用iPhone打造个人的GTD(Get Things Done)实践
以前看過(guò)一點(diǎn)關(guān)于時(shí)間管理的書，然后就用Outlook建立了自己的任務(wù)表，一直以為運(yùn)轉(zhuǎn)得不錯(cuò)，但幾天前偶爾看到了GTD(Get Things Done)相關(guān)的資料后，發(fā)現(xiàn)自己的行動(dòng)指南只是小兒科，自己在執(zhí)行計(jì)劃時(shí)的一些毛病在相關(guān)的書籍中都進(jìn)行了深入剖析。我的iPhone已經(jīng)入手了，開(kāi)始一邊學(xué)習(xí)GTD，一邊在iPhone上使用omnifocus軟件進(jìn)行任務(wù)安排，本貼將持續(xù)記錄我在GTD學(xué)習(xí)上的一些體會(huì)。
先談?wù)勔郧坝肙utlook(不是Express)進(jìn)行任務(wù)管理時(shí)的一些辦法：
(1)每年形成一個(gè)pst文件，單獨(dú)存放在個(gè)人目錄中，而不是系統(tǒng)目錄中，當(dāng)然需要在outlook中進(jìn)行少量設(shè)置即可。我是放置我的主目錄中的email文件夾下，從2002年一直堅(jiān)持到現(xiàn)在，由于1年里的PST文件不會(huì)太大(郵件中太大的附件我都整理到個(gè)人目錄中了)，所以有時(shí)把3年的郵件都放在一起形成一個(gè)文件。這種管理的辦法是想查找以前的東西時(shí)總是能夠找到，當(dāng)然得用outlook里的查找功能。但隨著時(shí)間的推移，內(nèi)容相當(dāng)龐大，沒(méi)有特殊的原因，很少會(huì)到以前的郵件中查找一些東西。另外單位的即時(shí)通普及，大家都變成了急性子，不管大事小事、急事緩事，一律從即時(shí)通里呼你，把你從工作狀態(tài)中打斷，很多人郵件用得也越來(lái)越少，再加上單位更換郵件服務(wù)器，還有超級(jí)強(qiáng)大的郵件過(guò)濾功能(外網(wǎng)的很多郵件都收不到)，本單位的郵箱大家竟然都不敢用，直到2011年中石化的統(tǒng)一郵件服務(wù)器弄得比較穩(wěn)定之后，郵件體系才有點(diǎn)進(jìn)入正軌。
(2)用Outlook中的首頁(yè)設(shè)置來(lái)提醒待辦的事項(xiàng)，首頁(yè)里面分為三欄，有日歷、任務(wù)和郵件，這樣一些主要的任務(wù)安排都在這里可以提醒。
(3)日歷中放入一些不需要提前準(zhǔn)備的日程安排，比如參加某個(gè)會(huì)議、婚禮等等
(4)任務(wù)中加上一些事項(xiàng)，把日期限制輸入進(jìn)去，如果感覺(jué)比較重要的就弄成“高”優(yōu)先級(jí)，不太重要的就弄成“低”優(yōu)先級(jí)。一直感覺(jué)這里是最應(yīng)該改進(jìn)了，有些項(xiàng)能夠放在這里長(zhǎng)達(dá)1年，由于優(yōu)先級(jí)太低，一直不愿意去處理它。
(5)收到一些需要處理的郵件，就在郵件后面打上一個(gè)標(biāo)記，這樣在“標(biāo)有后續(xù)標(biāo)志的郵件”那一欄中就會(huì)有一個(gè)數(shù)字，告訴你還有郵件等待回復(fù)。
(6)一些雜事，就用便箋記錄下來(lái)，那個(gè)便箋不好用的地方在于：必須時(shí)刻開(kāi)著outlook，否則放在桌面上的便箋也就看不到了。
(7)聯(lián)系人也全部在outlook里管理，以前用Windows Mobile的手機(jī)時(shí)，同步還是挺方便的，隨著一段時(shí)間的運(yùn)行，手機(jī)上的聯(lián)系人也就與電腦里的聯(lián)系人不一致了，畢竟來(lái)說(shuō)手機(jī)上的號(hào)碼信息還是準(zhǔn)確的。換成酷派的D539后，死活在我的機(jī)器上裝不上驅(qū)動(dòng)(Windows 7的64位版本)，也就不想在單位進(jìn)行同步了，只能用我的筆記本電腦把號(hào)碼同步了一遍。
