郵件是職場人士最常用的一個溝通工具。郵件這個工具發(fā)明出來之后那么多年了，依然流行并無可替代。
記得早年google的一群工程師雄心勃勃的做出來一個google wave，號稱要取代郵件，最后也鎩羽而歸。所以，高效能認(rèn)識一定要習(xí)得高效郵件的習(xí)慣，接下來看看這7個習(xí)慣，你做到了幾個？

書寫順序由下向上
寫郵件的順序一般的順序都是由上向下的：發(fā)件人，標(biāo)題，正文等等。但這個順序不好，更好的順序是倒過來，由下向上。由下向上的順序是：

附件

正文

標(biāo)題

收件人
你可能會遇到過，別人發(fā)郵件說「參看附件」，但附件欄空空如也，說好的附件呢？
你可能會遇到過，郵件寫了一半，一不小心手指一碰，嗖的一聲，就發(fā)出去了，想收回都來不及。
由下向上的寫郵件就不會出現(xiàn)這類問題，收件人最后寫，前三項不寫好，郵件根本就發(fā)不出去。
這個習(xí)慣多少有點反人性，或者反郵件客戶端軟件的設(shè)計，目前還沒發(fā)現(xiàn)主流的郵件客戶端在軟件設(shè)計方面建議你這樣寫郵件。只能自己給自己定習(xí)慣了。

大附件改用云盤
按照寫郵件順序，先講附件。郵件附件的原則有兩條：一，不要忘了加附件；二，不要發(fā)大附件。
10M以上的附件就可以稱為大附件了。雖然不同郵件系統(tǒng)對附件的大小要求不一，但大附件對收件人是不友好的，有時會直接被郵件系統(tǒng)拒收。比較穩(wěn)妥的方法是把大附件放到云盤，郵件中提供下載地址。

郵件正文職業(yè)化
郵件正文是郵件的核心，郵件正文寫的好不好，體現(xiàn)了一個人的職業(yè)化水平。
3.1 要有稱謂
稱謂的作用不只是表示友好，更重要的作用是在一堆收件人和抄送人之間，明確出誰應(yīng)該關(guān)注這封郵件，并作出回應(yīng)。比如：
張三，李四，
xxx……
職場中，很多人郵件非常多，掃一眼郵件貌似和自己沒關(guān)系就忽略了。但大家都對自己的名字比較敏感，你可能會有這個體會，在一張密密麻麻的名單中找自己的名字，好像也不是什么難事。所以，一旦你在郵件正文開頭的稱謂上指名道姓，被點名的人一般不好意思表示沒看見。
基于這一點，如果你不是發(fā)公告類的郵件，稱謂上請寫清楚，稱謂上寫「各位」，效果并不好。
各位，
xxx……
3.2 先給結(jié)論
如果你的郵件需要寫的比較長，需要進行充分的論證，即使你真的有這個必要，也請先用一句話把自己的結(jié)論寫明白。
這樣可以讓那些比較忙，又和這封郵件內(nèi)容不密切相關(guān)的人快速抓住郵件的要點。
3.3 多級列表
多級列表是個非常常見的文本格式，在郵件中是非常有用的。比如如下：

xxx……

xxx……

xxx……

xxx……

xxx……
寫工作郵件不是在秀文采秀詩意，最重要的要求是用簡潔的話快速把意思表達(dá)清楚，多級列表可以幫助你理清條理，也幫助讀者快速掌握內(nèi)容，推薦多多使用。
3.4 目的驅(qū)動
一定要問自己寫一封郵件的目的。公示信息的郵件和要求別人反饋信息的郵件寫法自然不同。如果要求別人配合工作或者反饋信息，一定要把要求具體，反饋時間明確出來，這樣才能達(dá)到郵件的目的。
3.5 少帶情緒
用郵件吵架是件很low的行為，即使你不考慮維護同事間融洽的關(guān)系，也請尊重一下自己的時間。寫字速度比說話速度慢好多的好不好？_

起個好標(biāo)題
你有沒有遇到過這種情況，有時一個郵件標(biāo)題，大家re來re去，已經(jīng)偏離主題了，郵件里面討論的內(nèi)容和郵件的題目完全對不上了。
這時最好的做法是：重新起一個郵件標(biāo)題。這樣做不只方便別人也方便自己，你在郵件系統(tǒng)中搜索郵件時，郵件標(biāo)題是個重要的搜索維度，一個不好的標(biāo)題會讓你找來找去找不到，何談高效呢？

