1 前言

平時偶爾可能會遇到需要制作長篇文檔的情況，比如論文、書稿等，需要進行一些復雜的編輯，像設置級別標題、分節顯示頁碼、封面、標題、目錄、頁眉、頁腳、參考文獻等等，不少同學為此犯愁，特別是非計算機專業的朋友們經常向我求救。其實，早在十幾年前微軟就曾經發布一個基于Office 2003長篇文檔制作的視頻教程，我就是從那個視頻里學習了一些復雜的排版方法。現在，Office已經發展到2013版了，也沒有發現微軟再發新的教程。其實大體的流程和原理與Office 2003版的類似。我覺得很有必要把相關的技術、技巧總結一下，讓更多人學會使用。畢竟，技多不壓身嘛。

本文將以一本圖書書稿為例，來詳細講解涉及到的排版技巧。本文還將順帶講解大量的Word基本知識與操作技巧。

我們假設書稿的基本格式要求有：

整體要求：按雙面打印格式來排版，要求封面、序、目錄沒有頁眉，正文和參考文獻的頁腳是靠外側顯示的頁碼，正文的奇數頁頁眉為當前章的標題，偶數頁眉為書名，每一章的起始位置是下一個奇數頁。

1、封面，封面不顯頁碼，內容自定義

2、序言，不顯頁碼，從封面后的奇數頁開始。

3、目錄，在頁腳居外側顯示大寫羅馬數字格式的頁碼，目錄內容由Word自動生成，目錄內的樣式可自定義

4、正文，可設三級標題，樣式自定義；正文各段原則要求首行縮進兩個字符；在頁腳居外側顯示頁碼，阿拉伯數字，從1開始。

5、正文的圖、表，圖和表無縮進居中，圖表標題居中，其它樣式自定義；圖標題位于圖下，表標題位于表上。

6、參考文獻，要求正文中以^[1]的格式標注，在正文的最后以尾注方式寫明所引文獻的詳細內容 ，序號由Word自動生成，不要尾注分隔符及尾注延續分隔符

我也將以上述要求為順序，介紹長篇文檔的排版方法。

2、設置所需樣式

與網頁設計一樣，Word中也可以實現樣式與內容分離。即我們在頁面中僅輸入內容，然后再另外創建格式要求的樣式，在文字中以段落為單位套用相應的樣式，即可實現調用此樣式來修飾該段文字。這樣做的好處是，可以非?？焖俚貙崿F成段文字內容樣式的設置，并且一次設置，多處調用，如果需要修改，僅修改樣式即可，套用此樣式的文字也會在樣式被修改后自動地更新樣式，這樣就再也不用選中內容設置一下樣式這樣累到吐血的低效率工作了。樣式既可以全部自已來定義，還可以修改系統中已有的樣式。

2.1 創建/修改樣式的方法

我們新建一個Word文檔后，建議立即保存。并且在編輯文檔的過程中，一定要習慣性地及時保存，ctrl+s。

在“開始”菜單中的“樣式”工具箱中，實際上已經存在了大量系統預設的樣式名，當然這里顯示的只是一部分，點擊該工具箱右下角的小箭頭，彈出“樣式”窗格，在這里可以看到更多的樣式，我們可以此基礎上修改已有樣式，還可以自已來創建新的樣式。

修改現有樣式的方法是在顯示的樣式名上（無論是在樣式工具箱中還是樣式窗格中），右鍵，選擇“修改”，然后在彈出的窗口中重新設定樣式值即可；

新建樣式的方法是點擊樣式窗格底部的第一個按鈕，即“新建樣式”按鈕，在彈出的窗口為此樣式命名（不能與已有樣式重名），并設定樣式值，確定即可。

本文中，我們需要設置的樣式有：

1、新建帶首行縮進的正文樣式，按照上述新建樣式的方法，將樣式”名稱“設置為“縮進正文”，“樣式基準”選“正文”，意為在“正文”這個樣式的基礎上創建此樣式，在“后續段落樣式”中選擇“縮進正文”，意為套用了此樣式的正文，其后續新建的段落也默認繼續套用此樣式，然后在其段落中設置“首行縮進”，并設置其它字體等樣式值，確定后，即可在樣式列表和樣式窗格中看到我們新建的這個樣式。

2、新建圖表標題的樣式，與新建“縮進正文”樣式相同，樣式”名稱“設為“圖表標題”，”樣式基準“設為”正文“，”后續段落樣式“設為”縮進正文“，即該樣式的后續新建段落默認套用”縮進正文“樣式。

