SAP R/3是德國思愛普公司（System Application Products，SAP）推出的企業(yè)資源計劃（Enterprise Resources Planning， ERP）大型系統(tǒng)集成管理軟件。企業(yè)經(jīng)營管理的全球化和多元化推動了世界范圍內(nèi)企業(yè)結(jié)構(gòu)的變化，并且使業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜。這種趨勢推動了產(chǎn)品和業(yè)務(wù)流程的革新和信息高速公路的應(yīng)用。所有這些都要求以更短的反應(yīng)時間來進行更多的協(xié)調(diào)與控制工作。時效性的決策必須基于不斷地提供實時的信息。SAP R/3系統(tǒng)提供包括所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)處理流程的集成的解決方案，它是基于三層（可擴至多層）的客戶機/服務(wù)器系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，支持多幣種（可同時使用多達三種貨幣作為記帳和結(jié)算的本位幣）多語言（15種國家語言）的完整的企業(yè)管理解決方案。

　　SAPR/3主要由財務(wù)會計（FI）、財務(wù)控制（CO）、資產(chǎn)管理（AM）、銷售與分銷（SD）、物料管理（MM）、生產(chǎn)計劃（PP）、質(zhì)量管理（QM）、工廠維護（PM）、人力資源管理（HR）、項目管理（PS）、工作流程管理（WF）、行業(yè)解決方案（IS）等功能模塊組成。而財務(wù)會計、金庫、管理會計、投資管理和資產(chǎn)管理等構(gòu)成了整個SAP R3集成系統(tǒng)的核心部分——財會子系統(tǒng)（FI & CO）。SAP產(chǎn)品以其強大功能、高度集成性、實時性、靈活性、開放性、可靠性以及國際普遍適用性得到了業(yè)界的廣泛贊譽并占有了包括中國在內(nèi)的廣闊的ERP軟件市場。包括長虹、康佳、海爾空調(diào)、李寧公司、小天鵝、聯(lián)想集團、中化、中航油在內(nèi)的數(shù)十家企業(yè)先后采納了SAP公司的R/3產(chǎn)品作為企業(yè)的應(yīng)用解決方案。1999年，SAP公司其ERP/MRPⅡ的軟件銷售收入達到了24.35億美元，榮獲當(dāng)年ERP軟件銷售市場第一名。

　　1. SAP R/3系統(tǒng)的集成性SAP R/3系統(tǒng)具有高度的集成性，它不僅在財務(wù)會計與管理會計內(nèi)部集成，同時也在系統(tǒng)內(nèi)的所有模塊之間集成。在物料（MM）、銷售（SD）等模塊進行業(yè)務(wù)操作的同時，系統(tǒng)自動同步生成財務(wù)憑證。這樣省去了傳統(tǒng)的大量的收集、整理、制單的基礎(chǔ)工作，減少了不必要的重復(fù)工作與由此而產(chǎn)生的差錯，并且提高了工作效率，使財務(wù)人員可騰出更多的時間來處理與分析數(shù)據(jù)。

　　由于系統(tǒng)高度集成性，數(shù)據(jù)實時更新、共享，橫向上，企業(yè)管理分析所需的大量數(shù)據(jù)信息都可由系統(tǒng)中方便的取得。而且只要權(quán)限許可，原則上任何人在任何位置任何時間都可得到所需要的最新信息和數(shù)據(jù)，而不再需要專人整理匯總上報工作；縱向上，對一個集團來說，可隨時隨地獲得跨公司、跨區(qū)域、跨部門的最新管理分析數(shù)據(jù)，減少信息傳遞的中間環(huán)節(jié)，提高信息利用率，方便快捷地進行分析決策。與傳統(tǒng)的專用財務(wù)軟件不同，R/3系統(tǒng)不僅能對已發(fā)生的業(yè)務(wù)進行事后的核算，更重要的是能對實際業(yè)務(wù)進行事前計劃和事中控制及事后分析評估。

　　2. SAP R/3系統(tǒng)的財務(wù)和管理控制組織架構(gòu)組織結(jié)構(gòu)的確定，需要從對外法定報表和內(nèi)部管理角度詳細(xì)加以考慮。哪個層次上產(chǎn)生對外或?qū)?nèi)的報表，是由組織結(jié)構(gòu)定義決定的。SAP R/3系統(tǒng)可以定制用戶自己的組織結(jié)構(gòu)。對于一個大型的跨地域的集團性公司來說，通常在SAP R/3系統(tǒng)中可定義包括集團公司、公司代碼、業(yè)務(wù)范圍、成本控制范圍、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)區(qū)和成本中心等組織結(jié)構(gòu)元素。

　　2.1集團公司（Company）

　　復(fù)雜的組織日益需要一個全景式的會計報表，這種趨勢在當(dāng)今競爭日趨激烈的經(jīng)濟全球化進程中顯得越來越重要。SAP R/3系統(tǒng)中定義的集團公司的組織結(jié)構(gòu)元素，可以是實際的或虛擬存在的集團公司，主要用以合并會計報表。一個集團公司可包含一個或一個以上的公司代碼，通常是在集團公司層次上出具合并財務(wù)報表。

　　2.2公司代碼（Company Code）

　　公司代碼代表一個獨立的會計實體，擁有完整的會計帳套。是對外報送法定資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的最小單位，所有的憑證都將過帳在公司代碼層次上。一個公司（分公司）雖然不是法人，但是如果需要單獨核算，對外出具資產(chǎn)負(fù)債表和損益表，也可以設(shè)置成單獨的公司代碼。

　　2.3業(yè)務(wù)范圍（Business Area）

　　主要用于企業(yè)內(nèi)部管理，是創(chuàng)建內(nèi)部資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的組織結(jié)構(gòu)。可以按照不同的部門或業(yè)務(wù)種類等多種方式在SAP R/3系統(tǒng)中來設(shè)置業(yè)務(wù)范圍。

　　2.4成本控制范圍（Controlling Area）

　　成本控制范圍是管理會計的組織結(jié)構(gòu)單元，用來核算企業(yè)的收益及費用支出使用情況。在成本控制范圍下可建立成本中心（組）或內(nèi)部定單等成本控制對象。一個成本控制范圍可包含多個公司代碼，但一個公司代碼只能分配給一個成本控制范圍。所有的成本中心（即費用發(fā)生單位）都將包括在此成本控制范圍中。因此，對公司外部運營情況的考核需要通過每個公司代碼的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表來揭示，而內(nèi)部管理的考核可以跨整個集團公司的范圍。

　　2.5業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)區(qū)（Operating Concern）

　　業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)區(qū)也是管理會計的組織結(jié)構(gòu)單元，一個業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)區(qū)可有多個成本控制范圍，一個成本控制范圍只能指派給一個業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)區(qū)。業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)區(qū)是獲利能力分析中的核心組織結(jié)構(gòu)，用來監(jiān)控及分析該業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)區(qū)內(nèi)各“獲利段”的運作情況和獲利能力。“獲利段”可以是銷售地區(qū)、產(chǎn)品、客戶等屬性的靈活組合。因此可以按照各獲利段為依據(jù)生成獲利分析報表，考核其獲利能力。

　　2.6成本中心（Cost Center）

　　成本中心是管理會計中的最小職責(zé)單位，是每一筆費用的具體接收者。成本中心建立后需要將每個成本中心分配給標(biāo)準(zhǔn)成本中心組。這樣才能保證費用記帳在成本中心及部門上。成本中心的標(biāo)準(zhǔn)層次結(jié)構(gòu)反映了成本中心與成本中心、成本中心與成本中心組、成本中心組與成本中心組之間的關(guān)系。標(biāo)準(zhǔn)層次結(jié)構(gòu)中的每個節(jié)點代表一個成本中心組，當(dāng)然除了標(biāo)準(zhǔn)層次結(jié)構(gòu)中的成本中心組之外，還可根據(jù)業(yè)務(wù)需求在標(biāo)準(zhǔn)層次之外自己定義需要的成本中心組。

　　3. SAP R/3系統(tǒng)的財務(wù)會計（FI）

　　SAP R/3系統(tǒng)對會計信息的公開性，依據(jù)有關(guān)各國會計法規(guī)進行了相應(yīng)的定義，同時也適用于國際性的企業(yè)。其財會子系統(tǒng)符合40多個主要工業(yè)國，也包括中國的相關(guān)會計法規(guī)。SAP R/3系統(tǒng)的集成性確保了會計信息能夠滿足自動更新的要求。當(dāng)用戶在后勤模塊處理業(yè)務(wù)時，這些業(yè)務(wù)所引起的財務(wù)上的變動將自動記入會計系統(tǒng)。此外，對系統(tǒng)外部數(shù)據(jù)，SAP R/3系統(tǒng)還為其用戶提供了電子化處理同業(yè)務(wù)伙伴間的數(shù)據(jù)交換的功能。

　　R/3系統(tǒng)的財務(wù)會計應(yīng)用模塊由總分類帳、應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款、固定資產(chǎn)、法定合并以及特殊統(tǒng)計會計功能等組合而成。

　　3.1總分類帳（G/L）

　　3.1.1會計科目表SAP R/3系統(tǒng)提供了定義不同會計科目表的功能，使靈活多變的評估成為可能。作為經(jīng)營用的會計科目表，包含了日常經(jīng)營管理所需要的科目，也允許進行特殊的，在公司范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)處理，財務(wù)會計和成本核算都使用同一個會計科目表；作為地區(qū)性的會計科目表，包含了為滿足當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)而設(shè)的科目。記帳的數(shù)據(jù)是基于政府的規(guī)定和預(yù)先定義的一些規(guī)則而處理的，其項目和經(jīng)營用的會計科目表有所區(qū)別；作為集團公司的會計科目表，包含了在集團公司內(nèi)所有公司代碼使用的所有科目，其記帳數(shù)據(jù)是基于外部集團公司會計的要求，其項目和經(jīng)營用的會計科目表不同。日常的憑證是記帳到經(jīng)營用的會計科目表中的，但用戶也可以按照某一個國家的特定要求或集團進行會計評估。

