Word之邮件合并基础教程
一、基本概念和功能
“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。具體地說，就是在郵件文檔（主文檔）的固定內容中，合并與發送信息相關的一組通信資料（數據源：如Excel表、Access數據表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率。
“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外，還可以輕松地批量制作標簽、工資條、成績單等。
二、適用范圍
需要制作的數量比較大且文檔內容可分為固定不變的部分和變化的部分（比如打印信封，寄信人信息是固定不變的，而收信人信息是變化的部分），變化的內容來自數據表中含有標題行的數據記錄表。
三、基本的合并過程
?? 郵件合并的基本過程包括三個步驟，只要理解了這些過程，就可以得心應手地利用郵件合并來完成批量作業。
1、建立主文檔
主文檔是指郵件合并內容的固定不變的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文檔的過程就和平時新建一個Word文檔一模一樣，在進行郵件合并之前它只是一個普通的文檔。唯一不同的是，如果你正在為郵件合并創建一個主文檔，你可能需要花點心思考慮一下，這份文檔要如何寫才能與數據源更完美地結合，滿足你的要求（最基本的一點，就是在合適的位置留下數據填充的空間）；另一方面，寫主文檔的時候也可以反過來提醒你，是否需要對數據源的信息進行必要的修改，以符合書信寫作的習慣。
2、準備數據源
??? 數據源就是數據記錄表，其中包含著相關的字段和記錄內容。一般情況下，我們考慮使用郵件合并來提高效率正是因為我們手上已經有了相關的數據源，如Excel表格、Outlook聯系人或Access數據庫。如果沒有現成的，我們也可以重新建立一個數據源。
??? 需要特別提醒的是，在實際工作中，我們可能會在Excel表格中加一行標題。如果要用為數據源，應該先將其刪除，得到以標題行（字段名）開始的一張Excel表格，因為我們將使用這些字段名來引用數據表中的記錄。
3、將數據源合并到主文檔中
利用郵件合并工具，我們可以將數據源合并到主文檔中，得到我們的目標文檔。合并完成的文檔的份數取決于數據表中記錄的條數。
四、應用示例
?? 下面我們將通過幾個實例來實踐一下郵件合并的操作。這里假設的環境是Office 2003，如果使用的是更早的版本，在界面上會有所差別。
1、信函合并
出于個人信息的保密需要，我們經常需要給一組聯系人各發一封內容大致相同而稱呼與關鍵信息不同的信函。一種做法是打印出模板，然后手填有區別的信息。但是，我們可以做得更完美一些，使這些信函看起來像是專門為某個人寫的，而不會看起來明顯是一批類似信函中的一份。郵件合并可以幫我們輕松實現這個愿望。
舉個例子，春節將至，人力資源部接到一個指令，要求給所有已經接受錄用通知的新聘教師發出新年的問候。
（1）主文檔（見下文下劃線部分），書名號內為變化的信息，將被數據表中的相關字段代替。
尊敬的《姓名和稱呼》：
值此新春之際，謹代表人力資源部及學院全體同仁，向您致以誠摯的問候，祝您新年快樂，萬事如意！
非常感謝您接受我院《系部》《職稱》崗位，相信您的加盟將會對我院師資隊伍建設大有幫助！嘉庚學院作為一所飛速發展中的學校，也必將為您提供事業發展的廣闊舞臺。
如果您有任何疑問，歡迎隨時與我們保持聯系：聯系電話為0596-6288506或0596-6288411，電子信箱為tkkhr@xujc.com。
期待我們正式成為同事的一天，相信這是您正確的選擇，也是我們學院正確的選擇。
?
此致
?
敬禮
?
廈門大學嘉庚學院人力資源部
2006年1月24日
??? （2）準備數據源
??? 我們有一份現成的數據表，即當前新聘教師信息的匯總表。其中包括姓名、性別、系部、職稱、答復情況、電子信箱聯系方式等必要的信息。根據需求，我們對這個數據表另存一份備份，對將其中多余的字段刪除，并把性別一欄的“男”、“女”分別替換為“先生”、“女士”。
??? （3）將數據源合并到主文檔中
??? 打開主文檔，點擊菜單欄的工具->信函與郵件->郵件合并，在Word工作區的右側將會出現郵件合并的任務窗格。它將引導我們一步一步、輕松地完成郵件合并。在同一個菜單，我們還可以選擇顯示郵件合并工具欄，方便操作。
??? ①首先需要選擇文檔的類型，使用默認的“信函”即可，之后在任務窗格的下方點擊“下一步：正在啟動文檔”；
??? ②由于主文檔已經打開，選擇“使用當前文檔”作為開始文檔即可，進入下一步；
??? ③選擇收件人，即找到數據源。我們使用的是現成的數據表，選擇“使用現有列表”，并點擊下方的“瀏覽”，選擇數據表所在位置并將其打開（如果工作簿中有多個工作表，選擇數據所在的工作表并將其打開）。在隨后彈出的“郵件合并收件人”對話框中，我們可以對數據表中的數據進行篩選和排序，具體操作方法與Excel表格類似，這里不贅述。在這個例子中，我們對“答復情況”這個字段進行篩選，只選擇其值為“接受”的。當然，我們也可以在準備數據源的過程中直接完成這一步，將多余的記錄刪除。相應地，篩選之后得到的信函的份數將是篩選結果的記錄條數，而不再是整個表的記錄條數。完成之后進入下一步；
