怎样评估选型一个企业软件产品？
文/明道云創始人任向暉
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我寫的上一篇《研究一萬個數字化概念，不如體驗一個軟件產品》指出了我們行業中存在的一個問題。過度談論概念和理念，而忽略了解決客戶問題的真正載體——軟件產品。
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實際上，大多數的企業數字化需求都是由具體的軟件產品來解決的。概念和理念的發明，在大多數情況下都是現有軟件產品的營銷之道。先有概念，再有產品的情況在整個IT行業都極其罕見。反過來說，也只有具體評估了軟件產品以后，才能對門類、概念和應用理念有真正深入的認知。
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搞明白自己的核心需求
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在評估軟件產品之前，最重要的是將自己的軟件需求厘清。這些需求信息將用于指導后期的評估工作。因為評估工作可能涉及較長的時間，并且有多人協作完成，因此這些需求必須書面記錄下來。
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軟件項目需求包含幾個核心的問題：
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1）最核心的業務挑戰
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它需要被表達成一段或者一組范式化的語言。在選型早期階段，它可以比較概括。
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這個句式可以是：
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幫助【業務角色】完成【期望達成的功能】，以達成【期望獲得的成果】
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例如：
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幫助人事招聘部門實現智能篩選簡歷、和業務部門高效協同面試和錄用的目的，以實現每月100人以上的招聘工作量。
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幫助項目管理部門和總經理辦公室實現項目進度和成本的精確管理，以實現更精確的項目報價和更可靠的進度成本控制。
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幫助信息部門快速開發部門級應用，以實現用五人以內的支持人員滿足公司在行政、人事、運營等環節的數據處理和流程自動化需求。
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對于復雜的軟件門類，這樣的描述可能不是一句，而是一組。在完整的ERP軟件選型中，這樣的描述可能多達數十行，分別針對不同的職能環節。
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2) 軟件使用用戶范疇和人數（可能和待評估產品的定價有關）
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3）軟件要管理的記錄數量級別（可能和待評估產品的性能指標有關）
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4）軟件的投入產出預期（決定了預算和價格評估標準，但因為使用ROI的表達，所以它依然保留了彈性）
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5）負責選型的決策機制，決策時間表（避免軟件項目進入決策泥潭）
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企業軟件是一個專業化程度很高的行業，對于一般企業客戶來說，評估開始前的需求定義不需要過于細節，而是要著眼于期望給自己帶來的業務價值。在真正的評估開始之前，功能點甚至都無法列舉得出來。但是讓我們明確自己所想要得到的成果后，通過橫向對比軟件產品，自然能夠把需求背后的功能點發現出來。
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反過來說，如果一上來就勉強地列出需求功能點，然后機械地和待評估產品的功能點去比照，很可能會錯失最好的方案，因為不同軟件產品來滿足需求的方式可能不同，用戶要關注并非功能點的定義和多寡，重要的是自己的需求是否能夠被滿足，甚至最好是能夠被創新的方法來滿足。
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獲取Long List
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根據軟件需求確定軟件門類應該是不難的事情。一般大中型企業的IT人員都具備這方面的領域知識。也可以參考我之前寫過的32個企業軟件門類名稱和釋義
