本節(jié)書摘來自異步社區(qū)出版社《Access 2007開發(fā)指南(修訂版)》一書中的第1章，第1.9節(jié)，作者： 【美】Alison Balter，更多章節(jié)內(nèi)容可以訪問云棲社區(qū)“異步社區(qū)”公眾號查看。

1.9　Access 2007的新功能

Access 2007開發(fā)指南(修訂版)
Access 2007添加了大量新功能，它們都值得一看。雖然Microsoft將許多這些功能定位于終端用戶，但是在產(chǎn)品中還是有許多其他有用的改進(jìn)。接下來的章節(jié)提供了這些新功能的概況。本書的適當(dāng)章節(jié)還會詳細(xì)介紹每個功能。

1.9.1　用戶界面的新功能

Access 2007的用戶界面是經(jīng)過重新設(shè)計的。Microsoft公司作出這樣的改變，是為了幫助用戶在需要某些命令的時候，方便地找到它們。以前許多功能深藏在Access菜單結(jié)構(gòu)中，現(xiàn)在用戶則可以輕松地找到它們。從啟動Access 2007的時刻開始到退出該應(yīng)用程序，用戶的感覺將完全不同于使用Access 2003時的感覺，也不同于使用任何以前版本的Access的感覺。

當(dāng)啟動Access 2007后，屏幕如圖1.17所示。此時，可以選擇創(chuàng)建一個新的空數(shù)據(jù)庫，打開最近使用過的某個數(shù)據(jù)庫，打開其他現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫，或是從模板創(chuàng)建一個新數(shù)據(jù)庫。如果選擇“空白數(shù)據(jù)庫”，Access就會提示輸入數(shù)據(jù)庫的名稱和位置，如圖1.18所示。在單擊“創(chuàng)建”按鈕后，屏幕就會如圖1.19所示。

注意，Access 2007提供了一套選項卡式的界面，如圖1.19所示。當(dāng)創(chuàng)建一個新的空白數(shù)據(jù)庫時，Access 2007會生成一個新數(shù)據(jù)表，這樣用戶就可以在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建第一個表了?？梢允褂眠@個技巧創(chuàng)建一張表，或者可以在“設(shè)計”視圖中創(chuàng)建表。注意，選項卡下面的部分看上去就像工具欄一樣。這個工具欄叫做“功能區(qū)（ribbon）”。節(jié)將會詳細(xì)地介紹功能區(qū)。后續(xù)的各節(jié)將會介紹Access 2007中使用的每個選項卡。

1.9.2　認(rèn)識功能區(qū)

功能區(qū)是該程序頂部的區(qū)域，它代替了菜單和工具欄。使用功能區(qū)可以選擇想要操作的命令的類別。功能區(qū)包含命令選項卡和上下文命令選項卡。下面小節(jié)將介紹這兩種選項卡。

1．探索命令選項卡
當(dāng)啟動Access 2007后，就會出現(xiàn)選項卡式的界面。這些選項卡包括“開始”、“創(chuàng)建”、“外部數(shù)據(jù)”、“數(shù)據(jù)庫工具”和“數(shù)據(jù)表”。本節(jié)將探究每個選項卡的詳細(xì)內(nèi)容。

第1個選項卡就是“開始”選項卡（如圖1.20所示）。利用它可以實現(xiàn)如下類型的功能：

在視圖間切換（數(shù)據(jù)表和設(shè)計）；
剪切、復(fù)制和粘貼；
格式化文本（添加粗體或下劃線，改變字體等）；
操作多格式文本（項目符號列表和編號列表）；
操作記錄（保存、合計及拼寫檢查等）；
排序和篩選數(shù)據(jù)；
按照特定的條件查找數(shù)據(jù)。

第2個選項卡是“創(chuàng)建”選項卡（如圖1.21所示）。利用它可以實現(xiàn)如下類型的功能：

創(chuàng)建表、表模板和SharePoint列表；
創(chuàng)建不同類型的窗體；
創(chuàng)建不同類型的報表；
創(chuàng)建查詢和宏。

