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05-26

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電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響探討

會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響有多方面，不僅改變了會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，而且改變了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的方法和技術(shù)，推動(dòng)了會(huì)計(jì)理論與會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善，是整個(gè)會(huì)計(jì)理論研究與會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的一次根本性變革。

一、會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化

在手工方式下，會(huì)計(jì)核算形式是將記賬憑證的內(nèi)容按會(huì)計(jì)科目登記到日記賬、明細(xì)賬以及總賬中。因此，圍繞如何減少登賬，特別是登記總賬的工作量而產(chǎn)生了不同的會(huì)計(jì)核算形式，分別是記賬憑證核算形式，多欄式日記賬核算形式，科目匯總表核算形式，匯總記賬憑證核算形式以及日記總賬核算形式等五種。這樣，一方面各有側(cè)重地反映會(huì)計(jì)信息，同時(shí)，發(fā)揮總分類賬對(duì)明細(xì)分類賬的統(tǒng)轄作用，通過(guò)各賬之間的核對(duì)發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的記賬錯(cuò)誤，及時(shí)加以糾正。但這些核算形式，只能在一定程度上減少或簡(jiǎn)化轉(zhuǎn)抄的工作而不能完全避免，這就決定了這些處理形式不可避免地帶有手工處理的局限性。計(jì)算機(jī)處理采用憑證文件核算形式，即在系統(tǒng)內(nèi)建立“臨時(shí)憑證文件”用以存放未記賬的憑證，建立“歷史憑證文件”用以存放已記賬的會(huì)計(jì)憑證，并不設(shè)其他的日記賬及明細(xì)賬文件，需要時(shí)可根據(jù)設(shè)定的條件從“憑證文件”中建立索引讀取，分別以總賬、日記賬或明細(xì)賬的形式隨時(shí)輸出。

二、賬薄的概念與分類的變化

所謂賬簿是指根據(jù)會(huì)計(jì)憑證序時(shí)、分類記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍，按其性質(zhì)和用途可以分為序時(shí)賬簿，分類賬簿和備查賬簿。手工會(huì)計(jì)中賬簿屬于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。一張新憑證產(chǎn)生后，將其數(shù)據(jù)按會(huì)計(jì)科目、金額及方向進(jìn)行轉(zhuǎn)抄、登記到相應(yīng)的日記賬或分類賬中。而電算化改變了這種處理過(guò)程：首先是賬簿的概念發(fā)生了變化，電算化后的會(huì)計(jì)賬簿只不過(guò)是根據(jù)記賬憑證按會(huì)計(jì)科目進(jìn)行歸類、統(tǒng)計(jì)的中間結(jié)果，在電算系統(tǒng)內(nèi)部根本不存在手工意義下的各種賬簿；其次，會(huì)計(jì)賬簿劃分為日記賬，總賬及明細(xì)賬的必要性已不存在。電算化以后，只要選定一個(gè)會(huì)計(jì)科目，軟件系統(tǒng)就可將涉及到該科目的所有業(yè)務(wù)全部篩選出來(lái)形成所謂的賬簿，不管這個(gè)科目是現(xiàn)金類還是存款類，是總賬科目還是明細(xì)科目，而且只要對(duì)篩選的結(jié)果按日期進(jìn)行排序或索引，所有的賬都可按日記賬的形式輸出。

三、記賬規(guī)則發(fā)生了變化

在手工核算的前提下，日記賬、總賬要使用訂本賬，明細(xì)賬要使用活頁(yè)賬，通過(guò)設(shè)置不同的賬簿來(lái)相互牽制、相互核對(duì)。憑證、賬簿記錄不能空行、隔頁(yè)，錯(cuò)誤之處要用劃線更正法和紅字沖銷法更正。電算化會(huì)計(jì)形成的賬頁(yè)是打印輸出的，可裝訂成活頁(yè)式，不可能是訂本式，打印輸出的一般是日記賬、總賬和報(bào)表。明細(xì)賬記載的各種會(huì)計(jì)資料只需計(jì)算機(jī)查詢功能就可完成、顯示或者在需要時(shí)打印出來(lái)。只要輸入的憑證正確，軟件系統(tǒng)可以迅速完成手工條件下的各種賬務(wù)處理功能。人們更多的是依賴電算化系統(tǒng)建立各種輔助賬，以便更詳細(xì)地反映和控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。對(duì)于賬簿記錄錯(cuò)誤的處理，不再采用手工方式下的改錯(cuò)法，但為了保證監(jiān)督審核，一般規(guī)定，凡是已經(jīng)審核過(guò)的數(shù)據(jù)不得更改。如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，采用輸入“沖銷憑證”的方法加以更正，類似于紅字更正法，以便留下修改的痕跡。

