信息高速流通的今天，電子郵件已經成為我們每個人常用的溝通工具，它快捷便利，但是，在面對日益繁重的郵件處理量，如何才能高效的進行郵件管理呢？我會從兩個方面介紹：第一，如何寫一封得體的郵件；第二，如何高效管理你的郵件。首先，我先為你講解下如何像 Google 員工一樣，去寫一封好郵件。我們都知道，一封郵件包括：標題、正文、收件人、抄送人。那么我們分別怎么做，才能寫一封得體的郵件呢？第一、在寫郵件之前你需要先考慮一件事：要說的這件事情到底值不值得寫郵件？是不是發(fā)個信息更快？還是當面問一句效果更好？如果確定一定需要郵件，那再開始寫。對于身在職場的人士，看郵件、寫郵件是少不了的。我們每天會收到大量郵件，Google 的員工更是如此，大部分情況下，我只會挑選跟自己相關的、重要的郵件來看，很多郵件甚至都沒必要花時間去看。寫郵件時，最關鍵的原則就是：讓收件人看完能立刻明白你在說什么、需要他怎樣配合。想一想，你的郵件是寫給別人看的，所以在寫的時候就要思考你要怎樣做，才能方便別人快速地處理你的郵件。請記住，寫郵件不是為了展示你的文筆辭藻，而是向對方精準傳達信息或請求，你是在寫郵件不是寫小說，篇幅不要過長，盡量精煉！第二、收件人一定和內容相關：發(fā)郵件之前想一下郵件內容和你的收件人、抄送人的相關性，如果相關性不高的話，那么到底是不是需要發(fā)給他們？有時，告知天下你做的事情， 并不一定是一種被其他人認可的行為。第三、郵件標題應該盡量以讓收件人一看便知這封郵件是關于什么事情，需要他做些什么。郵件標題是郵件的重要部分，你需要用一句話概括郵件的內容和意圖，簡明扼要，突出重點，訴求清晰。如果是一封非常有針對性的郵件，你可以直接使用關鍵字和一句話的說明作為標題，如果是比較泛化的，或是需要討論某個不確定的問題，則可以使用「關于 xxxx 的討論/說明」等來作為標題。第四、關于收件人與抄送人，抄送與密送如何選擇。對于郵件收件人與抄送人的區(qū)別，他們一個是郵件的直接對象，另一個只是郵件的知情者。所以，應該把這兩者分開，盡量不打擾到不該打擾的同事……使用 App 查看完整內容目前，該付費內容的完整版僅支持在 App 中查看



以下內容不是規(guī)范，只是寫郵件時的總結，請務必根據(jù)自己公司、團隊的實際情況帶入思考內容過長，手工碼字不易，為避免沒耐心的人誤以為我在寫申論，先提煉一下觀點保證把事情說明白在1的前提下，盡可能短必要時可以羅嗦，不要為了短而短HTML格式與txt格式的選擇，跟團隊保持一致即可寫完后考慮一下受眾的閱讀體驗讓自己的郵件易于檢索由簡入繁，后而化簡----------------------- 純工作性質電郵的書寫可以粗略分兩個部分，思路和修辭。（這里先做一個區(qū)分，有一部分電郵是用來搞關系、扯皮、劃分責任的，這些電郵的編寫可以按照傳統(tǒng)信的手法寫）A-思路部分，有一些通用的原則可以作為書寫的指導。1、“戰(zhàn)地記者”原則設想自己是一名戰(zhàn)地記者，在彈雨紛飛的時候要報道當前的戰(zhàn)況，在每說一句話都有可能有槍子兒找上腦門的時候，廢話、套話、官話、空話一概省略，直切主題是最合適的。比如說作為一個系統(tǒng)部署人員，要向一個主管技術的大領導匯報客戶現(xiàn)場的一個重大問題，可以用這樣的思路寫：A系統(tǒng)B模塊目前無法運行，部署日志見附件1，報錯信息見附件2，客戶端環(huán)境見附件3.客戶要求24h內解決，否則將延遲上線。一句話將所有的重點信息濃縮起來，相關但冗長的技術信息用附件傳遞，可以保證對方在看到郵件后馬上理解事情的起因經過以及可能的結果，這種情況下如果顧慮太多，仍然用“尊敬的領導”一類的套話起頭和修辭的話，可能會導致對方遺漏重要信息。保證對方第一眼就能看到電郵的目的。2、“金字塔”原理想象一下金字塔的典型構造。我認為所有電郵（甚至可以包括其他實用文章）都應該遵循這種結構：中心明確，分層敘事，逐層鋪開。關于金字塔原理的書籍，有一本同名的《金字塔原理》可以深入學習，這里只講述一下我理解的具體概括法。（《金字塔原理》格式，如果有特殊要求也可以考慮txt純文本，但后者將沒有視覺格式可言，一般不推薦。閱讀者的環(huán)境預估這部分其實有一點投機，也可以看做是“電郵溝通中的用戶體驗”，例如對方經常使用12寸小本，就盡量把表格設置得緊湊一些，對方如果是出差在酒店里，發(fā)郵件時就盡量避免發(fā)送大附件，而使用其他方式傳遞等等。以上為個人觀點，供參考，歡迎討論指正。

