以前看過一點關于時間管理的書，然后就用Outlook建立了自己的任務表，一直以為運轉得不錯，但幾天前偶爾看到了GTD(Get Things Done)相關的資料后，發現自己的行動指南只是小兒科，自己在執行計劃時的一些毛病在相關的書籍中都進行了深入剖析。我的iPhone已經入手了，開始一邊學習GTD，一邊在iPhone上使用omnifocus軟件進行任務安排，本貼將持續記錄我在GTD學習上的一些體會。

先談談以前用Outlook(不是Express)進行任務管理時的一些辦法：

(1)每年形成一個pst文件，單獨存放在個人目錄中，而不是系統目錄中，當然需要在outlook中進行少量設置即可。我是放置我的主目錄中的email文件夾下，從2002年一直堅持到現在，由于1年里的PST文件不會太大(郵件中太大的附件我都整理到個人目錄中了)，所以有時把3年的郵件都放在一起形成一個文件。這種管理的辦法是想查找以前的東西時總是能夠找到，當然得用outlook里的查找功能。但隨著時間的推移，內容相當龐大，沒有特殊的原因，很少會到以前的郵件中查找一些東西。另外單位的即時通普及，大家都變成了急性子，不管大事小事、急事緩事，一律從即時通里呼你，把你從工作狀態中打斷，很多人郵件用得也越來越少，再加上單位更換郵件服務器，還有超級強大的郵件過濾功能(外網的很多郵件都收不到)，本單位的郵箱大家竟然都不敢用，直到2011年中石化的統一郵件服務器弄得比較穩定之后，郵件體系才有點進入正軌。

(2)用Outlook中的首頁設置來提醒待辦的事項，首頁里面分為三欄，有日歷、任務和郵件，這樣一些主要的任務安排都在這里可以提醒。

(3)日歷中放入一些不需要提前準備的日程安排，比如參加某個會議、婚禮等等

(4)任務中加上一些事項，把日期限制輸入進去，如果感覺比較重要的就弄成“高”優先級，不太重要的就弄成“低”優先級。一直感覺這里是最應該改進了，有些項能夠放在這里長達1年，由于優先級太低，一直不愿意去處理它。

(5)收到一些需要處理的郵件，就在郵件后面打上一個標記，這樣在“標有后續標志的郵件”那一欄中就會有一個數字，告訴你還有郵件等待回復。

(6)一些雜事，就用便箋記錄下來，那個便箋不好用的地方在于：必須時刻開著outlook，否則放在桌面上的便箋也就看不到了。

(7)聯系人也全部在outlook里管理，以前用Windows Mobile的手機時，同步還是挺方便的，隨著一段時間的運行，手機上的聯系人也就與電腦里的聯系人不一致了，畢竟來說手機上的號碼信息還是準確的。換成酷派的D539后，死活在我的機器上裝不上驅動(Windows 7的64位版本)，也就不想在單位進行同步了，只能用我的筆記本電腦把號碼同步了一遍。

(8)個人文件管理，是在D盤建一個主目錄，把郵件、項目、私人、電子書、培訓、游戲、外部資料、工具軟件、源代碼等分別建立子文件夾進行管理，隨著時間的推移，經常一些資料不知道放在哪個文件夾下，就用按時間順序建了幾個文件夾，這樣把這些文件也有個地方存放了，文件名一般都設置的比較詳細一些，把一些關鍵字放在文件名中，再配合everything這款軟件，在幾秒內就能把需要的文檔找到！為了能使用everything軟件，在裝系統時，把D盤格式化成NTFS系統，以前也用過什么google桌面之類的軟件，但總是感覺不如這個everything方便，畢竟把文件名管理清楚了，找文件時才能快速高效。

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開始我的GTD正題：

據說GTD的實踐要1年以上才會有些感覺，我是用GTD+iPhone+Omnifocus一起實踐，看看能不能較快的理解GTD的理念。

(1)入門、買書

先從京東商城把紙質的書訂上一本再說，雖然網上找到了DOC和PDF格式的電子書，但放在iPhone或iPad上看總是不爽，還是拿本紙質書在上面亂畫比較過癮！

書還沒到的時候，先從電子版和網上了解了一些大概，從善用佳軟網站上看到這篇GTD精義感覺寫得還不錯，略過其中的toodledo、ALTrun等軟件實踐的介紹，對GTD的一些主要過程都進行了提煉，而且寫此文的人一看就是對GTD很有實踐的人。

還有網上這篇博文《加速你的工作-介紹GTD》，也介紹了一些核心流程，對我更有啟發的應該是博主對一個讀者留言的回復，如下：

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阿企2009/01/19 at 13:01#?

