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為全面踐行低碳環保理念，實現綠色辦公，助力國家“雙碳目標”達成，不少企業大力推行無紙化辦公。

大型國企人員多、組織層級多，會議頻繁，類型多，包括各類黨代會、黨建工作會議、總辦會、研討會、職代會、評審會、交流會、各類專題會議等，在會議過程中容易產生大量的紙質文件。

為進一步提高會議管理效率和促進節能減排，大型國企通過搭建數字化辦公系統，實現會議全過程的無紙化、數字化和智能化，有效提升會議資料歸檔管理和會后查詢效率。

大型國企數字化會議管理需求

? 不同會議有不同的的制度，如何提升系統對會前、會中、會后的全過程場景的支撐能力？確保會議制度嚴格落實的同時，提升會議發起效率。

? 如何將會議材料、排座、簽到、桌牌、大屏等內容從線下轉為線上？

? 集團總部及分子公司會議種類眾多，如何實現總部對會議執行情況的及時有效管控？

? 會議材料變動頻繁，終版材料會前30分鐘可能還存在調整，需要及時更新、快速下發；有些會議材料涉密，如何控制材料查看權限和避免泄密？

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泛微解決方案

泛微通過低代碼構建平臺協助大型國企實現數字化會議管理，實現了會前議題上報、材料準備，會中智能簽到、投票表決，會后材料收集和歸檔、督辦追蹤等會議全過程數字化管理。

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構建統一會議門戶，滿足日常、大型的會議使用要求。移動端同步會議應用和信息，參會人員手機端就能快速了解會議議程、查閱會議資料，接收會議通知等，會務人員實時跟蹤會議情況，會議進行記錄歸檔。

搭載豐富會議應用，具有會議報名、會議提醒、多次簽到、會務分工、會議排座、會議材料查看、投票表決、數據統計、會議材料歸檔等；

通過集成會務系統及各種硬件，包括ZOOM視頻會議系統、搜麥會議系統、電話會議系統、傲視多媒體會議系統、騰訊會議、好視通等，同時實現會議大屏信息展示、電子桌牌聯動、各類會議設備的互聯互通，加強了大型國企的智能化建設。

針對大型國企“三重一大”相關會議，泛微實現從會前的議題申報-上會安排-議題表決-會議紀要-決議成文-執行反饋-轉督辦任務-上會統計分析全生命周期的管理；制度（章程、議事規則、實施辦法等）貫穿會議全程，滿足會議需連貫、議事有規則等要求，及時進行異常警告。

泛微助力大型國企數字化會議管理

一、會前發通知、抓落實、做準備

01

會議議題確認

議題上會申請、議題審批、議題決策、審批狀態和議案文件等一體化管理。會務工作人員通過平臺在線征集議題，議題通過后同步推送至相關人員。

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（會議議題管理）

02

參會人員批量導入，及時通知

大型會議人數多，泛微協助大型國企批量導入參會人信息，通過企業微信、流程、短信等多種方式直接向參會人推送會議提醒，確保每個人都能通知到位。

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（參會人員批量導入）

參會人可在線進行快速反饋是否參加，方便會務人員統計人數。

03

會務準備

會務分工：對于大型會議而言，參會人多，會議環節多，需要對會務進行有效地管控。通過泛微OA對會議進行會務分工管理，實時反饋會務安排進度；整體進度可把控。

在線排座：自動匯總會議通知反饋，形成相關與會人員名單，結合會議室資源即可在線排座，打通電子桌牌，自動展示信息，并通知與會人員，進行相關會議安排指引。

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（在線排座）

會議接待管理：會議申請過程可以關聯相關行程安排、住宿安排、車輛安排、用餐安排、展廳安排、費用申請等，推送到相關負責人員，信息共享。

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（接待安排流程）

二、會中智能簽到，及時記錄

01

會議簽到

可以通過掃碼、大屏、彈窗簽到等多種方式進行參會簽到。

為了支持國企大型會議、跨天會議，泛微通過多次簽到功能，可以設置簽到次數和每次簽到的日期時間范圍，可多次進行簽到和簽退。

02

會議材料管理

按照會議提報、會議資料上交、會議排期、上會決策等不同階段，分階段對會議資料進行權限控制；

會議資料采用身份認證簽收，確認資料發送給正確的人員；采用防偽、水印等安全體系，防止泄露和快速定位。

針對參會人進行快速賦權，材料傳遞至無紙化系統（平板）和移動端、PC端進行材料查看。

可對材料權限進行控制，保密材料僅可查看，并攜帶水印；支持會議收回。

03

會議表決

通過會議模塊和數據中心集成，通過數據中心生成會議投票或表決填報任務，實現大型會議投票或表決數據實時收集，快速統計參會人表決意見，解決會議過程中會議表決結果收集難、匯總難問題。

通過系統記錄決議投票表決情況，遵循少數服從多數的原則，支持不記名投票表決，清晰記錄議題決策事項名稱、列席人、決策流程、表決情況以及會議決議等信息，以及記錄意見、議題材料等文件內容。

三、會后發記錄、定責任，有監督

01

文事會一體化

按照會議決議信息，自動觸發督辦事項、公文流程，實現對于會議決策的后續跟蹤。

02

會議統計與預警

泛微協助大型國企按照事項清單維度、制度維度、會議類型維度等多種分類方式對決策會議進行統計分析。

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（會議統計報表）

泛微通過多種方式確保大型國企會議制度落地：

①若是某次會議參與決策人數不符合該類會議議事規則所規定的法定人數時，系統將出現告警提示，無法繼續填報本次會議。

②針對涉及固定決策會議順序的事項，其事項編碼將觸發會議填報順序，若未履行前置決策程序則無法填報后續決策會議。

03

會議紀要歸檔

會議執行完畢后，會議過程形成的會議紀要、決議等重要文件，在線電子簽署，數字可信，防篡改，并且實現會議紀要完整歸檔，落實檔案管理制度。

總結

泛微為大型國企實現會前、會中、會后的全過程會議管理，讓會務管理有序，讓會議開展高效、對工作推動有價值、讓會議體驗更滿意。

業務功能升級：實現會議快速報名、會議任務分工、會議排座、會議提醒、智能簽到、投票表決、材料歸檔與會議設備集成等多業務場景管控，滿足集團會議管理無紙化、數字化、智能化需要。

智能化會議體驗：集成無紙化會議系統，實現會議大屏信息展示，電子桌牌聯動，PAD資料快速下發及查看，提升國企參會智能化體驗。

會議分權管控：實現議題權限、會務分工權限、參會人權限、會議材料權限以及會議分級管理，實現集團化分級分權管控目標。

會議提質增效：通過對會前快速報名、會議提醒，會中投票表決快速統計匯總，會后材料回收歸檔，大幅提升國企大中型會議、重要會議開會效率，改進會議質量。

會議流程可復制：可形成“標準化”的會議流程，讓會議開展更高效。

總結

以上是生活随笔為你收集整理的大型国企用泛微OA，让会务管理有序，让会议开展高效的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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