招投標是軟件行業最常用的采購方式，對于大型項目此類采購方式更為常見，參與投標的方式有很多種，有的以公司之名獨自參加招標，有的為以伙伴名義與伙伴共同參與投標，有的為以公司名義與伙伴共同打標，在投標事宜逐漸增多的情況下，如何保證投標事宜高效運轉是當下需要考慮并解決的問題，本文主要闡述如何建立投標響應體系，做到快速支撐。

投標常識

在講解如何建立體系之前，首先對投標的常見知識進行講解，便于初次接觸的人員可以快速了解招投標的體系及流程，下面將從招標類型、投標流程、評標方式等方面進行講解。

1 招標類型

• 公開招標

公開招標為最常見的招標方式，招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或其他組織投標，公開招標方式體現公開性、規范性、公平性、客觀性和公正選擇、優勝劣汰性，相對來說各方面要求也較為嚴格。

• 邀請招標

也叫競爭性談判，招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或其他組織投標，邀請不少于3家，從中選定一家供應商。通常在邀請招標時，招標人已經了解供應商的特點和市場供應狀態，招標更具有針對性。通常來說，公開招標相對于邀請招標要嚴格很多。　

2 招標組織

• 客戶小組

客戶小組為招標組織全部由客戶組成，從招標到評標到定標等一系列事宜，全權由客戶負責，客戶為招標組織對于標書的評審及過程相對來說較為寬松，不會出現十分苛刻的評定情況，更多在于功能的實現和帶來的價值。

• 代理機構評標

代理機構為招標組織由專業的招標代理公司為主導，客戶派出一至兩名負責人參與招標，雖然招標機構會在開標前詢問客戶的意向，但對于標書的評審是十分嚴格的，會按照招標文件需求一一檢查評審，并會提出問題甚至發難。

撰寫步驟

標書的撰寫并沒有嚴格的步驟，只要應標，撰寫全面，什么方式步驟都可以，但經過多次標書的撰寫，發現按照以下的步驟做更有條理，而且可以少走很多彎路，避免自亂陣腳，具體包括清標、寫標、合標、查標。

1 清標

清標是指對標書內容進行通篇閱讀及明確。主要對標書中投標時間、項目周期、重點要求、重要指標做好標記，每個項目招標文件頁數都不相同，無論長短花費多少時間都要進行通讀，因為只有清標之后，才能更好的把握標書中的重點，以及構建整體大綱，為后續的撰寫工作奠定基礎。

清標過程中需要將重要的指標高亮顯示出來，例如：廢標項，即不滿足或沒在標書中顯示就會廢標；需要響應的指標；需要體現的截圖；需要在投標文件中重點體現的內容；標書格式要求；售后服務要求；評分表等都要進行重點標記。一方面為了在撰寫標書時心中有數，明確重點撰寫的內容及提供的東西，另一方面可以防止因為粗心疏忽導致廢標。

2 寫標

在清標之后就要著手撰寫標書了，項目類型不同招標撰寫要求也不相同，根據招標要求列好標書需要的格式及大綱，一定要大綱先行，注意要將標書中重點提出的內容作為標題顯示，根據招標要求可以是一章或者一節，這樣便于評委快速找到對應的位置，顯示應標要求。

撰寫過程中標書內容一定要豐滿且均衡，不可出現同一章節比例失衡的情況。對于重點產品需求及技術參數需要圖文并茂說明；對于解決方案一定要詳細，需要架構圖或實現流程圖輔助說明；對于售后及服務要根據標書要求針對性的填入。標書主體完成后要撰寫技術偏離表，對偏離情況進行說明，最后撰寫評分索引表，在表中標注對應的應標位置，使評標組織一目了然的找到對應位置。

3 合標

這里的合標指將商務標及技術標合并為一個標書，或將不同人員撰寫的部分合并在一起。通常商務標由銷售人員撰寫，技術標由技術人員撰寫，有的評標機構可以接受商務卷、技術卷分開裝訂投標的形式，而有的評標機構則嚴格要求商務卷與技術卷合并裝訂的情況。

這就涉及到需要合標，合標時如果兩份標書不是出自同一人之手或格式不同，一定會出現標題混亂、頁碼錯亂的情況，這就需要重新對格式進行調整，對正文調整同時一定要注意調整偏離表及評分索引表的對應位置及頁碼，這項工作可以放在正文調整完成，目錄更新之后。

