學會堅持

經過之前的了解,我們知道,在番茄鐘時間內,不應切換或停止當前活動

但總有些無法控制的中斷

此時接到一個電話或要去衛生間

這一節聊聊如何以合理,有效的方式處理中斷

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注意力缺乏癥候群

注意力缺乏特征

據統計,員工平均每3分鐘就會被打斷一次,電腦同時開啟窗口數平均為8個 注意力缺乏特征(ADT),用來描述這種惡劣的現代生活方式

并行處理和應對干擾的能力都面臨同樣的瓶頸:工作記憶的容量有限

每一次干擾都會使我們的大腦工作臺上的原始信息丟失 當注意力丟失時,找回它要付出昂貴的代價

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避免LIFO和BPUF

中斷是常態

1)LIFO:

最后進入的一件事出來時總是排在第一位,后進先出(Last-In-First-Out)不斷被迫花費精力接收和評估新信息,導致活動無法正常進行,會將你帶入一種慢性精神過度刺激狀態,進而增加壓力,影響工作成果

2)BPUF:大計劃先行(Big Plan Up Front)

新的一年開始時制作一整年的計劃,然后拒絕變化,完成一整年的計劃

3)既接受改變,又給你專注于履行承諾的時間

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可持續發展的步伐

全局觀,控制力是與心流和創意相對立的 我們無法在縱覽全局的同時專注細節 盡量減少"安排優先次序”的活動,有利于保持專注 還需要定期休息來吸收知識和恢復能量可以在三種心理狀態之間切換

切換的開關-三頂帽子

1)休閑帽一頂小丑帽 2)工作帽將我變成一頭獅子,用百分之百的注意力狩獵羚羊 3)戰略帽用來決定優先次序以及在下一個工作周期做什么

可持續的步伐

帶著休閑帽來上班, 然后換上戰略帽,選擇將要專注進行的活動 然后換上工作帽,扭啟番茄鐘,全力以赴 25分鐘后,番茄鐘響起,提醒我換上休閑帽 短暫休息后,再次帶上戰略帽 以次類推…

將專注,排序和休息時間段交錯安排,獲得一個可持續的步伐

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中斷策略

番茄鐘中斷的兩種形式

1)自己造成的”內部中斷"直覺向內心發出信號,告訴自己去做當前活動以外的事情 2)別人造成的”外部中斷"有人找你詢問或請求幫助,并等待你的回復

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內部中斷

當扭啟一個番茄鐘,專注于一項活動時,會想起做當前活動以外的事情
要做這些事,就會影響完成當前番茄鐘并畫下一個"╳"

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接受,記錄并繼續

要減少中斷,首先要事實求的記錄每天遇到多少次中斷,都是哪種類型

”今日待辦”表格的劃分

在”今日待辦”表格中,上方為計劃內的承諾活動,下方填寫"計劃外緊急"

遇到中斷的做法:

遇到中斷時,不要立即去做,而是在”今日待辦”表格下方先記錄下來 然后在”今日待辦"表格當前活動的右邊,畫一個”撇”(')代表一次內部中斷,用于做跟蹤 當天結束時,計算撇號的數量,采取對策,增強決心完成當前的番茄鐘

出現內部中斷時要采取的策略:

首先,接受它 然后,記錄它 然后,立即繼續手頭上的工作,避免真的被打擾

在番茄鐘期間,可以喝咖啡,但只在休息時間去續杯

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扭轉依賴

內部中斷,最佳的解決策略是可視化,接受,然后納入計劃或刪除

當想到有些事需要去做,就寫下來,不讓它占用我的腦子, 稍后可以將它安排到下個番茄鐘或明天 放到日程表里,而不是放在腦子里, 這樣你的本能和突發奇想,依賴于日程表,這樣就"扭轉"了依賴

計劃外事件

如果一件事沒打算今天辦,直接把他寫到”活動清單”表格中, 在它的左側加一個”U”,表示計劃外的事件(unplanned),并標記一個最后期限

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原子性

某些內部中斷是無法阻止的,例如去洗手間
番茄鐘具有原子性,不可分割,是這套流程中最小的貨幣單位

如果任務被放下來,不管暫時還是長期,當前番茄鐘都必須作廢,
這樣的番茄鐘就不能算數了,也不能畫叉子×,需要一個新的番茄鐘來替代它
如果需要,也可以先休息一下再開始

不要拼湊番茄鐘

要是將幾小段加一起算成一個番茄鐘,就失去了達到節奏的目的,容易屈服于中斷的誘惑

"完成的番茄鐘數”不是用來衡量工作能力的,它只記錄付出的25分鐘連續努力,是不可分割的
可以實事求是的利用這個數據來改進第二天的工作流程

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內部中斷滾滾來

番茄工作法初學者會發現,在一天內實際完成不了幾個番茄鐘
這時,要實事求是,不要對內部中斷睜一眼閉一眼
記錄跟蹤數據,進行自我改進和流程改進

解決問題

首先縮小番茄鐘,嘗試改為15分鐘,10分鐘,甚至5分鐘 等到每天都能畫下不少×的時候,可以延長番茄鐘到20分鐘,最后到25分鐘注意:不同的番茄鐘相互不兼容,跟蹤的數據不能再他們之間進行比較,5分鐘的番茄鐘和10分鐘的番茄鐘沒有可比性,跟蹤數據不能進行比較應保持較短的番茄鐘至少兩周