(8)個(gè)人文件管理，是在D盤建一個(gè)主目錄，把郵件、項(xiàng)目、私人、電子書、培訓(xùn)、游戲、外部資料、工具軟件、源代碼等分別建立子文件夾進(jìn)行管理，隨著時(shí)間的推移，經(jīng)常一些資料不知道放在哪個(gè)文件夾下，就用按時(shí)間順序建了幾個(gè)文件夾，這樣把這些文件也有個(gè)地方存放了，文件名一般都設(shè)置的比較詳細(xì)一些，把一些關(guān)鍵字放在文件名中，再配合everything這款軟件，在幾秒內(nèi)就能把需要的文檔找到！為了能使用everything軟件，在裝系統(tǒng)時(shí)，把D盤格式化成NTFS系統(tǒng)，以前也用過(guò)什么google桌面之類的軟件，但總是感覺(jué)不如這個(gè)everything方便，畢竟把文件名管理清楚了，找文件時(shí)才能快速高效。
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開(kāi)始我的GTD正題：
據(jù)說(shuō)GTD的實(shí)踐要1年以上才會(huì)有些感覺(jué)，我是用GTD+iPhone+Omnifocus一起實(shí)踐，看看能不能較快的理解GTD的理念。
(1)入門、買書
先從京東商城把紙質(zhì)的書訂上一本再說(shuō)，雖然網(wǎng)上找到了DOC和PDF格式的電子書，但放在iPhone或iPad上看總是不爽，還是拿本紙質(zhì)書在上面亂畫比較過(guò)癮！
書還沒(méi)到的時(shí)候，先從電子版和網(wǎng)上了解了一些大概，從善用佳軟網(wǎng)站上看到這篇GTD精義感覺(jué)寫得還不錯(cuò)，略過(guò)其中的toodledo、ALTrun等軟件實(shí)踐的介紹，對(duì)GTD的一些主要過(guò)程都進(jìn)行了提煉，而且寫此文的人一看就是對(duì)GTD很有實(shí)踐的人。
還有網(wǎng)上這篇博文《加速你的工作-介紹GTD》，也介紹了一些核心流程，對(duì)我更有啟發(fā)的應(yīng)該是博主對(duì)一個(gè)讀者留言的回復(fù)，如下：
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阿企2009/01/19 at 13:01#?雖然我也很喜歡gtd，但是不得不說(shuō)，這些理論最重要的是執(zhí)行，有了執(zhí)行力、意志力，gtd理論并不需要太多，人做事情都有一個(gè)計(jì)劃、組織、執(zhí)行、反思回顧的過(guò)程，但動(dòng)力因素卻不是gtd能提供的，很遺憾……
xiaoxiao2009/01/19 at 13:25#其實(shí)這事還是挺有意思的。 比如動(dòng)力因素從哪里來(lái)，我從實(shí)際的運(yùn)用上來(lái)看是相互的，在我發(fā)現(xiàn)我的工作越來(lái)越多，不能解決的時(shí)候，我來(lái)尋找好方法，這個(gè)時(shí)候就找到了GTD。
在經(jīng)過(guò)一個(gè)運(yùn)用GTD的時(shí)間段后，我發(fā)現(xiàn)很多事情都在掌握中、計(jì)劃中(所有的事情都在記錄中)，你做的事情就會(huì)自然得到肯定，可能是來(lái)自于人、也可能來(lái)自于其它方面的肯定，當(dāng)然我指的是在做幾個(gè)回顧和改進(jìn)后得到的肯定，動(dòng)力很大有一部分來(lái)自這里。反過(guò)來(lái)看，動(dòng)力的激勵(lì)又會(huì)促使你不斷改進(jìn)你的GTD系統(tǒng)。GTD是一種時(shí)間管理方法，動(dòng)力的來(lái)源最終是靠自己啦。