4 查標

查標即對標書內容進行審核校驗，這里的檢查分別兩種，一種為常規檢查，即對文章錯別字、不通順語句、格式進行檢查，避免低級性錯誤的發生；另一種為技術性檢查，即對文章中的技術應答內容、整體規劃、解決方案等技術響應部分進行審查，避免出現技術上應標錯誤；最后一種為應標性檢查，即對招標文件中要求應標項、重點要求、評分表中的內容進行檢查，避免出現缺項漏項失誤。

體系建設

沒有規矩不成方圓，任何事情做好的基礎都是建立正確的體系，標書撰寫體系建設要逐步建立起來，在進行的過程中不斷的驗證體系的正確性與可優化性，從而不斷迭代、改進，以更好的支撐標書的響應機制。

1 建立目的

• 快速響應：對于需要投標的項目做到快速響應，便于在得到招標文件后第一時間開展工作。
• 多項目支撐：對于許多投標項目并行的情況，可以做到有條不紊多項目支撐持續輸出。
• 分擔壓力：均衡分工各司其職減輕標書撰寫人的壓力，與項目實施相同，以團隊形式交付項目標書。
• 提高能力：在標書撰寫過程中，加深人員對公司產品、解決方案、培訓服務、項目狀況等認知。

2 體系方法

• 建立小組，明確分工

成立投標撰寫小組，成員包括總體審查者、投標組長、技術人員、運營人員，共計4名成員。投標組長負責總體把控標書撰寫工作，負責大綱、背景、需求、整體規劃、架構設計的撰寫；以及人員分工；進度推進；總體把控等工作。技術人員負責技術功能實現、產品指標對應、產品部署、實施計劃部分的撰寫。運營人員負責項目管理、售后服務、人員培訓部分的撰寫；以及格式調整、P圖、簡歷安排、評分表、偏離表準備等工作。總體審查者負責對標書全部內容進行審查，包括宏觀背景、架構設計、指標應對、計劃排期等各方面。

• 整體清標，明確重點

清標工作要求整個團隊全部參與，如總體審查者時間不允許，則由團隊3人清標之后，向審查者匯報及交互不明確地方，使整個團隊對于招標要求都做到心中有數，避免漏項。清標工作為3人各自進行，將認為需要注意及重點響應的部分標記出來，之后3人合并彼此標記內容，形成最終標記版本發送自整個團隊手中，各部分負責人需要對標書中對應要求進行重點明確，并注意將內容重點寫在投標文件中。

• 分開寫標，提前合標

在投標組長撰寫大綱的過程中，各部分負責成員可以先填充自己的部分，待大綱撰寫結束將內容復制到對應的位置。技術人員在撰寫技術部分時，需要盡可能用截圖和文字共同說明招標方的要求，這樣會使標書更具有說服力和針對性。運營人員在準備簡歷及服務方面內容需要注意將客戶的要求明確寫入，可以在此基礎上添加標題等，簡歷要具備針對性，例如：職位應對、項目應對、資質應對等。合標工作一定要提前開始做，過程中不斷輸出新版本，注意版本號控制。

• 會議評審，集中審查

如果時間充裕的情況下，團隊之間3個人將匯總好的標書，進行交叉檢查、挑錯，防止當局者迷的情況發生，最終由投標組長發起，召開評標會議，一同將標書過一遍，包括常規格式、大綱分配、內容填充等，重點針對標書技術響應、特殊要求、評分索引部分審查。審查無誤后則交給對應的銷售人員，等待合標或填充修改等其它事宜，對于有問題的部分，則對應相關負責人針對上述內容進行修改，之后高亮顯示，發送給總審查者及其他團隊成員。

