12. 信息系统项目的采购管理
第一部分 概述
1. 概述
在《中華人民共和國政府采購法》《中華人 民共和國政府采購法實施條例》(國務(wù)院令第 658號)文件指導(dǎo)下，重點掌握如下內(nèi)容:?
(1)掌握“做什么”，綜合掌握項目采購主要過程的輸入和輸出。
(2)掌握“用什么來做”，精通各種方法、技術(shù)和工具，清楚這些工具的優(yōu)點、缺點以及相互關(guān)系。
(3)在采購管理活動中，重點關(guān)注采購計劃審定、采購團隊建設(shè)、采購過程中的資源協(xié)調(diào)、采購過程監(jiān)控、采購風(fēng)險評價和應(yīng)對、采購績效評估、采購變更控制決策等要素。
(4)掌握規(guī)范采購，控制采購成本，向項目貢獻“利潤”。
(5)掌握基于組織的經(jīng)營目標(biāo)和經(jīng)營政策展開項目采購相應(yīng)的運營活動，包括采購戰(zhàn)略合作管理、采購管理過程、采購管理技術(shù)和工具等3個方面的內(nèi)容。
2. 戰(zhàn)略合作
隨著經(jīng)濟全球化進程的加速和需求多樣化趨勢的加強，企業(yè)間的競爭日趨激烈，市場不確定性急劇增加，企業(yè)僅靠自身已無力應(yīng)對激烈的競爭，而應(yīng)借助供應(yīng)鏈的力量，整合各成員企業(yè)的優(yōu)勢資源，形成整體競爭力。
因此，必須擯棄“以企業(yè)為中心”的傳統(tǒng)管理模式，代之以現(xiàn)代戰(zhàn)略合作的管理模式。戰(zhàn)略合作的管理本質(zhì)是供應(yīng)鏈管理。供應(yīng)鏈成員企業(yè)間應(yīng)建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,基于信任和共同目標(biāo)，共享資源、共擔(dān)風(fēng)險、共同獲利的非正式長期協(xié)議關(guān)系。
2.1 供應(yīng)商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的構(gòu)建
供應(yīng)商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系構(gòu)建的流程主要包括:分析市場競爭環(huán)境，合作伙伴的主因素分析、建立合作伙伴關(guān)系的標(biāo)準(zhǔn)、評價和選擇合作伙伴以及建立和實施合作伙伴關(guān)系等。
1.合作伙伴的主因素分析
合作伙伴的評價、選擇對于企業(yè)來說是多目標(biāo)的，包含許多可見和不可見的多層次因素。合作伙伴的業(yè)績、交貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價格、提前期、庫存水平、產(chǎn)品設(shè)計等方面都影響著信息系統(tǒng)建設(shè)項目的成功與否。
2.選擇合作伙伴的標(biāo)準(zhǔn)
選擇合作伙伴的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該建立在總成本最小化、敏捷性強、風(fēng)險最小化的原則之上。另外，利潤的分配是否合理，文化和管理的兼容性，財務(wù)的穩(wěn)定性，合作伙伴的能力和定位也是不容忽視的，這將影響到與合作方的長期合作。
3.合理的評價與選擇
對合作商的綜合評價主要針對其基本資質(zhì)、資信情況、市場及技術(shù)能力等方面進行綜合考察和評價，其評價流程為:
(1)合作商提交三證合一的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、公司基本情況資料(含基本資質(zhì)、人員構(gòu)成、近兩年業(yè)績等)、能證明公司資信情況的材料、能證明公司技術(shù)能力及特長的資質(zhì)及材料等，加蓋公章。
(2)在合作的項目中需填寫項目基本情況、選定的項目合作商及優(yōu)勢分析、合作風(fēng)險分析。
(3)根據(jù)合作商提供材料，對合作商進行綜合評價，填寫《XX公司項目合作商綜合評價、審批表》(表12-1)， 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)通過后，簽署《項目合作協(xié)議》，才正式成為合格的項目合作商。
?2.2 供應(yīng)商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的管能、評級
1.建立信任監(jiān)督機制
2.合作伙伴的激勵機制
第二部分? 采購管理過程
