yīng)的內(nèi)容添加。

2 組員拆分

建立標(biāo)書撰寫小組，小組共計4名成員，需要注意的是，成員不是固定的，而是有2-3名備選，以技術(shù)人員為例，不是每位技術(shù)人員都可以在標(biāo)書撰寫上隨時待命，而是根據(jù)當(dāng)前資源情況進行分配，所以成員需要在機動的情況下打散組合。對于多個標(biāo)書的支撐，在資源充足情況下，可以由一個投標(biāo)組長帶領(lǐng)2個撰寫團隊進行，分別開展不同項目的標(biāo)書撰寫。

3 中途審查

標(biāo)書撰寫工作與項目實施工作相同，審查者及投標(biāo)組長一定要在組員標(biāo)書撰寫過程中進行審查工作，及時發(fā)現(xiàn)撰寫問題，并予以糾正，切不可等到交付終稿日期一并審查，這樣不僅會影響交付質(zhì)量，嚴(yán)重者會導(dǎo)致整體進度拖期。過程中時刻關(guān)注撰寫進度，及時發(fā)現(xiàn)組員撰寫過程中的問題，例如：跑偏、不夠全面、不完整、應(yīng)答錯誤等，并針對性提供資料或協(xié)調(diào)資源解決。

4 抓大放小

每次項目標(biāo)書的撰寫都是一次機會，理當(dāng)同等重視，但對于同時支撐多個項目且時間節(jié)點相近的情況，就必須要學(xué)會抓大放小。靠譜或高度匹配的商機多花費一些精力、時間去準(zhǔn)備，對于匹配性較差的商機可以適當(dāng)減少精力、時間，但上述內(nèi)容都建立在不被廢標(biāo)，高度響應(yīng)的基礎(chǔ)上。不可因為不重視而導(dǎo)致廢標(biāo)或失格的情況發(fā)生。

5 持續(xù)輸出

標(biāo)書的撰寫需要持續(xù)輸出，更新迭代，而不是從撰寫到時間節(jié)點前期只輸出一個版本，中間過程毫無交流。從接到標(biāo)書撰寫任務(wù)開始，可以分別輸出大綱、初稿、修改版、終版四個版本，過程中不斷交互、修改、完善，一方面表明我們積極響應(yīng)；另一方面表明我們在持續(xù)輸出。對于多項目同時撰寫情況，可以通過打時間差輸出法，例如初稿輸出后，叫停工作，進行下個標(biāo)書的撰寫，如此往復(fù)。

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的投标响应体系建立的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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