3 相關能力

• 熟悉招標事宜：明確招標流程的各個環節，如開標時間、地點等；標書的撰寫硬性規定（字體、格式、模板等）；裝訂要求、份數；簽字蓋章，需要專門提供的證明資料、方案等。
• 掌握相關工具：熟練掌握標書撰寫過程中需要的各種輔助工具，如：Word、Excel、PPT、PS等，掌握快捷鍵方式，格式的排版、序號的添加調整、圖表的快速制作、打碼處理等。
• 快速分析能力：可以快速找出并提取標書中的重要信息，制定詳細的需求清單，在列清單的時候要求做到到對招標參數響應情況、需要另外準備哪些資料、哪些不能響應需要協調幫助等問題心中有數。
• 標書撰寫能力：很多人認為標書就是復制粘貼，可快速炮制，這種想法是錯的，對產品不清楚、方案不了解、無宏觀意識、文字功底差，僅靠摘抄是不可能完成標書的，更多需要產品技能知識、方案理解、架構設計、邏輯設計及文字快速調整、補充能力。
• 責任意識形態：撰寫標書是一件責任重大的事，不仔細或不負責都會導致廢標，很多人不愿去承擔這種責任，較真時總反復強調自己是按照要求做的，卻不敢明確說做的有無問題，既然做了態度一定要端正，敢于承擔責任。
• 協調資源能力：不可能每個標書的內容都符合公司既定產品或方案，一定存在特殊的情況，大項目更是如此，標書要求都為多且繁雜，在撰寫過程中會涉及需要協調特殊人員攻克，這時需要提前說明，協調人力。
• 壓力承受能力：常伴有兩種壓力，一種為時間節點問題的壓力，工作量大企業時間節點有限，需要加班完成；另一方面是長時間坐在電腦旁邊對身體的壓力，需要有良好的心態和身體。

最佳實踐

標書撰寫是一個有較強挑戰性的工作，但絕不是什么難以達到的事情，每個人在初期接觸標書撰寫工作時或多或少都會碰壁，在避免問題反復的情況下，更重要的是需要每次將遇到的問題進行整理，尋找解決方式，逐漸摸索更好更快的方法，以下為我在撰寫標書中的感悟及沉淀。

1 模板沉淀

雖然根據不同項目需要撰寫對應的標書，但標書中的內容有一部分是可以進行復用的，模板的沉淀可以幫助省去大部分的時間。重點需要按照項目類型進行模板劃分，根據產品組合模式劃分不同的投標文件，將通用的部分進行整理，公司的名字用XX代替，在拿到招標文件后，批量替換成公司的名字，再根據招標文件的具體要求在模板上進行重點擴充及對應的內容添加。

2 組員拆分

建立標書撰寫小組，小組共計4名成員，需要注意的是，成員不是固定的，而是有2-3名備選，以技術人員為例，不是每位技術人員都可以在標書撰寫上隨時待命，而是根據當前資源情況進行分配，所以成員需要在機動的情況下打散組合。對于多個標書的支撐，在資源充足情況下，可以由一個投標組長帶領2個撰寫團隊進行，分別開展不同項目的標書撰寫。

3 中途審查

標書撰寫工作與項目實施工作相同，審查者及投標組長一定要在組員標書撰寫過程中進行審查工作，及時發現撰寫問題，并予以糾正，切不可等到交付終稿日期一并審查，這樣不僅會影響交付質量，嚴重者會導致整體進度拖期。過程中時刻關注撰寫進度，及時發現組員撰寫過程中的問題，例如：跑偏、不夠全面、不完整、應答錯誤等，并針對性提供資料或協調資源解決。

4 抓大放小

每次項目標書的撰寫都是一次機會，理當同等重視，但對于同時支撐多個項目且時間節點相近的情況，就必須要學會抓大放小。靠譜或高度匹配的商機多花費一些精力、時間去準備，對于匹配性較差的商機可以適當減少精力、時間，但上述內容都建立在不被廢標，高度響應的基礎上。不可因為不重視而導致廢標或失格的情況發生。

5 持續輸出

標書的撰寫需要持續輸出，更新迭代，而不是從撰寫到時間節點前期只輸出一個版本，中間過程毫無交流。從接到標書撰寫任務開始，可以分別輸出大綱、初稿、修改版、終版四個版本，過程中不斷交互、修改、完善，一方面表明我們積極響應；另一方面表明我們在持續輸出。對于多項目同時撰寫情況，可以通過打時間差輸出法，例如初稿輸出后，叫停工作，進行下個標書的撰寫，如此往復。

總結

以上是生活随笔為你收集整理的投标响应体系建立的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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