時　間:2008-10-22 13:27:07

作　者:

摘　要:向Access2007數據庫中添加一個或多個記錄

正　文:

本文介紹如何向 Microsoft Office Access 2007 數據庫中輸入數據。此外，還介紹了解各種數據輸入過程所需的背景信息，并說明如何使用 Access 所提供的各種數據輸入技術。

本文內容

有關添加記錄的基礎知識

要準確而迅速地在 Access 數據庫中輸入數據，了解一些有關數據庫工作方式的基礎知識很有幫助。以下各節中的信息介紹數據庫的某些基礎結構和設計原則，它們控制您的數據輸入方式。

數據庫設計如何影響數據輸入方式

Access 數據庫文件與 Microsoft Office Word 2007 文檔或 Microsoft Office PowerPoint 2007 幻燈片不同，它是對象(包括表、窗體、報表、查詢等)的集合，這些對象必須一起使用才能使數據庫正常工作。

此外，這些對象必須遵守若干設計原則，否則數據庫將無法正常工作，甚至完全失敗。這些設計原則又會影響數據的輸入方式。在進行操作時，請牢記以下有關數據庫對象和設計的事實。

Access 將所有數據存儲在一個或多個表中，使用的表數目取決于數據庫的設計和復雜程度。雖然在窗體、報表或查詢返回的結果中都可以查看數據，但 Access 只將數據庫存儲在表中，且數據庫中的其他對象構建于這些表之上。

每個表應只接受一種類型的數據。例如，業務聯系人信息表中不應當包含銷售信息，否則將很難找到正確的信息，甚至無法查找。

通常，表中的每個字段只接受一種類型的數據。例如，不能將注釋存儲在設置為接受數字的字段中。如果嘗試在這樣的字段中輸入文本，Access 就會顯示一條錯誤消息。不過，此規則也不是一成不變。例如，您可以將數字(如郵政編碼)存儲在設置為“文本”數據類型的字段中，但不能對這些數據執行計算。

除了一些特殊情況外，記錄中的字段應該只接受一個值。例如，不能在一個地址字段中輸入多個地址。這與 Microsoft Office Excel 2007 不同，后者在默認情況下允許在一個單元格中輸入任意數量的名稱、地址或圖像，除非將該單元格設置為接受受限制類型的數據。

不過，您可以在設置為“文本”或“備注”數據類型的字段中輸入分隔項目列表。此外，Office Access 2007 提供了一種稱為“多值字段”的新功能。使用多值字段可以將多個數據附加到單個記錄，并可以創建接受多個值的列表。例如，您可以將 Microsoft Office PowerPoint 2007 幻燈片和任意數量的圖像附加到數據庫中的記錄。還可以創建名稱列表，并根據需要選擇其中的多個名稱。使用多值字段時，每個表字段中可以存儲多個記錄，這似乎破壞了數據設計規則，但實際上并沒有，因為 Access 會將數據存儲在特殊的隱藏表中，從而在“幕后”實施此規則。

在較早版本的 Access 中，必須至少設計和創建一個表，才能輸入數據。您必須決定將哪些字段添加到表中，并且必須設置每個字段的數據類型。在 Office Access 2007 中，現在可以打開一個空白表并開始輸入數據。Access 將根據您輸入的內容為字段推斷一種數據類型。

詳細信息

本節中的信息涉及數據庫設計、表設計和稱為“多值字段”的新增功能。

以下鏈接所指向的文章提供了有關這些主題的詳細信息。

數據庫設計基礎

本文介紹一些基礎概念，如規劃數據庫、設計數據和規范化(即將數據拆分到多個相關表中并去除冗余數據的過程)。

在數據庫中創建表

本文介紹如何創建表、添加主鍵(唯一標識表中每一行或每個記錄的字段)以及如何設置數據類型和表屬性。

將文件附加到數據庫的記錄中

本文介紹如何將一個或多個數據附加到“附件”字段。

使用存儲多個值的列表

本文介紹如何使用復選框列表和復選框下拉列表存儲多個值。

數據類型如何影響數據輸入方式

在設計數據庫表時，需要為表中的每個字段選擇一個數據類型，該過程有助于確保數據輸入更為準確。例如，假設您打開一個空白表，并輸入一組銷售數據。Access 隨后推斷字段的數據類型為“數字”。如果有人試圖在該字段中輸入文本，Access 會顯示錯誤消息，并且禁止該用戶保存所更改的記錄，該步驟可幫助您保護數據。