慎選郵件接收者
郵件發(fā)送對象包括收件人和抄送人。當(dāng)然還有不經(jīng)常用的密送人，用來不讓收件人知道你這封郵件都同時發(fā)給了誰。
職業(yè)化的郵件發(fā)送是要區(qū)分收件人和抄送人的。收件人就是需要對郵件做處理的人，而抄送人就是知道有這么一回事就可以了。
當(dāng)然，有時為了推進工作，往往會抄送領(lǐng)導(dǎo)。雖然領(lǐng)導(dǎo)其實很忙，也未必會仔細(xì)看，但一般抄送領(lǐng)導(dǎo)的郵件都會很快獲得積極的響應(yīng)。所以善用抄送人，也是個利器啊。

善用郵件客戶端
郵件如果是你的重要的工作伙伴，選一個好的郵件客戶端就非常重要了。我這里推薦郵件客戶端：Thunderbird外加Muttator和Expression Search兩個插件。你可以享受全鍵盤的操作，自定義快捷鍵，快捷郵件搜索等多重功能，效率提升利器！
當(dāng)然，你可能會有自己喜歡的工具軟件，這沒關(guān)系。重要的是一定要對自己的工具軟件充分的熟悉，做到熟練操作。我就常看到有人在Outlook里面寫郵件，來來回回的折騰，搞不定微軟的文字列表格式，大好的時間全浪費在和微軟做斗爭上了。

郵件不是萬能的
有些職場新人不喜歡用郵件，說QQ不是挺好嘛？這當(dāng)然是不對的，郵件有很多優(yōu)點，比如：

可以通過慎選收件人和抄送人，群發(fā)到很多人，避免信息不對稱。

相對正式，并可以作為后續(xù)的查詢依據(jù)。甚至可以作為法庭證據(jù)呢，想想李開復(fù)……
但郵件不是萬能的，郵件是異步溝通工具，你需要實時反饋的時候就要果斷的用電話或者當(dāng)面溝通。
微信/QQ介于郵件和電話之間，兩個人遠(yuǎn)程做技術(shù)對接，中間有大量的交互信息，這時就應(yīng)該用即時通訊了。對接完成時，才應(yīng)該發(fā)郵件周知相關(guān)人。
在合適的場合選擇合適的工具永遠(yuǎn)是高效并且職業(yè)化的。

郵件的安全
在說明了如何郵件的使用情況后，我們再來說明關(guān)于郵件的哪些安全事項，
除去郵件用戶本身的的賬戶密碼外，還是要注重郵件內(nèi)容本身傳輸過程中的各項問題。大家都知道每年都發(fā)生了一系列的郵件安全事件，如希拉里郵件門，2012、2013年時華為因為郵件泄密導(dǎo)致的孟晚舟被扣留起訴的事件等等，
那么問題來了，怎么可以保護自己郵件的安全呢？
郵件的終端（也就是我們登陸郵件客戶端的電腦設(shè)備），和郵件的賬號密碼上都是一些常用的郵件安全手段。現(xiàn)在有一些做郵件的郵件安全的廠商開發(fā)了很多的郵件安全系統(tǒng)，但確實因為部署繁瑣、成本高、收費等被廣大用戶不能所接受，但是經(jīng)過我不斷的發(fā)掘，也發(fā)現(xiàn)了一款名叫“隱密郵”的免費郵件安全產(chǎn)品。打主打的是郵件網(wǎng)關(guān)加密，前提不會影響用戶自身的郵件郵件使用習(xí)慣，而且還是透明加密，不會影響我們郵件本身的東西，做到了對用戶的零干擾。這也是我選擇他的原因，也是我推薦給大家的原因。不用謝！！
當(dāng)然如果有更好的安全產(chǎn)品也可以推薦給我。

一個好的郵件使用習(xí)慣會大大提升工作效率和自身信息的不被泄露。

轉(zhuǎn)載于:https://blog.51cto.com/14206824/2355420

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的一个安全的邮件习惯如何练成的的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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