??? ④撰寫信函，這是最關鍵的一步。這時任務窗格上顯示了“地址塊”、“問候語”、“電子郵政”和“其他項目”四個選項。前三個的用途就如他們的名字一樣顯而易見，是我們常用到的一些文檔規范，我們可以將我們自己的數據源中的某個字段映射到標準庫中的某個字段，從而實現自動按規范進行設置。不過，更靈活的做法是當然是自己進行編排。在這個例子中，我們選擇的就是“其他項目”。
??? 選中主文檔中將要被替換的部分，將其刪除。點擊任務窗格的“其他項目”，在彈出的“插入合并域”對話框中，選擇“姓名”這個字段，并選擇“插入”，繼續選擇“性別”這個字段并插入。重復這些步驟，將“系部”和“職稱”的信息填入。我們可以看到，合并之后的文檔中出現了四個引用字段，他們被書名號“包圍”了。我們可以像編輯普通文字一樣編輯這些引用字段，因此在插入字段的過程中，其實我們也可以一次性把需要的所有字段取出，再將他們放到合適的位置。看起來很簡單，下面我們進入下一步來看一下成果；
??? ⑤預覽信函，可以看到一封一封已經填寫完整的信函。如果在預覽過程中發現了什么問題，還可以進行更改，如對收件人列表進行編輯以重新定義收件人范圍，或者排除已經合并完成的信函中的若干信函。完成之后進入最后一步；
??? ⑥現在我們可以直接將這一批信件打印出來了，大功告成！當然，也許其中有一些信函，你覺得還需要再加一些個性化的內容，那么你可以單擊“編輯個人信函”，它的作用是將這些信函合并到新文檔，你可以根據實際情況選擇要合并的記錄的范圍。之后可以對這個文檔進行編輯，也可以將它保存下來留備后用。
??? 現在我們已經圓滿地完成任務了，可以把這些信函打印出來，分別寄給每位新聘的教師。
??? 針對這個例子，也許你會覺得有點遺憾。在信息化程度如此高的今天，如果可以用電子郵件來表達問候，將會節省很多時間。非常幸運，郵件合并也提供了這樣的功能：
??? 2、電子郵件合并
也許你還有點印象，在上一個例子的第一步，我們曾經看到過“電子郵件”這一文檔類型。沒錯，只要回到這里，就可以把傳統的信函打印轉換成電子郵件的批量發送。作為Microsoft的系列產品之一，Word的郵件合并調用的是同系統的Outlook程序。因此，在使用郵件合并之前，請務必正確設置你的OutlookExpress 或Microsoft Outlook，我們可以根據自己的偏好，在Internet Explorer的工具菜單->選項->程序中選擇要使用的電子郵件程序。
在郵件合并的第一步，將文檔類型選擇為“電子郵件”。之后的操作與之前一模一樣，直到最后一步。與信函合并不同，你將看到的是“合并到電子郵件”的鏈接。單擊它，在彈出的“合并到電子郵件”對話框中，我們首先需要指定收件人對應的字段，在上面的例子中是“電子信箱”，然后在主題行中輸入郵件的主題，將郵件格式設定為HTML或純文本，最后選擇合并的范圍，點擊確定。接下來，你就會看到郵件自動地一封一封發出去了。看起來很神奇，但確實就是這么容易！
前面已經講了郵件合并文檔的兩種類型，可以清楚地看到，其實不同類型文檔之間的操作都是大同小異的，不難掌握。除了這最核心部分的這些操作，在實際工作中，我們還需要掌握一些技巧、積累一些經驗才能真正用好郵件合并功能。
3、標簽合并
與前兩個例子不同，標簽適用于信息量和篇幅都小得多的文檔，如地址信息、商品的基本信息、考生座位上張貼的個人信息等。我們還是以同一個數據表為例，來打印新教師的地址標簽。
新建一個文檔，打開郵件合并任務窗格，選擇文檔類型為“標簽”，進入下一步，單擊“標簽選項”，在彈出的對話框中選擇合適的標簽。如果沒有合適的，我們可以自己創建一個。單擊“新建標簽”，在彈出的對話框中完成各種設置，如選定紙張、命名、設定各個參數等。在這個例子中，我們將使用A4紙來打印標簽，每張紙上將打印出2列、7行，共14個標簽。
選擇這個自定義的標簽，文檔中將出現2列7行的表格，如果對預設的表格大小不滿意，還可以向操作一般表格一樣進行手動調整。下面我們將地址信息填過這些表格中。
現在我們將光標停在第一個標簽上，與上面一樣，我們可以插入數據表中的一些字段來完成地址標簽。但是，郵件合并提供了方便地處理地址塊的功能，我們可以選擇“地址塊”，在彈出的對話框中單擊“匹配域”，之后在彈出窗口中設置匹配信息。之后我們在地址塊下面打上固定的信息，即寄件人地址部分，點擊“更新所有標簽”，將看到類似下圖的一頁標簽：
下面的步驟與上面的例子相同，不贅述。
（全文終）
郵件合并是一個非常有用的工具，正確地加以運用，可以提高工作的質量和效率。經驗有限，見識粗淺，希望閱讀者能不吝指正，謝謝！
總結
以上是生活随笔為你收集整理的Word之邮件合并基础教程的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