第3個選項卡是“外部數(shù)據(jù)”選項卡（如圖1.22所示）。利用這個選項卡可以實現(xiàn)如下類型的功能：

處理已保存的導(dǎo)入和導(dǎo)出；
連接到其他Access數(shù)據(jù)庫、Excel數(shù)據(jù)表、SharePoint列表、文本文件、XML文件，以及其他諸如開放式數(shù)據(jù)庫互接（Open Data Base Connectivity，ODBC）數(shù)據(jù)庫；
創(chuàng)建和管理電子郵件。

第4個選項卡是“數(shù)據(jù)庫工具”選項卡（如圖1.23所示）。利用它可以實現(xiàn)如下功能：

啟動Visual Basic編輯器；
操作宏；
操作關(guān)系和對象相關(guān)性；
執(zhí)行分析任務(wù)；
連接SQL Server；
操作鏈接表；
管理切換面板；
用密碼加密數(shù)據(jù)庫；
操作加載項；
編譯數(shù)據(jù)庫。

2．探索上下文命令選項卡
其他選項卡都是上下文命令選項卡，它們會依賴于用戶的行為而改變。例如，當(dāng)?shù)?次創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫時，Access會假定第1個任務(wù)就是創(chuàng)建一張新表。所以就會出現(xiàn)“數(shù)據(jù)表”視圖，并且會顯示“數(shù)據(jù)表”選項卡（如圖1.24所示）。利用該選項卡可以實現(xiàn)與操作數(shù)據(jù)表相關(guān)的所有任務(wù)。這些任務(wù)包括操作字段和列，修改與列相關(guān)的數(shù)據(jù)類型和格式以及操作關(guān)系。本書將以這種簡介的方式適當(dāng)?shù)亟榻B每個下文選項卡。

3．利用庫
庫是一種可視化顯示選擇的控件，有了它用戶就可以看見將要獲得的結(jié)果。這樣就可以瀏覽并查看Access 2007能做什么。圖1.25提供了一個例子，如用戶所見，當(dāng)單擊“網(wǎng)格線”按鈕右邊的箭頭時，一個庫就會出現(xiàn)，并展示每個會出現(xiàn)的結(jié)果。這個功能使用戶可以方便地從提供的選項中作出自己的選擇。

4．操作快速訪問工具欄
“快速訪問”工具欄是一個標(biāo)準(zhǔn)工具欄，它出現(xiàn)在功能區(qū)的頂部，并能夠通過單擊就可以訪問命令，例如“保存”和“撤消”。注意圖1.26中的“保存”、“打印”和“撤消”按鈕，這些按鈕都在“快速訪問”工具欄上，用戶可以隨時方便地訪問它們。用戶可以自定義“快速訪問”工具欄，用以包括最常用的命令；還可以修改工具欄的位置和大小。如用戶所見，小工具欄出現(xiàn)在命令選項卡上。要改變“快速訪問”工具欄的位置，只須右鍵單擊工具欄，然后在彈出的快捷菜單中選擇“在功能區(qū)下方顯示”命令即可。工具欄就會出現(xiàn)在功能區(qū)下面（如圖1.27所示）。

5．使用“Microsoft Office Access”按鈕
“Microsoft Office Access”按鈕出現(xiàn)在應(yīng)用程序窗口的左上角。當(dāng)單擊“Microsoft Office Access”按鈕后，就會出現(xiàn)一個菜單（如圖1.28所示）。使用該菜單，可以實現(xiàn)以下任務(wù)：

創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫；
打開現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫；
保存改變到當(dāng)前對象；
使用“另存為”菜單命令將文件保存為其他Access文件格式，或者保存到網(wǎng)頁服務(wù)器、PDF及XPS文件中；
打印及打印預(yù)覽；
通過壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫、備份數(shù)據(jù)庫、操作數(shù)據(jù)庫屬性來管理數(shù)據(jù)庫；
將數(shù)據(jù)庫以電子郵件的形式發(fā)給其他人；
關(guān)閉當(dāng)前數(shù)據(jù)庫。