　　3.1.2貨幣為了滿足許多國家對貨幣的法規(guī)要求，SAP R/3系統(tǒng)支持用戶同時使用多達三種貨幣作為記帳和結(jié)算的本位幣。而且所有的業(yè)務(wù)處理均能以記帳本位幣、集團公司貨幣以及客戶自定義的硬通貨記帳。另外，SAP R/3系統(tǒng)還支持自動處理有關(guān)外幣評估、信息分類以及應(yīng)收帳款的到期處理。

　　3.1.3會計期間SAP R/3系統(tǒng)提供最多十六個的記帳會計期間。十二個正常的會計期間另有可自定義的一至四個特別記帳期間。會計年度也可以與日歷年度相同或不同，同時還可定義縮短的會計年度（少于十二個會計期間）。3.1.4財務(wù)報表SAP R/3系統(tǒng)提供了豐富的報表功能。從法定的會計報表到自定義的各種內(nèi)部管理報表都可方便獲得。由于系統(tǒng)是高度集成的，所有的業(yè)務(wù)發(fā)生時系統(tǒng)都會同步更新各種財務(wù)報表的余額。因此，如果需要且權(quán)限許可，任何人在任何時間、任何地方均可獲得所需財務(wù)報表。原則上，只要有一項業(yè)務(wù)發(fā)生，系統(tǒng)就可以提供更新的財務(wù)報表，甚至是對外的資產(chǎn)負(fù)債表、損益表等。

　　3.1.5總分類帳概述SAP R/3系統(tǒng)的總分類帳與目前國內(nèi)所說的總分類帳其會計概念并不完全一樣。SAP R/3系統(tǒng)中的總分類帳科目包括除核算應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款科目外的所有科目。除了總帳科目中的統(tǒng)馭科目外，所有的總分類帳科目都是可以直接記帳的，并且對于所有總分類帳科目都可以使用未清項管理。

　　總分類帳科目的主記錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可分為會計科目表層數(shù)據(jù)和公司代碼層數(shù)據(jù)。會計科目表層數(shù)據(jù)用于整個主記錄，如總帳科目代碼，名稱，是資產(chǎn)負(fù)債表科目還是損益表科目；公司代碼層數(shù)據(jù)包含了如何控制業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入與記帳的參數(shù)，如何管理科目的數(shù)據(jù)，以及與其它公司代碼相關(guān)的數(shù)據(jù)，如貨幣、稅碼、統(tǒng)馭科目和未清項管理等。

　　總分類帳的記帳數(shù)據(jù)來源于以下方面：后勤等功能模塊的集成自動記帳到總分類帳；明細(xì)分類帳（如應(yīng)收帳款/應(yīng)付帳款）中的記帳相應(yīng)自動更新總分類帳；在總分類帳中的直接記帳。

　　3.2應(yīng)收帳款（A/R）

　　應(yīng)收帳款模塊是SAP R/3系統(tǒng)的財會子系統(tǒng)中對客戶進行監(jiān)測與控制的模塊。在此模塊中，帳戶分析、示警報告逾期清單以及靈活的催款功能，都使用戶可以方便地處理客戶未清項。系統(tǒng)為應(yīng)收帳款設(shè)置明細(xì)分類帳，并為其設(shè)置統(tǒng)馭帳戶。每一筆應(yīng)收帳款都按未清項進行管理，SAP R/3系統(tǒng)的應(yīng)收帳款模塊提供一對一的清帳方式，同時也支持按余額總數(shù)進行清帳的方式。如果條件許可，系統(tǒng)與電子銀行聯(lián)網(wǎng)，還可實現(xiàn)自動處理進帳業(yè)務(wù)并提供電子對帳單。系統(tǒng)可以隨時從系統(tǒng)中得到每個客戶的帳齡分析報告，還可以對已逾期的應(yīng)收款進行催款。根據(jù)未清項目的欠款天數(shù)以及對客戶信用管理策略設(shè)置不同的催款等級進行催款管理。
　　集成地使用SAP R/3的銷售及財務(wù)會計模塊，在銷售模塊業(yè)務(wù)發(fā)生時，系統(tǒng)自動生成會計憑證，應(yīng)收帳款明細(xì)帳自動更新，同時統(tǒng)馭帳戶總帳余額也同步更新，并保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性。當(dāng)然，系統(tǒng)也支持手動輸入記帳。

　　3.3應(yīng)付帳款（A/P）

　　應(yīng)付帳款的核算與應(yīng)收帳款相似，不再贅述。

　　3.4特殊分類帳另外，SAP R/3財會子系統(tǒng)提供了特殊分類帳模塊，可為用戶提供特殊的計算功能。在此模塊中，一個特殊分類帳可以通過對科目的設(shè)置（如成本中心、產(chǎn)品等），從不同的視角來反映科目的余額。用戶可以對每一個分類帳進行計劃、分配和貨幣轉(zhuǎn)換處理。當(dāng)實際業(yè)務(wù)發(fā)生時，這些特殊分類帳也能自動地更新。這能滿足不同的廠商對報表的要求。

　　3.5固定資產(chǎn)SAP R/3系統(tǒng)的固定資產(chǎn)模塊涵蓋了所有主要工業(yè)國家在法定報表和資產(chǎn)價值地評估方面的要求。能處理包括資產(chǎn)購置、折舊、轉(zhuǎn)移、報廢等業(yè)務(wù)。除了法定的對資產(chǎn)價值評估，可自定義許多折舊和評估的方法。

　　固定資產(chǎn)的核算和管理是財務(wù)會計的重要組成部分。無論是出于外部或內(nèi)部的會計核算的要求，對固定資產(chǎn)進行計劃和監(jiān)控也顯得更加重要。對固定資產(chǎn)的管理，系統(tǒng)主要是通過資產(chǎn)的分類來實現(xiàn)的，這樣可以在系統(tǒng)中定義任意多個帳戶分配以及相應(yīng)的統(tǒng)馭科目。資產(chǎn)分類，在SAP R/3資產(chǎn)管理應(yīng)用程序中占據(jù)核心的位置。

　　高度集成使用SAP R/3系統(tǒng)使用戶能應(yīng)用高效率的功能。這對于資產(chǎn)管理模塊中的資產(chǎn)購置尤其明顯。與其相關(guān)技術(shù)/作業(yè)部門（應(yīng)用程序）主要有：財務(wù)會計模塊——應(yīng)付帳款，物料模塊——收貨及發(fā)票校驗和庫存管理，項目管理模塊——項目結(jié)算，工廠維護模塊——后資本化等。對于折舊，系統(tǒng)支持使用多種不同的折舊方法并提供了綜合模擬及資產(chǎn)負(fù)債表優(yōu)化的功能，這樣就可以通過模擬折舊方法中的更改來執(zhí)行報表，將優(yōu)化的折舊結(jié)果轉(zhuǎn)帳到報表中。這種模擬的功能為用戶提供了對資產(chǎn)價值的不同視角，并且能處理計劃和實際的投資。同樣，系統(tǒng)支持固定資產(chǎn)的報廢和部分報廢并自動計算所有待結(jié)算的金額。3.6法定合并與單獨的企業(yè)財務(wù)報表相比，合并財務(wù)報表已經(jīng)顯得日益重要。SAP R/3系統(tǒng)允許用戶能夠選擇多種方式對集團公司下屬的子公司的業(yè)績進行評估。合并財務(wù)報表不是簡單地將子公司會計報表進行簡單地相加，而是對資產(chǎn)、應(yīng)收/應(yīng)付帳款、債務(wù)、利潤、銷售收入等進行重新分類、評估、合并及內(nèi)部抵銷。所有地合并業(yè)務(wù)都是由系統(tǒng)自動完成。除了法定合并以外，系統(tǒng)還允許用戶在計劃值地基礎(chǔ)上經(jīng)常地結(jié)算和作合并會計報表，如匯總的財務(wù)報表。

　　3.7財務(wù)會計信息系統(tǒng)SAP R/3的財務(wù)會計信息系統(tǒng)（FIS）是基于SAP的綜合數(shù)據(jù)信息倉庫（EIS）的交互式信息系統(tǒng)。它使用戶可以在指定的數(shù)據(jù)參數(shù)的基礎(chǔ)上對相應(yīng)的財會數(shù)據(jù)作評估。財務(wù)會計信息系統(tǒng)對不同幣種的分析、總分類帳科目分析、資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的分析等領(lǐng)域的經(jīng)營管理提供有效和綜合的支持。用戶可以對所有的組織結(jié)構(gòu)單元（如公司代碼、公司和業(yè)務(wù)部門）和各種會計期間（會計年度和會計期間）進行評估。報表既可以用公司代碼的貨幣，也可以用其它平行使用的貨幣——如集團公司貨幣、硬通貨等。功能強大的信息查詢功能是SAP產(chǎn)品的另一突出特點。

