1.? ?Excel文件類型

Excel文件類型是指Excel工作簿文件，默認情況下，Excel2019的工作簿擴展名為“.xlsx”(Excel2007-Excel2019默認的擴展名為“.xlsx”，Excel97-Excel2003默認文件擴展名為“.xls”)

除了普通的以“.xlsx”結尾的工作簿文件外，Excel還支持許多其他類型的文件格式。用戶打開工作簿后，可使用【另存為】命令或按鍵在【保存類型】里面瀏覽Excel所支持的所有文件類型，如圖 3?1所示。

圖 3?16 另存為新版本Excel 工作簿

不同的Excel文件類型，圖標和擴展名都不相同，用戶可以從外觀、擴展名來識別，如圖 3?2所示。

圖 3?2常見Excel文件類型

2.? ?創建工作簿

用戶有以下方法創建新的工作簿：

單擊Windows界面左下角的開始按鈕,找到Excel程序圖標，雙擊即可以打開Excel程序并創建一個新的工作簿。如圖 3?3所示。

雙擊Excel的桌面快捷方式來創建新的Excel工作簿。如圖 3?4所示。

圖 3?4 Excel桌面快捷方式

3.安裝Excel后，系統會在鼠標右鍵菜單中添加新建【Microsoft Excel工作表】的快捷命令，用戶在桌面或是文件夾空白處單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中依次單擊【新建】→【Microsoft Excel工作表】按鈕，便可創建一個新的工作簿，如圖 3?5所示。

圖 3?5按鼠標右鍵新建工作簿

4. 若用戶已打開一個工作簿，新建工作簿可在【文件選項卡】中單擊【新建】空白工作簿，或按新建工作簿快捷鍵來創建新的工作簿，如圖 3?6所示。

圖 3?6文件選項卡內新建工作簿

3.? ?保存工作簿

對于Excel在沒有保存之前操作的數據都存于內存中，一旦系統崩潰、停電等故障發生，數據有可能永久丟失，故用戶需要養成良好的保存習慣，比如間隔幾分鐘就要保存文檔，不能只在工作完成時進行一次保存。一項工作從開始到完成可以持續很久時間，如果只在完成時保存一次，中間時間會存在極大的文檔數據丟失的風險。

保存工作簿的幾種方法：

單擊【快速啟動工具欄】上的【保存】按鈕，如圖 3?7所示。

圖 3?7?快速訪問欄保存命令

2. 按保存的快捷鍵。

3.單擊【文件】選項卡中【保存】或【另存為】按鈕，如圖 3?8所示。

圖 3?8在文件選項卡保存工作簿

對于由系統開始菜單或桌面快捷方式創建的Excel工作簿。在初次保存時，會彈出保存對話框，在此窗口中可對于工作簿的名稱進行命名，在【選擇位置】處默認是存儲OneDrive空間中。但絕大部分用戶不會將文檔存儲在OneDrive中，所以用戶可以單擊下方【更多保存選項】，在彈出的后臺窗口單擊【這臺電腦】或【瀏覽】按鈕將文檔保存在當前電腦硬盤中。如圖 3?9所示。

圖 3?9保存文檔在當前電腦中

4.? ?保存與另存為區別

Excel有保存和另存為命令，兩者有一定區別，區別如下：

1、??? 已經被保存過的工作簿，再次執行保存操作時，會直接將修改的內容保存在當前工作簿中，“保存”命令不會打開【另存為】對話框。并且工作簿的文件名、存放路徑不會發生任何改變。而選擇“另存為”命令將會打開【另存為】對話框，允許用戶重新設置存放路徑、工作簿命名等設置。

2、??? 已經被保存過的工作簿，在此工作簿上面編輯后，點【另存為】會彈出另存為窗口，另存為后的工作簿為最新的編輯狀態的工作簿。而原工作簿會自動關閉，并且新編輯的內容不會出現在原工作簿中，即不會修改原來工作簿中的內容。

5.? ?打開工作簿

打開工作簿有以下三種方式：

1、??? 直接雙擊已存在的工作簿文件打開。

2、??? 若已經打開某一個工作簿，可在功能區中依次單擊【文件】→【打開】按鈕，或按打開文件的快捷鍵。然后單擊【瀏覽】按鈕，在【打開】的窗格中選擇工作簿的存放位置，選中后雙擊即可打開。此外，在【打開】的對話框中，選中某Excel文檔，單擊下方【打開】按鈕旁邊的小三角，可以列出多種打開方式。如圖 3?10所示。

圖 3?10多種打開文檔的方式

打開：正常的打開方式

以只讀方式打開：文檔只能被瀏覽，不能修改也不能儲存。如果對只讀文檔進行修改，則在保存時會彈出另存為的對話框，這樣防止用戶修改原文檔內容。

以副本方式打開：Excel會自動創建該文檔的一個副本，用戶可在副本上面進行修改編輯。而不會對原文檔進行修改。

在瀏覽器中打開：使用Web瀏覽器打開Excel文件。

受保護的視圖中打開：用于打開可能包含病毒或其他任何不安全因素的工作簿的一種保護措施。在受保護的視圖中，大多數據編輯功能將被禁用。

打開并修復：由于某些原因，例如程序崩潰可能造成工作簿被損壞而無法正常打開，此時可以利用該項功能進行修復或打開。但此項功能并不一定能修復成功或能正常打開。

3、??? 通過歷史記錄打開。

用戶近期打開過的工作簿，會在Excel程序中有歷史記錄，用戶可以通過歷史記錄來快速打開文件。此外，可以單擊右邊的小圖釘按鈕，設置此文檔永久置頂顯示，如圖 3?11所示。

圖 3?11打開最近使用工作簿

6?. ?顯示和隱藏工作簿

用戶需隱藏某個工作簿，可在激活該工作簿后，在【視圖】選項卡上單擊【隱藏】按鈕，如圖 3?12所示。

圖 3?12隱藏工作簿

若取消隱藏的工作簿，需在【視圖】選項卡上單擊【取消隱藏】按鈕。取消隱藏工作簿操作一次只能取消一個隱藏的工作簿，不能一次對多個隱藏工作簿同時取消隱藏，如圖 3?13所示。

圖 3?13取消隱藏工作簿選擇窗口

7.? ?以兼容模式打開早期版本工作簿

Excel 97至Excel2003的文件格式以“.xls”結尾。用戶若用Excel2019打開“.xls”結尾的工作簿，則會在標題欄顯示“兼容模式”的標識。兼容模式會限制用戶不能使用Excel2019中新增或增強的功能，只能使用與早期版本相兼容的功能操作，如圖 3?14所示。

圖 3?14以兼容模式打開舊版本Excel工作簿

為了完全使用Excel2019所有的功能，用戶可以把舊版本即“.xls”為擴展名的工作簿轉成Excel2019版本，即轉換成以“.xlsx”為擴展名的普通工作簿。其轉換有兩種方式：

1、依次單擊【文件選項卡】→【信息】→【轉換】，此時會彈出對話框，選擇【確定】即可以完成轉換，此操作會刪除舊版本，如圖 3?15所示。

圖 3?15?文件選項卡內直接轉換舊版本Excel工作簿

2、?用戶可以使用【另存為】命令，在保存類型中選擇【Excel工作簿(*.xlsx)】，即完成轉換，如圖 3?16所示。

圖 3?16?另存為新版本Excel工作簿

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總結

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