項目采購管理，是指從外部采購項目工作所需的產(chǎn)品和服務(wù)的過程。以項目所需采購的產(chǎn)品或服務(wù)為基礎(chǔ)，科學(xué)地制訂了一個較為完善的采購計劃。采購計劃明確了采購產(chǎn)品清單、采購數(shù)量、采購方法和采購時間等重要信息。
項目采購管理的主要過程包括編制采購計劃、實施采購、控制采購、結(jié)束采購等4個過程。
| 1.需求確定與采購計劃的制訂 | |
| 2.供應(yīng)商的搜尋與分析 | |
| 3報價 | 競爭性報價：量夠大；需求清楚；無特定供應(yīng)商；有較多的合格競爭者。--競標(biāo) 談判； |
| 4.擬定并發(fā)出合同定單 | 企業(yè)根據(jù)確定的采購需求與采購計劃，在企業(yè)的采購定單模板中填上采購內(nèi)容和要 求形成采購定單，采購定單需經(jīng)過評審，并得到批準(zhǔn)。 采購定單批準(zhǔn)后，企業(yè)采購人員向供應(yīng)商發(fā)出定單。 |
| 5. 簽收，驗貨，收貨 | |
| 6. 開票付款 | |
| 7. 記錄過程 |
2.1 規(guī)劃采購管理，制定采購工作計劃，采購確認，詢價比價定預(yù)算，自制外購，供方選擇定標(biāo)準(zhǔn)
| 1. 采購工作說明書---采購申請單（項目范圍基準(zhǔn)中的采購內(nèi)容） ●依據(jù)項目范圍基準(zhǔn)，采購編制工作說明書(SOW)，對將要包含在合同中的部分項目范圍進行定義。 2. 采購文件： 即潛在賣家的報價建議書。 3. 采購計劃，?采購計劃記錄了買什么、不買什么( 自制)、什么時間買等信息，為整個采購過程提供指南。. | |
| 規(guī)劃采購管理內(nèi)容 | |
| 1. 供應(yīng)商管理 | 供應(yīng)商的調(diào)查選擇 供應(yīng)商的評估--走訪、競標(biāo)、協(xié)商 采購方的合格評價--就一個項目來講 供應(yīng)商質(zhì)量管理 |
| 2. 產(chǎn)品采購目錄管理 | 1. 識別需求 2. 需求類型，單獨，從屬 3. 需求分析、統(tǒng)計、確認 4. 需求變更管理 |
| 3. 采購計劃管理 | 項目申購汁劃（任務(wù)）單--數(shù)量，時間； 詢價比價，編制采購預(yù)算 采購計劃審批，合同會簽 |
| 4. 自制-外購決策 | |
2.2 實施采購，選定賣方，簽訂合同
根據(jù)項目管理計劃、采購工作說明書、采購計劃、供方選擇標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商報價及建議方案書和自制外購決策等，選定賣方，談判和簽訂合同的過程。
| 1.詢價比價管理 | 《采購詢價記錄表》 《采購詢價記錄表》 |
| 2. 采購談判 | 采購談判中常用談判策略 最后期限：?為達成協(xié)議，定一-個最后期限，f 意料之外：?用新的信息帶來的驚奇使對方同意 有限的授權(quán)：聲稱沒有能力把剛達成的協(xié)議最后確定下來(-種拖延時間策略) 人不在 ：聲稱那位有最后權(quán)利的人不在場 公平合理：?提出與其他一些情況的比較 戰(zhàn)略延遲：?要求休會，以便把注意力從現(xiàn)在的討論中移開，或改變談判部署 共同推理：- -同研究處理遇到的問題 撤回 ：就一個問題進行假的攻擊，然后撤回(以便把注意力從一個弱點轉(zhuǎn)移開) 講道理：設(shè)法使對方的要求顯得沒有道理 建議仲裁 ：用來恐嚇對方達成協(xié)議的一種辦法 既成事實：聲稱所爭論的一個問題已被決定下來，或已經(jīng)解決，因而不可能加以改變 |
| 3. 合同會簽 | 若發(fā)現(xiàn)所詢產(chǎn)品與《項目采購計劃(任務(wù))單》要求有差異(如供貨周期長、設(shè)備已經(jīng)停產(chǎn)換型、產(chǎn)品提價等因素)，采購應(yīng)填寫《采購異常信息處理表》中“采購異常信息”“處理意見建議”兩欄內(nèi)容，經(jīng)審批同意，再按新的要求實施采購。需重新申請采購。 |
| 招投標(biāo) | |
?2.3 控制采購，管理采購關(guān)系，監(jiān)督合同績效，管理變更與糾偏，結(jié)束合同
控制采購是管理采購關(guān)系、監(jiān)督合同執(zhí)行情況，并根據(jù)需要管理變更和糾正的過程。
1. 合同執(zhí)行出現(xiàn)偏差，則需要制定糾正措施。
2? 合同更新，則提交更新后的合同及其相關(guān)文件。
3. 合同的提前終止(因各種原因、求便利或違約)。
4. 財務(wù)管理工作，分期付款，監(jiān)督向賣方的付款。賣方完成多少工作，就付多少款項。
5. 在合同收尾前，經(jīng)雙方共同協(xié)商，可以根據(jù)協(xié)議中的變更控制條款，及時對協(xié)議進行修改。