SAP R/3財務(wù)基本概念及集成性淺釋---總帳等概念
張小虎

1，科目表的建立及分配

在SAP中，科目表的層次較公司代碼高，也就是說先創(chuàng)建好科目表，然后可以分配給不同的公司使用。在同一集團范圍內(nèi)，為了使各個集團范圍內(nèi)的公司使用的科目表都能一致，通常是先創(chuàng)建一個虛擬的公司及科目表，然后集團范圍內(nèi)公司都可從其拷貝。科目表中的科目就是在總帳的主數(shù)據(jù)中分別創(chuàng)建的。這里值得一提是，在SAP中的科目表與傳統(tǒng)的手工方式在科目體系中有了很大的不同。傳統(tǒng)的帳務(wù)體系將會計科目分為1級科目、2級科目、3級科目等。但在SAP已沒有這樣分法了。除了應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)等統(tǒng)馭科目外，所有的明細(xì)或2、3科目上升為總帳科目（當(dāng)然在使用之前，應(yīng)進行有關(guān)主數(shù)據(jù)的設(shè)置），如傳統(tǒng)的銀行存款—工商銀行XX支行XX帳號，這只是銀行存款的一個子科目，但在SAP中，此時已設(shè)置為一個總帳科目了，科目代碼是根據(jù)企業(yè)會計制度中的有關(guān)編碼擴充至8位編碼，如一個企業(yè)有許多銀行存款，在SAP中就變成了有許多總帳科目。在總帳層次顯示時，是分別顯示的，但到報表層次時，則根據(jù)所有銀行科目中的前四位代碼匯集成一個科目銀行存款進行披露。管理費用也一樣，在SAP中有非常多管理費用的總帳科目（如工資、獎金、津貼等）。但在總帳還包含有從其他模塊中過入的金額，如統(tǒng)馭科目，統(tǒng)馭如應(yīng)付/收及固定資產(chǎn)的明細(xì)科目，因此在SAP的總帳科目表中，我們看到的就不是目前的五、六十個科目，而是將近五百個的總帳科目。由于應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)有各自獨立的模塊，所以有各自的明細(xì)帳。但反映在總帳及報表層次時，分別為細(xì)分的統(tǒng)馭科目（如應(yīng)收帳款可根據(jù)企業(yè)管理的需要分為應(yīng)收國內(nèi)的款項與應(yīng)收國外的款項等）。SAP所有的財務(wù)信息都是即時的，當(dāng)記錄一筆總帳分錄時，相應(yīng)的總帳、報表都已生成，當(dāng)應(yīng)收明細(xì)帳生成時，通過統(tǒng)馭科目就可即時過入總帳與報表。也就是說，在SAP的帳務(wù)里，任何時點都會產(chǎn)生新的總帳與新的報表（注意該總帳與報表并不完全體現(xiàn)法人的資產(chǎn)負(fù)債損益情況，尚有折舊、預(yù)提待攤因素要考慮）。

2，統(tǒng)馭科目的概念及分類，統(tǒng)馭科目的變更

統(tǒng)馭科目（reconciliation account）指的就是將明細(xì)科目歸集起來的意思。前面我們說到，系統(tǒng)總帳科目表中包括統(tǒng)馭科目，該統(tǒng)馭科目是與應(yīng)收模塊、應(yīng)付模塊、固定資產(chǎn)模塊有關(guān)的，其中長、短期借款運用了應(yīng)付模塊的功能，也成為了統(tǒng)馭科目。在實際業(yè)務(wù)過程，我們可能會發(fā)生統(tǒng)馭科目選用錯誤，此時就要用到統(tǒng)馭科目的變更功能。如客戶A的統(tǒng)馭科目被誤選為11310101，并有一筆分錄輸入，假設(shè)為1000元，此時的總帳科目11310101就有1000元余額，事后發(fā)現(xiàn)用錯統(tǒng)馭科目，為此在此客房的主數(shù)據(jù)中更改統(tǒng)馭科目假設(shè)為113102101（注意這并不會更改已過入11310101的1000元），更改完畢后，至月末（假設(shè)本月只有一筆分錄及余額為1000元）運行客戶重組程序，系統(tǒng)會產(chǎn)生借：11310299（系11310201的調(diào)整科目，但非統(tǒng)馭科目）1000貸：11310199（系11310101的調(diào)整科目，但非統(tǒng)馭科目）1000，在報表層次上11310101與11310199被安排在一行后余額變?yōu)?，11310201與11310299被安排在一行后余額變?yōu)?000，這樣在報表層次就將由于選錯統(tǒng)馭科目而產(chǎn)生的錯誤糾正了。第二個月初，系統(tǒng)會自動運行相反的調(diào)整分錄，借：11310199（系11310101的調(diào)整科目，但非統(tǒng)馭科目）1000貸：11310299（系11310201的調(diào)整科目，但非統(tǒng)馭科目）1000.直到選錯統(tǒng)馭科目的金額被支付出去后，才不需運行上述程序。

3，憑證的輸入規(guī)則：在SAP中，總帳科目在輸入分錄是需要遵循傳統(tǒng)的記帳方法，“有借必有貸，借貸必相等”。但對于應(yīng)收、應(yīng)付的發(fā)票輸入（即作會計分錄）單邊則可，如在應(yīng)付模塊作發(fā)票輸入，填入供應(yīng)商的號碼，日期、金額后，其次填寫行項目，此時的行項目的字段中已經(jīng)默認(rèn)了借方，用戶只需選擇適當(dāng)?shù)目値た颇?#xff08;如管理費用—XX）、金額、成本中心即可。產(chǎn)生的分錄即為借貸皆具的雙邊分錄了。應(yīng)收模塊的發(fā)票輸入也同樣。在應(yīng)收、應(yīng)付模塊中除了后勤模塊的“發(fā)票校驗程序”及銷售模塊的“出具發(fā)票程序”自動過入應(yīng)付、應(yīng)收帳款外，尚有許多處如“過帳”、“清帳”也具有半自動生成會計分錄的功能。另外，在SAP中，憑證具有較寬泛的意義，如后勤模塊的產(chǎn)生的收貨單據(jù)，在SAP中也稱為憑證，發(fā)票也稱憑證，因此財務(wù)人員在實際操作中應(yīng)注意區(qū)別。

4，憑證的類別

傳統(tǒng)的會計核算中，將憑證的類別分為收、付、轉(zhuǎn)三類或直接就是一類記帳憑證。SAP對憑證的分類基本上也遵循收、付、轉(zhuǎn)三類的原則，即總帳憑證（類似轉(zhuǎn)帳憑證）SA，與供應(yīng)商有關(guān)的憑證（類似于付款憑證）：KR（應(yīng)付供應(yīng)商的憑證）、KG（供應(yīng)商轉(zhuǎn)來的紅字發(fā)票，SAP稱為貸記憑證）、KZ（付款給供應(yīng)商的憑證），與客戶有關(guān)的憑證（類似于收款憑證）：DR（開具發(fā)票給顧客的憑證）、DG（開具紅字發(fā)票給顧客的憑證）、DZ（向顧客收款的憑證），與固定資產(chǎn)交易有關(guān)的憑證AA等。

5，記帳碼

在手工的會計核算過程中，我們通過用記帳符號“借”與“貸”來描述資產(chǎn)、負(fù)債的增、減。但在SAP中，卻變得有些復(fù)雜了，比如，對于總帳科目的憑證，用符號40來表示總帳的借方，用50來表示總帳的貸方，分錄例示如下：40：10010101（現(xiàn)金）50：50150101（營業(yè)外收入）；對于與供應(yīng)商發(fā)票有關(guān)的憑證輸入，主要與應(yīng)付帳款有關(guān)的借貸方就比較復(fù)雜了，如貸方用31、32、33、34、35、36、37、38、39，借方用21、22、23、24、25、26、27、28、29，如供應(yīng)商發(fā)票輸入分錄為：40：50100101（營業(yè)費用-電費）31：10100037（表示通過主數(shù)據(jù)創(chuàng)建的供應(yīng)商編號）。對于與應(yīng)收帳款有關(guān)的，其應(yīng)收帳款的借貸方所用的記帳碼：用01、02、03、04、05、06、07、08、09表示借方，用11、12、13、14、15、16、17、18、19表示貸方，如輸入一筆與客戶發(fā)票有關(guān)的分錄：01：客戶有關(guān)的號碼50：其他業(yè)務(wù)收入。與固定資產(chǎn)有關(guān)的業(yè)務(wù)，用70表示借方，用75表示貸方，假設(shè)通過應(yīng)付模塊采購固定資產(chǎn)，70：固定資產(chǎn)號碼31：10100037.與存貨有關(guān)的業(yè)務(wù)，用89表示借方，用99表示貸方，如89：存貨貸：50：GR/IR，退貨時，40：GR/IR 99：存貨（與存貨有關(guān)的會計業(yè)務(wù)，大部分是系統(tǒng)自動產(chǎn)生的，因此少了一道麻煩！）。

記帳碼在SAP中實際上起到如下的作用：在行項目中決定可輸入的科目的類別；行項目是以借方或貸輸入；決定其他字段的狀態(tài)。

6，憑證號碼的產(chǎn)生

在SAP中，憑證號碼可以由系統(tǒng)產(chǎn)生也可由手工產(chǎn)生，但系統(tǒng)產(chǎn)生的憑證號是連續(xù)的，手工產(chǎn)生的號碼難免會產(chǎn)生跳號等失誤，因此對系統(tǒng)設(shè)置時采用的憑證號碼是由系統(tǒng)自動產(chǎn)生的。同時，對不同類別的憑證，系統(tǒng)對其產(chǎn)生的號碼的范圍不盡一致，如輸入供應(yīng)商發(fā)票產(chǎn)生的憑證號在1900000000-1999999999之間，付款給供應(yīng)商的的憑證產(chǎn)生的憑證號在1500000000-1599999999，與固定資產(chǎn)有關(guān)的憑證產(chǎn)生的憑證號在0100000000-0199999999之間，開具發(fā)票給客戶產(chǎn)生的憑證號在1600000000-1699999999之間等等！尚有其他號碼范圍，可參照總帳藍圖中的有關(guān)敘述。當(dāng)然，號碼范圍是與年度有關(guān)的，即開始新一個會計年度時，號碼區(qū)間又會被重新選用，從而避免號碼被用盡的可能。