業(yè)余時間給一家臺灣公司打工，個人主要負責德國地區(qū)的詢價工作。公司有一整套的郵件寫作規(guī)范，非常詳盡具體。商務郵件的寫作指導思想就是明晰易懂。同時盡可能的做到一封郵件只講一件事情。通常來說可以把商務類郵件分成兩種：詢問和答復。接著我拿詢問郵件中的詢價類郵件的寫作來舉例。第一次寫作商務郵件的人往往都不知道自己應該表達什么。在這個時候，有三個自問的問題很容易幫你理清思路。第一，我需要的答復是怎樣的？第二，為了得到答復我應該提供哪些信息？ 第三，我提供的信息當中哪些是主要信息？接著我以我們公司的詢價郵件寫作規(guī)范來舉例。僅供參考。郵件開頭以黑體加粗關鍵詞的方式開頭。比如說我的詢價是關于某個機器的，那郵件的開頭就應該是：ABC(機器名稱) 型號:123這樣的開頭有兩個好處。對于對方公司來說，可以一開始就明白我的問題核心，而后準確的將我的詢價送到專門負責這類機器的銷售員手中。對于詢價方來說，可以方便自己歸檔，更快的檢索信息。比如我現(xiàn)在的工作郵箱當中有超過一千封的詢價郵件。但是當我同事需要的時候，我可以很快的檢索出相關的郵件提供給他。而后是稱呼。在使用稱呼的時候要注意對方的郵件地址開頭。一般來說，以info@ 之類開頭的可以用統(tǒng)稱，但是以姓氏開頭的郵箱，比如zhang@之類的，就應該以張先生來做稱呼。還有就是要盡可能的注意一些風俗習慣。比如說張學友主任，國內慣用稱呼張主任，但是對臺灣公司，稱呼學友主任更好。接著就是郵件主體，用三句話寫明白三件事情。以簡單句為主。英文德文的詢價當中盡可能的用定語去替代從句。比如詢價，就應該寫明白三件事：第一，我們從何得知你的銷售信息。（網上搜索或者是合作公司推薦。）第二，我們所關注的具體設備。第三，我們需要的最核心的信息。第三點額外解釋下，在郵件主體內容當中請不要詳細的寫出你需要的全部信息。選其中最關鍵的比如價格做詢問。其他的例如銷售條件和售后服務之類的細節(jié)詢問最好以PDF的形式作為附件附上。結尾感謝對方的閱讀。而后署名，并提供電話聯(lián)系方式。以簽名的方式附上公司的具體信息。其他的郵件寫作大體都可以觸類旁通。額外需要注意的就是在商務答復類的郵件當中最好以諸如：”感謝您在某月某日的詢價“之類的方式開頭。注明對方郵件的日期，在往來郵件多的情況下可以方便對方檢索。

