導入數據創建參數查詢

在技巧73中已經介紹了使用Excel的“來自Microsoft Query”功能有選擇地導入數據的方法，該功能使用了Microsoft Query技術，該技術還允許在導入數據的過程中建立參數查詢。“參數查詢”是一種特殊的查詢類型，在運行參數查詢時，Excel還會進行輸入提示，要求用戶輸入篩選條件或者指定變量單元格作為條件值的存放位置，由此可以方便地對同一個數據表進行多種條件的數據查詢和導入。

這里仍以技巧73中使用的數據表為例，在導入數據的過程中建立參數查詢，以實現一次導入動態查詢的目的，具體的操作步驟如下。

在F1和F2單元格通過“數據有效性”分別創建“客戶代碼”和“商品類別”的下拉列表，如圖所示。

有關使用“數據有效性”設置下拉列表的方法請參閱：第4章。

依次單擊【數據】→【來自Microsoft Query】，打開【選擇數據源】對話框。

參照技巧 73 中的方法，選擇所有的字段。單擊【下一步】按鈕打開【查詢向導 - 篩選數據】對話框，此處不需要設置篩選條件，直接單擊【下一步】按鈕打開【查詢向導-排序順序】對話框，如圖所示。

在此可以對各個字段進行排序，例如設置主要關鍵字“銷售貨號”為“升序”，如圖所示。

單擊【下一步】按鈕打開【查詢向導-完成】對話框，如圖所示。

單擊【在Microsoft Query中查看數據或編輯查詢】單選鈕，然后單擊【完成】按鈕彈出【Microsoft Query】編輯窗口，如圖 所示

在【Microsoft Query】編輯窗口中依次單擊【視圖】→【條件】，顯示條件設置窗口，如圖所示。

選中【條件字段】中的空白欄，并單擊右側出現的下拉箭頭，然后在彈出的下拉列表中選擇【客戶代碼】字段，如圖所示

在【客戶代碼】條件字段下方對應的條件【值】欄目中輸入“[]”，如圖 74-8 所示，按＜Enter＞鍵確認，彈出【輸入參數值】對話框，如圖所示，

在文本框中輸入“=Sheet1！$F$1”，然后繼續在右側的空白欄中添加【商品類別】條件字段，按＜Enter＞鍵確認，彈出【輸入參數值】對話框，在文本框中輸入“=Sheet1！$F$2”，完成后如圖所示。

在【Microsoft Query】編輯窗口中依次單擊【文件】→【將數據返回Microsoft Office Excel】，如圖 所示。

輸入兩個參數后，單擊【確定】按鈕即可返回Excel工作窗口，彈出【導入數據】對話框，單擊【現有工作表】單選鈕，并在下方的編輯框中輸入數據導入的起始單元格位置“=Sheet1！$A$5”，如 圖所示。

單擊【屬性】按鈕打開【外部數據屬性】對話框，從中設置導入數據的相關屬性，如圖所示。

如果為了保持格式列寬不隨篩選出來的數據而改變，則需要取消勾選【調整列寬】復選框。

單擊【確定】按鈕返回【導入數據】對話框，單擊【確定】按鈕即可得到導入結果，如圖所示

為“客戶代碼”和“商品類別”字段分別設置查詢參數值。選中F1單元格，在下拉列表中選擇“C000014”；選中F2單元格，在下拉列表中選擇“B”。此時在下方的導入數據位置會顯示出根據查詢條件篩選后的數據列表，如圖所示。

繼續在F1和F2單元格的下拉列表中分別選擇“C000018”和“E”，即可立即得到新的查詢結果，如圖所示。

由此通過 F1：F2區域中設置的查詢條件，Excel利用Microsoft Query技術可以有選擇地導入數據，這種參數查詢方式實現了導入外部數據的同時動態地篩選數據。

當查詢條件的單元格位置發生變化時，可以選中導入數據區域中的任意一個單元格，然后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中依次單擊【表格】→【參數】，重新打開【查詢參數】對話框進行參數設置。

總結

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