6．功能區(qū)的提示和技巧
在Access 2007中可以使用與Access以前版本中相同的鍵盤快捷鍵。這意味著可以使用用戶已經(jīng)非常熟悉的鍵盤快捷鍵實現(xiàn)許多常用的功能（例如“保存”）。當(dāng)在功能區(qū)中將鼠標(biāo)指針懸停在與鍵盤快捷鍵相聯(lián)系的按鈕之上時，作為“屏幕提示”的快捷鍵就會出現(xiàn)（如圖1.29所示）。

另外一個查看鍵盤快捷鍵的方法是，在特定的選項卡上按下Alt鍵。此時所有Alt快捷鍵會以小指示符的形式出現(xiàn)（如圖1.30所示）。例如，當(dāng)在“開始”選項激活時按下Alt鍵，就可看見“Alt+F”快捷鍵可以訪問“Microsoft Office Access”按鈕。

有時，用戶需要額外的屏幕控件，并希望壓縮功能區(qū)，僅顯示出激活的命令。Access 2007可以很容易地實現(xiàn)該功能。要壓縮功能區(qū)，只須雙擊激活的命令選項卡，應(yīng)用程序窗口就會如圖1.31所示。要再次打開它，只須單擊想要激活的選項卡。

7．自定義快速訪問工具欄
正如前面“操作快速訪問工具欄”一小節(jié)所提及的，可以自定義“快速訪問工具欄”。右鍵單擊工具欄，將會彈出一個與上下文相關(guān)的快捷菜單（如圖1.32所示）。

選擇“自定義快速訪問工具欄”命令，帶有“自定義”選擇頁面的“Access選項”對話框?qū)霈F(xiàn)（如圖1.33所示）。

下面是自定義“快速訪問工具欄”的步驟。

使用“從下列位置選擇命令”下拉列表，選擇想要使用的命令類別。例如，在圖1.34中，選中了“創(chuàng)建選項卡”命令。

（1）使用“自定義快速訪問工具欄”下拉列表，決定變化是用于使用文檔，還是指定的正在操作的文檔。

（2）從對話框左邊的列表框中選擇一個命令，單擊“添加”按鈕將它添加到對話框右邊的列表框中。例如，在圖1.34中，從“創(chuàng)建選項卡”下拉列表框中添加了“空白窗體”命令。

（3）使用對話框右邊的上下箭頭，可以在現(xiàn)有命令列表內(nèi)將命令向上或向下移動。

（4）在添加了所有想要的命令后，單擊“確定”按鈕結(jié)束該過程?，F(xiàn)在 “快速訪問”工具欄會顯示連接了命令的圖標(biāo)，這些命令是用戶添加給工具欄的（如圖1.35所示）。

如果想要將“快速訪問”工具欄重設(shè)到默認(rèn)值，可以單擊“Access選項”對話框中“自定義”頁面的“重設(shè)”按鈕。

1.9.3　認(rèn)識導(dǎo)航窗格

Microsoft公司使用“導(dǎo)航窗格”代替了數(shù)據(jù)庫窗口?！皩?dǎo)航窗格”包含數(shù)據(jù)庫中所有對象的名稱，有窗體、報表、頁面、宏及組成數(shù)據(jù)庫的模塊。在圖1.36中，可以看到“聯(lián)系人”數(shù)據(jù)庫由一個表、一個查詢、兩個窗體和兩個報表構(gòu)成。

給數(shù)據(jù)庫對象應(yīng)用一個命令很容易。只須簡單地用右鍵單擊對象，就會彈出與上下文相關(guān)的快捷菜單。例如，利用與“聯(lián)系人”表相關(guān)的上下文菜單可以打開、設(shè)計、導(dǎo)入、導(dǎo)出、刪除以及在管理一個表時執(zhí)行其他必要的重要功能（如圖1.37所示）。另外一個例子是，當(dāng)右鍵單擊窗體時，彈出的與上下文相關(guān)的快捷菜單。在圖1.38所示窗體的選項和表中的選項有很大的區(qū)別。它們包括在不同視圖中操作窗體的能力，還可以導(dǎo)出、重命名和刪除窗體以及查看視圖屬性。