3、修改級別標題樣式，由于系統中已有默認的級別標題樣式（即樣式列表中的標題1、標題2等，分別對應一級標題、二級標題等），但是其樣式可能并不符合我們的要求，所以我們需要按照上述方法來修改標題1的樣式，需要注意的是，除了重新設置這些樣式的值，還要將“后續段落樣式”設為“縮進正文”。

4、創建參考文獻列表樣式。文后的參考文獻列表通常是懸掛縮進的，所以也需要我們另外再創建新的樣式，參考新建”縮進正文“樣式的方法，名稱為”參考文獻“，要注意在”段落“中設置”懸掛縮進“，根據經驗，縮進值為1.5個字符是最合適的。

操作結束后，樣式窗格中的效果如下圖所示：

如果發現某些樣式的內容設置的不合適，還可以通過上述修改樣式的方法對其進行修改。

至此所需樣式已經基本做好了，就等著我們輸入內容了。

3、頁面設置

頁面設置是對整篇文檔或整個節進行一些全局性的設置。打開頁面設置窗口的方法有兩種：一是通過點擊菜單，如下圖

二是通過快捷操作實現，在上圖中，雙擊白紙外左上角位置的灰色區域，即可直接打開頁面設置窗口。如下圖所示。

3.1 頁邊距設置

根據要求，在這個窗口中，我們首先在“多頁”后的下拉菜單中選擇“對稱頁邊距”，這時在下面的“預覽”區域中即可看到像我們翻書那樣的對稱翻頁效果，然后再上面的“頁邊距”中設置具體的數值，比如我們設置上下邊距為2.54cm，左右邊距為2cm，裝訂線為1cm。在“預覽”區可實時看到設置效果。

3.2 紙張類型選擇

點擊“紙張”選項卡，在這里可以選擇紙張類型，通常為A4，當然您也可根據實際需要選擇其它紙張類型，甚至可以自定義紙張大小。

3.3 版式設置

點擊“版式”，在這里可設置每一節的起始位置，以及是否需要奇偶頁、每一節的首頁版式不同等。根據我們預先設定的要求，我們將節的起始位置設為“奇數頁”，同時設定“奇偶頁不同”。另外，如果格式要求中還提到每一節的首頁樣式與其它頁也不同，那么這里還需要選擇”首頁不同“。

經過上述操作后，頁面設置部分的工作就完成了。

4、制作封面

根據要求，封面不需要顯示頁眉、頁腳、頁碼，內容自定義，所以比較好實現。在實際的使用中， 通常用不顯示邊框的表格來控制排版布局，這樣會顯得更整齊一些。我設置好的封面如下：

5、序言

根據我們的實際經驗，封面的背面（即第二頁）是沒有任何內容，序言部分應該從第三頁開始，也就是下一個奇數頁，所以我們需要在封面的后面結尾處一個奇數頁類型的分節符。

在操作中第一次正式出現“節”的概念，這里要解釋一下。在Word中，分節是一非常重要的編輯操作，節實際上可以理解為相對比較獨立的一部分，一個文檔可以分為很多個節，每一節內可設置與其它節不同的版式，如可重新編寫頁碼、設置不同的頁眉、頁腳等等。節的種類有下一頁、連續、偶數頁、奇數頁，其中下一頁類型的節與普通的分頁效果類似，連續類型的節默認會繼承上一節的所有版式，我們最常用的是奇數頁的節，意思是分節后的內容將從最近的奇數頁開始，偶數頁意思是分節后的內容將從最近的偶數頁開始。文檔中每插入一新的分節符，那么此分節符的前后內容將分屬不同的節。分節的具體方法是：

1、先將光標放到封面頁的末尾

2、點擊菜單“頁面布局”-“分隔符”-“奇數頁”，即可實現將新建一個以奇數頁開始的節，完成后，點擊“開始”菜單“段落”工具箱中的“顯示/隱藏編輯標記”按鈕，即可看到封面后面新增了一頁，而且在封面頁的末尾能看到“分節符（奇數頁）”的編輯標記。

打開“顯示/隱藏編輯標記”。建議在編輯文檔過程中 此按鈕一直處于按下狀態。

插入奇數頁分節符后的效果

這時，我們就可以在下面一頁中制作序言的內容了。該頁實際上是第三頁，但是我們在這里看到它是第二頁，封面背后的那一頁我們在這里并看不到效果，點擊“打印預覽”后才可以看實際上是有三頁，封面背后那一個空白頁（即第二頁）也只能在這里看到。版式設計好后，我們可以隨便寫入一些內容。序言的正文的文字，我們就使用先前創建的”縮進正文“樣式來修飾。效果如下：