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確定了需求所對應的企業軟件門類以后，就可以通過一般案頭調研來獲取比較完整的廠商和產品名單。在過去幾年，隨著SaaS產品模式的普及，市場上有幾家企業軟件行業平臺都提供了產品庫和云圖這樣的資源，比如崔牛會、選型寶等。行業研究機構每年也會定期發表不同門類的市場研究報告，其中都會帶有代表性廠商和產品列表。
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國內的這些Long List目前還停留在產品和公司目錄的級別上，他們還不能提供客觀的使用評測內容，所以選型客戶還是需要從這個長名單開始縮減，將長名單壓縮為一個短名單，留下三到五個產品來進行橫向比較。
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形成Short List
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獲取Short List的第一個鑒別標準，就是看待評估產品是否能夠提供免費的試用版本。
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有人認為復雜的企業級軟件不適合讓客戶直接試用，這完全是沒有道理的。在企業軟件市場上，就連數據庫、開發工具、中間件這樣的專業產品也都廣泛存在免費評估版本，更何況應用產品。在今天的云計算市場中，100%的產品都必須提供試用，無論是SaaS產品開通試用權限，還是私有部署產品獲取試用許可證，這是一個基本的篩選標準。有的產品的免費試用是完全自助開通的，有的則僅僅是提交一個聯絡表單，依然需要人工聯絡后才能有選擇性地開通。我們當然需要找那種能夠公開自助試用的產品。
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除了免費試用版本以外，企業軟件也可能通過提供演示賬戶（Demo Account）的變通的方法來幫助客戶評估。這個方法可以避免用戶在試用軟件的時候投入過多的精力進行初始化配置，也可以讓客戶充分體驗接近真實使用環境的軟件功能。但是Demo Account一般禁止用戶進行創建和數據編輯的操作，因此，它只能算是一個評估部分功能的方法。
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因此，鑒別企業軟件產品質量和適用性的首要評估標準就是檢驗該產品是否可自助試用。一個不能讓用戶自助試用的軟件產品幾乎一定不會是有競爭力的產品，至少不會是最好的產品。在用戶試用環節設置過多障礙的產品也一定是實施困難度很高的產品。在形成短名單的過程中用這個硬標準，基本不會誤殺無辜。
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當然，在企業軟件市場，依然存在一些需求是很難通過軟件產品直接解決的。比如圍繞數據治理和開發環境優化的所謂中臺建設。這些本質上屬于IT咨詢+實施的項目，在實施過程中可能會使用到特定的軟件產品，但它的選型過程也是要由實施企業來完成的。對于業主單位來說，并不可能圍繞這類項目性需求來直接試用產品，這些是合理的例外。當然，我并不建議企業輕易實施這樣的項目，因為高度的復雜性和困難的協作過程，它們實施的成功率非常低。家業足夠大的企業希望通過這個過程來鍛煉基礎能力，可以自便。
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在過濾出能夠直接評估的軟件產品列表后，如果數量依然大于個位數。建議企業還是要通過進一步的案頭調研來減少評估產品數量。因為每一個企業軟件產品的試用評估都是要耗費精力的，如果五個產品都選擇不出適用的，那么50個只會更加選不出。在這種粗選過程中，企業經營年限，產品成熟度周期，廠商團隊規模，增值服務伙伴網絡，現有客戶列表等都是有用的參考要素。
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自助測評
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客戶自助驗證是目前中國企業軟件市場所處階段的被迫選擇，也是我認為行業亟待解決的效率問題。因為專業的中立評估者的嚴重缺失，導致在市場上完全沒有一個可以直接利用的可靠信息資源。相比較，歐美的企業軟件市場中存在很多層次的評價資源體系。從免費的G2網站到昂貴的Gartner，Forrester Research會員，他們都提供了產品特性級別的評價數據。在中立性方面基本可信，在數據翔實度方面更是領先國內很多。
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免費的G2企業軟件產品評價庫
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咨詢公司的付費服務
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企業軟件采購是重要的企業理性決策，很難憑借廠商的宣傳材料做出選擇和決策。所以，在客觀中立數據缺失的情況下，軟件產品的選擇就必須依靠自己的親自驗證。
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創建試用任務清單
