番茄工作法总结-第三章:方法
前言
前面介紹了番茄工作法
借助番茄鐘,計(jì)時(shí)25分鐘,做記錄表格,還有每日回顧,避免漏掉事情,改進(jìn)每天的流程 選擇”今日待辦”表格中,最重要的工作,扭啟番茄鐘,專(zhuān)注于此項(xiàng)活動(dòng)本章內(nèi)容
本章將了解階段,工具,以及番茄工作法常見(jiàn)問(wèn)題 本章完成后,就已完成了一次全天的練習(xí),包括創(chuàng)建”活動(dòng)清單”表格和”今日待辦"表格階段
番茄工作者的一天包含5個(gè)階段
1,計(jì)劃
新的一天開(kāi)始時(shí),從”活動(dòng)清單"提取最重要的活動(dòng),填寫(xiě)到”今日待辦”表格中,作為當(dāng)天的自我承諾2,跟蹤
確定當(dāng)天活動(dòng)后,扭啟25分鐘番茄鐘,從第一項(xiàng)開(kāi)始進(jìn)行,在每個(gè)番茄鐘(25分鐘)內(nèi),收集一些過(guò)程指標(biāo)(如中斷次數(shù))3,記錄
當(dāng)天結(jié)束時(shí),將當(dāng)天收集的數(shù)據(jù)歸檔,寫(xiě)入”記錄”表格,如中斷次數(shù)4,處理
從記錄的原始數(shù)據(jù)中提取有用信息,如平均每25分鐘被中斷幾次5,可視化
每天根據(jù)搜集的信息進(jìn)行組織,找出改進(jìn)流程的思路,長(zhǎng)此以往來(lái)獲得最適合現(xiàn)實(shí)情況的工作習(xí)慣總結(jié):
在每天開(kāi)始時(shí),進(jìn)行計(jì)劃 在每天結(jié)束時(shí),進(jìn)行記錄,處理和可視化 兩者之間,進(jìn)行對(duì)25分鐘周期循環(huán)的跟蹤戴明循環(huán)
戴明循環(huán)
也稱(chēng)品質(zhì)管理循環(huán)或PDCA循環(huán), 是一個(gè)解決問(wèn)題的周期流程,用于對(duì)其他流程進(jìn)行改進(jìn) 基于”假設(shè)-實(shí)驗(yàn)-評(píng)估”的科學(xué)方法戴明循環(huán)分為4步:
計(jì)劃-執(zhí)行-評(píng)估-應(yīng)用1,計(jì)劃(Plan):
定義預(yù)期的結(jié)果,以及達(dá)成所需的流程2,執(zhí)行(Do):
實(shí)施該流程3,評(píng)估(Check):
對(duì)流程進(jìn)行衡量,比較實(shí)際結(jié)果和預(yù)期結(jié)果,找出差距4,應(yīng)用(Act):
對(duì)差距進(jìn)行分析,找出問(wèn)題根源,以圖改進(jìn)這一系列的計(jì)劃,監(jiān)控,衡量,改進(jìn)正式番茄工作法的核心
番茄工作法是一套典型的PDCA流程:
工具
番茄工作法只需要一支筆,一枚定時(shí)器,三張紙
扭啟番茄鐘的動(dòng)作,可以培養(yǎng)條件反射,通過(guò)這個(gè)動(dòng)作幫助自己快速進(jìn)入狀態(tài),保持節(jié)奏三張紙的用途;
1,”今日待辦”表格填寫(xiě)日期,姓名,列出今日進(jìn)行的活動(dòng)每日早晨換新2,”活動(dòng)清單”表格填寫(xiě)姓名,列出最近要進(jìn)行的活動(dòng),無(wú)需排序,隨想隨寫(xiě)可用多天,增加新活動(dòng),劃掉已完成活動(dòng)3,”記錄”表格記錄采樣的流程指標(biāo),以便對(duì)流程進(jìn)行改進(jìn)可用多天,以便比較每天的跟蹤記錄制作活動(dòng)清單表格
一支筆,一張紙,扭啟5分鐘番茄鐘
