本節書摘來自異步社區出版社《Access 2007開發指南(修訂版)》一書中的第1章，第1.11節，作者： 【美】Alison Balter，更多章節內容可以訪問云棲社區“異步社區”公眾號查看。

1.11　額外的提示和技巧

Access 2007開發指南(修訂版)
在操作Access 2007時，有一些額外的提示和技巧值得用戶注意。例如高級“導航窗格”技巧和操作多值字段的過程。下面一小節將詳細討論這些話題。

1.11.1　高級導航窗格技巧

Access 2007具備一些值得注意的極好的“導航窗格”技巧，包括創建自定義類別和組的能力，在類別中顯示或隱藏組或對象，以及在自定義組中移除和保存對象。下面以創建自定義類別開始介紹，具體操作步驟如下所述：

（1）右鍵單擊“導航窗格”頂部的菜單，將會彈出一個級聯式菜單（如圖1.55所示）；

（2）選擇“導航選項”命令，打開“導航選項”對話框（如圖1.56所示）；

（3）單擊“添加項目”按鈕添加一個類別，此時對話框如圖1.57所示；

（4）輸入新類別的名稱；

（5）使用上下箭頭，可以在列表中向上或向下移動該類別；

（6）單擊“確定”按鈕關閉該對話框，如果左鍵單擊“導航窗格”菜單，就會在列表中看見新添加的類別（如圖1.58所示）。

1．給類別添加自定義組
在有了自定義類別之后，就需要給它添加自定義組。以下是涉及到的步驟：

（1）右鍵單擊“導航窗格”頂部的菜單，在彈出的級聯式菜單中選擇“導航選項”命令，打開“導航選項”對話框；

（2）選擇想要添加組的類別，例如，在圖1.59中，“羅斯文對象”選項被選中；

（3）單擊“添加組”按鈕，出現一個新的組；

（4）輸入新組的名稱；

（5）繼續給該類別添加新的組，完成后，“導航選項”對話框如圖1.60所示；

（6）單擊“確定”按鈕關閉該對話框，現在，這些組就會出現在該類別中（如圖1.61所示）。

注意

創建自定義類別的最大數量是10個。當然，用戶可以隨時重命名或刪除類別。
2．給自定義組添加對象
現在可以給自定義組添加對象了，可以按照以下步驟實現。

（1）選擇想要添加新對象的類別。

（2）在“未分配的對象”組中，選擇想要包括進自定義組中的對象，然后將它們移動到該組中。可以分別拖動這些項目；也可以按住Ctrl鍵，然后單擊拖動多個項目；或者右鍵單擊選中項目中的一個，移動鼠標到“添加到組”，然后單擊自定義組的名稱。不管使用哪種方法，Access都可以將這些對象添加到指定的組中。

注意

當從“未分配的對象”組中將數據庫對象添加到自定義組中時，只是創建了連接到該對象的快捷方式。如果從自定義組中移除了該對象，是不會刪除該對象的。這樣操作只是移除了包含在自定義組中的快捷方式。
3．隱藏未分配的對象組
將所有對象添加到自定義組后，可能想要隱藏“未分配的對象”組。這個過程非常簡單，具體操作步驟如下所述：

（1）右鍵單擊“導航窗格”頂部的菜單，在彈出的級聯式菜單中選擇“導航選項”命令，打開“導航選項”對話框；

（2）選擇一個類別（例如“羅斯文對象”）；

（3）在“羅斯文對象”組窗格中（如圖1.62所示），取消對“未分配的對象”復選框的勾選；

（4）單擊“確定”按鈕關閉該對話框，“未分配的對象”組就不會再出現了（如圖1.63所示）。

4．創建一個新的自定義組，讓它包含現有組中的對象
另外一個技巧是創建一個新的自定義組，讓它包含現有組中的對象。要完成這個過程，必須有一個自定義類別和至少包含一個項目的組。以下是該過程的操作步驟：