6、目錄

6.1 新建分節

序言部分制作好了以后，接下來就是目錄了。由于目前目錄還沒有內容（因為目錄的內容是由正文中的標題組成的），所以在這里我們先把格式設計好，等內容確定以后，再在這里讓Word自動生成目錄。

在序言部分的結尾，我們再插入一個奇數頁的節。并在新節的頁內輸入”目錄“作為標題。

6.2 設置頁腳

在目錄點擊菜單”插入“-”頁腳“-”編輯頁腳“，或者在目錄頁的頁腳位置上直接雙擊，即可進行頁腳的編輯狀態。如下圖：

這里務必要注意：

1、如果沒有看到”奇數頁頁腳 第X節“，則說明本節的頁面設置中沒有設置”奇偶頁不同“，要趕快去設置一下。

2、在這里不要急于馬上插入頁碼，而是應該首先取消”鏈接到前一條頁眉“，如圖，在”設計“菜單下可以看到這樣：

默認情況下，每一個新建的節，都會自動”鏈接到前一條頁眉“，意思是本節會自動調用前面的節的頁眉和頁腳。根據要求，目錄部分的頁腳有頁碼，而它前面的序言部分是沒有頁碼的，也就是說這兩個節的頁腳是不一樣的，所以我們要立即取消”鏈接到前一條頁眉“，如果沒有取消，那么你在這里設置了頁腳后，它前面的序言部分也會跟著顯示相同的頁腳。

取消鏈接到前一條頁眉后，我們就可以為目錄所在的這一節設置它自已的頁腳了，我們插入靠外側顯示的大寫羅馬數字作為頁腳。還是在”設計“菜單下，我們點擊”頁碼“-”設置頁碼格式“，按下圖所示方式：

確定后，再點擊菜單”設計“-”頁碼“-”頁面底端“-”普通數字3“（即顯示為頁碼在頁腳的右側），即可看到頁腳中已經出了”I“，這僅是設置了奇數頁的頁碼，如果你在這一頁的后面再新建一頁（不要用一堆回車來實現新增一頁，可以用ctrl+enter實現，或菜單”頁面布局“-”分隔符“-”分頁符“，分頁不是分節，分頁符前后的的頁仍屬同一個節），你會發現這新建的一頁并沒有任何頁腳，因為它是偶數頁，我們還沒有設置呢。

在這新建的一頁上雙擊頁腳位置，進入編輯狀態，會看到：

還是要先取消”鏈接到前一條頁眉“！然后不用再設置頁碼格式，直接點擊菜單”設計“-”頁碼“-”頁面底端“-”普通數字1“（即顯示為頁碼在頁腳的左側），即可看到頁腳中已經出現了”II“，這就設置好了偶數頁的頁碼。

到這里，我們就設置好了目錄節的奇數頁頁腳和偶數頁頁腳，不管最終目錄的內容有多少頁，都能夠正常顯示了，不信你繼續新建幾個頁面看看吧。

這時你點擊打印預覽，就可以看到初步的設置效果了，是不是有點小激動呢？我也帖出我的打印預覽。

7、正文

7.1 新建分節

由于從正文開始又要顯示不同的頁眉頁腳內容，所以我們必需要分節了。在目錄部分的結尾，再插入一個奇數分節符，并在新節內輸入”這里開始是正文“，效果如下：

7.2 設置正文頁腳

在本教程的序言部分的格式要求中，正文的頁腳是外側顯示的阿拉伯數字，而且從1開始。但是，在完成分節后，進入到正文頁腳的編輯狀態會看到：

它顯示的仍然是大寫的羅馬數字I。為什么呢？ 因為如前所述，新建的節默認是”鏈接到前一條頁眉的“，即新建節的頁眉頁腳會自動繼承前一節的。這就明白了為什么這里會仍然顯示目錄中的頁碼格式。

所以，我們最先需要做的仍然是取消”鏈接到前一條頁眉“！

取消后，先把自動繼承的這個羅馬數字頁碼刪除，再重新設置正文所在節的頁碼格式：

然后再插入新頁碼

同樣地，我們這一節里再新增一頁（ctrl+enter），再設置偶數頁的頁腳即可。還是要注意先取消”鏈接到前一條頁眉“！

7.3 設置正文頁眉

按照上述方法設置好頁腳后，頁眉的設置也比較方便了。雙擊正文首頁（即奇數頁）的頁眉部分，進入編輯狀態， 先取消”鏈接到前一條頁眉“，然后在頁眉區域輸入第一章的標題：