7，記帳期間變式，會計年度與特殊期間

記帳期間變式是較難理解的一個內(nèi)容。通過手工的做法是，在某一期間內(nèi)所有交易都必須在同一時點結(jié)帳，以便總帳及財務(wù)報表的生成。但在系統(tǒng)中，由于每一時點都可以產(chǎn)生一個即時會計報表，因此某些類型的憑證可以在期間結(jié)束時予以關(guān)帳，而某些卻又可以繼續(xù)開著，即某些類型憑證可在8月份入七月份的帳。當(dāng)然從嚴(yán)格的角度說，這是不合適的。這就是記帳期間變式。特殊會計期間，在系統(tǒng)中，會計期間基本上分為12個期間，這與正常手工核算無二，但由于在年度的會計期間結(jié)束后（此時12月31日會計報表已產(chǎn)生），仍然存在應(yīng)當(dāng)調(diào)整的事項，如審計時發(fā)現(xiàn)有些費用的確認(rèn)不盡合理，有些交易金額必須重新確認(rèn)（如某些資產(chǎn)負(fù)債表日后事項），這時的調(diào)整就在特殊期間進行。SAP的特殊會計期間分為4個，即13-16期間。但有些資產(chǎn)負(fù)債表業(yè)務(wù)卻又難以在特殊期間實現(xiàn)，如資產(chǎn)負(fù)債后日后發(fā)生的上一年度的退貨，由于這涉及到集成的業(yè)務(wù)，所以在SAP較難實現(xiàn)（具體參見后述）。

8，初級成本要素與次級成本要素

初級成本要素與次級成本要素。SAP除總帳的及時集成外，它的另一個特點是與控制模塊的及時集成。在SAP中所有的總帳中的費用科目都被要求創(chuàng)建成為初級成本要素。這樣，當(dāng)輸入一個總帳的費用分錄時，系統(tǒng)會要求輸入一個成本中心，即表示此時系統(tǒng)已將該初級成本要素分配給了某一成本中心。即通過一個分錄就將總帳與控制模塊的要求同時滿足，這就是SAP的無縫集成。當(dāng)然控制模塊中只有該要素的金額，而不是像總帳的記錄是通過雙邊分錄來實現(xiàn)的，因此某成本心的費用報表是各個初級成本要素總匯。次級成本要素是指，某一成本中心的費用要素可整理成為次級的費用要素（項目），并將其通過一定的比例分?jǐn)偨o不同的成本中心。控制模塊就是通過這兩個要素反映了企業(yè)內(nèi)外部間的資金流動情況。在SAP中，初級成本要素就類似于科目表，它可以分配給任何一個成本中心，包括法人間的成本中心，即不同的成本中心可能包括的初級成本要素是一模一樣的，但金額卻不盡相同。

9，分配與分?jǐn)?/p>

分配與分?jǐn)倢τ诔杀疽氐膩碚f是一個很重要的功能。并且這功能就類似于固定資產(chǎn)折舊一樣，一月只能執(zhí)行一次。分配的功能是與初級成本要素相關(guān)的，分?jǐn)偟墓δ苁桥c次級成本要素的功能相關(guān)的。這兩個功能同樣都可用到計劃（預(yù)算）與實際發(fā)生額中。如可創(chuàng)建一個循環(huán)，將某成本中心（可超過一個以上）的初級成本要素（可超過一個以上），按一定的比例分配給其他成本中心（可超過一個以上），當(dāng)然也將這循環(huán)分為幾個段，各段間相應(yīng)的要求可以不一樣，這樣每月末執(zhí)行時，就可以很好地反映初級成本要素的流向情況。同樣的，也可創(chuàng)建一個分?jǐn)傃h(huán)，將某成本中心（可超過一個以上）的初級成本要素（可超過一個以上）重新組合成為一個次級成本要素，然后再將其按一定的比例分配給其他成本中心（可超過一個以上），當(dāng)然也將這循環(huán)分為幾個段，各段間相應(yīng)的要求可以不一樣，這樣每月末執(zhí)行時，就可以很好地反映次級成本要素的流向情況。分配與分?jǐn)偟膮^(qū)別在于，分配是將某一成本中心的初級成本要素分給另一成本心，被分配的初級成本要素會與被分配的成本中心的相同的初級成本要素一并反映，而分?jǐn)倓t是將次級成本要素分?jǐn)偟搅硪怀杀局行?#xff0c;與被分?jǐn)偟某杀局行牡某跫壋杀疽匾煌从?#xff0c;這樣有利于區(qū)分本成本中心的發(fā)生的費用與分?jǐn)傔^來的費用的界限。需要說明的是，同一利潤中心下的成本中心的分配或分?jǐn)?#xff0c;并不影響該利潤中心的利潤額，但跨利潤中心進行分配或分?jǐn)?#xff0c;則影響了不同利潤中心的利潤額，兩種方法產(chǎn)生（分配或分?jǐn)偟囊?guī)則相同時）的影響一致。