前面有提到有更為明確的人生目標(biāo)，我想應(yīng)該在一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間的GTD應(yīng)用上看得到，比如在項(xiàng)目中，能夠在回顧的時(shí)候看到自己的不足，在做一步準(zhǔn)備的時(shí)候，就把這個(gè)不足點(diǎn)做為一個(gè)“項(xiàng)目”，不斷的調(diào)整，最終應(yīng)該會(huì)找到一個(gè)適合自己的目標(biāo)。
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(2)收集Collect
這一章比較好理解，在omnifocus上的工具欄上直接可以點(diǎn)擊最右下角倒數(shù)第2個(gè)小盒子形狀的圖標(biāo)，進(jìn)行信息的收集工作，按照通常的說(shuō)法，收集工作能在5秒內(nèi)啟動(dòng)，試了試打開(kāi)iphone,slide解鎖，啟動(dòng)omnifocus，絕對(duì)用不了5秒，就是輸入漢字的速度慢了點(diǎn)，雖然omnifocus提供了附上語(yǔ)音的功能，但聽(tīng)說(shuō)整理語(yǔ)音還要消耗大量的時(shí)間，總的來(lái)說(shuō)并不合算，所以我還是堅(jiān)持在iphone上打字。
2011年6月30日，從京東商城買的書到貨了，3天內(nèi)全部快速閱讀了一遍，開(kāi)始準(zhǔn)備這個(gè)收集實(shí)踐。原文作者推薦準(zhǔn)備2天的時(shí)間來(lái)專門進(jìn)行收集工作，我雖然不是什么多忙的人，但想找到2天沒(méi)有打擾的時(shí)間還真不容易，一直到了周一下午，感覺(jué)沒(méi)有什么急事就開(kāi)始了我的收集工作。原文作者推薦準(zhǔn)備幾個(gè)收集籃，我也沒(méi)有什么太充分的準(zhǔn)備，就用一張白紙打印出4個(gè)方框，先把辦公桌面收集一遍，然后就把整個(gè)桌面當(dāng)作收集籃了，一些比較多的文檔或厚材料，就在白紙上的一個(gè)方框內(nèi)記上幾行字，桌面、桌下小抽屜、右側(cè)抽屜、光盤盒、右側(cè)桌子、右側(cè)桌子上的文件盒、背后的柜子，一陣子忙碌，收拾出來(lái)了好多垃圾(用碎紙機(jī)碎掉了3筐紙)，扔掉了一堆N年前保留的材料(老掉牙技術(shù)的筆記、一些陳舊項(xiàng)目的會(huì)議記錄、一些成果報(bào)告、一些榮譽(yù)證書的封皮等等)，在收集身后的柜子時(shí)發(fā)現(xiàn)自己好像進(jìn)入到了一種收拾東西的狀態(tài)(這種情況作者也在文中專門強(qiáng)調(diào)過(guò)，如果空余時(shí)間很長(zhǎng)，想怎么整理就怎么整理，干凈一些也是好事，但我的時(shí)間就這一下午)，這種狀態(tài)的一種表現(xiàn)形式就是很長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有向收集藍(lán)內(nèi)放入東西，意識(shí)到這點(diǎn)后我抓緊讓自己從收拾東西的狀態(tài)中脫離，總共4個(gè)柜子，弄了2個(gè)柜子后，發(fā)現(xiàn)另外2個(gè)柜子中沒(méi)有什么對(duì)我下步工作或生活有啟發(fā)的內(nèi)容，就加快了收集的速度。所以這些以實(shí)物形式存在的東西收集完成后，按照書上給的檢查表又快速回憶了一些事項(xiàng)，全部收集起來(lái)，在收集過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)這些事情確實(shí)踴躍性非常強(qiáng)，一會(huì)兒是工作上的事，一會(huì)兒是生活中的小事，還想起來(lái)要幫媳婦刻錄一張音樂(lè)CD放在車上聽(tīng)，最后終于在6點(diǎn)前完成了收集過(guò)程，總共用了不到4個(gè)小時(shí)，中間同事有過(guò)短暫的干擾，我快速記在收集籃中，繼續(xù)我的收集過(guò)程，發(fā)現(xiàn)養(yǎng)成這種習(xí)慣確實(shí)不錯(cuò)，可以讓自己能夠在打斷后快速回到原來(lái)的狀態(tài)，經(jīng)過(guò)這不到4小時(shí)的收集再加上幾天中零星的收集，竟然得到了160多個(gè)動(dòng)作(Action)。