在導航窗格中，執行下列操作之一：

雙擊要查看的表，然后在“數據表”選項卡上的“數據類型和格式”組中，查看“數據類型”列表中的值。將光標放在表中的不同字段時，該值會發生更改。下圖顯示此列表：

右鍵單擊要查看的表，然后單擊“設計視圖”。

Access 將在設計網格中打開表，網格的上半部分顯示了每個表字段的名稱和數據類型。下圖顯示設計網格中一個典型的表。

為每個表字段設置的數據類型為在該字段中可以和不可以輸入哪些內容提供了初級控制。在某些情況下，例如使用“備注”字段時，可以輸入所需的任何數據。在其他情況下，例如使用“自動編號”字段時，字段的數據類型設置會完全禁止輸入任何信息。下表列出了 Office Access 2007 所提供的數據類型，并說明了這些數據類型對數據輸入有何影響。

數據類型

對數據輸入的影響

文本

“文本”字段可以接受文本或數字字符，包括分隔項目列表。與“備注”字段相比，“文本”字段所接受的字符數較少，范圍在 0 到 255 之間。在某些情況下，可以使用轉換函數對“文本”字段中的數據執行計算。

備注

在這種類型的字段中可以輸入大量文本和數字數據。此外，如果數據庫設計者將字段設置為支持 RTF 格式，則可以應用字處理程序(如 Word)中常用的格式類型。例如，可以對文本中的特定字符應用不同的字體和字號、將它們加粗或傾斜，等等。還可以向數據添加超文本標記語言 (HTML) 標記。

此外，“備注”字段還有一個名為“僅追加”的新屬性。啟用該屬性后，可以在“備注”字段中追加新數據，但不能更改現有數據。此功能主要用于問題跟蹤數據庫等應用程序中，在這些數據庫中您可能需要保存不更改的永久記錄。將光標放在啟用“僅追加”屬性的“備注”字段中時，默認情況下，該字段中的文本會消失。不能將任何格式或其他更改應用于文本。

有關在“備注”字段中使用 RTF 格式的詳細信息，請參閱設置行和列中數據的格式一文。

“備注”字段類似于文本字段，您還可以對其中的數據運行轉換函數。

數字

在此類型字段中只能輸入數字，而且可以對“數字”字段中的值執行計算。

日期/時間

在此類型字段中只能輸入日期和時間。根據數據庫設計者對字段的設置方式的不同，您可能會遇到以下情況：

如果數據庫設計者為字段設置了輸入掩碼(選擇該字段時顯示的一系列文字和占位符)，則必須按照掩碼所提供的空間和格式輸入數據。例如，如果出現諸如 MMM_DD_YYYY 的掩碼，則必須在所提供的空間中鍵入 Oct 11 2006。不能輸入完整的月份名稱或兩位數字的年份值。

如果設計者未創建輸入掩碼以控制日期或時間的輸入方式，則在輸入值時可以采用任意有效的日期或時間格式。例如，可以鍵入 11 Oct. 2006、10/11/06、October 11, 2006 等。

數據庫設計者可以對字段應用顯示格式。在這種情況下，如果沒有輸入掩碼，則幾乎可以采用任何格式輸入值，但 Access 將按照該顯示格式顯示日期。例如，可以輸入 10/11/2006，但可以設置顯示格式將值顯示為 11-Oct-2006。

有關輸入掩碼的詳細信息，請參閱設置行和列中數據的格式一文。

貨幣

在此類型字段中只能輸入貨幣值。此外，無需手動輸入貨幣符號。默認情況下，Access 會應用在 Windows 區域設置中指定的貨幣符號(￥、￡、$ 等)。

自動編號

任何時候在此類型字段中都無法輸入或更改數據。只要向表添加了新記錄，Access 就會遞增“自動編號”字段中的值。

是/否

在單擊設置為該數據類型的字段時，根據您設置字段格式的方法，Access 會顯示一個復選框或一個下拉列表。如果將字段格式設置為顯示一個列表，則同樣根據應用于字段的格式，可以從該列表中選擇“是”/“否”、“真”/“假”或“開”/“關”。不能在該列表中輸入值，也不能直接從窗體或表中更改該列表中的值。

OLE 對象

如果要顯示用其他程序創建的文件中的數據，可以使用此字段類型。例如，可以在“OLE 對象”字段中顯示文本文件、Excel 圖表或 PowerPoint 幻燈片。

注釋??附件為查看其他程序中的數據提供了一種更加方便快捷和靈活的方法。有關詳細信息，請參閱本表后面的“附件”部分。

超鏈接

在此類型字段中可以輸入任何數據，Access 會將其封裝在 Web 地址中。例如，如果在此字段中鍵入一個值，Access 將在該文字周圍加上前、后綴，使其成為 http://www.您輸入的文本.com。如果輸入一個有效的 Web 地址，則鏈接將有效。否則，鏈接會導致錯誤消息。而且，編輯現有超鏈接會非常困難，因為用鼠標單擊超鏈接字段會啟動瀏覽器并轉到鏈接中指定的網站。要編輯超鏈接字段，可以選擇相鄰的字段，用 Tab 或箭頭鍵將焦點移動到超鏈接字段，然后按 F2 啟用編輯。