然后再新建一頁（ctrl+enter），雙擊這新建頁（即偶數頁）的頁眉部分，進入編輯狀態，先取消”鏈接到前一條頁眉“，然后在頁眉區域輸入圖書名稱：

這時 正文部分已經有兩頁內容了，你可以隨便輸入一些文字 ，然后預覽一下吧！我僅帖出正文部分的預覽

這樣設置完成后，不管本節有多少頁，其頁眉頁腳均會按照目前的樣式顯示。另外，先設置頁眉還是先設置頁腳都無所謂，只要記得先取消”鏈接到前一條頁眉“即可。

這里僅設置了正文第一章的樣式，后續章節的樣式，可按照同樣的流程來設置，即：

1、在前一節的結尾插入一個奇數頁分節符，新建一個節，并在新節中再新增一頁（這樣新節就會有兩頁，一個奇數頁，一個偶數頁。如果頁面設置中還勾選了“首頁不同”，那么在這里還需要再新建一頁，那樣的本節的第一頁是首頁，本節的第二頁是第一個偶數頁，本節的第三頁是第一個奇數頁）

2、進入奇數頁的頁眉編輯狀態

3、取消”鏈接到前一條頁眉“

4、在奇數頁頁眉中輸入內容

5、進入奇數頁的頁腳編輯狀態

6、取消”鏈接到前一條頁眉“

7、在奇數頁頁腳中設置頁碼格式，并插入頁碼

8、再進入偶數頁的頁眉編輯狀態

9、可以不用取消偶數頁頁眉的”鏈接到前一條頁眉“【注意，因為格式要求正文中所有偶數頁的頁眉都是一樣的，即圖書名稱，所以當第一章的偶數頁眉設置好后，后續章的偶數頁頁眉可以不用取消”鏈接到前一條頁眉“，這樣后續章的偶數頁頁眉就會自動繼承前一章的偶數頁頁眉了，更省事了。如果格式中明確要求各章的偶數頁頁眉不相同，那么這里一定要取消”鏈接到前一條頁眉“】

10、在偶數頁頁眉中輸入內容

11、進入偶數頁的頁腳編輯狀態

12、取消”鏈接到前一條頁眉“

13、在偶數數頁頁腳中設置頁碼格式，并插入頁碼

其中2-7是設置奇數頁的頁眉和頁腳，8-13是設置偶數頁的頁眉和頁腳， 這兩部分的順序可以顛倒。

總結起來就是：如果相鄰兩部分的頁眉和頁腳不一樣，那么它們中間必需要分節（至于分節符的類型，可以根據具體要求來選擇），而且后續節的頁眉和頁腳不能”鏈接到前一條頁眉“；如果要求奇數頁和偶數頁頁眉頁腳不一樣，那么還需要來設置每一節的第一個奇數頁和第一個偶數頁；如果格式要求中明確了相鄰兩節的某一部分（頁眉或頁腳）相同，那么對應的位置就不用取消”鏈接到前一條頁眉“了。不同的要取消，相同的不取消。

7.4 設置正文內容的樣式

這個就比較容易實現了。我們只用輸入正文文字，將光標放到段落中（不用全選目標文字），在樣式工具箱或樣式窗格中點擊選擇對應的樣式名，即可實現調用樣式來修飾目標文本。我們需要設置正文中的級別標題、縮進正文、圖表標題等。

8 參考文獻

參考文獻可以純手工打造，但是十分費勁，既要調整格式，還要注意序號，更痛苦的是，一旦序號有增加或刪減，那么后序的序號必須一個一個手工來改。好在Word給我們提供了尾注功能，我們可以利用此功能實現制作參數文獻，無論你是在中間新增或是刪除尾注，序號會自動更新；更絕的是，如果你把帶有尾注的文本復制到另一個文本中，其所有的尾注信息都會復制過去，而且在目標文本中標注序號也會根據所處位置重新調整，與目標文本中已有的尾注序號保持一致。

8. 1 插入第一個尾注序號

先將光標定位到正文中需要插入參考文獻標注的位置，第一次插入時，需要點擊菜單”引用“中的”腳注“工作箱的小箭頭，彈出詳細的設置窗口

在窗口中，完成如圖所示的設置，點擊”插入“，即可在正文的光標處插入一個序號為1的上標，這就是自動生成的尾注標注序號。同時頁面跳轉到文檔的末尾，讓我們輸入具體的文獻引用信息，如圖。