(3)整理Process
這一步翻譯成加工、處理好像意思不太明確，這一步的主要任務(wù)就是將每個(gè)工作歸屬在不同的項(xiàng)目(Project)中，并安排不同的Context(有些書上將Context翻譯成語(yǔ)境，OmniFocus中翻譯成上下文，我一直不喜歡這么專業(yè)的術(shù)語(yǔ))，在OmniFocus中如果只安排了Context而沒(méi)有指定項(xiàng)目，此動(dòng)作就會(huì)自動(dòng)加入到一個(gè)雜項(xiàng)(Miscellaneous)這樣一個(gè)項(xiàng)目中，而我把這個(gè)項(xiàng)目的名字改為“雜項(xiàng)(單一動(dòng)作)”，實(shí)際上這個(gè)項(xiàng)目的準(zhǔn)確意思是SingleActions，這類動(dòng)作一般都執(zhí)行起來(lái)比較簡(jiǎn)單，不會(huì)再分解為一個(gè)一個(gè)小步驟，比如生活中像買東西、理發(fā)這類的雜事等等。
如果安排了項(xiàng)目但是沒(méi)有指定上下文信息時(shí)，當(dāng)前這一點(diǎn)還不太了解。
一個(gè)action中的project或context設(shè)置了之后，該動(dòng)作就會(huì)從inbox中消失，而要從項(xiàng)目和上下文的清單中找到該項(xiàng)。
在整理過(guò)程中，需要注意幾點(diǎn)：1)從頭到尾，不避不拖。既然開(kāi)始整理了，就從Inbox的清單里從上到下一個(gè)一個(gè)思考?xì)w類，很快這些條目都會(huì)被歸類的，就不用再?gòu)倪@里挑來(lái)挑去地了；2)一次一事，集中精力，排除雜念。看到Inbox中的一條Stuff，把自己的思緒集中起來(lái)，看看這個(gè)事情倒底是項(xiàng)目，還是動(dòng)作，還是可以馬上采取行動(dòng)的事項(xiàng)，再歸到不同的情境中去。后來(lái)看到國(guó)外的一個(gè)微博上提到“Be Present”的方法，可以讓人集中精力，盡量不受其它事項(xiàng)的干擾。3)預(yù)留時(shí)間，進(jìn)行整理也是需要花時(shí)間的，思考下一步的行動(dòng)需要行動(dòng)，執(zhí)行完2分鐘的事項(xiàng)也需要時(shí)間，每天找出空余的時(shí)間來(lái)盡快把Inbox清空，心中就不再有牽掛了。
(4)組織organize
在omnifocus中并沒(méi)有明確地將process和organize二步分開(kāi)，實(shí)際上這二步做完后應(yīng)該分為下面幾個(gè)類別：
1)垃圾，當(dāng)然就直接刪除了，在OF中刪除并不是勾上那個(gè)復(fù)選框，而是選按右上角的”編輯“按鈕，然后在某項(xiàng)中執(zhí)行刪除操作。
2)下一步也許/可能：我是將這類材料指定一個(gè)將來(lái)的開(kāi)始時(shí)間，曾經(jīng)想把這類材料建一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目，叫做“將來(lái)、也許”，但后來(lái)使用時(shí)發(fā)現(xiàn)這類文件夾，一直出現(xiàn)在項(xiàng)目清單中，干擾了我的思維，這類東西本來(lái)應(yīng)該是從大腦中解放出來(lái)的，只在回顧時(shí)再瀏覽的，希望這個(gè)事在一個(gè)月或幾個(gè)月這后再提醒你，所以我認(rèn)為設(shè)置一個(gè)將來(lái)的“開(kāi)始時(shí)間”應(yīng)該是不個(gè)不錯(cuò)的辦法。