SAP R/3 財務(wù)基本概念及集成性淺釋 —— 主數(shù)據(jù)篇
ERP是英文Enterprise resources planning的縮寫，意思為企業(yè)資源計劃。在企業(yè)中，存在各種各樣的資源，如財務(wù)資源、人力資源、信息資源、供應(yīng)商資源、客戶資源等等，如何將這些資源進行合理規(guī)劃，實現(xiàn)資源的最優(yōu)化的配置，從而提高企業(yè)整體的經(jīng)營能力與經(jīng)營效率是企業(yè)管理者孜孜以求的目標(biāo)。經(jīng)濟學(xué)上有一個著名理論：短邊效應(yīng)。也就是說，有長短不一的木塊(表示各種各樣的資源)，做成一個木桶，其裝水容量的多寡不是由最長木塊決定的，而是由最短的木塊決定的。過去幾十年來，由于電信技術(shù)、計算機技術(shù)及應(yīng)用軟件開發(fā)的滯后，大型企業(yè)為提高管理效率而進行的各種各樣探索都難以得到最終的實現(xiàn)，其重要原因就在于信息的不能及時傳遞。人們通常所說的企業(yè)內(nèi)部各個部門都是一個“信息孤島”，指的就是信息(包括財務(wù)、人力等方面)的不能及時傳遞與處理，由此帶來管理上的效率損失及機會成本的上升。隨著我們國家市場化改革進程的不斷加快及全球經(jīng)濟的一體化，各個行業(yè)內(nèi)部的競爭加劇是不可避免的一個趨勢，競爭的加劇對企業(yè)管理提出了更高的要求，正如莎士比亞所說的，“是生存還是死亡，這真是一個問題”。要提高企業(yè)管理水平，首先必須突破信息傳遞及處理這個“瓶頸”。70年代以來，國外企業(yè)為突破這個“瓶頸”，就陸續(xù)開始了企業(yè)資源計劃的嘗試。
至90年代初期，已經(jīng)獲得很大的成功，這主要應(yīng)歸功于相關(guān)技術(shù)，如電信、計算機及應(yīng)用軟件等得到了空前的發(fā)展。實施ERP，至少有三個方面的好處：1．各種信息能夠得到即時的處理與傳遞。如有非常及時性的財務(wù)數(shù)據(jù)及庫存數(shù)據(jù)，這對于大型企業(yè)是非常必要的。2．可以打破企業(yè)管理者的管理邊界，同時不會造成效率上的損失。傳統(tǒng)的分工理論形成的每個管理人員的管理邊界，超出此邊界將是不經(jīng)濟的，但實施ERP，如上問題可以輕松得以解決，因為ERP的精髓就是要信息的及時處理與傳遞。信息的及時傳遞及處理可以使管理的邊界得以突破。正如和光商務(wù)股份有限公司的總經(jīng)理劉鐵所說：實旌ERP可以將管理的需求“一竿子捅到底”1 3．可以降低企業(yè)內(nèi)部的交易費用，同時也有利于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的再造。實施了ERP，各項交易、業(yè)務(wù)流程都變得透明，信息也得到了及時的處理與傳遞，帶來的結(jié)果是內(nèi)部交易費用的降低，機構(gòu)的設(shè)置也將變的簡單、高效，原來“金字塔型”的組織結(jié)構(gòu)變成了“扁平型”的組織結(jié)構(gòu)。
毫無疑問，如上種種好處，將會使成功實施ERP的企業(yè)在激烈的市場競爭中獲得極大的優(yōu)勢，具體地說，將會使企業(yè)降低費用、提高資金的運用效率，提供決策的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)、降低機會成本等。
支持實施ERP的管理軟件有非常之多，如SAP R／3、Oracle、PeopleSoft等。本文著重介紹SAP R／3軟件就是其中集成性最好、功能最強的管理軟件。為什么SAPR／3軟件集成性最好并且能夠及時處理并傳遞信息，主要是有賴于主數(shù)據(jù)的有關(guān)設(shè)置。以下開始本文有關(guān)SAPR／3軟件中與財務(wù)有關(guān)的介紹。
主數(shù)據(jù)(主記錄)
第一次接觸SAP R／3軟件的人，當(dāng)看到主數(shù)據(jù)這樣的字眼時，肯定不知所云。在SAPR／3軟件中，主數(shù)據(jù)相當(dāng)是該軟件的識別及自動后續(xù)處理系統(tǒng)。比如人的大腦，當(dāng)我們見到資產(chǎn)負(fù)債表中的有關(guān)科目時，如長期投資，我們的大腦馬上就會這樣的反應(yīng)：它是屬于資產(chǎn)類的科目，期末應(yīng)將余額予以結(jié)轉(zhuǎn)；核算時，當(dāng)其投資對被投資單位有控制、共同控制或重大影響時，應(yīng)采用權(quán)益法進行核算，否則應(yīng)采用成本法核算等。又如對于銷售收入，我們馬上就知道這是損益類科目，期末應(yīng)將其結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤，而后轉(zhuǎn)至未分配利潤等。我們的大腦為什么有這些知識，就是因為我們經(jīng)過了長期的財務(wù)知識方面的訓(xùn)練，所以就會有這樣的識別及核算能力。對于軟件系統(tǒng)，它不具有像人類一樣的大腦，所以軟件開發(fā)人員就開發(fā)了一套適合系統(tǒng)并使其能夠像人腦一樣的識別及處理財務(wù)數(shù)據(jù)。這就是SAPR／3軟件的主數(shù)據(jù)。
因此，當(dāng)我們要做各項交易之前，必須到相應(yīng)的主數(shù)據(jù)中去創(chuàng)建它(當(dāng)然這個創(chuàng)建是按照主數(shù)據(jù)中的固有格式進行的)，這樣系統(tǒng)才能認(rèn)可它、自動處理它。通常我們叫這個過程為“去報個到，取個號”。與財務(wù)有關(guān)的主數(shù)據(jù)包括有總賬主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、客戶主數(shù)據(jù)、商品主數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)、成本及利潤中心主數(shù)據(jù)等六大類。下面分別闡述。
(一)總賬主數(shù)據(jù)
總賬主數(shù)據(jù)，它起到統(tǒng)馭整個財務(wù)的作用。不同的會計科目在總賬主數(shù)據(jù)中創(chuàng)建會應(yīng)用到不同的“字段”(英文單詞為field)，通過這些不同“字段”的組合，就會形成系統(tǒng)能夠識別并能夠為我們現(xiàn)行會計核算所接受的會計科目。如下例舉幾個重要的科目予以說明。
號碼 10010101 10030101 10040101
公司代碼 KHl0 KHl0 KHlO
類別 資產(chǎn)負(fù)債表科目 資產(chǎn)負(fù)債表科目 資產(chǎn)負(fù)債表科目
賬戶組 現(xiàn)金／銀行類 其他資產(chǎn)類 其他資產(chǎn)類
描述 現(xiàn)金 應(yīng)收賬款一國內(nèi)貿(mào)易款 庫存商品
統(tǒng)馭科目類型 X D X
未清項目管理 X X X
行項目顯示 √ X X
字段狀態(tài)組 G001 G067 G001
號碼 10050101 20010101 20020101
公司代碼 KHl0 KHl0 KHl0
類別 資產(chǎn)負(fù)債表科目 資產(chǎn)負(fù)債表科目 資產(chǎn)負(fù)債表科目
賬戶組 固定資產(chǎn)類 負(fù)債權(quán)益類 負(fù)債權(quán)益類
描述 固定資產(chǎn)一房屋建筑物 短期借款 應(yīng)付賬款一國內(nèi)貿(mào)易款
統(tǒng)馭科目類型 A K K
未清項目管理 X X X
行項目顯示 X X X
字段狀態(tài)組 G007 G001 G067
號碼 20060101 20070101 20080101
公司代碼 KHl0 KHl0 KHl0
類別 資產(chǎn)負(fù)債表科目 資產(chǎn)負(fù)債表科目 資產(chǎn)負(fù)債表科目
賬戶組 負(fù)債權(quán)益類 負(fù)債權(quán)益類 負(fù)債權(quán)益類
描述 購銷GR／IR 代銷GR／IR 實收資本
統(tǒng)馭科目類型 X X X
未清項目管 √ √ X
行項目顯示 √ √ √
字段狀態(tài)組 G001 G001 G001
號碼 50010101 50020101 50040101
公司代碼 KHl0 KHl0 KHl0
類別 損益表科目 損益表科目 損益表科目
賬戶組 損益類 損益類 損益類
描述 銷售收入-購銷 銷售成本一購銷 管理費用一電費
統(tǒng)馭科目類型 X X X
未清項目管理 X X X
行項目顯示 √ √ √
字段狀態(tài)組 G029 G030 G004
僅允許自動記賬 √ √
幾個重要的會計科目，其余科目即可舉一反三，知其所以然。在所列示的科目中，科目號碼是根據(jù)《企業(yè)會計制度一會計科目名稱和編號》規(guī)定的前四位數(shù)加上后四位而成，在創(chuàng)建時須手工填入(即非系統(tǒng)產(chǎn)生)。科目類別僅分成兩類：即為資產(chǎn)負(fù)債表科目或為損益表科目。賬戶組分為六項：現(xiàn)金／銀行類、固定資產(chǎn)類、其他資產(chǎn)類、負(fù)債／權(quán)益類、損益類、轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)類。描述項既可按需創(chuàng)建的科目進行字面的描述，又可分為長文本與短文本描述。統(tǒng)馭科目類型分為三類：供應(yīng)商類別(K)、客戶類別(D)、固定資產(chǎn)類別(A)，主要是針對應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)等模塊過入的金額，他們的交易是不通過總賬模塊進行的，但在各自模塊完成的同時，會將相應(yīng)的金額過入總賬。未清項目管理主要是用于須清賬的科目，如GR／IR，銀行的過渡科目、工資的清算等。激活了未清項目管理，必須同時激活行項目顯示的功能，但在總賬主數(shù)據(jù)的設(shè)置中，應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)等是不能激活未清項目管理及行項目顯
示功能。行項目顯示即表示，設(shè)置此項時，系統(tǒng)會有向下挖掘(Drilldown)的功能，當(dāng)我們在查看總賬的某個科目時，若對某金額有懷疑，可將鼠標(biāo)對準(zhǔn)該金額連續(xù)點擊兩下，系統(tǒng)可顯示明細(xì)賬的金額，再對準(zhǔn)明細(xì)賬的金額連續(xù)點擊兩下，系統(tǒng)會顯示某憑證的金額。字段狀態(tài)組，表示若某個總帳科目選用了不同的字段狀態(tài)組，其將來在憑證輸入時，需要填入不同的字段，如對于其他業(yè)務(wù)收入科目，其選用的字段狀態(tài)組為G029，當(dāng)我們輸入一個分錄借：現(xiàn)金貸：其他業(yè)務(wù)收入時，系統(tǒng)會要求再輸入一個利潤中心的字段，否則該張憑證不能夠產(chǎn)生。又如當(dāng)我們輸入一個分錄借：管理費用一電費貸：現(xiàn)金時，系統(tǒng)會要求我們輸入一個成本中心的字段。僅允許自動記賬表示，該總賬科目必須由其他模塊自動過入，不用手工輸入憑證，如銷售收入一購銷，因為該總賬科目是在銷售及分銷模塊完成“出具發(fā)票”功能時自動產(chǎn)生的，所以僅允許自動過賬。
創(chuàng)建完總賬的主數(shù)據(jù)后，手工輸入的總賬科目將得到系統(tǒng)的確認(rèn)與認(rèn)可。如傳統(tǒng)的分錄錄入方式為借：現(xiàn)金貸：其他業(yè)務(wù)收入，在系統(tǒng)中將變成：借：10010101貸：50100101(假設(shè)為其他業(yè)務(wù)收入)。系統(tǒng)在總賬分錄輸入后，將會自動將相關(guān)金額過入至總賬及更新會計報表。
(二)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)
當(dāng)我們與一個供應(yīng)商發(fā)生交易之前，應(yīng)當(dāng)在供應(yīng)商主數(shù)據(jù)內(nèi)創(chuàng)建該供應(yīng)商，以使系統(tǒng)能夠識別它并處理它。這仍然是“去報個到，取個號"，但這是到供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中去報到并取號。下面將創(chuàng)建供應(yīng)商的有關(guān)過程做一個介紹。 、 。
供應(yīng)商編號：除地點類別是以手工方式輸入號碼外，其余皆為系統(tǒng)自動生成的號碼。
