學(xué)會(huì)堅(jiān)持

經(jīng)過之前的了解,我們知道,在番茄鐘時(shí)間內(nèi),不應(yīng)切換或停止當(dāng)前活動(dòng)

但總有些無法控制的中斷

此時(shí)接到一個(gè)電話或要去衛(wèi)生間

這一節(jié)聊聊如何以合理,有效的方式處理中斷

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注意力缺乏癥候群

注意力缺乏特征

據(jù)統(tǒng)計(jì),員工平均每3分鐘就會(huì)被打斷一次,電腦同時(shí)開啟窗口數(shù)平均為8個(gè) 注意力缺乏特征(ADT),用來描述這種惡劣的現(xiàn)代生活方式

并行處理和應(yīng)對(duì)干擾的能力都面臨同樣的瓶頸:工作記憶的容量有限

每一次干擾都會(huì)使我們的大腦工作臺(tái)上的原始信息丟失 當(dāng)注意力丟失時(shí),找回它要付出昂貴的代價(jià)

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避免LIFO和BPUF

中斷是常態(tài)

1)LIFO:

最后進(jìn)入的一件事出來時(shí)總是排在第一位,后進(jìn)先出(Last-In-First-Out)不斷被迫花費(fèi)精力接收和評(píng)估新信息,導(dǎo)致活動(dòng)無法正常進(jìn)行,會(huì)將你帶入一種慢性精神過度刺激狀態(tài),進(jìn)而增加壓力,影響工作成果

2)BPUF:大計(jì)劃先行(Big Plan Up Front)

新的一年開始時(shí)制作一整年的計(jì)劃,然后拒絕變化,完成一整年的計(jì)劃

3)既接受改變,又給你專注于履行承諾的時(shí)間

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可持續(xù)發(fā)展的步伐

全局觀,控制力是與心流和創(chuàng)意相對(duì)立的 我們無法在縱覽全局的同時(shí)專注細(xì)節(jié) 盡量減少"安排優(yōu)先次序”的活動(dòng),有利于保持專注 還需要定期休息來吸收知識(shí)和恢復(fù)能量可以在三種心理狀態(tài)之間切換

切換的開關(guān)-三頂帽子

1)休閑帽一頂小丑帽 2)工作帽將我變成一頭獅子,用百分之百的注意力狩獵羚羊 3)戰(zhàn)略帽用來決定優(yōu)先次序以及在下一個(gè)工作周期做什么

可持續(xù)的步伐

帶著休閑帽來上班, 然后換上戰(zhàn)略帽,選擇將要專注進(jìn)行的活動(dòng) 然后換上工作帽,扭啟番茄鐘,全力以赴 25分鐘后,番茄鐘響起,提醒我換上休閑帽 短暫休息后,再次帶上戰(zhàn)略帽 以次類推…

將專注,排序和休息時(shí)間段交錯(cuò)安排,獲得一個(gè)可持續(xù)的步伐

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中斷策略

番茄鐘中斷的兩種形式

1)自己造成的”內(nèi)部中斷"直覺向內(nèi)心發(fā)出信號(hào),告訴自己去做當(dāng)前活動(dòng)以外的事情 2)別人造成的”外部中斷"有人找你詢問或請(qǐng)求幫助,并等待你的回復(fù)

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內(nèi)部中斷

當(dāng)扭啟一個(gè)番茄鐘,專注于一項(xiàng)活動(dòng)時(shí),會(huì)想起做當(dāng)前活動(dòng)以外的事情
要做這些事,就會(huì)影響完成當(dāng)前番茄鐘并畫下一個(gè)"╳"

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接受,記錄并繼續(xù)

要減少中斷,首先要事實(shí)求的記錄每天遇到多少次中斷,都是哪種類型

”今日待辦”表格的劃分

在”今日待辦”表格中,上方為計(jì)劃內(nèi)的承諾活動(dòng),下方填寫"計(jì)劃外緊急"

遇到中斷的做法:

遇到中斷時(shí),不要立即去做,而是在”今日待辦”表格下方先記錄下來 然后在”今日待辦"表格當(dāng)前活動(dòng)的右邊,畫一個(gè)”撇”(')代表一次內(nèi)部中斷,用于做跟蹤 當(dāng)天結(jié)束時(shí),計(jì)算撇號(hào)的數(shù)量,采取對(duì)策,增強(qiáng)決心完成當(dāng)前的番茄鐘

出現(xiàn)內(nèi)部中斷時(shí)要采取的策略:

首先,接受它 然后,記錄它 然后,立即繼續(xù)手頭上的工作,避免真的被打擾

在番茄鐘期間,可以喝咖啡,但只在休息時(shí)間去續(xù)杯

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扭轉(zhuǎn)依賴

內(nèi)部中斷,最佳的解決策略是可視化,接受,然后納入計(jì)劃或刪除

當(dāng)想到有些事需要去做,就寫下來,不讓它占用我的腦子, 稍后可以將它安排到下個(gè)番茄鐘或明天 放到日程表里,而不是放在腦子里, 這樣你的本能和突發(fā)奇想,依賴于日程表,這樣就"扭轉(zhuǎn)"了依賴

