PPT的秘密
（一）
?PPT是微軟辦公軟件Power Point的簡稱，是一種眾所周知的展示工具。一般說來，一個完整的PPT過程，只需要三步：
?【1】構思PPT
?
?【2】制作PPT
?【3】秀PPT
?很多時候，我們都比較關注【2】這個環節。但事實上，【1】和【3】也是相當的重要。
（二）
?有一次，我們準備去跟客戶做一個重要的匯報。我們的項目經理做了一個PPT。在去之前的一周，我們做了一次演練，以備不測。
?項目經理的PPT的內容，看起來大致是這樣幾個部分：
?【1】歡迎頁面
?【2】議程提綱
?【3】項目的內容介紹、演示
?【4】結束語
?這是一個典型的PPT結構。在很多場合下是比較適合的。
?如果是一次普通的技術交流，或是一次報告會，這樣的中庸的效果，是完全可以接受的。
?但是，這一次，我們希望要有些不同的地方，因為我們的競爭對手會在我們的前面講，如果按照這個結構來說，不但毫無新意，而且說多了，也讓人昏昏欲睡。
?我們決心做些改變。那么接下來的問題是：如何去改變？該如何做？
?這涉及到一個核心的問題：PPT的內容的核心是如何構思出來的？
?這是一個問題嗎？這難道不是一個問題嗎？
?【PPT的法則1】確定了聽眾的問題，就找到了內容和邏輯
?跟所有的系統設計一樣，確定目標聽眾，是首先要做的事情。了解聽眾，并非是完全是出于營銷的目的，而是確定信息傳播的切入點。
?大家都看過discovery,對其偵探式的敘述方式和語氣，有特別深的印象。為什么？
?用搞電視的人的話來說，就是：問題引領敘事。
?說得直白一點，就是：如果你能用一個問題吸引聽眾，然后，把他心里的問題一個一個地解開。你的內容和邏輯就沒有太大的問題。聽眾一直被你牽著鼻子走，完全在你設置的場景中思考。很難翻出你的五指山。
?你去跟人演示軟件，如果你按照菜單去講，多半會失敗。為什么呢？
?你的思維邏輯，還停留在自己的認知中。但這不是聽眾的認知方式。聽眾不能理解跟自己無關的東西。
?那么該如何去組織內容呢？
?不去講功能本身。而是講為何設計該功能，該功能解決了什么問題，提供了哪些跟以前相比，完全不同的地方。聽眾理解了之后，其他的，不需要多說。
?去講聽眾關心的東西。
?這種講法特別適合不懂技術，甚至是不關心技術細節的聽眾。這樣的聽眾，往往不在少數。
?想來這也是正常的，我需要知道最新的電視有哪些新功能，我不需要知道電視技術的制作原理。
?按照這個思路，我們重新調整了PPT的第三部分。這個部分最后變成了幾個關鍵問題。這幾個問題其實也是根據用戶需求和建議，反向提出的問題。
?看起來實質性的內容沒有變，但是傳播的質量上有很大的不同：
?【1】很好的親和力；
?【2】重點突出，避免了冗長而乏味的講解；
（三）
?有很多關于制作PPT的建議，可以讓我們把PPT制作的特別精美。這里需要補充的是，要避免幾個誤區：
?【1】漂亮的PPT=好的PPT
?好的PPT+漂亮的PPT，是一個完美的PPT。但是，漂亮的PPT不一定是一個好的PPT。這跟文章的道理是一樣的：很多文章，滿篇的華麗辭藻，卻言之無物，空洞的很。
?本來自認是個美女，結果，大家對你的服裝一陣狠夸。這到底是夸人呢，還是貶人呢？自個兒去想。
?如果一陣演示下來，大家對你的內容不感興趣，就只覺得PPT比較華麗。那多半是美工的功勞，不是你的功勞。
?PPT是一種傳播工具，它的成功在于：讓聽眾把精力集中到內容上，或你的身上，同時，盡可能傳遞完美的體驗。
?還記得小時候，老師教我們怎么寫作文嗎？
?老師說：你開頭要這樣，中間要這樣，春天是這樣的，秋天是那樣的。情緒要從低潮開始，然后到高潮結束。
?結果呢？
?本來你會寫的，結果還沒開始寫，就想到自己是不是該低潮還是高潮了。然后，就完全連話都不會說了。
?PPT的制作是一樣的。
?如果你一開始，就去想，我該用什么模板好看，用多大的字，換場的時候，是不是可以多用幾個不同的方式。那么，可以說，一開始，就走岔了路。
?這樣玩可以，但這不能保證你做出一個優秀的PPT。
?既然是傳播的工具，還是要回到最根本的問題上來，從原點開始：我到底要給聽眾講點什么有用的呢？
?這不是說，你不需要掌握制作一個精美PPT的技術和方法，而是說，你不要把它濫用，或者迷信它。
?事實上，只有當你的主要內容、邏輯和結構都確定了，那些精美的形式，才能錦上添花，而不是喧賓奪主。
?而且，你并不總是有時間和人力支持去做一個完美的PPT。那么，最合理的做法就是，做一個內容扎實、形式簡單有效的PPT。
?【PPT的法則2】合理的方法就是好方法。
?【2】用文字越少越好
?一般情況下，對于PPT的演講來說，這是很好的建議。