在紙面頂端寫(xiě)下”活動(dòng)清單"標(biāo)題,寫(xiě)下要完成的活動(dòng), 無(wú)需考慮重要程度,優(yōu)先級(jí)和實(shí)現(xiàn)步驟,只寫(xiě)活動(dòng)完成后的狀態(tài),自己看得懂即可推薦記錄方法:第一個(gè)詞,代表活動(dòng)的主題類(lèi)型,第二個(gè)詞,明確表達(dá)要實(shí)現(xiàn)什么將活動(dòng)從上至下列出來(lái),每行一個(gè)活動(dòng) 如果某件事必須在某個(gè)時(shí)間完成,可以標(biāo)上時(shí)間點(diǎn)直到番茄鐘想起(5分鐘)
尋找起點(diǎn)
"現(xiàn)在就做"是一個(gè)很好的原則 面對(duì)很多不得不做的事情,僅僅整理出一個(gè)長(zhǎng)長(zhǎng)的工作清單是不夠的,關(guān)鍵在于選擇將最重要的活動(dòng)排在第一位
每天早晨,從積壓的工作清單中,選出最重要的事,開(kāi)始一個(gè)番茄鐘,之后再重新評(píng)估它是否還是最重要的將"必須得完成"換成"從哪里開(kāi)始"
將"項(xiàng)目很大很重要"換成"可以先走出一小步"
早晨
計(jì)劃階段
每天早晨,從”活動(dòng)清單”表格中尋出幾件最重要的活動(dòng),填到”今日待辦”表格中,這就是最重要的事
選擇”今日待辦”表格中最重要的工作,扭啟25分鐘番茄鐘,開(kāi)始專(zhuān)注于這項(xiàng)活動(dòng),同一時(shí)間最多只做一件事, 相當(dāng)于一個(gè)"當(dāng)下清單",這個(gè)清單只有兩種狀態(tài):一件事和沒(méi)有事自動(dòng)自發(fā)的選擇做一件事,并將其做成,是良好時(shí)間管理的基礎(chǔ)
番茄工作法有一定的目標(biāo)導(dǎo)向,量力而為的選擇一定數(shù)量且今天能完成的活動(dòng),這是你的承諾
制作今日待辦表格
一支筆,一張紙,之前的"活動(dòng)清單"表格,扭啟5分鐘番茄鐘,
在紙頂端寫(xiě)下”今日待辦"標(biāo)題 檢查"活動(dòng)清單"表格是否有漏填 在”活動(dòng)清單”表格中,選擇今天要進(jìn)行的活動(dòng)作為當(dāng)天的承諾,填入”今日待辦”表格選擇活動(dòng)填入”今日待辦”表格,也意味著拒絕了沒(méi)有被選出的活動(dòng),更容易專(zhuān)注所選活動(dòng)
承諾
沒(méi)有承諾,就沒(méi)有動(dòng)機(jī)
“今日待辦”表格,是在時(shí)間段限定內(nèi)的承諾(如果不打算做就不要填進(jìn)去),只看到今天可以達(dá)到的目標(biāo)自我承諾:
以一個(gè)可以預(yù)期的時(shí)間段(一天),從“活動(dòng)清單"表格中提取適量的活動(dòng)(確認(rèn)可以完成),作為自我承諾"活動(dòng)清單"和"今日待辦"表格幫你明確目標(biāo),建立個(gè)人控制
直接和立即反饋
當(dāng)人類(lèi)心智能量(注意力)的投入獲得成功的結(jié)果時(shí),人們會(huì)感到滿足
在進(jìn)行一項(xiàng)歷時(shí)幾天或幾周的活動(dòng)時(shí),難以得到直接和即時(shí)的反饋,整件事情完成之前,看不出成敗
使用番茄工作法,為剛才25分鐘的工作打個(gè)好評(píng),讓我們能夠獲得立即反饋
前瞻記憶
定期評(píng)估活動(dòng)的重要程度 + 頻繁的休息 + 階段性自我評(píng)估,揚(yáng)長(zhǎng)避短
回溯記憶與前瞻記憶
回溯記憶關(guān)注的是過(guò)去的事情, 作為補(bǔ)充,前瞻記憶幫我們記住未來(lái)要做的事情外部刺激
隨著年齡增長(zhǎng),額葉活動(dòng),記憶力逐漸減弱, 但可以通過(guò)外部刺激來(lái)彌補(bǔ),如給自己建立提醒前瞻記憶與意愿密切相關(guān)
