文/亨尼·波特曼 瑪麗莎·席爾瓦

編譯/Spring

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許多組織都在努力按時、按預算、在范圍內完成項目。如果你看看它們的項目組合，首先引起你注意的是龐大的項目數量。

記得一個不大的組織有600多個項目，到處都是“救火”的現象：一個項目中的問題通過挪用其他項目的資源得以解決，該問題項目不再處于風險中，而被挪用資源的項目又處于風險之中，這種方法被反復使用。

項目組合管理有助于解決這類問題。項目組合管理通過回答以下四個問題來支持管理：我們在做正確的項目嗎？我們做項目的方式正確嗎？我們的項目完成得好嗎？我們獲得商業收益了嗎？

本文中，我們通過將項目比作具有自身行為特征的不同生物來關注這些問題，并且探討如何對付這些“項目生物”或將其轉化為適合項目組合的項目。

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“寵物”項目

“寵物”項目是基于個人喜好而進行的項目，它被普遍認為是不必要的或不重要的。每個組織幾乎都有這樣的項目：這可能是某高管卸任前的最后一個項目；首席信息官決定是時候進行一場革命了；一個領導夢想著建造以他名字命名的圖書館。

這些項目是他們的“嬰兒”，他們將不擇手段地實施。“寵物”項目是不適合項目組合的典型項目，與項目組合治理第一個問題有關（我們在做正確的項目嗎？）

怎么對付“寵物”項目？這些項目都是感性的， 并不能實現真正的收益（或者它們的商業論證僅僅是確認偏差的結果），浪費了原本可以更好地用于其他項目的有限資源，但這些項目很難結束掉。

因為多數情況下，“寵物”項目是由高層發起的，所以“吹哨人”必須是獨立于項目或組織的人，如項目管理辦公室（Project Management Office， PMO）或擔保、審計部門。但是，因為“寵物”項目不是基于理性的項目，因此沒有必要帶著理性的論據或標準去找發起人。

我們可以用一種懷疑的態度，提出一些簡單的問題：“誰是項目的客戶？他們將從這個項目中得到什么？項目成功是什么樣的？”與高層對話的時候，我們不僅要從腦出發，還要從心出發。

2

“西瓜”項目

“西瓜”項目是表面上一直被報告為綠色（或健康）的項目，但當你仔細觀察時，會驚訝地發現它們內部是紅色的（有問題）。

交通燈（Red-Amber- Green，RAG）方法是一種典型的、成熟的報告項目健康狀況的方法。雖然這種方法很直觀、易理解，但是將項目的多元化現實簡化為單一指標，可能會導致我們無法獲得可靠的項目真實情況。

此外，在“例外管理”原則下，將一個項目列為紅色相當于邀請高級管理人員深入了解情況，這會引起不必要的干涉， 因此項目經理自然不愿意將項目標記為紅色。然而， “西瓜”項目是更大問題的征兆，它表明我們沒有以正確的方式完成項目，也沒有把項目做好。

怎么對付“西瓜”項目？“西瓜”項目不是偶然出現的，它通常是組織文化的反映，這種文化提倡“責難”（Blamestorming）而非“頭腦風暴” （Brainstorming），這種文化將影響項目狀態報告和風險管理方式。

因此，至關重要的是，組織要從最高管理層向下傳達基調，鼓勵增加項目狀態報告的透明度，并強調“紅色項目”不一定表明項目經理表現不佳，而應被理解為“呼救”信號。

另一種方法是PMO 定期對項目進行健康檢查，這將確保項目的持續可見性，并確保有效和及時地發現預警指標。最后，我們還可以考慮使用多個指標進行報告，而不是依賴單一指標。

3

“蘑菇”項目

“蘑菇”項目是指不知道從什么地方冒出來的項目。沒人注意到它們的出現，沒人知道它們的起源， 有時甚至沒人知道誰在管這些項目。

“蘑菇”項目引發我們思考：“我們做的項目是正確的嗎？”“蘑菇”項目的出現說明組織不僅沒有關于如何啟動和核準項目的強有力的治理結構，而且還缺乏對本組織項目組合的了解。

怎么對付“蘑菇”項目？如果一個組織的項目組合中包含了很多“蘑菇”項目，以至于它們長成了森林，那么首先要做的就是創建一個項目組合登記簿（PMO的職責活動之一），使這些項目可見。為了防止其他“蘑菇”項目生長，我們必須建立一個治理流程，以規范如何創建、審查和批準項目提案。

4

“蟑螂”項目

“蟑螂”項目是指那些不管你怎樣努力都殺不死的項目。當你認為這種項目最終被取消或者至少被擱置時，它們仍然能設法生存下來。“蟑螂”項目的存在表明組織可能沒有以正確的方式做項目，因為殺死“蟑螂”項目的流程不夠穩健（Robust）。

怎么對付“蟑螂”項目？起點是由一個保證機構建立一個堅實的階段關口審查流程，如果項目要進入下一個階段，就必須滿足一定的標準。階段關口審查不僅應分析項目在目前階段的執行情況，還應分析項目進入下一階段的準備情況，以及總體而言，項目是否仍然可行、是否符合戰略目標、是否可取。

然而， 大多數階段關口審查仍然是一個簡單的口頭實踐，很多時候，“大門”總是敞開的，即使是災難性的項目也會通過。因此，如果一個組織已經有了階段關口審查流程，請測試它的穩健性：我們是真的有權停止一個項目，還是假裝相信一切項目都會有好的結果？

5

“孔雀”項目

“孔雀”項目是虛榮心的典范，它往往有吸引人的噱頭，遵循最新的管理潮流。啟動的時候有很多吹牛和夸張的營銷，但最終卻變成了無用、愚蠢或平淡的世俗項目，并未給組織帶來真正的改變。“孔雀”項目是建立在膨脹的期望之上的，一旦組織意識到它在實踐中所需要的東西，它很快就會幻滅。

怎么對付“孔雀”項目？最好的方法是通過商業論證確保它擁有明確的、可衡量的收益。重要的是，PMO或是任何保證項目的人都能理解它的商業案例及它將帶來的變化。我們應在每個階段關口持續檢驗繼續進行項目的理由（可行的商業案例）。同樣重要的是，對項目的期望要現實，這可以通過增強透明度和有效溝通來實現。

6

“獨角獸”項目

“獨角獸”項目迷人、美麗、神奇，但是遙不可及。它們通常誕生于某個高層領導周末出游時的異想天開。

怎么對付“獨角獸”項目？“獨角獸”項目通常缺乏一個明確的目標和/或一個可靠的實施計劃。“讓我們更加敏捷，但是怎么做呢？我們可以進行數字轉型，但是為什么呢？” 我們要像這樣客觀、理性地對這類項目進行可行性分析，在執行項目前充分理解、測試項目的“為什么”和“怎么做”。

作為項目組合經理或PMO工作人員，如果你的項目組合變成了一個充斥著以上這些“項目生物”的荒地，你要設法對付這些“項目生物”，從而創建一個干凈的項目組合。一個干凈的項目組合是包括較少項目的精益項目組合，這里沒有重復，沒有必要“滅火”，也沒有超載的資源，交付項目組合的組織能量和成功交付項目組合的概率將隨之增加。

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總結

以上是生活随笔為你收集整理的“宠物”项目、“西瓜”项目、怎样打这些“怪物项目”？的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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