附件

可以將其他程序中的數據附加到該類型字段，但不能鍵入或以其他方式輸入文本或數字數據。

有關使用“附件”字段的信息，請參閱將文件附加到數據庫的記錄中一文。

查閱向導

查閱向導不是數據類型。您可以使用該向導創建兩種類型的下拉列表：值列表和查閱字段。值列表使用在查閱向導中手動輸入的分隔項目列表。這些值可以與數據庫中的其他任何數據或對象無關。

查閱字段則使用查詢從數據庫中的一個或多個其他表中檢索數據，或者在其他位置(如運行 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 的服務器)檢索數據。然后查閱字段在下拉列表中顯示數據。默認情況下，查閱向導將該表字段設置為“數字”數據類型。

可以直接在表、窗體和報表中使用查閱字段。默認情況下，查閱字段中的值顯示在一種稱為“組合框”的列表控件中，該控件是一個具有下拉箭頭的列表：

。根據數據庫設計者設置查閱字段和組合框的方式，可以編輯列表中的項目以及向列表中添加項目。為此，數據庫設計者必須為查閱字段設置屬性(屬性稱為“限于列表”，設計者必須關閉該屬性)。

如果無法直接編輯查閱列表中的值，則必須在預定義值列表或作為查閱字段源的表中添加或更改數據。有關此操作的信息，請參閱本文后面的編輯查閱字段中的項目。

最后，在創建查閱字段時，可以將其設置為支持多個值。如果這么做，結果列表會在每個列表項目旁顯示一個復選框，您可以根據需要選中或清除任意多個項目。下圖說明一個典型的多值列表：

有關創建多值查閱字段和使用結果列表的信息，請參閱文章使用存儲多個值的列表和多值字段指南。

表字段屬性如何影響數據輸入方式

除了控制數據庫結構的設計原則以及控制在給定字段中可以輸入哪些內容的數據類型之外，還有多個字段屬性也會影響向 Access 數據庫中輸入數據的方式。

現在，Access 提供兩種方法查看表字段的屬性。您可以使用“數據表”選項卡上的控件，也可以在設計視圖中打開表。以下步驟說明如何使用這兩種方法。

在“數據表”選項卡上查看表屬性

在導航窗格中，雙擊要使用的表。

單擊“數據表”選項卡，然后使用“數據類型和格式”組中的控件查看每個表字段的屬性。

在設計視圖中查看表屬性

在導航窗格中，右鍵單擊所需的表，然后單擊快捷菜單上的“設計視圖”

。

Access 將在設計網格中打開該表。

在網格的下半部分中，單擊“常規”選項卡(如果尚未選中)。

–或–

若要查看查閱字段的屬性，請單擊“查閱”選項卡。

查閱字段是使用查詢從數據庫中一個或多個表中檢索值的表字段。默認情況下，查閱字段以列表的形式顯示值。根據數據庫設計者設置查閱字段的方法不同，您可以從該列表中選擇一個或多個項目。

下表列出了對數據輸入影響最大的屬性，并說明了它們對數據輸入有何影響。

屬性

在表設計網格中的位置

可能的值

試圖輸入數據時的行為

字段大小

“常規”選項卡

0-255

該字符限制僅適用于設置為文本數據類型的字段。如果嘗試輸入的字符數超過了指定的字符數，該字段會截去多余的字符。

必填字段

“常規”選項卡

是/否

如果為某一字段啟用該屬性，則該屬性會強制您在字段中輸入值，且在您完成必需字段之前，Access 不會讓您保存任何新的數據。如果為某一字段關閉該屬性，該字段將接受空值，這表示該字段可以保留為空。

注釋??Null 值不同于零值。零是數字，而“Null”是缺少的、未定義的或未知的值。

允許空字符串

“常規”選項卡

是/否

如果啟用該屬性，則可以輸入零長度字符串(即不包含字符的字符串)。要創建零長度字符串，可以在字段中輸入一對雙引號 ("")。

索引

“常規”選項卡

是/否

如果對表字段進行索引，Access 會禁止添加重復的值。您還可以從多個字段創建索引，此時，一個字段中可以包含重復的值，但兩個字段之間不能包含重復的值。

輸入掩碼

“常規”選項卡

一組預定義或自定義的文字和占位符字符

使用輸入掩碼時，必須以預定義格式輸入數據。在表中選擇字段或者在窗體上選擇控件時，將顯示掩碼。例如，假設您單擊了“日期”字段并看到以下一組字符：MMM-DD-YYYY。這就是輸入掩碼。該掩碼強制您以三個字符的縮寫形式輸入月份值(如 OCT)，并以四位數字的形式輸入年份值，如 OCT-15-2006。

