19 世紀，達爾文說：“適者生存”；21 世紀，達爾文信息分類架構 (Darwin Information Typing Architecture, DITA) 主張對信息進行模塊化和結構化處理，只有最有用的模塊和結構才能獲得循環利用的機會。

信息爆炸時代，企業內部需要強大的內容方案實現高效的內容創建、再利用。什么樣的內容值得重用 (reuse)，又如何處理不需要的部分？今天我們請到企業內容管理大咖 Amber Swope，她將告訴我們如何通過四個最佳實踐，利用 DITA 實現高效的跨部門內容共享！

本期大咖——Amber Swope

Amber 是 DITA Strategies 公司創始人SDL 內容管理解決方案的全球合作伙伴，作為國際公認的 DITA 專家、DITA 成熟度模型作者之一，在信息開發領域有超過20年的經驗，曾為 HP、Intel 和 Oracle 等世界五百強企業制定內容管理戰略。

Amber 擁有美國東北大學 (Northeastern University) 技術和專業寫作碩士學位以及計算機技術寫作證書，撰寫了多篇關于信息設計、開發、架構的論文和文章，并作為 DITA 專家出席各大行業會議。

值得重用的內容，它，憑什么留下？

在創建內容時，企業內部的不同部門可能創建相似的，甚至完全相同的內容，此時使用 DITA 可以重用 XML 內容，避免冗余工作，提高內容統一性。如何通過 DITA 高效利用和共享最有用的內容？讓我們聽聽大咖怎么說！

一、確立重用目標

任何計劃都必須先設立目標，欲高效重用內容更是如此。設立目標有以下標準：

1、應清晰量化。制定目標時，需要將籠統的目標進一步具體化，例如：

? 籠統模糊：要降低成本。↓ ? 清晰量化：從2017年第三季度開始，技術支持、技術出版物部門的在線內容創建成本應較上一季度降低10%。

為明確“降低成本”的目標，必須明確成本變動的金額或百分比，并指出在多長時間內降低成本，明確衡量對象（在線內容創建成本）、涉及團隊（技術支持、技術出版物部門）、預期變更（降低10%）及變更發生時間（2017年第三季度）。

2、應切合實際。例如：

? 不切實際：下季度用一半的資源完成10倍的工作。↓ ? 切合實際：在技術支持、技術出版物部門，使用相同的人力資源，從2017年第三季度開始較上一季度增加15%的在線內容。

很明顯，如果標準不可企及，期望變化太大，時間太少，即使是量化目標也不可能實現，因為符合實際的目標應規定合理變化量。

3、應協調一致。不同部門重用內容的原因各有不同。可能 A 部門希望以多種格式增加可交付內容，而 B 部門希望合并冗余信息，減少可交付內容。在確立目標時，應確認各部門出于同樣的訴求重用內容，至少在同一階段步調應當是一致的。

二、規范創建流程

流程指將各項任務串聯起來，通過一連串行動完成任務。在內容創建過程中，統一的流程更利于產生適合重用的源內容，應該注意：

1、有統一流程，如果不夠簡單易用，相關人員會自創更方便的流程，此時即便存在流程，也只是擺設。為此，在嘗試共享內容時，請考慮流程的這些關鍵點：

? 何時共享結構？? 何時共享內容？? 如何告知相關人員關鍵點？? 如何共享結構或內容？

2、重視依賴關系。首先，內容創建人員在創建 DITA 內容時必須考慮重用內容間的依賴性，內容中不能包含上下文引用（如“上一章中”），因為內容重用之后，“上一章”可能已經不是原來的上一章了。

其次，XML 將內容與格式分離，必須在內容中使用適當的元素生成正確的格式化輸出。例如，實現窗口標題粗體文本需要內容創建人員在使用窗口標題處使用 元素，否則在生成可交付內容時會出現格式錯誤。

最后，內容必須結構化以便重用。也就是說必須以適當的級別編寫 topic，而可供重用的 topic 組必須以集合為單位進行有序編排。

何謂結構化？若存儲于內容管理系統 (CMS) 中的某個 topic 包含太多冗長的 section（章節），導致無法輕易重用這個龐大 topic 中的內容，這不是結構化；將大 topic 分解成多個小 topic 并編排成一個 map，想用哪個小 topic 隨時從 map 里拿出來用，這才叫結構化。

3、明確各方角色。在英語中，“相關方”原指通過投資使流程起效的人，而“參與者”不僅投資，實際上還參與任務執行。在內容重用情境下：

? 相關方 (Shareholders)信息架構師：指定重用策略；項目經理：計算節省內容百分比。? 參與者 (Participants)內容創建、共享人員；交付專家，創建可交付內容。

每個人都必須了解自己在內容創建和重用流程中的角色。例如，流程規定內容創建人員必須重用主目錄中的產品名稱，那么必須有人創建并維護名稱庫，并告知內容創建人員如何進行重用。