雖然我也很喜歡gtd，但是不得不說，這些理論最重要的是執行，有了執行力、意志力，gtd理論并不需要太多，人做事情都有一個計劃、組織、執行、反思回顧的過程，但動力因素卻不是gtd能提供的，很遺憾……

xiaoxiao2009/01/19 at 13:25#

其實這事還是挺有意思的。 比如動力因素從哪里來，我從實際的運用上來看是相互的，在我發現我的工作越來越多，不能解決的時候，我來尋找好方法，這個時候就找到了GTD。

在經過一個運用GTD的時間段后，我發現很多事情都在掌握中、計劃中(所有的事情都在記錄中)，你做的事情就會自然得到肯定，可能是來自于人、也可能來自于其它方面的肯定，當然我指的是在做幾個回顧和改進后得到的肯定，動力很大有一部分來自這里。反過來看，動力的激勵又會促使你不斷改進你的GTD系統。GTD是一種時間管理方法，動力的來源最終是靠自己啦。

前面有提到有更為明確的人生目標，我想應該在一個長時間的GTD應用上看得到，比如在項目中，能夠在回顧的時候看到自己的不足，在做一步準備的時候，就把這個不足點做為一個“項目”，不斷的調整，最終應該會找到一個適合自己的目標。

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(2)收集Collect

這一章比較好理解，在omnifocus上的工具欄上直接可以點擊最右下角倒數第2個小盒子形狀的圖標，進行信息的收集工作，按照通常的說法，收集工作能在5秒內啟動，試了試打開iphone,slide解鎖，啟動omnifocus，絕對用不了5秒，就是輸入漢字的速度慢了點，雖然omnifocus提供了附上語音的功能，但聽說整理語音還要消耗大量的時間，總的來說并不合算，所以我還是堅持在iphone上打字。

2011年6月30日，從京東商城買的書到貨了，3天內全部快速閱讀了一遍，開始準備這個收集實踐。原文作者推薦準備2天的時間來專門進行收集工作，我雖然不是什么多忙的人，但想找到2天沒有打擾的時間還真不容易，一直到了周一下午，感覺沒有什么急事就開始了我的收集工作。原文作者推薦準備幾個收集籃，我也沒有什么太充分的準備，就用一張白紙打印出4個方框，先把辦公桌面收集一遍，然后就把整個桌面當作收集籃了，一些比較多的文檔或厚材料，就在白紙上的一個方框內記上幾行字，桌面、桌下小抽屜、右側抽屜、光盤盒、右側桌子、右側桌子上的文件盒、背后的柜子，一陣子忙碌，收拾出來了好多垃圾(用碎紙機碎掉了3筐紙)，扔掉了一堆N年前保留的材料(老掉牙技術的筆記、一些陳舊項目的會議記錄、一些成果報告、一些榮譽證書的封皮等等)，在收集身后的柜子時發現自己好像進入到了一種收拾東西的狀態(這種情況作者也在文中專門強調過，如果空余時間很長，想怎么整理就怎么整理，干凈一些也是好事，但我的時間就這一下午)，這種狀態的一種表現形式就是很長時間沒有向收集藍內放入東西，意識到這點后我抓緊讓自己從收拾東西的狀態中脫離，總共4個柜子，弄了2個柜子后，發現另外2個柜子中沒有什么對我下步工作或生活有啟發的內容，就加快了收集的速度。所以這些以實物形式存在的東西收集完成后，按照書上給的檢查表又快速回憶了一些事項，全部收集起來，在收集過程中，發現這些事情確實踴躍性非常強，一會兒是工作上的事，一會兒是生活中的小事，還想起來要幫媳婦刻錄一張音樂CD放在車上聽，最后終于在6點前完成了收集過程，總共用了不到4個小時，中間同事有過短暫的干擾，我快速記在收集籃中，繼續我的收集過程，發現養成這種習慣確實不錯，可以讓自己能夠在打斷后快速回到原來的狀態，經過這不到4小時的收集再加上幾天中零星的收集，竟然得到了160多個動作(Action)。