注釋??請記住，輸入掩碼控制的只是輸入數據的方式，而不是 Access 存儲或顯示數據的方式。

有關創建和使用輸入掩碼的詳細信息，請參閱設置行和列中數據的格式一文。有關 Access 如何存儲和顯示日期/時間數據的詳細信息，請參閱輸入日期或時間值一文。

限于列表

“查閱”選項卡

是/否

啟用或禁用對查閱字段中項目的更改。Access 新用戶有時會嘗試手動更改查閱字段中的項目。如果 Access 禁止更改字段中的項目，則說明此屬性設置為“是”。如果啟用了此屬性，而您需要更改列表中的項目，則必須打開列表(如果您要編輯值列表)或包含列表源數據的表(如果您要編輯查閱字段)，并在其中更改值。有關使用查閱字段的詳細信息，請參閱本文后面的編輯查閱字段中的項目。

允許編輯值列表

“查閱”選項卡

是/否

為值列表(而不是查閱字段)啟用或禁用“編輯列表項目”命令。若要為查閱字段啟用該命令，請在“列表項目編輯窗體”屬性中輸入有效的窗體名稱。在右鍵單擊列表框或組合框控件所打開的快捷菜單上，將顯示“允許編輯值列表”命令。運行此命令時，將顯示“編輯列表項目”對話框。或者，如果在“列表項目編輯窗體”屬性中指定了窗體的名稱，則 Access 會啟動該窗體，而不會顯示該對話框。

注釋??可以從位于窗體的列表框和組合框控件或位于表和查詢結果集的組合框控件中運行“編輯列表項目”命令。窗體必須在設計視圖或“瀏覽”視圖中打開；查詢結果集必須在數據表視圖中打開。

列表項目編輯窗體

“查閱”選項卡

數據輸入窗體的名稱

如果將數據輸入窗體的名稱作為值輸入此表屬性，則當用戶運行“編輯列表項目”命令時將打開該窗體。否則，在用戶運行該命令時，會打開“編輯列表項目”對話框。

在數據表視圖中向表內直接添加記錄

在數據表視圖中打開的表類似于 Excel 工作表，您可以向一個或多個字段(相當于工作表中的單元格)中鍵入或粘貼數據。

操作時請牢記下列事項。

無需顯式地保存數據。當您將光標移動到同一行中的新字段或另一行時，Access 會將所做的更改提交給表。

默認情況下，Access 數據庫中的字段設置為接受特定類型的數據，如文本或數字。輸入的數據必須是該字段設置為接受的數據類型。如果未這樣做，Access 就會顯示一條錯誤消息：

字段可能會應用輸入掩碼。輸入掩碼是一組文字和占位符，用于強制您以特定格式輸入數據。

有關輸入掩碼的詳細信息，請參閱設置行和列中數據的格式一文。

除了附件和多值列表之外，在大多數字段中都只能輸入一個記錄。如果您不知道某一字段是否接受附件，可以查看該字段的屬性。為此，請參閱本文前面查看表字段的屬性中的步驟。Access 會在多值列表的每個列表項目旁顯示一個復選框，因此多值列表始終可輕松識別。

在表中輸入數據

在導航窗格中，雙擊要使用的表。

默認情況下，Access 在數據表視圖(類似 Excel 工作表的網格)中打開表。

單擊要使用的第一個字段或將焦點放在該字段上，然后輸入數據。

要移動到同一行中的下一個字段，請按 Tab，然后使用向右鍵或向左鍵，或者單擊下一個字段中的單元格。

默認情況下，按 Tab 時，Access 會使用 Windows 區域設置來確定是向左還是向右移動光標。如果計算機使用從左向右閱讀的語言，則按 Tab 鍵時光標向右移動。如果計算機使用從右向左閱讀的語言，則光標向左移動。

要移動到列中的下一個單元格，請使用向上鍵或向下鍵，或者單擊所需的單元格。

對備注字段中的數據應用 RTF 格式

在數據表視圖中打開表之后，選擇一個備注字段。

通常，“備注”字段包含批注或備注，因此可以查找名為“批注”或“備注”的字段。如果仍找不到“備注”字段，請參閱本文前面查看表字段的屬性中的步驟。

在“開始”選項卡上的“字體”組中，使用按鈕和菜單設置文本格式。

可以應用不同的字體和字號、為文本設置加粗或傾斜樣式及更改顏色等。

使用窗體添加記錄

數據輸入窗體為數據的輸入提供了一種更為簡便、快捷和準確的方式。通常，如果您需要同時在多個表中輸入數據，則可以創建窗體。如果您希望隱藏表中的某些字段，或者希望數據庫更易于使用(從而降低培訓費用)，或者希望幫助用戶準確輸入數據，也可以創建窗體。