四、內(nèi)部控制制度發(fā)生了變化

內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化：手工核算形式下會(huì)計(jì)人員按不同的分工，各司其職，組織會(huì)計(jì)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)。而電算化會(huì)計(jì)中的人員，除會(huì)計(jì)專業(yè)人員外，還有系統(tǒng)管理員和操作員等，按新的分工形式完成會(huì)計(jì)工作的運(yùn)作。原手工操作下的一些內(nèi)部控制措施在電算化后已沒(méi)有存在的必要，如編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查；憑證的借貸平衡審查；余額、發(fā)生額的平衡檢查，都由計(jì)算機(jī)來(lái)完成。因此，會(huì)計(jì)電算化后的內(nèi)部控制分為以組織控制措施為主的一般控制和以計(jì)算機(jī)控制程序?yàn)橹鞯南到y(tǒng)控制。

內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化：傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制是建立在不相容的職務(wù)互相分離的基礎(chǔ)上。電算化后，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和會(huì)計(jì)知識(shí)的高度集中，導(dǎo)致會(huì)計(jì)職責(zé)的集中，原手工操作下不宜合并的崗位，采用電算化后可以合并，某些會(huì)計(jì)人員可能既從事數(shù)據(jù)的輸入、處理，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出、報(bào)送，他們可能熟悉數(shù)據(jù)來(lái)源的相互關(guān)系、數(shù)據(jù)如何處理、分配及輸出的使用等方面知識(shí)，同時(shí)也熟知內(nèi)部控制的缺陷，這就有可能使他們?cè)谖唇?jīng)批準(zhǔn)的情況下，直接對(duì)使用中的程序和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行非法的刪改處理，增加了人為出現(xiàn)錯(cuò)誤與弊端的可能性，所以，有必要增加新的可行的內(nèi)部控制措施。

內(nèi)部控制的重點(diǎn)也發(fā)生了變化：會(huì)計(jì)電算化后的內(nèi)部控制的重點(diǎn)將放在原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)的控制、會(huì)計(jì)信息的輸出控制、人機(jī)交互處理的控制、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間連接的控制幾方面。按不同的職責(zé)劃分操作權(quán)限，設(shè)置操作密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)的人員操作計(jì)算機(jī)軟件。建立計(jì)算機(jī)硬件和軟件的日常維護(hù)以及在排除故障時(shí)的管理措施，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性。

五、審計(jì)內(nèi)容隨之發(fā)生了改變

電算化以后，同樣需要審計(jì)的監(jiān)督職能，所不同的只是審計(jì)內(nèi)容和方法發(fā)生了很大變化。在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)事項(xiàng)由計(jì)算機(jī)按程序自動(dòng)進(jìn)行處理，如果系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯(cuò)或被非法篡改，計(jì)算機(jī)只會(huì)無(wú)條件地按給定的錯(cuò)誤程序和方法處理有關(guān)會(huì)計(jì)事項(xiàng)，而這些則是肉眼不可見(jiàn)的，這就增加了審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)和審計(jì)難度。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)及其固有的風(fēng)險(xiǎn)，決定了審計(jì)的內(nèi)容要增加對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和控制功能的審查。在會(huì)計(jì)電算化條件下，審計(jì)人員要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力來(lái)了解和審查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的功能，以證實(shí)其處理的合法性、正確性和完整性，保證系統(tǒng)的安全可靠。

六、對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告也產(chǎn)生了影響

現(xiàn)代會(huì)計(jì)學(xué)有兩個(gè)分支——財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)主要對(duì)外編報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)告，管理會(huì)計(jì)主要對(duì)內(nèi)部。對(duì)外報(bào)送的財(cái)務(wù)報(bào)告必須遵循國(guó)家財(cái)政部門(mén)制定的相關(guān)會(huì)計(jì)制度與準(zhǔn)則，而對(duì)內(nèi)的財(cái)務(wù)報(bào)告的內(nèi)容、編報(bào)原則以及報(bào)表格式則根據(jù)管理上的需要決定，并不固定。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)的結(jié)合將會(huì)改變目前會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中規(guī)定的報(bào)表體系和陳報(bào)方式。這一結(jié)合一旦成為現(xiàn)實(shí)，財(cái)務(wù)報(bào)告將不再區(qū)分為對(duì)外財(cái)務(wù)報(bào)告與對(duì)內(nèi)財(cái)務(wù)報(bào)告，而且在競(jìng)爭(zhēng)激烈的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，產(chǎn)品壽命周期不斷縮短、創(chuàng)新不斷加速，建立定期報(bào)告和實(shí)時(shí)報(bào)告結(jié)合的財(cái)務(wù)報(bào)告制度是非常必要的，會(huì)計(jì)電算化為此提供了技術(shù)上的支持。

總結(jié)

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