(3)整理Process

這一步翻譯成加工、處理好像意思不太明確，這一步的主要任務就是將每個工作歸屬在不同的項目(Project)中，并安排不同的Context(有些書上將Context翻譯成語境，OmniFocus中翻譯成上下文，我一直不喜歡這么專業的術語)，在OmniFocus中如果只安排了Context而沒有指定項目，此動作就會自動加入到一個雜項(Miscellaneous)這樣一個項目中，而我把這個項目的名字改為“雜項(單一動作)”，實際上這個項目的準確意思是SingleActions，這類動作一般都執行起來比較簡單，不會再分解為一個一個小步驟，比如生活中像買東西、理發這類的雜事等等。

如果安排了項目但是沒有指定上下文信息時，當前這一點還不太了解。

一個action中的project或context設置了之后，該動作就會從inbox中消失，而要從項目和上下文的清單中找到該項。

在整理過程中，需要注意幾點：1)從頭到尾，不避不拖。既然開始整理了，就從Inbox的清單里從上到下一個一個思考歸類，很快這些條目都會被歸類的，就不用再從這里挑來挑去地了；2)一次一事，集中精力，排除雜念。看到Inbox中的一條Stuff，把自己的思緒集中起來，看看這個事情倒底是項目，還是動作，還是可以馬上采取行動的事項，再歸到不同的情境中去。后來看到國外的一個微博上提到“Be Present”的方法，可以讓人集中精力，盡量不受其它事項的干擾。3)預留時間，進行整理也是需要花時間的，思考下一步的行動需要行動，執行完2分鐘的事項也需要時間，每天找出空余的時間來盡快把Inbox清空，心中就不再有牽掛了。

(4)組織organize

在omnifocus中并沒有明確地將process和organize二步分開，實際上這二步做完后應該分為下面幾個類別：
1)垃圾，當然就直接刪除了，在OF中刪除并不是勾上那個復選框，而是選按右上角的”編輯“按鈕，然后在某項中執行刪除操作。
2)下一步也許/可能：我是將這類材料指定一個將來的開始時間，曾經想把這類材料建一個單獨的項目，叫做“將來、也許”，但后來使用時發現這類文件夾，一直出現在項目清單中，干擾了我的思維，這類東西本來應該是從大腦中解放出來的，只在回顧時再瀏覽的，希望這個事在一個月或幾個月這后再提醒你，所以我認為設置一個將來的“開始時間”應該是不個不錯的辦法。

從大腦中清除出去，心如止水，把這些動作經過了合理的整理和組織之后，才能達到上面的狀態，我曾經在心里一直裝著一個重要的項目，但發現在項目和上下文等地方并沒有排在較高的優先級。關于組織中Folder, project, action group, action的層次關系后面再寫。

3)參考資料：這類材料當前不知道是不是理想的解決辦法，我把這類資料按照一個項目來組織，可能這種東西應該放在電腦的某個文件夾中歸檔就行了。

4)委托，在上下文中有一種“等待”狀態，將一個動作放在這個上下文中就可以了。對于上下文有三種狀態，active , on hold, dropped。等待狀態就是on hold。
5)defer, 與將來也許有沖突？如何區分？現在還在學習中。
6)2分鐘事項，這種動作已經做完了就不用輸入到OF中記錄了。

(5)執行Do

Imperfect action is better than perfect inaction!

Just Do It!

不管如何分類、如何計劃，抓緊行動起來吧！只要項目開始啟動，總會一步一步推動它前進的。這也是前面一直提到的找到Next Action的真諦所在，哪怕是打個電話，也能推動事情的進展。

(6)Review每周回顧

每周對事情進行回顧，重新梳理是非常重要的。這時，感覺在iPhone上對著小屏幕就相當不方便了，打字速度也跟不上思路。所以我在Mac虛擬機里安裝上Omnifocus的Mac版本，這時同步功能發揮了相當在的作用，推薦一個同步網站www.spootnik.net，這個網站對于omnifocus提供免費的同步支持，以前找了好幾個網站不是對Webdav支持功能不全，就是1個月后要收費(2012年8月24日，使用omnigroup公司自己提供的免費同步服務，好像比spootnik要快一些)。現在在進行每周回顧時，找一段不受打擾的時間，沖上一杯咖啡，關掉即時通、qq、瀏覽器等等干擾的軟件，坐在桌子前把omnifocus打開，逐個審視各個事項的完成情況，對個人目標的影響，與自己的心靈對話，感覺是相當不錯。只是對omnifocus用得不熟，但比在iPhone上操作還是快了N倍。

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作者：毒龍的程序人生{speeding} (http://www.cnblogs.com/speeding/)
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總結

以上是生活随笔為你收集整理的用iPhone打造个人的GTD(Get Things Done)实践的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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