使用窗體編輯數據的方式取決于窗體的設計。窗體可以包含任何數量的控件，如列表、文本框、按鈕和數據表(類似 Excel 工作表的網格)。窗體上的每個控件或者從基礎表字段中讀取數據，或者將數據寫入基礎表字段。使用特定控件可以完成的操作取決于為基礎表字段設置的數據類型以及為該字段設置的所有屬性，還有可能取決于數據庫設計者為每個控件設置的若干屬性。有關數據類型和字段屬性如何影響數據輸入的詳細信息，請參閱本文前面的數據類型如何影響數據輸入方式一節和表字段屬性如何影響數據輸入方式一節。

下面各部分說明如何使用最常用的數據輸入控件。如果您對特定數據庫有什么問題，請與系統管理員或數據庫設計者聯系。

在文本框中添加或編輯文本

在文本框中添加或編輯文本時，可以使用“文本”字段或“備注”字段中的數據。執行操作時，請記住可以將“備注”字段(或者綁定到“備注”字段的控件)設置為支持 RTF 格式，然后可以對文本應用各種字體、字號、樣式和顏色。

在文本框中編輯文本

將光標放在文本框中并更改數據。請記住，不能對“文本”字段或“備注”字段中的數字執行計算。

應用 RTF 格式

注釋??僅當文本框綁定到備注字段時，才能執行以下步驟。請參閱本文前面的查看表字段的屬性中的步驟。

在窗體視圖或布局視圖中打開窗體，或在數據表視圖中打開表之后，選擇“備注”字段。

在“開始”選項卡上的“字體”組中，使用按鈕和菜單設置文本格式。

可以應用不同的字體和字號、為文本設置加粗或傾斜樣式及更改顏色等。

使用列表輸入數據

在窗體中以及在數據表視圖(類似 Excel 工作表的網格)中打開的表和查詢結果集中，可以使用列表。

在窗體上使用列表時，可以看到一個組合框控件或列表框控件。下圖分別顯示了組合框控件和列表框控件。

在表或查詢結果集中使用列表時，Access 默認使用組合框。

此外，列表可以支持多個值。如果列表的每個列表項目旁有復選框，則可以在該列表上選擇多達 100 個項目。不進行進程可以創建的多值列表是 Office Access 2007 中的一項新增功能，用于解決常見的業務問題。例如，假設您使用 Access 數據庫跟蹤客戶支持問題。如果需要向某個問題分配多名人員，則可以使用多值列表。在早期版本的 Access 中，需要采用一些高級編程功能才能創建類似的工具。下圖顯示了典型的多值列表。

?

您還可以編輯列表中的項目。如果您或數據庫設計者啟用該命令，則可以直接從列表中添加、更改或刪除列表項目。不過，數據庫設計者可以選擇禁用此命令，因此不是所有數據庫都可使用此命令。

以下各節中的步驟介紹如何使用和編輯列表。

從下拉列表中選擇項目

打開包含列表的窗體、表或查詢結果集。

注釋??必須在窗體視圖或布局視圖中打開窗體。必須在數據表視圖中打開表和查詢結果集。

單擊列表旁的下箭頭，然后選擇所需的項目。

要將選中的項目提交給數據庫，請將光標移動到其他字段。

從列表框中選擇項目

打開包含列表的窗體。

在列表框中向下滾動項目列表，然后選擇所需的項目。

要將選中的項目提交給數據庫，請將光標移動到其他字段。

從復選框下拉列表中選擇項目

打開包含列表的窗體、表或查詢結果集。

注釋??可以在窗體、表和查詢結果集中使用復選框下拉列表。若要執行此操作，必須在窗體視圖或“瀏覽”視圖中打開窗體，必須在數據表視圖中打開表和查詢結果集。

單擊列表旁的下箭頭。

最多選擇 100 個復選框，然后單擊“確定”。

從復選框列表選擇項目

打開包含列表的窗體。

注釋??必須在窗體視圖或“瀏覽”視圖中打開窗體。

單擊列表旁的下箭頭。

最多選擇 100 個復選框，然后單擊“確定”。

編輯列表中的項目

注釋??在窗體、表或查詢結果集中，可以編輯任何類型的列表。請記住，必須在窗體視圖或“瀏覽”視圖中打開窗體，必須在數據表視圖中打開表和查詢結果集。此外，還要記住，數據庫設計者或 IT 部門可以禁用此命令，因此不是隨時都可使用此命令。

打開包含列表的窗體、表或查詢結果集。

右鍵單擊要編輯的列表，然后單擊“編輯列表項目”。

將顯示對話框或數據輸入窗體。顯示哪個屏幕取決于要編輯的列表的類型。Access 使用兩種基本類型的列表，即值列表和查閱列表。值列表顯示手動輸入的項目集，而查閱列表使用查詢從一個或多個表中檢索數據。執行下列操作之一。