1.9.4　操作選項卡式的文檔

在Access 2003中，所有打開的文檔（如窗體、報表等）會出現(xiàn)在任務(wù)欄中?，F(xiàn)在，Mircosoft使用選項卡式的文檔代替了這種范式。當(dāng)打開窗體、報表和其他對象后，它們會以選項卡的形式出現(xiàn)在功能區(qū)上（如圖1.39所示）。只須通過單擊每個選項卡，就可以輕松地在對象間切換。注意圖1.39中，打開了3個對象：聯(lián)系人列表、聯(lián)系人擴(kuò)展信息和聯(lián)系人通訊簿。“聯(lián)系人列表”窗體是當(dāng)前激活的選項卡。

1．顯示或隱藏文檔選項卡
如果用戶偏好使用較老的方式，一次只查看一個對象，或是在任務(wù)欄上顯示重疊的窗口，那么可以通過使用“Access選項”改變Access的行為。按照下面的步驟可以做到一次僅查看一個對象：

（1）單擊“Microsoft Office”按鈕；

（2）單擊“Access選項”按鈕（如圖1.40所示），就會出現(xiàn)“Access選項對話框”；

（3）選擇“當(dāng)前數(shù)據(jù)庫”，如圖1.41所示；

（4）在“應(yīng)用程序選項”窗口中，取消對“顯示文檔選項卡”復(fù)選框的勾選；

（5）單擊“確定”按鈕關(guān)閉該對話框，就會收到一條信息：“必須關(guān)閉并重新打開當(dāng)前數(shù)據(jù)庫，指定選項才能生效”；

（6）關(guān)閉并重新打開該數(shù)據(jù)庫，就可以看見生效后的改變，此時，屏幕如圖1.42所示，在功能區(qū)下方已經(jīng)沒有了選項卡。

2．顯示重疊窗口
還有一個選項是顯示重疊窗口。以下是涉及到的步驟：

（1）單擊“Microsoft Office”按鈕；

（2）單擊“Access選項”按鈕，打開“Access選項”對話框；

（3）選擇“當(dāng)前數(shù)據(jù)庫”；

（4）選擇“重疊窗口”單選按鈕；

（5）單擊“確定”按鈕關(guān)閉該對話框；

（6）改變并重新打開該數(shù)據(jù)庫可以查看到生效的結(jié)果，此時，屏幕應(yīng)該如圖1.43所示，注意，在功能區(qū)下方?jīng)]有顯示選項卡。

注意

“顯示文檔選項卡”設(shè)置是默認(rèn)數(shù)據(jù)庫設(shè)置。必須為每個數(shù)據(jù)庫修改該設(shè)置。使用Access 2007創(chuàng)建的新數(shù)據(jù)庫默認(rèn)顯示文檔選項卡，而Access以前版本創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫默認(rèn)使用重疊窗口。

1.9.5　探索新的狀態(tài)欄

Access 2007中的狀態(tài)欄和其以前版本中的狀態(tài)欄十分相似，但是它也有一些新的功能。除了可以顯示狀態(tài)信息、屬性提示、過程指示符以及其他與以前版本的Access相似的功能外，用戶還可以利用新狀態(tài)欄修改當(dāng)前視圖，例如縮放它們。它還提供了豐富的右鍵單擊功能。

只須通過單擊狀態(tài)欄右下角的適當(dāng)工具，就可以快速且方便地修改正在操作的視圖（如圖1.44所示）。例如，當(dāng)打開一個窗體后，就可以在“窗體視圖”、“數(shù)據(jù)表視圖”、“布局視圖”和“設(shè)計視圖”之間切換。當(dāng)打開一張表后，可以在“數(shù)據(jù)表視圖”、“數(shù)據(jù)透視表視圖”、“數(shù)據(jù)透視圖視圖”和“設(shè)計視圖”之間切換。