當(dāng)下清單
馮-雷斯托夫效應(yīng)
在一組類(lèi)似的項(xiàng)目清單中,視覺(jué)上孤立出來(lái)的項(xiàng)目更容易被記住通過(guò)突出中的方法來(lái)促進(jìn)記憶當(dāng)下清單
"當(dāng)下清單"僅僅是一個(gè)概念,并不是番茄工作法中要求做的真實(shí)表格 指我在現(xiàn)在,此刻關(guān)注的事情,"當(dāng)下清單"是二元的,只存在關(guān)注1項(xiàng)或0項(xiàng)活動(dòng)借助馮-雷斯托夫效應(yīng)
在"今日待辦"表格中,用熒光筆標(biāo)注當(dāng)前活動(dòng),活動(dòng)完成后,用黑色筆劃掉它休息
番茄鐘響起(25分鐘),代表已完成一個(gè)番茄鐘, 這時(shí)應(yīng)立即在"今日待辦"表格的相應(yīng)活動(dòng)旁畫(huà)一個(gè)”叉子”,然后進(jìn)入5分鐘休息休息
完全放下工作,遠(yuǎn)離任何挑戰(zhàn)智力的活動(dòng) 可以喝水或想想晚上吃什么最低標(biāo)準(zhǔn)
站起來(lái),走兩步,做一些運(yùn)動(dòng),可以消除對(duì)之前工作的思考休息之后要決定繼續(xù)進(jìn)行同一項(xiàng)活動(dòng),還是切換到另一項(xiàng)活動(dòng)
切換活動(dòng)
活動(dòng)的重要程度有所改變,或上一項(xiàng)活動(dòng)已完成放下
正確的做法
休息期間,不要思考上一個(gè)或下一個(gè)番茄鐘的工作不要處理重要電話和電子郵件 要讓大腦充分吸收過(guò)去25分鐘的腦力激蕩錯(cuò)誤的影響
如果一直工作但不進(jìn)行調(diào)節(jié),腦干的思考系統(tǒng)會(huì)受到影響, 包括邊緣系統(tǒng)的感知能力,甚至破壞生物節(jié)奏,如造成失眠長(zhǎng)期的精神緊張,導(dǎo)致記憶能力和集中力下降,使工作的快樂(lè)變成焦慮,靈感變成敏感,還會(huì)容易發(fā)怒階段性休息
除了每隔25分鐘的常規(guī)休息,番茄工作法會(huì)安排時(shí)間更長(zhǎng)的階段性休息
每4個(gè)番茄鐘進(jìn)行15-30分鐘的階段性休息,如清理辦工作,去一趟咖啡館,喜歡的社交網(wǎng)站轉(zhuǎn)轉(zhuǎn) 甚至可以看一眼電子郵件,但不要寫(xiě)重要的回信,回復(fù)電子郵件應(yīng)該列入計(jì)劃中在休息時(shí),能知道上一個(gè)番茄鐘已經(jīng)達(dá)成了目標(biāo),
包括在休息的時(shí)間里,一整天都會(huì)有良好的洞察力
如何在5分鐘內(nèi)打個(gè)盹
番茄工作法主張?jiān)?5分鐘內(nèi)專(zhuān)注進(jìn)行高質(zhì)量工作,接著進(jìn)行5分鐘的休息
番茄鐘期間的目標(biāo)是專(zhuān)注高質(zhì)量工作,休息期間的目標(biāo)是專(zhuān)注而高質(zhì)量的放松
休息時(shí)間做什么:
休息的主要目的是讓大腦充電,并且對(duì)之前吸收的知識(shí)進(jìn)行后臺(tái)處理 抵制誘惑,不要閱讀新聞,電子郵件和打電話,不要做對(duì)下一個(gè)番茄鐘在成額外壓力的任何事情理想的休息
理想的是淺睡5分鐘,一段高質(zhì)量的5分鐘休息,可以馬上提供足夠的能量,輕松開(kāi)始下一個(gè)番茄鐘如何迅速進(jìn)入深度放松狀態(tài):
