使用NoteExpress做文献管理
NoteExpress 是北京愛琴海軟件公司開發的一款專業級別的文獻檢索與管理系統，具備文獻信息檢索與下載功能，可以用來管理參考文獻的題錄，以附件方式管理參考文獻全文或者任何格式的文件、文檔。
除此以為還有EndNote等其他文獻管理軟件，各軟件的優劣可以自行去知網等進行了解，作者本人僅僅接觸和使用過NoteExpress軟件，但因該款軟件是國人開發的，因此對國人的友好度還是很高的。
軟件的使用非常簡單，此處對于一些關鍵功能做一下介紹。
當然軟件的功能很多，作者只介紹常用的文獻管理的功能。
目錄
1 下載安裝
2 新建數據庫
3 向數據庫錄入文獻
3.1 直接導入
3.2 手動錄入
3.3 第三方平臺信息錄入
4 插入參考文獻
4.1 在Word中插入參考文獻
4.2?參考文獻的樣式設置
4.3?插入兩種類型的參考文獻
4.4?格式化
4.5?去格式化
4.6 設置快捷鍵
4.7 樣式深度定義
5 官方幫助文檔
6 個人遇到的一些小問題及解決方案（持續更新）
6.1 英文機構名稱被當做名字自動縮寫的問題
1 下載安裝
下載鏈接為：http://www.inoteexpress.com/aegean/
下載的時候可以在集團版本中搜索一下自己的單位或學校是否有購買。
2 新建數據庫
軟件圖標如上圖所示，打開軟件后呈現的是一個“示例數據庫”。
點擊左上角主菜單-》文件-》新建數據庫，彈出保存界面，在保存界面中選擇數據庫的保存位置和為數據庫命名。
點擊保存后，彈出如下界面。
該窗口有三個選項：當我們向數據庫添加附件時（一般指參考文獻的原文），可以選擇將我們添加的附件復制一份到附件文件夾，也可以選擇將添加的附件從現有位置直接挪動到附件文件夾，還可以選擇不執行復制或移動。
不執行復制或移動時數據庫只會檢索識別附件的信息，并將信息存儲到數據庫中，不會對附件的文件進行復制或移動操作。
我們默認選擇“復制文件到附件文件夾”
點擊確定，數據庫新建完成。
3 向數據庫錄入文獻
向數據庫導入文獻的方式有三種：一是直接導入附件；二是手動錄入信息；三是通過第三方平臺信息錄入。
3.1 直接導入
如上圖所示，拖動我們想要入庫的文獻到NoteExpress界面上，然后釋放鼠標，文獻會自動加入到數據庫中，同時文獻也會自動復制到附件文件夾，如下圖所示。
文獻剛剛進入數據庫后，系統右下角顯示目前位于更新題錄狀態，系統正在自動識別導入文獻的作者、年份等信息。
識別完成后，右下角顯示“更新完成”和綠色的對勾圖標，剛剛導入的文獻的信息也都被識別了出來。
雙擊文獻，可以打開題錄編輯界面，查看并編輯文獻更多的信息。
上圖題錄編輯界面中已有的信息是軟件檢索到的信息，我們可以核對信息的準確性。對于一些沒有錄入的信息，如果我們有需要，可以手動錄入信息。
另一種情況是，我們添加進文檔后，軟件自動更新沒有找到該文獻的信息。此時更新完成處顯示紅色感嘆號。
此時我們通過手動更新的方式來檢索文獻。在文獻上點擊右鍵-》在線更新-》手動更新。
在彈出的對話框中選擇我們要檢索的數據庫（文獻從哪個數據庫下載的，就檢索哪個數據庫），此處我們選擇中國知網。
在彈出的界面中，我們輸入文章名稱，選擇字段為“題名”，精確查找，點擊開始檢索。根據檢索結果選擇合適的條目，然后點擊“更新”。
可以看到文獻的信息更新完成了，雙擊文獻，可以查看文獻的詳細信息并進行修改。
當然添加附件這一步不是必須的，我們也可以直接根據文章名稱來添加一個文獻。
如文章名稱為《非線性系統模型預測控制若干基本特點與主題回顧》，是一個期刊，我們直接在題錄窗口中點擊右鍵-》新建題錄-》期刊文章。
在題錄編輯對話框中將文章標題輸入進去，然后點擊保存并關閉退出。
下面在文獻上右鍵-》在線更新-》智能更新。
顯示更新完成，軟件找到了該文獻的信息，如果智能更新無法找到的話，我們再通過手動更新來找一下。
3.2 手動錄入
如果通過3.1中的智能更新或手動更新都無法找到文獻信息，我們通過其他渠道可以找到文獻的信息（如他人的引用記錄、一些學術網站的介紹等），我們可以選擇手動錄入文獻信息。
如圖所示，右鍵-》新建題錄-》選擇我們需要錄入的文獻類型，然后自動跳出題錄編輯對話框。
在編輯框中，我們可以對字段信息進行補充，需要注意的是字段信息并不是全部需要補充的，補充最重要的一些信息就行了，即最終參考文獻引文中需要列出的信息，具體引文中哪些信息是必要的，這個要參照引文的樣式來定，不同引文的樣式是不一樣的。
在國內寫學術論文的話一般參照國標就可以了。
3.3 第三方平臺信息錄入
一些第三方學術平臺可以自動導出參考文獻信息并錄入到NoteExpress中。以百度學術為例。如圖是我們在百度學術中搜索到的一篇文章。
點擊引用，選擇NoteExpress。
自動跳出下載界面。
雙擊下載好的文件，跳出導入題錄對話框，點擊開始導入。
文獻就導入完成了。
4 插入參考文獻
4.1 在Word中插入參考文獻