新狀態(tài)欄的另外一個功能是調(diào)整縮放的級別，即可以放大或縮小。

最后，在右鍵單擊新狀態(tài)欄后，會發(fā)現(xiàn)它提供了一系列可用的命令。如圖1.45所示，可以執(zhí)行諸如改變“大寫”設(shè)置、“數(shù)字”設(shè)置及是否篩選數(shù)據(jù)的命令。要做到這些，只須選擇或取消選擇適當(dāng)?shù)脑O(shè)置。

顯示或隱藏狀態(tài)欄
Access 2007提供了顯示或隱藏狀態(tài)欄的選項。采取下面的步驟，可以改變狀態(tài)欄的顯示狀況：

（1）單擊“Microsoft Office”按鈕；

（2）單擊“Access選項”按鈕，打開“Access選項”對話框；

（3）選擇“當(dāng)前數(shù)據(jù)庫”；

（4）在“應(yīng)用程序選項”窗口中取消對“顯示狀態(tài)欄”復(fù)選框的勾選；

（5）單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框；

（6）改變并重新打開數(shù)據(jù)庫，狀態(tài)欄就不會再出現(xiàn)（如圖1.46所示）。

1.9.6　操作浮動工具欄

Access 2007提供了許多文本格式化功能。在以前的Access版本中，格式化文本需要使用菜單或顯示格式化工具欄。利用浮動工具欄可以方便地訪問格式化功能，而不需要使用菜單或顯示工具欄。

具體操作步驟如下所示：

（1）選擇要改變的文本（文本必須在使用了多文本功能的備注字段中），浮動工具欄將出現(xiàn)在選中的文本上方（如圖1.47所示）；

（2）選擇適當(dāng)?shù)母袷交x項（例如加粗）；

（3）將鼠標(biāo)指針從浮動工具欄上移開，浮動工具欄就會漸漸消失，而文本會以選中的格式出現(xiàn)（如圖1.48所示）。

注意

如果不想給選中的文本應(yīng)用格式，只須將鼠標(biāo)指針從工具欄上移開一點(diǎn)點(diǎn)，浮動工具欄就會消失。

只能在特定的情況中應(yīng)用格式。例如在“備注”字段中，它的“文本格式”屬性是被設(shè)置為“多文本”。

1.9.7　窗體的新功能

Access 2007中窗體可用的新功能的數(shù)量巨大，因此在這只會提供一個概況，在第5章中將會詳細(xì)地介紹。窗體的新功能如下所示：

使用“快速創(chuàng)建”創(chuàng)建窗體的能力；
名為“布局視圖”的新視圖；
操作“堆疊式”和“表格式”布局的能力；
分割窗體；
切換背景顏色；
給窗體數(shù)據(jù)的新的篩選功能。

1.9.8　報表的新功能

報表也有大量的新功能，許多功能與以前用于報表的功能相似。它們包括以下內(nèi)容：

使用“開始創(chuàng)建”創(chuàng)建報表的能力；
名為“布局視圖”的新視圖；
操作“堆疊式”和“表格式”布局的能力；
新的“分組”、“排序”和“匯總”功能。

1.9.9　透視表和透視圖

Access 2002、2003和2007允許用戶在“數(shù)據(jù)透視表”和“數(shù)據(jù)透視圖”視圖中查看任意表、查詢或窗體。利用數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖可以方便地對相當(dāng)復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。這意味著用戶可以在Access中直接執(zhí)行許多數(shù)據(jù)分析任務(wù)，而這之前必須在Excel中完成。數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖也能用于子窗體中，并且對于它們引起的事件，可以通過編程作出反應(yīng)。

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的《Access 2007开发指南(修订版)》一一1.9　Access 2007的新功能的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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