?在商業演示的環境中，圖表或圖形化的表達，會給人深刻的印象。從人的認知來說，圖表也是最容易明白的。
?但是，圖形有個問題：稍有時間，就忘記了。而文字，雖然比較抽象，但不太容易走樣。PPT講的時候，沒有問題，大家都明白。可PPT到了聽眾手上，大家再看到圖的時候，就會想不起：這圖說明了什么呢？
?所以，在設計PPT的時候，歸納并提煉好的文字還是應該放在內容或注釋上。傳播的目的，不光是讓聽眾熱血沸騰，而是要記憶猶新。
?【PPT的法則3】過猶不及
?【3】現場實際操作演示是必須的
?我曾經看見無數次的現場操作演示失敗：因為設備原因或準備不足，都是事與愿違。結果，PPT講到一半，講話的人跑到一邊去搗鼓設備了。本來好好的氣氛，結果，中間象卸了氣的皮球一樣。
?從PPT整體的效果上來看，現場操作有真實感，但是也有很多問題：客觀環境不容易評估；產品本身可能不太穩定等等。
?但最重要的是還是比較浪費聽眾的時間。為了看一個實際的操作，大家都翹首以待，結果，還以失敗告終。真是讓人哭笑不得。
?用一些簡單的方法，可以達到同樣的效果，比如：把操作錄制好，演講的時候，播放就是了。實際的操作，可以放在演講最后。
?【PPT的法則4】不要給自己找麻煩，更不要給聽眾找麻煩
（四）
?同樣的PPT，由不同的方式來講，會講出完全不同的效果。可以嘗試用講故事的方法去講。
?舉個例子：不久前，央視《對話》里的一期節目，是關于2007年經濟學獎的得獎者之一馬斯金教授的中國公開課。主持人要求在座的馬斯金的中國弟子用一句話說明，什么是“機制設計理論”。
?幾個清華大學的教授們，試圖用“小學生都能聽懂的話”，來說明這個觀點。但現場的效果，都是很不理想。
?最后，主持人用了一個很簡單的例子，很好很清楚地說明了這個經濟學諾貝爾獲獎者的核心思想。（當然，我懷疑，這個細節是故意設計的。）
?他是這樣說的：
?只有一塊蛋糕，哥哥和弟弟來分，應該制定怎樣的規則，才能確保分得公平？答案是讓哥哥先將蛋糕切成兩塊，然后弟弟先挑；或者弟弟先切，哥哥先挑。簡單地說，機制設計理論主要是研究在充分考慮博弈者的私人信息和自利動機的情況下，如何設計游戲規則來達到既定的組織目標。
?在跟人做交流，尤其是在比較陌生的領域里交流，最有效的一種方式，就是講故事，或者講述一種應用的場景。
?這樣做的好處是，讓聽眾有一個切入點，了解一個總體的印象或感覺。聽眾理解了，再去解釋，就會事半功倍。
?你去跟聽眾演示手機的功能？挨著一個個功能介紹？聽眾肯定會睡著的。
?換一種場景式的方式，看看：
?一天開始了，你的手機響了，你如何去做，然后如何去處理信息。你開始工作。你的手機應該處于一個怎么樣的安靜狀態。手機上設置的日歷，會提醒你該去見某個客戶，還是去給孩子訂一個生日禮物。
?過年了，電影院發來的彩信，告訴你什么地方可以訂到很好的年夜飯，還送電影院的優惠券。同時，新的彩鈴服務可以提供何種的優惠。
?.......
?把講解的要素鑲嵌在生活中，讓人產生身臨其境的感覺。
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?這聽起來很難，其實，也不必每次，每個地方都用完整的故事去講。哪怕是切割成不同的場景去引導聽眾，也會得到很好的效果和反饋。
?PPT就是一個秀，你前面做的再漂亮，但是如果你不能show出來，真是可惜。
?【PPT的法則5】生動是永遠受歡迎的
（五）
?說到底，制作PPT，跟創作一篇作品、設計一件產品的思路沒有太大的不同。
?你得明白：聽眾是誰？他們關心什么問題？問題有哪些？哪些是重要的？該如何引入，呈現？接下來才考慮我花多少時間去完成，需要做得完美嗎？如果沒有資源，該如何做？有哪些細節需要考慮或避免。
?為了下一次更好的PPT，這次的PPT有何經驗和體會。我該如何從平時的素材中，去找到講解要素和意愿的連接之處。
?是否需要從別人的PPT講解中獲取技巧，或者從更加廣泛的媒體中吸取傳播的方式和營養？
?PPT，它看起來只是一個演示的軟件，在它后面藏著的不是一個單純的技巧問題，而是一個綜合的問題：人們會怎樣去理解一個信息，一個信息該如何分解，使得人更容易理解并接受。該如何把信息千方百計地打入聽眾的大腦。
?說到底，PPT也是一種營銷工具。當你洞悉了溝通的對象-人之后，一切的技巧和形式都可以隨心所欲，一切皆有可能。
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總結
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