供應(yīng)商類別：包括有國內(nèi)貿(mào)易供應(yīng)商、進口貿(mào)易供應(yīng)商、關(guān)聯(lián)供應(yīng)商、一次性供應(yīng)商、無庫存供應(yīng)審、招商供應(yīng)商、地點等。在創(chuàng)建供應(yīng)商時，只須在其中選擇一項即可。
描述：與供應(yīng)商有關(guān)的信息如公司名稱、地址等輸入相應(yīng)的字段即可。
購貨方號碼：若某一供應(yīng)商既是供應(yīng)商又是客戶，須做自動清賬賬務(wù)時，應(yīng)在此處填寫在客戶主數(shù)據(jù)中生成的號碼。
會計信息：此處應(yīng)填的是統(tǒng)馭科目，該統(tǒng)馭科目首先應(yīng)在總賬主數(shù)據(jù)中創(chuàng)建好。
檢查雙重發(fā)票：此處是指檢查收貨憑證與發(fā)票的校驗，為必輸?shù)淖侄巍４蚬础碳纯伞?br />付款條件：指的是付款的期限，系統(tǒng)已設(shè)定好各種類型的付款期限，選擇即可。選擇好后，該系統(tǒng)會自動計算對該供應(yīng)商的欠款是否已到期，有利于資金周轉(zhuǎn)的籌劃。
付款方式：如現(xiàn)金、支票、銀行轉(zhuǎn)賬等。也是在系統(tǒng)內(nèi)選擇即可。將來做自動付款業(yè)務(wù)時，系統(tǒng)會根據(jù)自動付款方式的參數(shù)選擇是否支付該款項。
結(jié)算客戶：此處是與購貨方號碼相關(guān)聯(lián)的，欲做自動清賬賬務(wù)，必須在此處打勾√。
如上主數(shù)據(jù)的內(nèi)容填寫完畢后，系統(tǒng)即會自動產(chǎn)生一個供應(yīng)商的編號(除地點的類別是手工方式輸入外)，如10100001，該編號代表了與供應(yīng)商有關(guān)的各種信息及后續(xù)處理的功能。并且在分錄的輸入上也與傳統(tǒng)的有所不同了。如傳統(tǒng)的分錄方式為：借：營業(yè)費用一電費 貸：應(yīng)付賬款一XX供應(yīng)商，但在系統(tǒng)中的分錄錄入方式變?yōu)?#xff1a;借：營業(yè)費用一電費(這將也有一個總科目號碼)貸：1010000l(與該供應(yīng)商有關(guān)的交易金額將會由系統(tǒng)自動過入至創(chuàng)建該供應(yīng)商主數(shù)據(jù)選定的統(tǒng)馭科目，同時在總賬層次中的該統(tǒng)馭科目也得到了自動的更新)。
另外，對于不同類別的供應(yīng)商，創(chuàng)建完畢后，會產(chǎn)生不同號碼范圍段的編號。如國內(nèi)供應(yīng)商的號碼范圍段為101開頭的8位數(shù)，國外供應(yīng)商其號碼范圍段為18開頭的8位數(shù)。熟悉后，看著供應(yīng)商的編碼范圍即可知道，該供應(yīng)商是屬于何一類型的供應(yīng)商。
(三)客戶主數(shù)據(jù)
與供應(yīng)商主數(shù)據(jù)一樣，有新的客戶與我們發(fā)生交易時，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建客戶主數(shù)據(jù)。
客戶編號：除類別為“地點”客戶編號須手工輸入外，其余類別的客戶編號皆由系統(tǒng)自動產(chǎn)生。
客戶類別：有國內(nèi)個人客戶、國內(nèi)批發(fā)客戶、關(guān)聯(lián)客戶、租賃客戶、地點、其他等六大類。
描述：即為對客戶的一般情況進行描述，如公司名稱、地址、郵編、聯(lián)系人等。
統(tǒng)馭科目：此處輸入在總賬主數(shù)據(jù)中已創(chuàng)建好的應(yīng)收賬款統(tǒng)馭科目，如應(yīng)收賬款一國內(nèi)個人客戶
(11310101)，應(yīng)收賬款一國內(nèi)批發(fā)客戶(11310201)等。零售企業(yè)的大部分客戶都是個人客戶，因此只須創(chuàng)建一個一次性的客戶，而后通過修改有關(guān)描述性的字段即可。
付款期限：此處是指客戶付款給單位的付款期限，由于主要以零售為主，付款期限定為立即付款，但可針對個別客戶(如在合同中規(guī)定的收款期限)另行設(shè)定。系統(tǒng)已設(shè)置各種的付款期限。通過此處的設(shè)置，將來做催款程序時，系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)置的參數(shù)自動計算應(yīng)收賬款的賬齡及打印催款函。
付款方式：可以有現(xiàn)金、支票等方式。
催款程序：選擇催款程序，可以產(chǎn)生催款函件。
與創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)一樣，當(dāng)創(chuàng)建完畢客戶主數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動產(chǎn)生一個客戶的編號(如500000001)，該編號代表了該供應(yīng)商的相關(guān)信息及后續(xù)功能。憑證輸入方式上，將與傳統(tǒng)的手工方式有很大的不同。如傳統(tǒng)的憑證為借：應(yīng)收賬款一XX客戶貸：其他業(yè)務(wù)收入一租金，在系統(tǒng)中將變?yōu)榻?#xff1a;500000001貸：其他業(yè)務(wù)收入一租金(這將也有一個總科目號碼)，交易金額自動會過入統(tǒng)馭科目如11310101的應(yīng)收賬款一國內(nèi)個人客戶，同時也即時更新總賬中的統(tǒng)馭科目。
同樣，不同類別的客戶，其創(chuàng)建完主數(shù)據(jù)后產(chǎn)生的編號是不一樣的，如國內(nèi)個人客戶，其編號范圍為500000000-599999999，國內(nèi)批發(fā)客戶其編號范圍為3 10000000-3 19999999等。這將便于我們區(qū)分不同類別的客戶。
(四)商品主數(shù)據(jù)
商品數(shù)據(jù)的內(nèi)容較為復(fù)雜，主要由主數(shù)據(jù)組負(fù)責(zé)創(chuàng)建，對于財務(wù)人員需要了解的內(nèi)容主要有以下幾項：
描述：即對商品一般性的描述，如品名、類別、供應(yīng)商等。
評估類：主要有兩類3100與3600，其中3100代表該商品為購銷類商品，決定了系統(tǒng)自動生成的GR／IR為購銷類的GR／IR；3600代表該商品為代銷的商品，決定了系統(tǒng)自動生成的GR／IR為代銷類的GR／IR。
價格控制類型：SAP中有兩種價格控制類型，一為標(biāo)準(zhǔn)成本法，二為加權(quán)移動平均法，該兩種方法用于存貨的發(fā)出時結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本用。
移動平均價：由系統(tǒng)自動計算得出。系統(tǒng)會根據(jù)每批次的采購單價及數(shù)量對目前的庫存商品發(fā)出單價進行移動平均計算出作為結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本用的單價。
總庫存量：是指目前的庫存總量。
銷售價格：由系統(tǒng)根據(jù)一定的毛利要求并結(jié)合有關(guān)細(xì)節(jié)得出。此銷售單價將成為創(chuàng)建銷售訂單時的單價，若有打折，系統(tǒng)會根據(jù)打折比例算出最終銷售價，這也將成為計算銷售收入的單價(系統(tǒng)會自動將增值稅計出后并從收入中剔除)。
利潤中心：主要是為創(chuàng)建利潤中心的損益表而用。若該商品維護的層次到某個門店，則將來銷售確立時，收入與成本將為轉(zhuǎn)入總賬層次與利潤中心層次。
商品主數(shù)據(jù)創(chuàng)建完畢后，系統(tǒng)會產(chǎn)生一個商品號，該號碼代表了如上有關(guān)的信息及計入某個總賬科目如庫存商品、受托代銷商品的要求。
(五)固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)
同樣的，當(dāng)財務(wù)上要做一件與固定資產(chǎn)有關(guān)的交易，如購置，首先必須在固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)中去創(chuàng)建它，然后才能在財務(wù)上開始與之相關(guān)的業(yè)務(wù)。如下是創(chuàng)建固定主數(shù)據(jù)的一些重要內(nèi)容。在系統(tǒng)中，對于固定資產(chǎn)的大部分業(yè)務(wù)是系統(tǒng)自動完成的，所以如下的內(nèi)容是有必要的。
類別：在傳統(tǒng)的會計核算中，通常可以將一個企業(yè)的固定資產(chǎn)分為幾大類：房屋建筑物、機械設(shè)備、交通工具、辦公設(shè)備、其他等。在系統(tǒng)中，也是遵循這樣一種分類方法，但為了便于系統(tǒng)區(qū)分固定資產(chǎn)折舊時所應(yīng)計入的科目，如管理用的固定資產(chǎn)折舊費用應(yīng)計入管理費用一折舊科目及營業(yè)或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)折舊費用應(yīng)計入營業(yè)費用---q~舊或制造費用一折舊，在系統(tǒng)中，將固定資產(chǎn)的分類進一步細(xì)分，分成房屋建筑物(總部)、房屋建筑物(門店)、機械設(shè)備(總部)、機械設(shè)備(門店)、交通工具(總部)、交通工具(門店)、辦公設(shè)備(總部)、辦公設(shè)備(門店)、其他(總部)、其他(門店)等，同時在SAP系統(tǒng)中，在建工程、無形資產(chǎn)(商標(biāo)、土地使用權(quán)、著作權(quán)、商譽等)也屬于固定資產(chǎn)模塊的核算范疇。因此，當(dāng)我們
欲創(chuàng)建某個固定資產(chǎn)的主數(shù)據(jù)時，如總部用的服務(wù)器，就應(yīng)選擇總部辦公設(shè)備這一類型，隨后系統(tǒng)會自動確定相應(yīng)的科目定位碼。
描述：即對應(yīng)創(chuàng)建的固定資產(chǎn)進行如名稱類別等描述。 ，
科目定位碼：是與系統(tǒng)設(shè)定的固定資產(chǎn)類別緊密地聯(lián)系在一起的。該科目定位碼實際上起到了統(tǒng)馭科目的功能。如在本次設(shè)定中，總部的房屋建筑物的科目定位碼為1010，門店的房屋建筑物的科目定位碼為1020，但這兩定位碼同時會與總賬科目固定資產(chǎn)——房屋建筑物聯(lián)系起來，如當(dāng)財務(wù)增加一個固定資產(chǎn)時，就會通過科目定位碼使總賬科目固定資產(chǎn)_謗屋建筑物金額相應(yīng)增加。 ．
成本中心：這是與控制模塊有關(guān)的設(shè)置。如總部用的服務(wù)器，就應(yīng)選擇與總部某個部門有關(guān)的成本中心。
若該服務(wù)器的折舊費用應(yīng)由不同的成本中心分擔(dān)，可以該成本中心為基礎(chǔ)，在控制模塊內(nèi)采用分?jǐn)偦蚍峙涞墓δ苓M行劃分。
分析用途：分為一次性或分期購入、是否抵押、是否保險四類，這是為區(qū)分各個不同固定資產(chǎn)的狀態(tài)而設(shè)的。如若想了解有多少固定資產(chǎn)已經(jīng)被抵押，則可以在查看報表時，選擇是否抵押的功能，系統(tǒng)就會將所有已抵押的固定資產(chǎn)列示出來。
折舊年限：分為賬面折舊與稅務(wù)折舊，賬面的折舊年限與折舊率會計入總賬，稅務(wù)的折舊年限與折舊率則會作為調(diào)整遞延稅款所用。如某固定資產(chǎn)的賬面折舊年限為3年，年折舊額為lO 000元，稅務(wù)折舊年限為5年，年折舊額為8 000元，則系統(tǒng)會將10 000元作為總賬的折舊金額并計入相關(guān)費用，但系統(tǒng)也會算出稅務(wù)的折舊額為8 000元，但這8 000元只是便于我們做遞延稅款的手工調(diào)整。
創(chuàng)建完某個固定資產(chǎn)的主數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)會自動產(chǎn)生一個該固定資產(chǎn)的號碼，如11 11 11 11 11，我們在財務(wù)輸入分錄時，借：1111111111貸：10010101(現(xiàn)金)，交易金額會自動過入至總賬層次。
在固定資產(chǎn)模塊中，折舊是系統(tǒng)自動運行的，不需手工計算。并會過入相應(yīng)的總賬科目。
利潤中心主數(shù)據(jù)、成本中心主數(shù)據(jù)的內(nèi)容應(yīng)屬于控制模塊中的主要功能，在建立主數(shù)據(jù)方面相對而言較為簡單，關(guān)鍵在于企業(yè)內(nèi)部對于利潤中心及成本中心的如何劃分，也就是說對管理深度要求到什么水平。