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假設我們篩選出同一品類的5個產品開始試用評估，在正式動手之前，我們需要先創建一個用于橫向比較的試用任務清單。這個清單列出了通過軟件需要完成的任務內容，通過試用，可以評價每一款產品滿足需求的程度。產品可能完美支持了任務需求，得到5分，也可能完全不具備對應功能，從而得0分。
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不同的試用項目必然配套了不一樣的任務清單，任務清單不需要貼合廠商產品的特性清單，它只需要完全根據企業自己的需求來設計即可。對于多部門共同參與使用的軟件，還需要和相關的部門使用者確認這個清單的完整性，驗證他們的關鍵任務需求都能夠得到體現。
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下表是一個圍繞項目管理軟件采購需求的評估任務清單。受限于篇幅，我只列舉了少數樣例任務。實際評估中，一個典型的企業軟件評估任務可能會幾十到幾百個條目組成。當然，如果應用范疇較小，相關的經濟利益有限，評估工作自然也可以因繁就簡，可以跳過那些軟件的基本功能，而專注于幾個比較重視的關鍵能力。
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項目管理軟件試用評估任務清單 | ||
任務 | 需求 | |
1 | 創建項目 | 支持自定義字段 |
2 | 在項目下添加任務計劃列表 | 支持批量創建，支持從PROJ/Excel導入，支持前置任務，任務可分組，任務可有多成員參與 |
3 | 從項目創建項目模版 | 復用現有的項目數據（可選擇范疇） |
4 | 記錄項目開支、工時 | 開支支持財務科目配置，工時精確到小時 |
5 | 創建資源 | 能夠實時顯示資源占用情況 |
6 | 任務管理 | 標記任務完成率 |
7 | 通過接口創建/編輯項目 | 與CRM對接，支持向自定義字段寫入 |
8 | 通過接口創建任務、資源、開支、工時 | |
9 | 創建計劃基線 | |
10 | 進度落后重新安排任務 | |
11 | 打印甘特圖 | |
12 | 打印項目任務清單 | |
13 | 打印工時報表 | |
14 | 打印資源利用報表 | |
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基于這個清單，在逐個測試軟件產品時，可以對每個任務的支持情況評分，從而得到一個相對客觀的全面評估結論。有了這個控制用的清單，即使是評估任務通過多人分工進行，也幾乎不會影響橫向比較的客觀度。
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要注意的是，對使用性能有較高要求的客戶，可以另外增加性能評測指標。比如檢索的速度，批量上傳數據的速度，執行某項復雜計算所需要的時間等。
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給廠商發RFI
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接下來的這一步非常關鍵。雖然企業已經進行主動評估，但是在落實采購選擇之前，一定還是要安排廠商進行提案。為了征求提案，企業可以將自己的核心需求表述和評測任務清單轉換為RFI（Request for Information），請廠商的售前和銷售人員給出完成這些任務的途徑。這個說明既可以用文檔、截圖來表達，也可以用Live Demo來直接表現。
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這個過程彌補了企業自行評估時的信息不足。不同軟件產品可能有不同的設計理念和邏輯，這導致有些特性未必能夠被客戶主動發現，實現的路徑可能不是最佳的。廠商也可以利用這個機會充分說明產品的靈活度和解決問題的能力。
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RFI的響應水平也間接考核了廠商的服務能力和服務態度。業務人員是否精通產品決定了未來能否提供高質量的售后支持。
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RFI當然也要求廠商給出報價和服務選項。有了這些信息以后，結合廠商的資質信息，客戶就可以進行最終的橫向比較，做出正確的采購決策。
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在產品能力和價格以外，需要加入到比較過程中的其他重要因素還包括以下幾個方面：
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產品生命周期：企業軟件產品的成熟度很少有奇跡，大部分可用度高的產品要經歷必要的迭代改善，通常復雜的門類產品需要2-3年的時間。當然，時間也不是越長越好。10年以上的軟件產品很少能夠保持固定技術棧的持續迭代。
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行業服務經驗：主要看的是廠商的現有客戶構成中是否包含足夠的同行業和同規模的企業。在不同行業中，軟件的應用方式和關鍵功能組合是不一樣的，所以有相關服務經驗也是一個合理的加分項。
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售前服務：在采購之前，能夠評估的服務只能來自售前環節。但它也基本能夠反映一家廠商的服務水平和態度。通常，售前階段能夠較好地回答客戶疑問，給出有效解決方案的廠商，售后也都能夠。客戶可以通過這個過程評估廠商服務的響應及時度，反饋質量，以及在內部協同產品研發職能的能力，比如提出的需求能否在需求池中記錄，能否和產品團隊建立溝通。
