作者：小北童鞋

來源：芒種學(xué)院(ID：lazy_info)

近期在群里收到不少小伙伴的反饋，總是在不經(jīng)意之間就將日報(bào)/月報(bào)做成密密麻麻的數(shù)據(jù)表格，完全get不到有用的信息，并且數(shù)據(jù)經(jīng)常需要更新，怎么辦？

都說「數(shù)不如圖」，在數(shù)據(jù)報(bào)告中，就常常借助圖形化的手段將數(shù)據(jù)清晰表達(dá)出來，可以更簡單有效地傳達(dá)和溝通。

之前小北曾經(jīng)給大家分享過一款儀表盤的制作技巧，但是難度略大，本節(jié)課給大家?guī)硪豢畛?jí)簡單的「一頁紙報(bào)告」教程，可以輕松打印成A4紙，發(fā)送到手機(jī)、iPad隨身查看。

一頁紙儀表盤

數(shù)據(jù)為21門課2019年54周的課程銷量，如何將這些原本密密麻麻的數(shù)據(jù)，變成一份專業(yè)的報(bào)告，原始數(shù)據(jù)如下：

原始數(shù)據(jù)（ke.mongjoy.com）

看著很難？No，這樣一份報(bào)表5分鐘就可以輕松制作出來，快來和小北一起學(xué)習(xí)吧~

01、數(shù)據(jù)預(yù)處理

這里我們主要的技巧是使用「透視表」，作為Excel最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)分析工具，透視表是每個(gè)Exceler都必學(xué)的一項(xiàng)技能。

首先來觀察數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)是一張「二維表」，我們需要將它轉(zhuǎn)換成「一維表」，使用「透視表」「PQ逆透視」都可以實(shí)現(xiàn)。

點(diǎn)擊「數(shù)據(jù)」選項(xiàng)卡下的「自表格/區(qū)域」，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入PQ。

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)一維表（ke.mongjoy.com)

接著選中「前兩列」，然后點(diǎn)擊「轉(zhuǎn)換」選項(xiàng)卡下的「逆透視其他列」，將二維表轉(zhuǎn)換成一維表。

逆透視（ke.mongjoy.com）

簡單修改下「字段名字」，點(diǎn)擊「關(guān)閉并上載」，現(xiàn)在我們就完成數(shù)據(jù)的處理。

修改字段名字（ke.mongjoy.com

處理好數(shù)據(jù)，接下來開始制作「一頁紙報(bào)告」，當(dāng)然如果你的數(shù)據(jù)本身就是一維表，這一步就可以忽略了。

02、一頁紙報(bào)告

數(shù)據(jù)總共有4個(gè)字段，分別是課程分類、課程明細(xì)、周次、銷量，如果想做成一份匯總報(bào)告，我們需要先確定幾個(gè)展示指標(biāo)。

例如：每門課具體周次的銷量匯總、全年課程的銷量走勢、各課程分別銷量占比明細(xì) 數(shù)據(jù)展示、周次切片器。

至于這些指標(biāo)怎么想，一般老板想看什么，就拿什么來做指標(biāo)就行，這點(diǎn)無需詳細(xì)介紹。

首先插入「透視表」，將「課程分類/明細(xì)」拖動(dòng)到「行區(qū)域」，「周次」拖動(dòng)到「列區(qū)域」，「值區(qū)域」放置「銷售量」。

透視表（ke.mongjoy.com）

由于「周次」信息太多，可以插入一個(gè)切片器，控制每次只展示5條數(shù)據(jù)即可，同時(shí)設(shè)置切片器的行列分布，如下：

切片器篩選（ke.mongjoy.com）

接下來制作銷量走勢圖，選中「數(shù)據(jù)源」，新建一份「數(shù)據(jù)透視表」，將「周次」拖動(dòng)到行區(qū)域，「銷量」放置到值區(qū)域。

交叉分析（ke.mongjoy.com）

選中數(shù)據(jù)繪制表示時(shí)間趨勢的「折線圖」，同樣按照相同的方法完成另外一個(gè)需求，繪制「占比圖」和「銷售明細(xì)」，如下。

生成折線圖（ke.mongjoy.com）

現(xiàn)在基礎(chǔ)的圖表就已經(jīng)繪制完畢，接下來補(bǔ)充「趨勢圖」和「迷你圖表」，點(diǎn)擊插入選項(xiàng)卡下的「迷你折線圖」，選擇對應(yīng)數(shù)據(jù)和繪制區(qū)域。

生成迷你圖（ke.mongjoy.com）

在旁邊列輸入公式=F5-B5，然后向下填充，選中數(shù)據(jù)，設(shè)置單元格格式為「[顏色54][>0.05]▼;[顏色43]▲;[顏色46]☆」。

單元格格式作圖（ke.mongjoy.com）

至此，我們就完成了「一頁紙報(bào)告」的初步制作，接下來只需要將紙張大小調(diào)整為一頁，調(diào)整配色 單元格寬高，輕松實(shí)現(xiàn)。

一頁紙報(bào)告（ke.mongjoy.com）

03、一頁紙報(bào)告優(yōu)化

除了完成上面的操作之后，我們還可以將多余的行和列全部隱藏掉，讓其他地方變得不可編輯。

報(bào)告優(yōu)化（ke.mongjoy.com）

如果不想讓別人修改你的「報(bào)告」，可以添加「保護(hù)工作簿」，設(shè)置相應(yīng)的密碼，禁止編輯數(shù)據(jù)，如下。

保密工作簿（ke.mongjoy.com）

這樣在修改數(shù)據(jù)，或者結(jié)構(gòu)的時(shí)候，就會(huì)彈窗提示了。看似很難的報(bào)告，其實(shí)是不是非常簡單呢？你學(xué)會(huì)了么？

好了，關(guān)于「一頁紙報(bào)告」的技巧分享就到這里了，如果你還有其他關(guān)于 Excel 的使用技巧，可以在文章下進(jìn)行留言哦~

另外我錄制的Excel商務(wù)圖表課：Excel實(shí)戰(zhàn)課，讓你的圖表會(huì)說話 - 網(wǎng)易云精品課，如果想學(xué)習(xí)更多的圖表知識(shí)，可以看下哦。

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總結(jié)

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