關于如何寫郵件，這是一篇瀏覽量過十萬的短文，最早是發(fā)布在筆者自己的博客Denny's Blog上。放在這里，希望能給更多人帶去幫助。－－－你一定曾經發(fā)過很多后來對方就鳥無音訊的郵件吧？你是不是也曾經覺得XXX看上去樂善好施的，怎么發(fā)郵件給Ta，Ta就不回復了呢？95%的情況下，答案不是對方耍大牌，人們每天都在處理上百分郵件，多一封不多。真正的原因是，你發(fā)的方式錯了。所以這篇博客，就講講如何發(fā)Cold Email。三個核心原則，由淺入深。原則一、越短的郵件越容易得到回復這個最簡單易懂，因為每個人應該都有體會，但自己發(fā)郵件的時候往往就忘了。我自己的真實情況是，兩三句話的陌生郵件會立即回復，五句話以上的陌生郵件就會放一放。放一放的意思是，大部分放著放著就再也不會去回了。郵件字數(shù)越長，給對方造成的精神壓力越大，現(xiàn)代人平時壓力已經很大了，實在是心有余而力不足，只能直接把你這份壓力拋之腦后了。這一點，你可以思考一下你自己的情況是什么，就馬上能開悟了。所以，五句話以內的郵件是王道。原則二、別說你自己的事兒，說這事兒跟Ta有什么關系這個世界上對方最在乎的人是誰？對了，Ta自己。太多人寫Cold Email的時候，花了80%的篇幅在寫自己的事——“我是誰啊、我在干什么啊、我的歷程啊、做的事兒的每個細節(jié)啊”。。。您等等，您寫這封郵件給對方做什么來著，對方正在高效率地處理大量和自己密切相關的郵件，您這是給他插一個故事會么。所以，你的郵件第一句話應該直入主題地告訴對方，這封郵件的目的是什么。然后，如果你希望增加對方回復的欲望，那么你接下來說的每一句話都應該盡量和對方的利益和興趣牽扯上關系。你可以花500個字來形容你自己有多牛B，但從吸引力上來講，這比不上你花50個字來闡述清楚你這事兒和對方有什么關系。原則三、讓Ta可以很容易地回復和幫助到你這一條只有1%的人在做。舉個例子吧。你在聽完一場創(chuàng)業(yè)講座后，和人脈頗廣的演講嘉賓在臺下交流了10分鐘。他覺得你的項目不錯，答應可以將你的團隊信息介紹給天使投資人A、投資機構B、和供應商合作方C，讓你回去發(fā)詳細資料到他的郵箱。然后你開開心心地回去發(fā)了你的項目簡介到他的郵箱，內容大意是說：“很高興今天和你Blahblahblah。我們的項目是Blahblahblah，怎么怎么Blahblahblah，已經獲得了Blahblahblah。附件中是詳細的項目資料。謝謝您的幫助！今后咱們Blahblahblah?！焙髞恚蜎]有后來了。然后你就開始想，”XXX看上去樂善好施的，其實也不過如此”。如果你這樣想的話，請你站在這位可憐的演講嘉賓的角度想一想——他在當天清理郵件的過程中，看到你的這封郵件以后，需要（1）先思考他當時究竟答應你要介紹給哪些個人，關聯(lián)點究竟是什么（2）找到這三個聯(lián)系人的郵箱（3）分別寫三封獨立的郵件給這三個人來介紹你的這個項目和他們的關系。這至少是半個小時的時間投入，你真以為人家是你干爹啊。光在發(fā)郵件的時候說“我知道您是個大忙人”，其實只是停留在了一種被動懇求的口吻上，跟伸手要錢其實是同一種精神。很多人其實都是愿意幫助他人的，但前提是你必須要努力地讓對方可以更容易地幫助到你。所以你可以怎么做呢？你回去以后，應該發(fā)四封郵件：第一封：“很高興今天和你Blahblahblah。我們的項目是X，您提到了可以我們的項目可能會讓天使投資人A、投資機構B、和供應商合作方C感興趣。接下來我會發(fā)三封您獨立的郵件給您，分別是寫給A、B、C的。這三封郵件都是可以被直接轉發(fā)的格式。謝謝您的幫助！”第二、第三、第四封在內容和措辭上分別是寫給A、B、C，簡潔闡述你的項目和他們的關系，并且保證格式完整，讓你的聯(lián)系人可以直接轉發(fā)。好了，就點到這里。大而全的長郵件大家都會寫，也很容易寫，所以也不追求什么回復率——很多人只是圖個不吐不快（我個人覺得真寫這樣就別發(fā)了，自己宣泄一下就好）。寫短郵件則需要更多努力。而寫能夠設身處地為對方思考的短郵件，則更是需要時刻努力保持這種意識。不過這三個原則如果能發(fā)揚光大，一定能為整個人類社會節(jié)省大量浪費的時間和電力。－－－來自作者微博@奶牛Denny 和微信博客（dennywx）。轉載請注明。

總結

以上是生活随笔為你收集整理的怎样写一封得体的电子邮件？的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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