通過檢查與審計，驗證賣方的工作過程或可交付成果對合同的遵守程度。如果合同條款允許，某些檢查與審計團隊中可以包括買方的采購人員。
索賠管理：?如果買賣雙方不能就變更補償達成一致意見，甚至對變更是否已經(jīng)發(fā)生都存著分歧，那么被請求的變更就成為有爭議的變更或潛在的推定變更。有爭議的變更也成為索賠、爭議或
訴求。 談判是解決所有索賠和凈議的首選方法。
采購審計是從采購計劃編制到合同管理的采購過程中的一種結(jié)構(gòu)性審查。采購審計的目標(biāo)是找出采購過程中的成功和失敗之處，以保證成功的對項目或其他項目的采購合同進行準(zhǔn)備和管理。
| 1.采購不合格控制 | |
| 2，采購檔案管理 | |
| 3， 采購貨物管理 | 1)仔放壞境安水
|
?2.4 結(jié)束采購，
結(jié)束采購是項目收尾或者階段收尾過程的一部分，它把合同和相關(guān)文件歸檔以備將來參考。
| 、1. 合同結(jié)束；? 2. 組織過程資產(chǎn)更新。 | |
?第三部分 技術(shù)與工具
| 專家判斷 | 三種形式: (1)專家個人意見集合法:先征求專家個人意見，然后加以綜合，確定預(yù)測值。 (2)專家小組法將專家分成小組，運用專家們的集體智慧進行判斷預(yù)測 (3)德爾菲:通過函詢方式向若干專家分別征求意見，各專家在互.不通氣的情況下，根據(jù) 自己的觀點和方法進行預(yù)測，然后把各專家的意見匯集到一起,采用不記名方式反饋給各位 專家,請他們參考別人意見修正本人原來的判斷，反復(fù)數(shù)次，最終確定預(yù)測結(jié)果 |
| 采購管理信息系統(tǒng) | |
| 合同類型 | ? |
3.1 招投標(biāo)相關(guān)細節(jié)
| 《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華 人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》關(guān)于時間節(jié)點
------資格預(yù)審文件或者招標(biāo)文件的發(fā)售期不得少于5日。--發(fā)售時間不少于5天；
---資格預(yù)審文件，申請時間不得少于5天，自停止發(fā)售日起
---招標(biāo)文件和資格預(yù)審文件需要澄清或者更改的，要在資格預(yù)審文件截至前3天；或者投標(biāo)結(jié)束日前15天；
-----對資格預(yù)審文件有異議，要在截至之日前2天提出； -----對招標(biāo)文件有異議的，要在投標(biāo)截至之日前10天提出。 《招標(biāo)投標(biāo)法》第二章 -------招標(biāo)文件發(fā)布----投標(biāo)截至----不少于20天。
------------評標(biāo)報告后3天內(nèi)發(fā)布中標(biāo)候選人
--------中標(biāo)后30天內(nèi)，簽訂合同 第四十七條依法必須進行招標(biāo)的項目，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)自確定中標(biāo)人之日起15日內(nèi)，向有關(guān)行政監(jiān)督部門]提交招標(biāo)投標(biāo)情況的書面報告。
| |
| 1.提出質(zhì)疑：供應(yīng)商在知道或應(yīng)知其權(quán)益受到損害之日起七個工作日內(nèi)，以書面形式向采購代理機構(gòu)提出質(zhì)疑（《政府采購法》52條）。 2.質(zhì)疑答復(fù)：采購代理機構(gòu)收到書面質(zhì)疑后七個工作日內(nèi)對供應(yīng)商做出答復(fù)（《政府采購法》53條）。 3.提起投訴：供應(yīng)商如對答復(fù)不滿意或采購代理機構(gòu)未在規(guī)定期限內(nèi)作出答復(fù)的，供應(yīng)商在答復(fù)期滿后15個工作日內(nèi)，向同級財政部門提起投訴（《政府采購法》55條，投訴處理管理辦法》第7條）。 4.審查投訴：財政部門收到投訴書后，在五個工作日內(nèi)進行審查（《投訴處理管理辦法》第11條）。 5.受理投訴：財政部門對符合投訴條件的投訴，自收到投訴書之日起即為受理投訴第11條 | |
總結(jié)
以上是生活随笔為你收集整理的12. 信息系统项目的采购管理的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
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