如果要編輯值列表，則使用“編輯列表項目”對話框來編輯列表數據，完成后單擊“確定”。

如果要編輯查閱列表，則將顯示數據輸入窗體。請使用該窗體編輯列表數據。

編輯查閱字段中的項目

查閱字段呈現一個數據列表，用戶可使用該列表選擇一個或多個項目。可以創建兩種類型的“查閱”列表。

值列表??包含手動輸入的硬編碼值集。值位于查閱字段的“行來源”屬性中。

查閱列表??使用查詢從其他表中檢索值。字段的“行來源”屬性中包含查詢而不是值的硬編碼列表。

默認情況下，盡管您可以指定列表框控件，Access 還是在下拉列表中顯示查閱數據。下拉列表會打開以顯示列表，在您作出選擇后便關閉。而列表框則隨時保持打開狀態。

在早期版本的 Access 中，如果需要編輯查閱字段中的項目，必須查找包含該字段的表。如果字段使用值列表，則必須在字段的“行來源”屬性中編輯項目。如果字段使用查詢，則必須查找查詢所引用的表并直接在源表中編輯數據。使用 Office Access 2007 可以運行“編輯列表項目”命令，也可以直接在“行來源”屬性或源表中編輯數據。有關使用“編輯列表項目”命令的信息，請參閱本文前面的使用列表輸入數據。本節中的步驟介紹如何直接在“行來源”屬性或源表中編輯項目。此過程遵循以下幾個主要步驟。

確定查閱字段。如果使用的是窗體而不是表，則過程稍有不同。

確定查閱字段的類型，即為值列表還是查閱列表。如果使用的是查閱列表，應確定為查閱字段提供數據的源表。

編輯值列表中的項目。

- 或 -

打開查閱列表的源表并編輯該表中的數據。

從窗體中確定查閱字段

在導航窗格中，右鍵單擊窗體，然后單擊“設計視圖”。

- 或 -

如果窗體已打開，則可以右鍵單擊窗體選項卡，然后單擊快捷菜單上的“設計視圖”。

–或–

在“開始”選項卡上的“視圖”組中，單擊“視圖”按鈕在可用的視圖之間切換。或者，也可以單擊“視圖”下的箭頭，然后從菜單中選擇一個可用的視圖。。

右鍵單擊列表框控件或組合框控件，然后單擊“屬性”。

在屬性表中，單擊“全部”選項卡，然后找到“行來源類型”和“行來源”屬性。“行來源類型”屬性應包含“值列表”或“表/查詢”，且“行來源”屬性必須包含用分號分隔的項目列表或查詢。可以根據需要放大屬性表，以便讀取項目列表或查詢。

值列表通常采用以下基本語法："item";"item";"item"

在這種情況中，列表由用雙引號括起且用分號分隔的項目組成。

選擇查詢采用以下基本語法：Select [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name]。

在此例中，查詢包含兩個子句(Select 和 FROM)。第一個子句引用表或查詢以及該表或查詢中的字段。第二個子句只引用表或查詢。請記住以下重要概念：盡管 Select 子句至少包含一個字段的名稱，但它可能不包含表或查詢的名稱。但是，所有 FROM 子句必須引用表或查詢。因此，您總是可以通過讀取 FROM 子句查找查閱字段的源表或源查詢。

執行下列操作之一。

如果使用值列表，則編輯列表中的項目。請確保用雙引號括起每一項，并用分號分隔每一項。

如果查閱列表中的查詢引用了另一個查詢，則在導航窗格中，在設計視圖中打開第二個查詢(右鍵單擊該查詢并單擊“設計視圖”)。記下查詢設計器上半部出現的表的名稱，然后轉到下一步。

- 或 -

如果查閱字段中的查詢引用了表，則記下表名稱，然后轉到下一步。

在導航窗格中雙擊該表，以在數據表視圖中打開它，然后根據需要編輯列表項目。

從表中確定查閱字段

在導航窗格中，右鍵單擊表，然后單擊“設計視圖”。

在查詢設計網格上半部的“數據類型”列中，單擊任意文本字段、數字字段或是/否字段，或將焦點放在該字段上。

在表設計網格的下半部中，單擊“查閱”選項卡，然后查看“行來源類型”和“行來源”屬性。

“行來源類型”屬性必須為“值列表”或“表/查詢”。“行來源”屬性必須包含值列表或查詢。

值列表采用以下基本語法："item";"item";"item"

在這種情況中，列表由用雙引號括起且用分號分隔的項目組成。

選擇查詢通常采用以下基本語法：Select [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name]。

