學校的一次活動結束之后，部門下發了一個任務：由一個excel中的數據生成獎狀

excel中的數據為以上形式，根據排名分為一二三等獎，要給每組分發獎狀，獎狀為以下格式

獎狀中一共有三處不同的地方：

團隊名稱不同，要求“團隊”前寫上隊伍中五個人的名字且帶空格

獎狀編號不同

獲得的獎不同，對應著下面的稱號也不同

如果人工操作，除了需要一個文件一個文件編輯，還有一個很麻煩的地方，那就是團隊成員無法直接復制，表格中的數據帶有年級+學號，而獎狀中只需要姓名。

這種由數據批量編輯的做法很容易想到word的郵件功能，正好我之前用的不多，就拿來練練手。然后我馬上遇到了第一個問題

word郵件功能無法打開數據源

其實這個解決辦法很簡單，大部分的原因都是因為文件格式不對。郵件合并功能不支持excel的高級版本，也就是.xlsx對應的07版往上，將excel另存為.xls就解決了
如果還有問題，那基本上就是格式的問題了，郵件要求第一行的字段名稱對應下面的字段內容，格式錯了之后再修改成功是很難的，我建議把對你有用的數據單獨復制下來，粘貼到一個新建的xls文件中，這樣能就解決問題

打開數據源之后插入合并域，這里的操作很簡單，在你想要的位置插入對應的字段就好了

但在這之前還有之前提出的一個問題沒有解決，獎狀中要求只要人名，但數據是帶有年級和學號的，直接插入就會出現這種情況

雜亂的數據中提取姓名

考慮通過替換的方式修改excel中的數據，可以觀察到每個數據的格式是這樣的：“年級-學號-姓名”，這里說來話長，如果數據都是這個格式，改起來并不難，但是這些數據是不嚴格篩查格式的個人填表，我們在表中一次次篩查后發現了以下幾種情況：

“-”格式錯誤，數據中有這幾種“-”的替換寫法：空格、半角非中斷空格( )、中文“-”、全角“-”

不寫“級”或多寫，比如“20級-”寫為“2020級-”或“20-”

寫成“年級-姓名-學號”，這個比較嚴重

不寫“-”，即“年級學號姓名”，這個也很嚴重

在年級后面跟上專業，比如“21級計算機-”或“21計算機-”

上面幾種問題的組合，比如寫成“年級-姓名-學號”，而且不寫“-”，“級”就會和姓名連起來

單純用excel的替換肯定是解決不了這些問題的，用正則表達式比較理想。一番嘗試與修改過后，我們制定出了一套針對于這些數據的提取方案，其中excel替換和正則表達式結合使用（正則表達式使用該工具）

順序必須不能錯：

將下面這些符號替換為“-”：空格 半角非中斷空格( ) 中文短杠 全角短杠

正則替換 正則表達式：\d\d級

正則替換 正則表達式：[\x{4e00}-\x{9fa5}]{2,5} 子模式序列號：-$0-$1

正則匹配 正則表達式：(-[\x{4e00}-\x{9fa5}]{2,5}-)|(-[\x{4e00}-\x{9fa5}]{2,5})

excel通配符替換“*–”（這里是雙杠）為空格

excel替換“-”為空格

分別的作用為：

講語法錯誤糾正，統一改為“-”

先去掉“級”，避免級和姓名連起來無法區分的情況

給沒有在分割處寫“-”的加上“-”，方便之后處理

只留下姓名和兩旁的“-”（還有一小部分處理不到，下面一步來處理）

處理上一步無法處理的，即“計算機-”這種，這種到這里已經被處理為“計算機–姓名”，用通配符刪掉“–”之前的即可

刪掉所有的“-”

到這里就可以純凈提取出所有的名字了，插入合并域并點擊“查看合并數據”后就能得到如下效果，上下翻就能看到做的每一張

然后我們需要導出這每一張獎狀，點擊“合并到不同新文檔”，將這些文件放到一個新建的文件夾中

之后又出現了一個嚴重的問題

word郵件合并后，每個單獨的文件最后都會多出一頁

我并沒有找到一個簡單的處理方法批量刪除文檔最后一頁，WPS的批處理中沒有找到這個功能，所以嘗試用word中的宏來處理
由于宏也無法直接批量運行，所以需要一個vbs文件來操作宏批量運行，運行時office的Word配置比較完全，容易創建進程，所以在Word中錄制宏，之后再討論如何使用WPS
錄制宏需要先開啟“開發工具”這一欄，具體方法可以在網上找
Word中錄制宏沒法記錄鼠標操作，所以刪除第二頁必須只用鍵盤操作，幾番嘗試后我找到了一個比較好的方法：

PgDn（跳轉到最后一行）

End（光標到最后一列）

Del（刪除右方即刪除第二頁）

所以點三下鍵盤即可刪除第二頁，之后點一下保存，再結束錄制
也可以直接代碼寫一個宏，要注意宏的名字要符合變量命名，數字不能開頭，盡量用英文，我這個起了個名叫“g4”

Sub g4()Selection.MoveDown Unit:=wdScreen, Count:=1Selection.EndKey Unit:=wdLineSelection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1ActiveDocument.Save End Sub

然后就是

如何批處理運行宏了

在需要操作的文件夾里新建一個.vbs文件

編輯并輸入以下內容，有兩處需要修改的地方

Option Explicit Const c_strRootFolder = "C:\Users\lyle\Desktop\a\b" `這里輸入文件夾路徑，外面要加"" On Error Resume Next Dim oApp, oDoc Dim fso, oFolder, oFile Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") Set oFolder = fso.GetFolder(c_strRootFolder) Set oApp = CreateObject("Word.Application") oApp.Visible = TrueFor Each oFile In oFolder.FilesIf (UCase(Right(oFile.Path, 4)) = ".DOC") Or (UCase(Right(oFile.Path, 5)) = ".DOCX") ThenSet oDoc = oApp.Documents.Open(oFile.Path)oApp.Run "g4" `這里寫宏的名稱，外面要加""oDoc.Close TrueEnd If NextoApp.Quit False Set oFolder = Nothing Set fso = Nothing Set oApp = Nothing

編輯完成之后點擊，就會看到一個文件一個文件的閃出，操作沒問題的話就成功了

總結

以上是生活随笔為你收集整理的记录某次利用word邮件功能 由excel数据中批量生成奖状 遇到的问题及解决措施的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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