張小虎集成性淺釋之三 集成性及存在的問題
、GR/IR（分為購銷與代銷）
在SAP里，當(dāng)貨到票未到或票到貨未到也得到了及時的處理。在傳統(tǒng)的會計核算中，當(dāng)企業(yè)購入存貨時，若未能及時收至貨物的發(fā)票，此時是不做任何帳務(wù)處理的，若至月末仍未能收到，會采用一種估價入帳的方法進行會計處理，而后月初紅字沖回。但在SAP里，若繼續(xù)采用這種核算方法，將會使SAP所倡導(dǎo)的信息即時性反映得不到實現(xiàn)。因此，在SAP的帳務(wù)體系里出現(xiàn)了一個新的科目：GR/IR，英文全稱為GOODSRECEIPTSORINVOICERECEIPTS，中文譯為貨到票未到或票到貨未到。如當(dāng)倉庫進貨時，即使未收到發(fā)票，SAP能自動產(chǎn)生借：存貨，貸：GR/IR（GOODSRECEIPTSORINVOICERECEIPTS）,此時是以采購單上的采購價（不含稅④）作為入帳金額。發(fā)票到時，通過發(fā)票校驗程序，系統(tǒng)會自動產(chǎn)生借：GR/IR貸：供應(yīng)商。此時的供應(yīng)商是根據(jù)采購單上標(biāo)明供應(yīng)商自動過入。若發(fā)生發(fā)票上金額與采購單的金額不一致的情況，系統(tǒng)會根據(jù)該筆采購當(dāng)時的庫存情況自動分配該差額的去向，如轉(zhuǎn)入存貨成本或銷售成本或在二者之間分配。至月末，若仍有未到的發(fā)票，由于在報表層次是不能反映GR/IR的，因此系統(tǒng)會有一個程序?qū)⑽唇Y(jié)清的GR/IR轉(zhuǎn)入應(yīng)付帳款—票到貨未到或應(yīng)付帳款—貨到票未到反映（該二科目非統(tǒng)馭科目，但前四位編碼與正常的統(tǒng)馭科目一致），至第二個月初，系統(tǒng)會自動將未結(jié)清的GR/IR沖回，等待結(jié)清。對于代銷商品的GR/IR，系統(tǒng)會在報表將其與存貨項目一并反映。
購銷的GR/IR與代銷的GR/IR區(qū)別是通過商品的主數(shù)據(jù)中設(shè)置得以實現(xiàn)的。當(dāng)創(chuàng)建一個商品主數(shù)據(jù)時，必須設(shè)置該商品是屬于購銷或代銷商品，若是購銷商品，則當(dāng)該商品入庫時，系統(tǒng)會產(chǎn)生借：存貨貸：（購銷）GR/IR；若是代銷商品，則當(dāng)該商品入庫時，系統(tǒng)會產(chǎn)生借：存貨貸：（代銷）GR/IR；當(dāng)然代銷的GR/IR必須等到產(chǎn)生銷售清單時，才能在收到供應(yīng)商發(fā)票時轉(zhuǎn)入應(yīng)付某供應(yīng)商的明細(xì)帳內(nèi)。
、重要的幾類憑證的產(chǎn)生
1、MM（materialmanagement,物料管理模塊）、SD(salesanddistribution，銷售與分銷模塊)模塊產(chǎn)生
這里指的集成，是指與MM模塊及SD模塊有關(guān)的帳務(wù)集成。
A、與MM模塊有關(guān)的帳務(wù)集成：
第一步：當(dāng)MM模塊收到貨物時
借：存貨（或受托代銷商品）
貸：GR/IR（或代銷商品款）（該分錄是系統(tǒng)自動產(chǎn)生的，無須手工）
入帳金額為采購單是采購單上所列金額，采購單上金額則來自于商品主數(shù)據(jù)中維護的金額，若采購前已知某商品價格上漲（或下降），則需在該主數(shù)據(jù)內(nèi)預(yù)先維護，以便采購單引用（在采購單上也可直接更改采購價）。
第二步：收到供應(yīng)商送來的發(fā)票時，有一個發(fā)票校驗（invoiceverification）動作,該動作可由MM模塊的人員進行，也可由財務(wù)組的人員進行，但考慮到內(nèi)部控制的要求，多數(shù)公司安排由財務(wù)部門執(zhí)行。
借：GR/IR（或代銷GR/IR）
應(yīng)交稅金—增值稅-進項稅
貸：供應(yīng)商（為一個系統(tǒng)自動產(chǎn)生的號碼）（該分錄由手工輸入）
注：若為代銷的GR/IR，應(yīng)為代銷商品清單已產(chǎn)生，供應(yīng)商按供銷商品清單所列物品開出的發(fā)票。
供應(yīng)商開來的發(fā)票可能會出現(xiàn)比采購單金額小或大于1元內(nèi)的情況，系統(tǒng)會自動將差額過入至營業(yè)費用—四舍五入差異。若開來的發(fā)票金額比采購單金額大于一元以上的情況時，可能是商品主數(shù)據(jù)中維護的金額不及時所致，此時可手工更改采購單金額，系統(tǒng)過入后，會自動將發(fā)票校驗憑證鎖死，相應(yīng)產(chǎn)生的應(yīng)付帳款---供應(yīng)商的該筆交易也被鎖死，只有在有權(quán)限人批準(zhǔn)后，才能支付。過入的大于采購單的差額會由系統(tǒng)自動在存貨成本與銷售成本之間分配。若發(fā)票金額小于1元以上，則仍需手工更改采購采購訂單使金額與發(fā)票金額一致，這樣系統(tǒng)就會將差額自動在存貨成本與銷售成本之間進行分配，但些時系統(tǒng)不會有鎖死該筆交易（因為已不必要）。
當(dāng)存在退貨給供應(yīng)商的情況時，系統(tǒng)仍要求按上述順序做相反的動作，此后結(jié)清GR/IR的發(fā)票校驗用的供應(yīng)商發(fā)票就是紅字發(fā)票了（系統(tǒng)稱之為貨方憑證）。
B、與SD（銷售）模塊有關(guān)的帳務(wù)
第一步，當(dāng)MM模塊對外發(fā)貨時，填好外向發(fā)貨單，發(fā)貨過帳后，則
借：商品銷售成本（購銷或代銷）
貸：存貨（受托代銷商品）（此為系統(tǒng)自動產(chǎn)生的分錄！）
第二步，當(dāng)向顧客開出銷售清單時（即BILLING），此非通常所說的開正式稅務(wù)發(fā)票！
借：顧客（為系統(tǒng)產(chǎn)生的10位數(shù)號碼，會自動過入至應(yīng)收帳款的統(tǒng)馭科目，原理前述）
貸：商品銷售收入
應(yīng)交稅金—增值稅-銷項稅（此為系統(tǒng)自動產(chǎn)生的分錄！）
若貨物售出后，顧客退貨，則需做一個上述的反向動作！收到顧客退貨時，稱為反向發(fā)貨。開出的銷售清單為紅字（稱為貸方憑證）。系統(tǒng)同樣會產(chǎn)生上述相反的分錄。
、SAP零售模塊存在的問題
1、代銷的結(jié)算
對于代銷的業(yè)務(wù)，SAP是按照GAAP（generallyacceptedaccountingprinciple）來進行設(shè)計的，相關(guān)原文如下：becausetitletothemerchandiseisheldbyconsignorbutphysicalpossessionisheldbytheconsignee……..theconsigneedoesnotmakeanentryforreceiptoftheinventoryinthegeneralledger;however,memorandumcontrolrecordsusuallyarekept.②。即，對于代銷商品，受托人是不進行會計處理的，只在備查帳進行記錄，以便于數(shù)量的控制。SAP的零售系統(tǒng)完全是按照此思路進行設(shè)計的。但中國的企業(yè)會計制度對于受托代銷商品的核算且全然不是如此（具體參見《企業(yè)會計制度》說明）。因此，兩者的差異較大，完全不適合中國的企業(yè)會計制度核算的要求，同時在稅務(wù)上也存在一定的問題。為此，必須對代銷的有核算尤其是結(jié)算應(yīng)進行客戶化的開發(fā)。一般在對于代銷商品的核算進行設(shè)置時，在商品主數(shù)據(jù)中的評估組中設(shè)計了兩個評估碼，即前述的3100（購銷）與3400（代銷）。代碼的不同，只是確定了不同的會計科目如庫存商品、受托代銷商品、GR/IR及代銷GR/IR，但在與供應(yīng)商的結(jié)算上，二者卻是大不相同的。購銷的結(jié)算是供應(yīng)商直接與經(jīng)銷商的交易額進行結(jié)算，而代銷的結(jié)算則是根據(jù)代銷商的商品代銷清單來進行的，這樣系統(tǒng)中的每一張采購單都不可能是立即結(jié)清的，而且對于數(shù)量眾多的代銷商品，系統(tǒng)如何選擇未結(jié)清的采購單及單價，這些都是客戶化開發(fā)中應(yīng)當(dāng)考慮及困難之處。
2、退貨單價的確定（退還供應(yīng)商）
這問題與上述相關(guān)，即對于代銷商品退回給供應(yīng)商時，系統(tǒng)應(yīng)選用什么單價。如某些公司的藍圖設(shè)計，為所有未結(jié)清采購訂單中的最早價。這是考慮到近年來，商品的采購價都呈下降之趨勢。但系統(tǒng)客戶化開發(fā)的過程中顯示，對于最早價的選擇，需用手工的方式進行。這樣，當(dāng)交易量大時，會降低作業(yè)效率，同時，手工操作難以確保有些標(biāo)準(zhǔn)是否會得到一致的執(zhí)行。