在此例中，查詢包含兩個子句(Select 和 FROM)。第一個子句引用表或查詢以及該表或查詢中的字段。第二個子句只引用表或查詢。請記住以下重要概念：盡管 Select 子句至少包含一個字段的名稱，但它可能不包含表或查詢的名稱。但是，所有 FROM 子句必須引用表或查詢。因此，您總是可以通過讀取 FROM 子句查找查閱字段的源表或源查詢。

執行下列操作之一。

如果使用值列表，則編輯列表中的項目。請確保用雙引號括起每一項，并用分號分隔每一項。

如果查閱字段中的查詢引用了另一個查詢，則在導航窗格中，在設計視圖中打開第二個查詢(右鍵單擊查詢并單擊“設計視圖”)。記下查詢設計器上半部出現的表的名稱，然后轉到下一步。

- 或 -

如果查閱字段中的查詢引用了表，則記下表名稱，然后轉到下一步。

在導航窗格中雙擊該表，以在數據表視圖中打開它，然后根據需要編輯列表項目。

輸入零長度字符串

使用 Access 可以區分兩種類型的空值：Null 值和零長度字符串。Null 值指示未知的值，而零長度字符串指示包含空格的字段。例如，假設您有一個客戶數據表，該表包含一個傳真號碼字段。如果不知道某位客戶的傳真號碼，則可以將該字段保留為空。在這種情況下，保留字段為空將輸入一個 Null 值，這表示您不知道該值為多少。如果您后來確定該客戶沒有傳真機，則可以在該字段中輸入一個零長度字符串，指示您知道該字段中沒有值。

注釋??請記住，您可以設置屬性，防止字段接受 Null 值。有關設置該屬性的詳細信息，請參閱本文前面的數據類型如何影響數據輸入方式。

在數據表視圖中打開表，或者在窗體視圖或“瀏覽”視圖中打開窗體。

選擇所需的字段，然后鍵入中間沒有空格的兩個雙引號 ("")。

將光標移動到其他記錄中，以向數據庫提交更改。默認情況下，不顯示引號。

使用數據收集功能添加記錄

Office Access 2007 提供了一種稱為數據收集的新功能。您可以在 Microsoft Office Outlook 2007 中設置一個數據輸入窗體，將該窗體作為電子郵件發送以收集信息，然后將數據存儲在 Access 數據庫中。本文不討論如何使用數據收集功能。

有關使用數據收集功能的信息，請參閱通過電子郵件收集數據一文。

通過導入或鏈接數據添加記錄

可以導入或鏈接多種來源(包括其他 Access 數據庫、Excel 工作簿、文本文件和 Word 文檔)和運行 Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 及更高版本的服務器上的列表中的數據。

本文不介紹如何導入和鏈接這些數據源。您可以通過以下鏈接了解有關導入和鏈接數據的信息：

使用追加查詢添加來自其他數據庫的記錄

追加查詢可將源數據庫中一個或多個表的一組記錄添加到目標數據庫中的一個或多個表。例如，假設您獲得了一些新客戶和一個數據庫，數據庫中包含有關這些客戶信息的表。要避免手動輸入這些新數據，可以將這些新數據追加到數據庫中相應的表中。追加查詢還可用于：

根據條件追加字段。例如，您可能希望僅追加訂單未完成的客戶名稱和地址。

某一表中的某些字段在另一個表中沒有匹配的字段時追加記錄。例如，假設該數據庫的 Customers(客戶)表有 11 個字段，而另一個數據庫的 Customers(客戶)表有 9 個與之匹配的字段。您可以使用追加查詢只添加匹配字段中的數據，并忽略其他字段。

創建追加查詢的過程的基本步驟如下：

打開源數據庫(即包含要追加的記錄的數據庫)并創建一個選擇查詢以僅返回要追加的記錄。

將該選擇查詢轉換為追加查詢。

向追加查詢添加目標表和字段。如果要將記錄追加到其他數據庫，應先打開該數據庫，然后選擇表。

運行查詢以追加記錄。

注釋?? 開始前請備份數據。如果出錯，可以從目標表中刪除追加的記錄，但手動刪除大量記錄會花費很長時間。將備份放在手頭可以有助于在更少的時間內糾正所有錯誤。

創建選擇查詢

打開源數據庫(即包含要追加的記錄的數據庫)。

在“創建”選項卡上的“其他”組中，單擊“查詢設計”。

將顯示查詢設計網格和“顯示表”對話框。

選擇包含要追加的記錄的表，單擊“添加”，然后單擊“關閉”。

該表在查詢設計網格的上半部顯示為一個窗口。該窗口列出了表中的所有字段。下圖顯示查詢設計器中的一個典型表：

將要追加的字段從表中拖動到查詢設計網格下半部的“字段”行。

可以向下半部分的每個列分別添加一個表字段。要快速添加所有字段，請單擊表字段列表頂部的星號(“*”)。下圖顯示添加了幾個表字段的查詢設計器：

下圖顯示添加了所有字段的設計器：

在“設計”選項卡上的“結果”組中，單擊“運行”。

請驗證查詢返回的記錄是否是要追加的記錄。如果需要，可以清除“顯示”復選框或者按 Delete 刪除不需要的字段。也可以將其他字段拖動到設計網格中，直到對查詢結果滿意為止。