計(jì)劃外事件

如果一件事沒打算今天辦,直接把他寫到”活動(dòng)清單”表格中, 在它的左側(cè)加一個(gè)”U”,表示計(jì)劃外的事件(unplanned),并標(biāo)記一個(gè)最后期限

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原子性

某些內(nèi)部中斷是無法阻止的,例如去洗手間
番茄鐘具有原子性,不可分割,是這套流程中最小的貨幣單位

如果任務(wù)被放下來,不管暫時(shí)還是長期,當(dāng)前番茄鐘都必須作廢,
這樣的番茄鐘就不能算數(shù)了,也不能畫叉子×,需要一個(gè)新的番茄鐘來替代它
如果需要,也可以先休息一下再開始

不要拼湊番茄鐘

要是將幾小段加一起算成一個(gè)番茄鐘,就失去了達(dá)到節(jié)奏的目的,容易屈服于中斷的誘惑

"完成的番茄鐘數(shù)”不是用來衡量工作能力的,它只記錄付出的25分鐘連續(xù)努力,是不可分割的
可以實(shí)事求是的利用這個(gè)數(shù)據(jù)來改進(jìn)第二天的工作流程

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內(nèi)部中斷滾滾來

番茄工作法初學(xué)者會(huì)發(fā)現(xiàn),在一天內(nèi)實(shí)際完成不了幾個(gè)番茄鐘
這時(shí),要實(shí)事求是,不要對(duì)內(nèi)部中斷睜一眼閉一眼
記錄跟蹤數(shù)據(jù),進(jìn)行自我改進(jìn)和流程改進(jìn)

解決問題

首先縮小番茄鐘,嘗試改為15分鐘,10分鐘,甚至5分鐘 等到每天都能畫下不少×的時(shí)候,可以延長番茄鐘到20分鐘,最后到25分鐘注意:不同的番茄鐘相互不兼容,跟蹤的數(shù)據(jù)不能再他們之間進(jìn)行比較,5分鐘的番茄鐘和10分鐘的番茄鐘沒有可比性,跟蹤數(shù)據(jù)不能進(jìn)行比較應(yīng)保持較短的番茄鐘至少兩周

還可以跟蹤在每個(gè)番茄鐘內(nèi),多久遇到一次內(nèi)部中斷,以嘗試比上一個(gè)番茄鐘專心的時(shí)間更久一些
跟蹤這項(xiàng)數(shù)據(jù),幫助自己設(shè)定適合自己的番茄鐘長度,避免被打斷

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外部中斷

在試圖專心完成一個(gè)番茄鐘的工作期間,經(jīng)常會(huì)被外部事件打斷

想在河流里生存,就必須和鱷魚搞好關(guān)系

外部中斷有互動(dòng)性

有人正等待你的回復(fù),阻止你打?,而你需要一個(gè)策略來阻止中斷 番茄工作法不是拒絕同事的理由

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保護(hù)番茄鐘

外部中斷試圖搶走你的注意力,而你需要保護(hù)番茄鐘,將注意力留給你所承諾的工作
承諾在25分鐘內(nèi)只專注于一件事,但不能因?yàn)榉宴姸芙^別人的求助和交談

”扭轉(zhuǎn)"番茄鐘和中斷之間的依賴關(guān)系

例如:發(fā)電子郵件的人一般不會(huì)期望在25分鐘內(nèi)收到回信 每半小時(shí),帶上戰(zhàn)略帽進(jìn)行工作排序前,概覽收到的新郵件(不看全文,且不回復(fù)) 回復(fù)電子郵件或電話,需要作為番茄鐘活動(dòng)來安排,不要在休息中進(jìn)行

有面談要求時(shí),在不影響結(jié)果的前提下,可請(qǐng)求對(duì)方盡量推遲
有些問題,今天答復(fù)和后天答復(fù),不會(huì)影響結(jié)果
在對(duì)方可接受范圍內(nèi),建議盡可能往后安排
用稍后的番茄鐘重新計(jì)劃中斷事件,不要在當(dāng)時(shí)直接處理

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可視化然后強(qiáng)化

外部中斷應(yīng)明確可見

想減少中斷,首先要實(shí)事求是,弄清所遇到中斷的類型和數(shù)量

每遇到一次外部中斷.就在”今日待辦”表格添加中斷所要求活動(dòng)的標(biāo)題

寫下來的目的是不讓它占用你的腦子,并確保會(huì)在未來的計(jì)劃中考慮進(jìn)去 如果今天不打算處理新增活動(dòng),就把它寫入”活動(dòng)清單”表格,標(biāo)注截止時(shí)間,以及”U”代表計(jì)劃外 否則,把它寫入”今日待辦”表格下半段的”計(jì)劃外緊急"區(qū)