正文中是這樣：

文檔末尾是這樣：

我們就在這里輸入引用信息即可。雙擊文檔末尾的這個”1“，可以跳轉到正文中標注1的位置；同樣地，雙擊正文中標注的上標”1“，可以跳轉到文檔末尾的”1“這里。

8.2 插入后續的尾注

完成第一個尾注的插入，當后續正文中要繼續插入新的尾注時，就不需要上一步的詳細設置了，只用直接點擊”腳注“工具箱中的”尾注“即可實現與”1“格式相同的尾注，序號為2，依此類推，可實現插入所有的尾注。

8.3 為尾注序號添加[ ]

經過上述步驟后，可以實現插入尾注序號，但是我們知道通常論文要求參考文獻標注序號是被一對中括號括起來的，在這里我們利用Word的查找替換功能實現。【注意：這部分工作一定要放到所有的參考文獻標注都確定不再修改以后再做，否則還會引起一些不便】

將光標放到正文中第一個尾注標注序號之前（一定要這樣，否則就不能全部替換！建議按下ctrl+home，將光標移到整個文檔的開頭處。），按下ctrl+h打開查找替換窗口，在”查找內容“的文本框中輸入"^e"【注：不含引號，意思是找到文中所有尾注信息】，在”替換為“的文本框中輸入"[^&]"【注：不含引號，即用一對中括號[ ]把查到的內容括起來】。確定即可。完成后的效果如下：

8.4 修改文檔末尾尾注序號的樣式

雖然到上一步你已經看到效果了，但是仔細觀察你會發現，文后的尾注序號也是上標形式的，還需要我們去掉上標樣式。方法是，全部選中文檔末尾的所有尾注信息，右鍵，字體，把”上標“前的復選框設置為未選中狀態，確定即可。下面是我修改后的樣式，你來比較一下吧，很明顯了。

8.5 刪除尾注分隔符及尾注延續分隔符

在進行上述操作的過程中，有一個問題肯定不停地在你腦子里閃過：文檔末尾尾注前有一條黑線，刪除不掉啊！

是的，我沒忘，接下來就講解怎樣刪除這條線——尾注分隔符。

1、切換到草稿視圖【注意：在2003和2007版本中，沒有草稿視圖，要切換到大綱視圖】

2、點擊”引用“菜單中的”腳注”工具箱中的“顯示備注”

3、在下方的“尾注”下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，就可以看到那條線了，在這里手工刪除它

4、再切換回頁面視圖【或普通視圖】，即可看到那條線沒有了！

那么“尾注延續分隔符”又是什么呢？

當文檔末尾的尾注數目較多，已經超過一頁時，后續頁的頂部就會出現一條長長的黑線，這就是“尾注延續分隔符”。刪除它的方法與上面講的刪除尾注分隔符的方法類似，只是在第3步的下拉菜單中不選“尾注分隔符”，而選“尾注延續分隔符”，然后再手工刪除它，切換回頁面視圖后就發現長黑線沒有了。

9、自動生成目錄

當內容全部確定后，就可以生成目錄了。目錄的內容是Word自動從文檔中抽取出那些帶有級別標題的段落來組成的。這也就回答了我們為什么一開始就要設置級別標題樣式。

具體的方法是：把光標放到需要插入目錄的位置（比如，我們之前制作的目錄那一頁），點擊菜單“引用”-“目錄”-“自定義目錄”，在彈出的窗口中，點擊“修改”按鈕，可以自定義各級標題在目錄中的樣式，當然你也可以使用系統默認的目錄樣式。設置好后點擊確定，即可看到自動生成的目錄了！

建議目錄的制作也要放到正文內容全部確定之后再做。在目錄已經確定的情況下，如果正文中與目錄有關的文本又需要調整，可以在已經生成的目錄上右鍵，更新域，來實現目錄的刷新。

10、結束語

這篇教程是我多年經驗的總結，當你看到這里時，相信你對Word長篇文檔排版已經有一個大體的認識了。我的經驗還告訴我，第一次看過教程后，很快就忘了，因為這個過程確實很復雜，需要我們注意的點太多，我們需要多操作，多琢磨，多總結，才能逐漸熟練掌握這種技能。要想不求人，就要多讀書！不謝！

總結

以上是生活随笔為你收集整理的word 2013 长篇文档排版案例教程的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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