?軟件安裝完成后，在Word中會出現一個NoteExpress選項卡。
如下圖所示，左邊是我們編輯好的Word文檔，右邊是NoteExpress中我們新建好的數據庫和數據庫中加入的參考文獻。
我們先在右側NoteExpress中選擇我們要插入的參考文獻，然后鼠標再點到左側需要插入文獻的位置，然后再點擊Word中NoteExpress選項卡下的“插入引文”，即可完成文獻的插入。
插入后，在文中會出現文獻序號，在文末會出現引文列表和校對報告。
同樣的道理我們可以再插入其他文獻，文獻的標號會自動調整和更新。
如果文獻標號沒有自動調整和更新的話，我們按照4.4中的操作進行一下格式化就好了。
4.2?參考文獻的樣式設置
4.1中我們完成了參考文獻的插入，但是參考文獻的格式不是我們期望的格式，我們需要對樣式進行設置。
在Word中點擊NoteExpress選項卡下的樣式-》選擇其他樣式。
跳出樣式管理界面。
我們可以通過查找和瀏覽的方式選擇我們期望的樣式。
如我們搜索GB國標-》GBT 7714-2015，然后點擊確定。
我們發現正文中的所有參考文獻樣式已經變為了國標樣式。
同時在NoteExpress中，底部有一個預覽選項卡，我們可以在其中的樣式里選擇我們想要預覽的樣式，就可以預覽到該樣式下文獻的引文和腳注樣式等。
4.3?插入兩種類型的參考文獻
我們一般在寫作論文中，文章中參考文獻會有兩種引用方法：
一種是用在引用內容的結尾，以上標的形式出現。
另一種是在內容中間，以正常字體字號出現，如文獻[XX]中干了XXX。
我們已經實現了第一種形式的引用，我們研究如何實現第二種形式的引用。
我們以國標樣式為例，在NoteExpress中點擊選項-》樣式-》編輯輸出樣式-》-》查找GB-》雙擊GBT_7714-2015。
彈出了該樣式下的編輯器。
選擇“備選模板”-》使用備選模板。
在中文選項卡下寫“[]”，將光標挪到中括號中間，選擇插入字段-》題錄編號
最終效果如下：
在英文選項卡下也進行上述操作，效果如下：
因為NoteExpress不允許對內置格式進行修改，所以我們修改完成后點擊另存為，將該樣式存為一個我們自己的樣式。
對樣式進行命名和保存。
然后我們在樣式管理器的自定義-》Test中就可以看到我們以國標為基礎新建的樣式。
在Word中NoteExpress選項卡下的樣式中選擇我們自定義的樣式。
然后采用4.2的方法插入參考文獻。
此時插入的文獻還是我們第一類格式
我們將光標點在[2]處，然后點擊Word中NoteExpress選項卡下的“編輯引文”-》勾選使用備選模板-》確定。
可以看到，文中已經使用了第二種樣式。
4.4?格式化
當我們對Word中的文獻做了一些增刪時，參考文獻的標號和次序不一定自動更正和調整，我們可以通過“格式化來實現自動調整。
點擊NoteExpress選項卡下的格式化按鈕-》選擇輸出樣式-》確定。
即可完成格式化。
4.5?去格式化
點擊Word中的NoteExpress選項卡，點擊去除格式化-》清除域代碼，就可以清除掉NoteExpress在Word中創建的域代碼，但是這個過程是不可逆的。
去格式化適用于稿子定稿后去除NoteExpress的痕跡。
4.6 設置快捷鍵
在NoteExpress選項卡下-》設置-》鍵盤中，選擇需要設置快捷鍵的命令，可以設置快捷鍵。
4.7 樣式深度定義
在NoteExpress軟件中-》選項-》樣式-》編輯輸出樣式-》自定義-》雙擊我們自定義的樣式。
然后可以在樣式編輯器中對我們的樣式進行深度的定義。
比如一些雙語輸出、末尾引文的布局、字體等都可以設置。
5 官方幫助文檔
鏈接為官方幫助文檔的鏈接，可以深入查閱相關問題。
http://www.inoteexpress.com/wiki/index.php/%E9%A6%96%E9%A1%B5
6 個人遇到的一些小問題及解決方案（持續更新）
6.1 英文機構名稱被當做名字自動縮寫的問題
在新建一個題錄時，我們假設作者是一個國外的研究機構，比如：美國國家科學技術委員會先進制造技術委員會小組委員會（Subcommittee on Advanced Manufacturing Committee on Technology of the National Science Technology Council America），我們在作者中輸入該名稱。
名稱被自動簡寫了，這是人名的寫法，不是機構的寫法。
正確處理方式是用雙引號將機構引起來。
這樣最終插入到文中的文獻格式就是正確的了，名稱就不會被簡寫了。
總結
以上是生活随笔為你收集整理的使用NoteExpress做文献管理的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
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