然后,在"今日待辦"表格當(dāng)前活動(dòng)右邊畫一個(gè)減號(hào)(-)
最后,增強(qiáng)決心完成當(dāng)前正在進(jìn)行的番茄鐘

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作廢

當(dāng)出現(xiàn)緊急事務(wù),處理刻不容緩時(shí),需要作廢當(dāng)前番茄鐘
問題解決后,休息一會(huì),重新開啟一個(gè)新的番茄鐘

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外部中斷策略

明確外部中斷的類型和數(shù)量,通過畫減號(hào),寫下所要求的活動(dòng)名稱,來跟蹤記錄每次中斷

處理外部中斷的策略的步驟:

1,告知:”我手頭有事,正忙" 2,協(xié)商:”周五再幫你做,行嗎" 3,計(jì)劃:寫下活動(dòng)名稱,稍后為它計(jì)劃未來的番茄鐘 4,答復(fù):按照承諾回電或答復(fù),不然會(huì)失信于人

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中斷標(biāo)記

使用不同符號(hào)來標(biāo)記中斷

早晨,從今日待辦中選取了三項(xiàng)活動(dòng):活動(dòng)1,活動(dòng)2,活動(dòng)3

第一個(gè)番茄鐘,專注于”活動(dòng)1”,結(jié)束時(shí),在”活動(dòng)1”后邊畫一個(gè)×活動(dòng)1 ×第二個(gè)番茄鐘,繼續(xù)專注于”活動(dòng)”,在第二個(gè)番茄鐘結(jié)束時(shí),完成了活動(dòng)1, 在”活動(dòng)1”后邊再畫一個(gè)×,并在”今日待辦”中劃掉”活動(dòng)1"活動(dòng)1 × ×在”活動(dòng)1”進(jìn)行中,有人打來電話,這是一次外部中斷我告訴他正在忙,稍后回復(fù)他,然后在”活動(dòng)1"后邊畫一個(gè)減號(hào)-畫”-“減號(hào)后,也在"計(jì)劃外緊急”區(qū)寫上”電話某某"在”活動(dòng)2”進(jìn)行中,突然想到有一件事,要打個(gè)電話,這是一次內(nèi)部中斷,在”活動(dòng)清單"記錄這件事,改天再做,然后在對(duì)應(yīng)活動(dòng)的右側(cè)標(biāo)記一個(gè)撇號(hào)(')

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認(rèn)清界限

評(píng)價(jià)計(jì)劃能力

以”活動(dòng)清單”中計(jì)劃外U標(biāo)記 和 “今日待辦”表格中“計(jì)劃外緊急”的活動(dòng)數(shù)量,評(píng)價(jià)自己的計(jì)劃能力 如果有很多"計(jì)劃外”活動(dòng),說明早晨的計(jì)劃階段漏掉了很多事情,屬于”定性預(yù)估"誤差

重新評(píng)估排序活動(dòng)的優(yōu)先級(jí)

在各個(gè)番茄鐘之間,可以重新評(píng)估排序活動(dòng)的優(yōu)先級(jí) 如果晚上發(fā)現(xiàn)當(dāng)天所做的活動(dòng)大部分都不是早晨所選的,經(jīng)常如此,計(jì)劃階段就不會(huì)有做出承諾的使命感 如果沒有承諾感,當(dāng)天總結(jié)時(shí),會(huì)覺得只有苦勞,沒有功勞 更重要的是,這樣,”活動(dòng)清單”和”今日待辦”表格之間就沒有區(qū)別了,都成為了今天"可能"要做的事

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問自己:中斷

工作中經(jīng)常被哪類中斷困擾?

求助,開會(huì),電話

當(dāng)有人拿毫不相關(guān)的問題煩你的時(shí)候,你會(huì)怎么做?

控制不加入他的話題,花費(fèi)盡可能少的時(shí)間聆聽,最快的結(jié)束話題

你會(huì)如何保存靈光一現(xiàn)的想法

有電腦時(shí)記錄在印象筆記中,沒電腦時(shí),記錄到手機(jī)中,及時(shí)匯總

你在什么時(shí)間沒法專心做事

外部干擾很嚴(yán)重時(shí),多個(gè)項(xiàng)目都非常緊急時(shí)

你總是能夠記得按照承諾答復(fù)對(duì)方嗎

承諾的事情會(huì)記錄下來,或者設(shè)置手機(jī)提醒,但時(shí)常也會(huì)忘記

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維護(hù)記錄:

20190308:勘誤,調(diào)整表達(dá)和描述,格式化顯示

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的番茄工作法总结-第四章:中断的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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