繼續執行后面的步驟。

將該查詢轉換為追加查詢

在“設計”選項卡上的“查詢類型”組中，單擊“附加”。

“追加”對話框即會出現。

此時，您可以將一個表中的記錄追加到同一數據庫中的其他表中，或將記錄追加到其他數據庫的表中。

將記錄追加到同一數據庫中的表

在“追加”對話框中，單擊“當前數據庫”(如果尚未選擇)，然后從“表名稱”列表中選擇目標表。

單擊“確定”。

在上一節的第 4 步中，您將源表中的部分字段或所有字段添加到了查詢設計網格中。如果在該步驟中添加了整個表，Access 即會將整個目標表都添加到“追加到”行中，如下所示。

–或–

如果在上一節的第 4 步中添加了個別字段，且源表和目標表中的字段名匹配，則 Access 會自動將目標字段名添加到“追加到”行中，如下所示。

–或–

如果添加了個別字段，但源表和目標表中的某些或所有字段名不匹配，則 Access 會將“追加到”行中不匹配的字段保留為空。單擊每個空白字段，然后從結果列表中選擇所需的源字段，如下所示。

若要預覽所做的更改，請單擊“視圖”。

返回設計視圖，然后單擊“運行”以追加記錄。

將記錄追加到其他數據庫中的表

在“追加”對話框中，單擊“另一數據庫”。

在“文件名”字段中，鍵入目標數據庫的位置和名稱。

在“表名稱”字段中，鍵入目標表的名稱，然后單擊“確定”。

–或–

單擊“瀏覽”并，使用第二個“追加”對話框查找目標數據庫。找到并選中目標數據庫之后，單擊“確定”。第二個對話框將關閉。在第一個對話框的“表名稱”字段中，輸入目標表的名稱，然后單擊“確定”。

鍵入目標表的名稱，然后單擊“確定”關閉第一個“追加”對話框。

在上一節的第 4 步中，您將源表中的部分字段或所有字段添加到查詢設計網格的“字段”行中。如果在該步驟中添加了整個表，Access 即會將整個目標表都添加到“追加到”行中，如下所示：

–或–

如果在第 4 步中添加了個別字段，且源表和目標表中的字段名匹配，則 Access 會自動將目標字段名添加到“追加到”行中，如下所示：

–或–

如果添加了個別字段，但源表和目標表中的某些或所有字段名不匹配，則 Access 會將“追加到”行中不匹配的字段保留為空。單擊每個空白字段，然后從結果列表中選擇所需的目標字段，如下所示：

若要預覽所做的更改，請單擊“視圖”。

切換到設計視圖，然后單擊“運行”以追加記錄。

輸入數據時節省時間的方法

Access 提供了多種方式來加快數據輸入過程。以下各節中的步驟介紹如何在窗體中為字段和列表設置默認值，以及在對數據進行排序時如何使用快捷鍵以重復使用值。

為字段或控件設置默認值

如果有很多記錄的給定字段(如城市或國家/地區)使用相同的值，則可以為綁定到該字段的控件設置一個默認值，以節省時間。設置默認值后，在打開窗體或創建新記錄時，默認值將默認顯示在該控件中。

為控件設置默認值

在設計視圖中打開窗體。

右鍵單擊要使用的控件，然后單擊“屬性”。

在“數據”選項卡上，將“默認值”屬性設置為所需的值。

重復第 1-3 步，設置新的默認值。

指定不同的值

對于文本框中的值，可以輸入新的數據。可以隨時覆蓋默認值。

–或–

對于列表中的值，可以從列表中選擇新的值。

排序時重復使用值

在記錄之間移動時，可能需要使用相同的值對每個記錄進行排序。此時，可以使用快捷鍵來重復該排序值，從而節省時間。例如，假設要按產品類型對訂單列表進行排序。在第一個記錄中，鍵入“軟飲料”對客戶購買軟飲料的訂單進行排序。移動到下一個記錄時，可以復制并重復使用該排序值。

注釋??以下步驟假設您已在窗體視圖中打開窗體。

移動到要重復使用上一個記錄中相應字段的值的字段。

按 Ctrl+'(撇號)。

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總結

以上是生活随笔為你收集整理的access数据库中怎么添加计算机,向access2007数据库中添加一个或多个记录的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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