【問題】

EXCEL輸入數(shù)據(jù)時，經(jīng)常會輸入不規(guī)范或者無效的數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作帶來很大的麻煩。

數(shù)據(jù)驗證能夠建立特定的規(guī)則，限制單元格可以輸入的內(nèi)容，從而規(guī)范數(shù)據(jù)輸入，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析效率。

數(shù)據(jù)驗證，在EXCEL2010及以前的版本中稱為“數(shù)據(jù)有效性”。

一、規(guī)范性別輸入

利用數(shù)據(jù)驗證輸入性別，不僅數(shù)據(jù)規(guī)范，而且快速。

【數(shù)據(jù)】菜單中，選擇【數(shù)據(jù)驗證】，在【數(shù)據(jù)驗證】窗口中選擇【設(shè)置】選項卡中，允許【序列】，數(shù)據(jù)來源中選擇“男，女”，如下動圖：

設(shè)置了【數(shù)據(jù)驗證】后，輸入性別是只需選擇“男”或“女”就可以了。

特別注意：

1、序列來源中，“男”與“女”兩個字之間一定是“英文狀態(tài)”的逗號，即半角逗號；

2、只要對一個單元格設(shè)置了數(shù)據(jù)驗證，鼠標拖動單元格右下角填充柄，進行填充，即可將“數(shù)據(jù)驗證”填充到其他單元格，

二、限定輸入內(nèi)容

很多時候，輸入要求只在某些特定值內(nèi)選擇，比如，圖 1?82所示的等級，只有優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，所有姓名對應(yīng)的等級必須出自這四個其中之一，而再無其他，這個時候，可以利用數(shù)據(jù)驗證規(guī)范等級的輸入。

在【數(shù)據(jù)驗證】窗口中選擇【設(shè)置】選項卡中，允許【序列】，數(shù)據(jù)來源中選擇四個等級所在的L2:L5區(qū)域，如下動圖：

設(shè)置了【數(shù)據(jù)驗證】后，輸入等級時只要選擇其中之一就可以了。

當然，輸入的內(nèi)容也可以用第一種輸入性別的方法以序列的方式直接寫入來源。

三、限定數(shù)字范圍

在【數(shù)據(jù)驗證】窗口中選擇【設(shè)置】選項卡中，允許【整數(shù)】，設(shè)置數(shù)據(jù)“介于”，可以限定輸入數(shù)字的范圍。

1、 靜態(tài)限制輸入數(shù)值范圍：

直接輸入最大值與最小值，如下動圖：

2、動態(tài)限制輸入數(shù)值范圍：

這種動態(tài)限定數(shù)據(jù)的方法，設(shè)置了數(shù)據(jù)驗證以后，可以通過修改最小值與最大值單元格的數(shù)值，動態(tài)調(diào)整數(shù)據(jù)允許輸入的范圍，如下動圖：

四、限定文本長度

在【數(shù)據(jù)驗證】窗口中選擇【設(shè)置】選項卡中，允許【文本長度】為11，如下動圖：

五、限制輸入重復(fù)信息

【數(shù)據(jù)】——【數(shù)據(jù)驗證】：驗證條件選擇自定義，輸入公式：“=COUNTIF(H:H,H1)=1”，可以禁止輸入重復(fù)數(shù)值。

公式的含義是：H列中，H1單元格的內(nèi)容只出現(xiàn)1次。如果H列中H1單元格內(nèi)容出現(xiàn)次數(shù)超過1，則禁止輸入，如下動圖：

六、限定身份證號碼

【數(shù)據(jù)】——【數(shù)據(jù)驗證】：驗證條件選擇自定義，輸入公式：“=AND(LEN(H1)=18,COUNTIF(H:H,H1&"*")=1)”，如下動圖：

其中：

LEN(H1)=18：含義是H1單元格內(nèi)容的長度為18位；

COUNTIF(H:H,H1&"*")=1：在H列中H1單元格內(nèi)容只出現(xiàn)1次，也就是不能重復(fù)出現(xiàn)；

AND(LEN(H1)=18,COUNTIF(H:H,H1&"*")=1)：同時滿足內(nèi)容長度為18位、不能重復(fù)出現(xiàn)兩個條件。

七、限制輸入空格

【數(shù)據(jù)】——【數(shù)據(jù)驗證】：驗證條件選擇自定義，輸入公式：

“=ISERR(FIND(

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的有效数据外含有额外数据_Excel｜应用数据有效性规范数据录入的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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