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生態支持：對于復雜軟件門類，是否有生態支持也是重要的評價指標。一個成熟的企業軟件大概率會影響到一批ISV或者實施商。擁有生態成員的產品通常能夠更好地滿足行業垂直客戶的需求，也能夠提供更多的服務選項。
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橫向比較
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通過以上五步漫長的過程，客戶就可以將得到可以橫向比較的產品列在一個表格中，匯總測評任務清單結果、資質和服務評估項，以及價格。有這些豐富的維度，想買錯產品都很難。
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產品A | 產品B | 產品C | |
產品測評得分 | |||
任務1 | |||
任務2 | |||
任務3 | |||
性能測試1 | |||
性能測試2 | |||
產品生命周期 | |||
行業服務經驗 | |||
售前服務 | |||
生態支持 | |||
價格 |
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企業軟件產品評估的確是一件累人的事情，但是它的確能夠給企業帶來重要的成果。數字化建設之所以困難，很大的原因在于相關過程的復雜性。我們能夠想辦法把這個復雜的過程計劃得更加有序和科學，但是不要有不切實際的銀彈期望。
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在企業軟件采購選型過程中，也有幾個常見的錯誤做法。這些錯誤都和試圖簡化評估過程有關。
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1）員工投票
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試圖用絕對民主方式來決定復雜企業軟件選型是不負責任的做法。你看上面解析的所有步驟，想象如果沒有這些信息的人憑借自己的主管感受和直覺來投票，這個結果會有多么不靠譜？民主投票的結果可能還不如抓鬮選一家。
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2）招標
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招標作為一項采購方式，在標準商品采購中發揮很大的作用，它幾乎一定能夠降低采購成本。但是在標準化程度很低的企業軟件市場（沒有兩個企業軟件產品是一樣的），招標很難起到這樣的作用。相反，它反而鼓勵了供應商利用低價進入，再實現供應商鎖定效應，從而提高客戶總擁有成本。
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另外，企業軟件的招標技術要求很難起草。因為它既不可能取所有供應商的能力合集，也不能只取它們的交集。軟件產品也不可能因為招標客戶的技術需求，就立刻升級或修改自己的產品功能。
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即使企業采購制度強制要求招標，業務采購者也絕對不敢將最終的選型寄托在開標的一瞬間。
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大企業要利用自己的議價能力降低采購成本，在企業軟件產品采購過程中，只能在評估結果出來以后，邀請2-3家入圍的供應商進行競爭性磋商。這個過程同樣可以起到壓低價格和避免舞弊的作用。
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3）價低者得
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這最后的一個錯誤是不言自明的。如果價格是主要的決策依據，那么何苦還花這么多時間和精力來進行橫向評測呢？直接要一個報價單不就完事了么？在成熟企業軟件產品中，雖然不那么絕對，但大體體現的還是優質者價高的基本規律。特性豐富，質量可靠的軟件產品背后總是離不開大量的研發和質量管理投入，它是沒有理由在市場上用低價銷售的。
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企業未必要追求功能最完善，服務最好和最貴產品，但是選擇最便宜的產品卻幾乎一定是錯誤的。如果基于最低價的選型是成功的，那么悖論將很快發生，因為那個產品很快就不會是最低價產品。
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寫到這里，我倒是希望市場上能夠有人愿意投入發展一項服務，這個服務用可靠的客觀機制來完成獨立的軟件產品特性評估。它不僅能夠節省甲方采購選型的成本，還能夠為軟件產品廠商提供具體的競爭標尺，推動行業整體進步。像G2這樣的服務總歸要在中國出現一兩個。只要有志于此的創業者不要貪戀廠商的營銷費，排名費，他們最終一定能得到企業用戶的信任，從而站著把錢掙了。
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