（1）使用“導航窗格”查看想要放置到新組的對象；

（2）右鍵單擊該對象，在彈出的快捷菜單中選擇“添加到組”>“新建組”命令（如圖1.64所示），一個新組就出現在“導航窗格”中（如圖1.65所示）；

（3）給新建組輸入名稱；

（4）注意，選中的對象出現在新組中，用戶可以將其他的快捷方式拖動到該組。

除了已經學習到的這些技巧外，還可以顯示或隱藏某個類別中的組和對象。實際上，可以在類別中顯示或隱藏部分或所有組，以及組中的一些或所有對象。這里有一些重要的內容需要讀者記住：

可以通過“導航窗格”或是通過對象本身的屬性隱藏對象；
可以完全隱藏對象或組或者禁用它們。
5．完成該過程
現在，已經知道了顯示或隱藏類別中組和對象的細節，本節講述如何完成該過程。要隱藏類別中的組，只須右鍵單擊想要隱藏的組的標題欄，然后從上下文相關的菜單中選擇“隱藏”命令。要將隱藏的組恢復到類別中，就必須按照以下步驟操作：

（1）右鍵單擊“導航窗格”頂部菜單欄，在彈出的級聯式菜單中選擇“導航選項”命令；

（2）選擇包含隱藏對象的類別；

（3）在“<類別>組”列表中，選中隱藏組旁邊的復選框；

（4）單擊“確定”按鈕，該組就會出現在“導航窗格”中。

6．在父本組中隱藏一個對象
有時想要在父本組中隱藏某個對象。要做的是，右鍵單擊想要隱藏的指定對象，然后在彈出的快捷菜單中選擇“隱藏”命令。如果想要從所有類別和組中隱藏某個對象，可以按照以下步驟操作：

（1）右鍵單擊想要隱藏的對象，在彈出的快捷菜單中選擇“視圖屬性”命令，將打開該“屬性”對話框（如圖1.66所示）；

（2）選擇“隱藏”復選框；

（3）單擊“確定”按鈕，“導航窗格”中就不會再出現該對象了。

7．恢復隱藏的對象
在隱藏某個對象之后，用戶可能想要知道如何恢復它。下面介紹該過程的操作步驟：

（1）右鍵單擊“導航窗格”頂部的菜單，在彈出的級聯式菜單中選擇“導航選項”命令；

（2）在“顯示選項”選項區域中，選擇“顯示隱藏對象”復選框；

（3）單擊“確定”按鈕關閉該對話框返回“導航窗格”，“導航窗格”將會以淺顏色顯示所有的隱藏對象（如圖1.67所示）；

（4）如果從對象的父本組和類別中隱藏了該對象，那么可以右鍵單擊該對象，在彈出的快捷菜單中選擇“取消隱藏”命令；如果使用了“隱藏”屬性從所有類別和組中隱藏該對象，那么可以右鍵單擊該對象，在彈出的快捷菜單中選擇“視圖屬性”命令，然后取消對“隱藏”復選框的勾選。

用戶可以方便地在自定義組中添加、刪除或重命名一個對象。如果想要從自定義組中刪除一個項目，那么只須右鍵單擊該對象，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令。這個操作不會從數據庫中刪除對象，它只是從自定義組中移除了快捷方式。該對象會出現在“未分配的對象”列表中。然后可以將該對象添加給其他組。首先必須顯示“未分配的對象”組。然后將該對象拖動到適當的組中。最后，如果想要重命名該對象，那么只須右鍵單擊它，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名快捷方式”命令即可。給該快捷方式輸入新的名稱，然后按Enter鍵。

1.11.2　創建多值字段

Access 2007的另外一個新功能就是多值字段。正如它的名稱所示，多值字段指的是包含了多個值的字段。它可以表示兩個表之間的關系。例如，一個訂單表可以給與之相連的員工使用多值字段，這樣該訂單就可以與多個員工相連。在訂單中使用下拉列表選擇某個員工時，就會出現帶有復選框的列表。可以在該列表中選中多個項目，然后單擊“確定”按鈕關閉該列表（如圖1.68所示）。