3、分錄借貸順序
在SAP系統(tǒng)中，對于會計分錄的順序，不是完全按照借貸的順序來顯示，有時可能是貸借，雖然不會影響到整個分錄的準(zhǔn)確性，但似乎不符合會計核算的要求。希望將來的版本在這方面能有所改進。
4、收入的提早確認(rèn)
從前述，我們可以看到，當(dāng)存貨發(fā)出時，系統(tǒng)就自動產(chǎn)生借：銷售成本貸：存貨。在做BILLING動作時，才產(chǎn)生借：客戶貸：銷售收入貸：應(yīng)交稅金。這種作法表明，SAP對于收入的確認(rèn)是以發(fā)貨為時點的，意味著發(fā)貨就一定代表客戶對貨物的接受。雖然在現(xiàn)實交易中(零售業(yè))確實有90%的可能在發(fā)貨時就代表客戶對該貨物的接受。但更符合會計收入確認(rèn)的作法是，應(yīng)設(shè)置諸如“發(fā)出商品”的科目用于核算當(dāng)對發(fā)出貨物的客戶接受性沒有把握時的情景，待客戶接受后，再將“發(fā)出商品”轉(zhuǎn)為銷售成本。另外，BILLING的動作在后也有可能為用戶有意遲延確認(rèn)收入留下空間。
5、特殊期間較難與資產(chǎn)負(fù)債表日后事項協(xié)調(diào)
在前述中說及，在SAP中會計期間可劃為16個，即有4個特殊的會計期間用于對已結(jié)帳的總帳進行調(diào)整，基本上資產(chǎn)負(fù)債表日后事項的情況都能在4個特殊的會計期間處理，但對于退貨的會計處理較難與會計準(zhǔn)則要求的相吻合。因為，對于商品每到月末都要有一個關(guān)帳動作，即表明關(guān)帳后就不能對已關(guān)帳的前兩個期間的存貨業(yè)務(wù)進行調(diào)整。會計準(zhǔn)則要求，對于上年度銷售，會計報表發(fā)出之前發(fā)生的退貨，應(yīng)以“以前年度損益調(diào)整”作為過渡科目，然后再將“以前年度損益調(diào)整”結(jié)轉(zhuǎn)至“未分配利潤”，再對當(dāng)年度的資產(chǎn)負(fù)債表的年初數(shù)重新計算調(diào)整，并在會計報表附注中說明③。但由于SAP的商品月度間關(guān)帳已不可能將退貨在以前月份調(diào)整，同時，退貨時，當(dāng)收至客戶的退貨，MM模塊有個反向發(fā)貨動作將產(chǎn)生，借：存貨貸：銷售成本（入帳價值為退貨時的商品移動平均價），而不是貸：以前年度損益調(diào)整，對顧客開出紅字發(fā)票時，借：銷售收入應(yīng)交稅金—增值稅貸：客戶（以當(dāng)時的銷售價），而不是借：以前年度損益調(diào)整。因此，在這一點，SAP較難與會計準(zhǔn)則的有關(guān)要求相一致。
6、利用利潤中心產(chǎn)生負(fù)債表
SAP的成本中心與利潤中心使財務(wù)會計與管理會計得以有機結(jié)合！在每一個獨立核算的會計主體中，每一個職能部門都是一個成本中心，如5個職能部門，則可以將其分為5個成本中心或2個成本中心，這可按管理部門的管理需求進行確定，但只可能有一個利潤中心，即這個獨立核算的會計主體。在SAP中，成本中心與利潤中心是事先必須設(shè)定的。即，當(dāng)我們在輸入一個與費用有關(guān)的總帳分錄時，如借：管理費用---工資貸：現(xiàn)金時，SAP就要求必須再對費用的所屬部門進行再輸入，如必須輸入一個成本中心；對現(xiàn)金則必須輸入一個利潤中心。這是因為，當(dāng)輸入一個成本中心后，所有與該成本中心有關(guān)的金額都會得以匯集，然后這個成本中心會被分配至一個利潤中心（成本中心的主數(shù)據(jù)中設(shè)定），從而能從利潤中心自動地產(chǎn)生管理用的某個獨立核算會計主體的損益表。上述現(xiàn)金也被要求輸入一個利潤中心，是為了能產(chǎn)生一個與獨立核算主體的資產(chǎn)負(fù)債表。當(dāng)一個獨立法人有二個以上的獨立會計核算主體時，此功能就變得非常之好用！即該二個獨立核算的會計主體不須再進行獨立的會計核算了，只須分配好各自的成本中心與利潤中心即可！在SAP中，獨立會計核算的損益表是容易產(chǎn)生的，但要產(chǎn)生一個具有平衡關(guān)系的資產(chǎn)負(fù)債表較有一個難度！上述所說的要做到如現(xiàn)金，這可自動產(chǎn)生，但與總部之間的往來，就要通過月末手的方式輸入部份分錄以產(chǎn)生資產(chǎn)負(fù)債表。假設(shè)某法人有二個獨立核算的門店，在傳統(tǒng)的會計體系中，該法人的資產(chǎn)負(fù)債表上應(yīng)有“撥付所屬資金”的科目用以核算對兩個門店之間的資金撥付關(guān)系，門店的資產(chǎn)負(fù)債表上應(yīng)有“上級撥入資金”的科目與法人資負(fù)表相對應(yīng)，當(dāng)每月發(fā)生往來時，可通過該二科目進行核算或再加一個內(nèi)部往來科目進行核算。月末時，法人報表應(yīng)匯總再抵消“撥付所屬資金”與“上級撥入資金”及相關(guān)的內(nèi)部往來科目。但在SAP中，此時已不用如上所述進行核算了！如將某門店的裝修費撥付門店時，原來的做法是：借：撥付所屬資金貸：長期待攤費用，而SAP直接在長期待攤費用下輸入一個利潤中心即能產(chǎn)生相應(yīng)的某門店的會計報表。當(dāng)然，對于一些往來及月末（或年末）實現(xiàn)的利潤，則必須通過手工輸入調(diào)整的分錄以使門店產(chǎn)生資產(chǎn)負(fù)債表。但這樣做法也有一個缺點：由于減少了傳統(tǒng)會計的抵消內(nèi)部往來的做法，當(dāng)總部與門店之間的存貨調(diào)撥在不加價的情況下，通過月末手工調(diào)整的方式是能實現(xiàn)門店的資產(chǎn)負(fù)債表。但總部對門店的貨物調(diào)撥有加價的情況下⑤，就顯得較難處理了。
7、現(xiàn)金流量表的編制
在SAP中，對于現(xiàn)金流量表的編制是采用公式的方式計算而出的。如經(jīng)營活動產(chǎn)生的現(xiàn)金流量是通過當(dāng)年銷售收入+應(yīng)收帳款的期初數(shù)—應(yīng)收帳款的期末數(shù)+預(yù)收帳款的期末數(shù)—預(yù)收帳款的期初數(shù)等公式計算而出，但是我們知道該公司對于企業(yè)的正常業(yè)務(wù)來說是有效的，但現(xiàn)代社會中，非貨幣性交易及債務(wù)重組的業(yè)務(wù)時有發(fā)生，這部份交易是不與現(xiàn)金流轉(zhuǎn)有關(guān)的，但同樣在減少諸如應(yīng)收帳款的金額，故在利用公式來推導(dǎo)現(xiàn)金流量表時，尚需加入某些因素，即經(jīng)營活動產(chǎn)生的現(xiàn)金流量應(yīng)為當(dāng)年度產(chǎn)生的銷售收入+應(yīng)收帳款的期初數(shù)--應(yīng)收帳款的期末數(shù)+預(yù)收帳款的期末數(shù)—預(yù)收帳款的期初數(shù)+當(dāng)期收回前期核銷的壞帳—以非現(xiàn)金資產(chǎn)抵償債務(wù)而減少的應(yīng)收帳款—當(dāng)期核銷的壞帳，由于新增的因素在報表層次是如無法體現(xiàn)的（報表的應(yīng)收帳款期末數(shù)是結(jié)果），故利用未調(diào)整前的公式計算出的現(xiàn)金流量表是不準(zhǔn)確的。尚有現(xiàn)金流量表的某些項目是不能用公司來計算的，如購建固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)和其他長期資產(chǎn)支付的現(xiàn)金需根據(jù)有關(guān)科目分析確定等。因此，我們希望利用控制模塊的某些道理來完成現(xiàn)金流量表的編制。比如，在輸入憑證時，初級成本要素被要求分配一個成本中心，實際上這成本中心是在歸集有關(guān)初級成本要素及金額。那能不能在憑證輸入時，凡與現(xiàn)金流動有關(guān)的金額都被分配一個現(xiàn)金流量表中的項目，如當(dāng)借：現(xiàn)金1000貸：客戶1000時，在行項目中現(xiàn)金應(yīng)分配給“銷售商品、提供勞務(wù)產(chǎn)生的現(xiàn)金”，又如當(dāng)借：費用2000貸：現(xiàn)金2000，則在行項目中這2000元就應(yīng)分配至“支付職工以及為職工支付現(xiàn)金”等，這樣產(chǎn)生出來的現(xiàn)金流量將非常之準(zhǔn)確，可信性將極高。

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總結(jié)

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