1)找一張椅子或沙發(fā),閉上眼睛,找到最能放松的姿勢(shì),讓脖子,手臂,腿完全的放松 2)想象有一臺(tái)光掃描儀:一條明亮的水平線從頭到腳,從上到下緩緩移動(dòng),集中注意力在光帶所及之處的全部肌肉,讓它們進(jìn)一步放松,尤其注意眼睛,仔細(xì)地消除眼部的緊張 3)想象有一個(gè)白色巨大的矩形輕輕地漂浮在空中,讓你放下對(duì)之前番茄鐘工作的思考 4)休息完成后,輕輕睜開(kāi)眼睛,啟動(dòng)番茄鐘,繼續(xù)專(zhuān)注,前行這個(gè)方法適用于安靜和熟悉的環(huán)境 正確完成會(huì)感覺(jué)這5分鐘像過(guò)了10分鐘一樣 如果沒(méi)有足夠放松,代價(jià)就是5.6個(gè)番茄鐘之后效率受到影響多段睡眠
這種訓(xùn)練借鑒了”多階段睡眠”中,訓(xùn)練身體在短時(shí)間進(jìn)入深度睡眠的方法 多階段睡眠是一種每天睡眠很少但卻可以保持精力充沛的方法行程
空閑時(shí)間為大腦工作提供燃料
不要為了完成活動(dòng),在響鈴之后又多花5分鐘時(shí)間繼續(xù)工作,會(huì)減慢下一個(gè)番茄鐘的進(jìn)度 番茄鐘一響,只寫(xiě)完現(xiàn)在這個(gè)詞.最多再寫(xiě)一個(gè)速記紙條,標(biāo)記當(dāng)時(shí)的思路行程設(shè)置界限
在計(jì)劃階段,必須設(shè)計(jì)出全天旅行的行程 修改計(jì)劃日程表需要頭腦處于全局觀狀態(tài),而不是心流狀態(tài)確實(shí)有形的目標(biāo),能激勵(lì)完成工作
在早晨,量力而行的選擇一定數(shù)量的活動(dòng),是我的承諾 努力通過(guò)一些較短的周期(番茄鐘)來(lái)履行承諾,是我的行程 無(wú)視休息,只會(huì)破壞承諾,喪失動(dòng)力 尊重行程,有助于持久地實(shí)現(xiàn)高效率已完成的活動(dòng)
每有一個(gè)活動(dòng)完成,就在"今日待辦"表格中把它劃掉
不要在番茄鐘進(jìn)行中切換到另一項(xiàng)活動(dòng)
如果番茄鐘進(jìn)行到一半活動(dòng)完成了,就用剩下的時(shí)間進(jìn)行”過(guò)度學(xué)習(xí)”, 例如:看看之前做的事情能否改進(jìn),回顧一下所學(xué)的東西等,直到番茄鐘響起不要在番茄鐘進(jìn)行時(shí)切換到其他活動(dòng),更不要中途停下, 這樣會(huì)失去節(jié)奏,跟蹤的數(shù)據(jù)無(wú)法與其他番茄鐘進(jìn)行匹配比較過(guò)度學(xué)習(xí)
達(dá)到熟練程度后,繼續(xù)學(xué)習(xí)或練習(xí)的行為 馬爾科姆-格拉威爾認(rèn)為:想真正精通某個(gè)領(lǐng)域,必須進(jìn)行過(guò)度學(xué)習(xí)抽象時(shí)間單位
預(yù)測(cè)一件事情要花多久,是不確定的,但它往往成為了你的承諾,所產(chǎn)生的焦慮降低了生產(chǎn)力
在番茄工作法中,1個(gè)番茄鐘等于25分鐘的努力,是一個(gè)不可分割的抽象單位
你所承諾的是花費(fèi)25分鐘,盡可能的努力做好,關(guān)鍵并不在于當(dāng)前活動(dòng)是否能完成
番茄工作法,從25倒數(shù)到0,獲得內(nèi)在獎(jiǎng)勵(lì),畫(huà)下一個(gè)”叉子”并進(jìn)入休息,
番茄鐘讓你感到獎(jiǎng)勵(lì)就在眼前,且距離最終目標(biāo)越來(lái)越近
記錄和處理
記錄階段
當(dāng)天工作結(jié)束后,立刻進(jìn)入記錄階段 首先將原始跟蹤數(shù)據(jù)賦值到”記錄"表格跟蹤的內(nèi)容
跟蹤的內(nèi)容取決于你想看到什么 (剛開(kāi)始使用番茄工作法時(shí),只跟蹤每天完成的番茄鐘即可)數(shù)據(jù)的作用
這些數(shù)據(jù)可以顯示出你的工作方式,有助于提高生產(chǎn)力處理階段