多值字段對于某些特殊情況特別適用。其中一種情形是使用Access 2007與存儲在Microsoft Windows SharePoint 2007中的數據相連，并且該列表包含使用了Windows SharePoint Services中提供的某個多值字段類型的字段。另外一種情形是，希望簡化數據庫的設計。雖然這好像違反了基本的數據庫設計原則，但是它恰好能幫助理解Microsoft Office 2007數據庫引擎實際上并沒有在單個字段中存儲多個值。它使用系統表建立關系，然后可視化地將數據一起返回給用戶。如果仔細思考這個問題，就會意識到這些表之間是多對多的關系。在這個例子中，一個訂單表與多個員工表相連，并且每個員工又可以連接到多個訂單。

由于Access中使用的多值字段支持SharePoint Services中相同的字段類型，所以利用多值字段可以將Access 2007和SharePoint 2007緊密地結合在一起。這意味著在鏈接到包含多值數據類型的SharePoint列表時，Access會在本地創建多值數據類型。當將一個Access表導出到SharePoint中時，多值字段同樣會被無縫地輸出到SharePoint中。實際上，如果將整個Access數據庫移動到SharePoint，那么所有包含多值字段的表都會變成Windows SharePoint Services中可用的字段類型。

用戶可能仍然想知道什么時候適合使用多值字段。下面就給出一些指導意見：

當想要鏈接SharePoint列表時；
當計劃將Access表導出到SharePoint時；
當計劃將Access數據庫移動到SharePoint時；
當希望從一個短選擇表中存儲多值字段時。
警告

如果計劃將數據向上適化（upsize）到Microsoft SQL Server，那么就不應該使用多值字段，因為SQL Server不支持多值字段。因此，當將Access數據庫向上適化到SQL Server時，向上適化的過程會將多值字段轉換為包含有限列表值的ntext（備注）字段。
現在知道什么時候該創建多值字段了，用戶可以試著創建一個。具體操作步驟如下所述。

（1）在“數據表”視圖中打開將會包含多值字段的表。

（2）選擇“數據表”選項卡。

（3）從“字段和列”組中選擇“查閱列”，將打開“查閱向導”對話框（如圖1.69所示）。

（4）選擇指定是希望使用查閱列查閱表或查詢中的值，還是自行鍵入所需值。對于這個例子，選擇“使用查閱列查閱表或查詢中的值”按鈕，然后單擊“下一步”按鈕。

（5）選擇要用于列表之中的表（如圖1.70所示），然后單擊“下一步”按鈕。

（6）選擇想要包含到查閱中的字段（如圖1.71所示）。要選擇每個字段，必須單擊它，然后單擊“>”按鈕命令，再單擊“下一步”按鈕。

（7）指定列表中項目的排序次序（如圖1.72所示），然后單擊“下一步”按鈕。

（8）指定每個列的寬度（如圖1.73所示），然后單擊“下一步”按鈕。

（9）在向導的最后一步，Access提示用戶是否希望在查閱中允許使用多值字段（如圖1.74所示）。選擇“允許多值”復選框，單擊“完成”按鈕。下拉列表的結果如圖1.75所示。

探索多值字段在查詢中的影響
當操作查詢時，用戶需要知道一些關于多值字段的問題。要說明這些項目，需要按照以下步驟進行操作。

（1）打開數據庫，選擇“創建”選項卡。

（2）從“其他”組中選擇“查詢設計”，將出現“顯示表”對話框。

（3）選擇包含多值字段的表，然后單擊“添加”按鈕。

（4）單擊“關閉”按鈕關閉“顯示表”對話框，此時屏幕如圖1.76所示。

（5）單擊拖動想用的字段到查詢網格中，確定選擇了多值字段。

（6）在“結果”組中單擊“運行”按鈕，結果如圖1.77所示。注意，多值字段和所有選中的項目出現在一列中，它們由逗號隔開。

作為一個選擇方式，可以看見“員工1”字段能夠展開，這樣每個員工值都在單獨的行上出現。要這么做，只須改變字段行為讀取“員工1.Value”（如圖1.78所示）。“值”屬性可以使Access在展開的窗體中顯示多值字段，這樣每個值就會出現在單獨的行中（如圖1.79所示）。注意，對于每個訂單，與該訂單相連的“員工ID”會在查詢結果中出現在不同的行中。

總結

以上是生活随笔為你收集整理的《Access 2007开发指南(修订版)》一一1.11　额外的提示和技巧的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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