還可以跟蹤在每個番茄鐘內,多久遇到一次內部中斷,以嘗試比上一個番茄鐘專心的時間更久一些
跟蹤這項數據,幫助自己設定適合自己的番茄鐘長度,避免被打斷

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外部中斷

在試圖專心完成一個番茄鐘的工作期間,經常會被外部事件打斷

想在河流里生存,就必須和鱷魚搞好關系

外部中斷有互動性

有人正等待你的回復,阻止你打?,而你需要一個策略來阻止中斷 番茄工作法不是拒絕同事的理由

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保護番茄鐘

外部中斷試圖搶走你的注意力,而你需要保護番茄鐘,將注意力留給你所承諾的工作
承諾在25分鐘內只專注于一件事,但不能因為番茄鐘而拒絕別人的求助和交談

”扭轉"番茄鐘和中斷之間的依賴關系

例如:發電子郵件的人一般不會期望在25分鐘內收到回信 每半小時,帶上戰略帽進行工作排序前,概覽收到的新郵件(不看全文,且不回復) 回復電子郵件或電話,需要作為番茄鐘活動來安排,不要在休息中進行

有面談要求時,在不影響結果的前提下,可請求對方盡量推遲
有些問題,今天答復和后天答復,不會影響結果
在對方可接受范圍內,建議盡可能往后安排
用稍后的番茄鐘重新計劃中斷事件,不要在當時直接處理

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可視化然后強化

外部中斷應明確可見

想減少中斷,首先要實事求是,弄清所遇到中斷的類型和數量

每遇到一次外部中斷.就在”今日待辦”表格添加中斷所要求活動的標題

寫下來的目的是不讓它占用你的腦子,并確保會在未來的計劃中考慮進去 如果今天不打算處理新增活動,就把它寫入”活動清單”表格,標注截止時間,以及”U”代表計劃外 否則,把它寫入”今日待辦”表格下半段的”計劃外緊急"區

然后,在"今日待辦"表格當前活動右邊畫一個減號(-)
最后,增強決心完成當前正在進行的番茄鐘

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作廢

當出現緊急事務,處理刻不容緩時,需要作廢當前番茄鐘
問題解決后,休息一會,重新開啟一個新的番茄鐘

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外部中斷策略

明確外部中斷的類型和數量,通過畫減號,寫下所要求的活動名稱,來跟蹤記錄每次中斷

處理外部中斷的策略的步驟:

1,告知:”我手頭有事,正忙" 2,協商:”周五再幫你做,行嗎" 3,計劃:寫下活動名稱,稍后為它計劃未來的番茄鐘 4,答復:按照承諾回電或答復,不然會失信于人

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中斷標記

使用不同符號來標記中斷

早晨,從今日待辦中選取了三項活動:活動1,活動2,活動3

第一個番茄鐘,專注于”活動1”,結束時,在”活動1”后邊畫一個×活動1 ×第二個番茄鐘,繼續專注于”活動”,在第二個番茄鐘結束時,完成了活動1, 在”活動1”后邊再畫一個×,并在”今日待辦”中劃掉”活動1"活動1 × ×在”活動1”進行中,有人打來電話,這是一次外部中斷我告訴他正在忙,稍后回復他,然后在”活動1"后邊畫一個減號-畫”-“減號后,也在"計劃外緊急”區寫上”電話某某"在”活動2”進行中,突然想到有一件事,要打個電話,這是一次內部中斷,在”活動清單"記錄這件事,改天再做,然后在對應活動的右側標記一個撇號(')

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認清界限

評價計劃能力

以”活動清單”中計劃外U標記 和 “今日待辦”表格中“計劃外緊急”的活動數量,評價自己的計劃能力 如果有很多"計劃外”活動,說明早晨的計劃階段漏掉了很多事情,屬于”定性預估"誤差

重新評估排序活動的優先級

在各個番茄鐘之間,可以重新評估排序活動的優先級 如果晚上發現當天所做的活動大部分都不是早晨所選的,經常如此,計劃階段就不會有做出承諾的使命感 如果沒有承諾感,當天總結時,會覺得只有苦勞,沒有功勞 更重要的是,這樣,”活動清單”和”今日待辦”表格之間就沒有區別了,都成為了今天"可能"要做的事

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問自己:中斷

工作中經常被哪類中斷困擾?

求助,開會,電話

當有人拿毫不相關的問題煩你的時候,你會怎么做?

控制不加入他的話題,花費盡可能少的時間聆聽,最快的結束話題

你會如何保存靈光一現的想法

有電腦時記錄在印象筆記中,沒電腦時,記錄到手機中,及時匯總

你在什么時間沒法專心做事

外部干擾很嚴重時,多個項目都非常緊急時

你總是能夠記得按照承諾答復對方嗎

承諾的事情會記錄下來,或者設置手機提醒,但時常也會忘記

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維護記錄:

20190308:勘誤,調整表達和描述,格式化顯示

總結

以上是生活随笔為你收集整理的番茄工作法总结-第四章:中断的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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