記錄之后就是處理階段,讓抽象的數(shù)據(jù)變得言之有物 例如計(jì)算平均每項(xiàng)活動(dòng)花費(fèi)的番茄鐘數(shù),如果數(shù)字很大就試著拆分活動(dòng),使之成為更小,更易于管理的部分 或者可以計(jì)算一項(xiàng)活動(dòng)在”活動(dòng)清單”表格停留的平均時(shí)間,即從記下該活動(dòng)到它得到處理的時(shí)間 計(jì)算結(jié)果也寫(xiě)在”記錄”表格中自己動(dòng)手:記錄
一支筆,一張紙和工作日程表,將書(shū)簽放在這一頁(yè)上,扭動(dòng)3分鐘番茄鐘
在紙面頂端寫(xiě)上標(biāo)題”記錄" 第一行填寫(xiě)昨天的日期,日期右邊填寫(xiě)項(xiàng)目個(gè)數(shù) 第二行填寫(xiě)前天的日期和數(shù)據(jù) 繼續(xù)回溯之前的時(shí)間,直到番茄鐘響起算一算平均每天安排了多少事,比想象的多還是少,是否應(yīng)更多或更少一些
持續(xù)改善
持續(xù)改進(jìn)
隨著時(shí)間的推移,讓好的變得更好 持續(xù)改善是一種工作方法,以改進(jìn)為目標(biāo),對(duì)漸進(jìn)變化的專(zhuān)注持續(xù)改善的科學(xué)方法
首先,將一個(gè)做法標(biāo)準(zhǔn)化 然后,以某種方式測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)化做法 然后,將測(cè)得的指標(biāo)與需求進(jìn)行比較,改進(jìn)方法并再次進(jìn)行測(cè)量 最后,將新的,改進(jìn)后的工作方法標(biāo)準(zhǔn)化記錄跟蹤數(shù)據(jù),以自己為基準(zhǔn)點(diǎn),在每天結(jié)束時(shí)進(jìn)行分析,觀察
在分析的基礎(chǔ)上改進(jìn)方法,是以自己為起點(diǎn)進(jìn)行增量升級(jí)
此時(shí)此地
自我調(diào)節(jié)
番茄工作法的特性之一就是自我調(diào)節(jié) 將每一次失誤轉(zhuǎn)化為一次認(rèn)識(shí) 在一天結(jié)束時(shí),分配一段時(shí)間和空間進(jìn)行每日回顧,來(lái)定制屬于自己的個(gè)人流程較小的執(zhí)行周期和每日回顧,收縮了當(dāng)前重點(diǎn)事務(wù)范圍
在番茄鐘內(nèi),不必關(guān)心過(guò)去和未來(lái),有以下通盤(pán)考慮全局的時(shí)間:
在早晨做計(jì)劃時(shí) 每個(gè)番茄鐘之前分配優(yōu)先次序時(shí) 在一天結(jié)束,進(jìn)行記錄,處理和可視化時(shí)每天要有一個(gè)承諾:
一個(gè)番茄鐘,一個(gè)活動(dòng),一個(gè)目標(biāo)問(wèn)自己:方法
是否有過(guò)一個(gè)長(zhǎng)長(zhǎng)的工作清
有精神獎(jiǎng)勵(lì)是什么
感覺(jué)學(xué)到了哪種計(jì)時(shí)器適合你
番茄鐘在工作中多久休息一次
不確定,也許很久,休息的時(shí)間也不固定在什么時(shí)間對(duì)工作習(xí)慣進(jìn)行反思
意識(shí)到方式方法不適合時(shí),靜下來(lái)考慮計(jì)劃時(shí),睡前,周末,逛街時(shí)維護(hù)記錄:
20190307:勘誤,重新梳理概括和描述文字,調(diào)整排版
總結(jié)
以上是生活随笔為你收集整理的番茄工作法总结-第三章:方法的全部?jī)?nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問(wèn)題。
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