三、明確重用標準

判斷內容可否重用時標準如下：

1、是有效的 XML 文件。DITA 是以 topic 為導向的架構，每個 topic 類型都有特定的 XML 結構。例如，在任務 topic 中每個步驟都必須包含命令。為保證每個 topic 類型和 map 都是有效的 XML 文件，推薦使用專門的編輯器進行內容創建。

另外，共享內容的各方應就采用的信息架構達成一致。如果各方都使用 DITA，那么每個 topic 類型的結構都會是一致的；但如果各方不使用相同架構，則需制作 element （元素）表格并達成一致，通過流程將這些元素轉換成相應的 DITA 元素，并通過轉換來創建有效的 DITA topic 和 map。

2、有統一的質量標準。為了創建高質量、統一的內容，各方必須就質量標準達成一致。如果 A 部門通過檢查拼寫來衡量質量，B 部門要求內容符合極簡主義標準，那么兩個部門就很難共享內容。當然，部門間不需要擁有完全相同的標準，但必須統一質量衡量標準。

3、有可檢索的存儲方式。內容創建人員無法重用找不到的內容。即使內容在同一個存儲庫中，假如系統不提供檢索功能，依然難以實現內容共享。相反，哪怕內容存儲在多個存儲庫中，如果有聯合關鍵字、元數據搜索等機制，內容檢索反而更為便利。

理想情況下，內容應存儲在支持 DITA 的模塊化內容管理系統 (CCMS) 中，它不僅提供版本內容，還提供穩健的檢索功能。

四、構建信息架構

DITA 是支持重用的信息架構， 使用 DITA 進行信息共享、重用時，哪些內容適合重用，哪些不適合？如何操作？

1、明確重用級別。DITA 的各個級別都支持重用，包括 map/topic/element，因此需要關注不同級別的內容怎么重用才最高效，以此制定重用策略。

重用 map 級別內容時，需要理解和傳達 map 在內容中扮演的角色。我們要創建一些小的 map，使邏輯上關聯的 topic 子集合包含其中，以便在不同的可交付內容中重用這些 map，并通過有條件的處理輸出變體，提高重用率。

重用 topic 級別內容時，需要按 topic 類型制定計劃。例如涉及通用技術的概念 topic 適合于重用，但任務 topic 因太過具體而不適合重用。

重用 element 級別內容時，需要確定要重用的內容，確定可最大化重用的 element。例如，重用主目錄的產品名稱時需要預先確定統一使用 還是 element。DITA 支持多種 element 重用機制——內容引用、鍵引用和 conkey 引用。

另外，還需考慮信息架構中機制跟 element 的關系：使用 CCMS 要注意有些存儲庫不支持從 topic 中引用 element，必須將 element 存儲為單獨文件。

2、進行條件賦予和應用。若想重用內容的子集，可在內容創建期間使用條件標識相關 element，并在生成輸出時設置適當的條件。例如，一個內容項目中有三個不同的 map，分別與三個產品相關：

map A 僅適用于產品 Amap B 僅適用于產品 Bmap C 僅適用于產品 C↓? 給 map A 中的 element 賦予“條件 A”

這樣，若為產品 A 生成輸出時應用“條件 A”，則生成的可交付內容只包含產品 A 的內容。DITA 提供帶有三個默認值的條件處理，DITA 1.3支持利用 “props” 屬性以添加額外的定制變量。

3、確認不適合重用的內容。有句話說：“有了金剛鉆，也不必攬所有瓷器活”，這句話也適用于重用。重用所有內容是有可能的，但并不是所有內容都適合重用。請看例子：

? 線性可交付內容：包含特定于上下文的信息，在可交付內容之外并不適用；例如書籍。? 特定可交付內容：具有時限性，不適合后續重用；例如發布說明。

五、小結

綜上，企業各部門就目標、流程、重用標準和信息架構達成一致后，便可利用 DITA 實現內容共享。DITA 的一個優點是提供初始架構，方便各部門通過協作重用內容，它可以擴展為整個企業通用的語義貨幣，實現內容流通。

在公司內部，所有部門都可以利用 DITA 重用內容，隨著越來越多部門應用 DITA，共享內容量、方式會發生變化，規模也會擴大。

1個彩蛋

小編為各位看官準備了思維導圖，便于大家整理思緒！

另外，后續我們將對 Amber 進行專訪，機會難得！大家有任何關于信息架構、DITA 和企業內容戰略的問題，請速速關注 SDL 公眾號給我們留言吧！

文章圖片源自網絡；內容編譯自 Amber Swope 發布于 DITA Strategies 官網的文章，關注公眾號可索取原文 PDF！

總結

以上是生活随笔為你收集整理的如何利用 DITA 实现高效的跨部门内容共享？的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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