從大腦中清除出去，心如止水，把這些動(dòng)作經(jīng)過(guò)了合理的整理和組織之后，才能達(dá)到上面的狀態(tài)，我曾經(jīng)在心里一直裝著一個(gè)重要的項(xiàng)目，但發(fā)現(xiàn)在項(xiàng)目和上下文等地方并沒(méi)有排在較高的優(yōu)先級(jí)。關(guān)于組織中Folder, project, action group, action的層次關(guān)系后面再寫。
3)參考資料：這類材料當(dāng)前不知道是不是理想的解決辦法，我把這類資料按照一個(gè)項(xiàng)目來(lái)組織，可能這種東西應(yīng)該放在電腦的某個(gè)文件夾中歸檔就行了。
4)委托，在上下文中有一種“等待”狀態(tài)，將一個(gè)動(dòng)作放在這個(gè)上下文中就可以了。對(duì)于上下文有三種狀態(tài)，active , on hold, dropped。等待狀態(tài)就是on hold。
5)defer, 與將來(lái)也許有沖突？如何區(qū)分？現(xiàn)在還在學(xué)習(xí)中。
6)2分鐘事項(xiàng)，這種動(dòng)作已經(jīng)做完了就不用輸入到OF中記錄了。
(5)執(zhí)行Do
Imperfect action is better than perfect inaction!
Just Do It!
不管如何分類、如何計(jì)劃，抓緊行動(dòng)起來(lái)吧！只要項(xiàng)目開(kāi)始啟動(dòng)，總會(huì)一步一步推動(dòng)它前進(jìn)的。這也是前面一直提到的找到Next Action的真諦所在，哪怕是打個(gè)電話，也能推動(dòng)事情的進(jìn)展。
(6)Review每周回顧
每周對(duì)事情進(jìn)行回顧，重新梳理是非常重要的。這時(shí)，感覺(jué)在iPhone上對(duì)著小屏幕就相當(dāng)不方便了，打字速度也跟不上思路。所以我在Mac虛擬機(jī)里安裝上Omnifocus的Mac版本，這時(shí)同步功能發(fā)揮了相當(dāng)在的作用，推薦一個(gè)同步網(wǎng)站www.spootnik.net，這個(gè)網(wǎng)站對(duì)于omnifocus提供免費(fèi)的同步支持，以前找了好幾個(gè)網(wǎng)站不是對(duì)Webdav支持功能不全，就是1個(gè)月后要收費(fèi)(2012年8月24日，使用omnigroup公司自己提供的免費(fèi)同步服務(wù)，好像比spootnik要快一些)。現(xiàn)在在進(jìn)行每周回顧時(shí)，找一段不受打擾的時(shí)間，沖上一杯咖啡，關(guān)掉即時(shí)通、qq、瀏覽器等等干擾的軟件，坐在桌子前把omnifocus打開(kāi)，逐個(gè)審視各個(gè)事項(xiàng)的完成情況，對(duì)個(gè)人目標(biāo)的影響，與自己的心靈對(duì)話，感覺(jué)是相當(dāng)不錯(cuò)。只是對(duì)omnifocus用得不熟，但比在iPhone上操作還是快了N倍。
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作者：毒龍的程序人生{speeding} (http://www.cnblogs.com/speeding/)
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總結(jié)
以上是生活随笔為你收集整理的用iPhone打造个人的GTD(Get Things Done)实践的全部?jī)?nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問(wèn)題。
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