業(yè)務(wù)：工作流所指業(yè)務(wù)涵蓋了與經(jīng)營(yíng)相關(guān)的活動(dòng)。

　　串行或并行：業(yè)務(wù)中的步驟也許以一步接著一步的方式進(jìn)行，我們稱(chēng)之為串行；或者由不同的人或組合根據(jù)不同的情況處理，我們稱(chēng)之為并行。

　　兩個(gè)或兩個(gè)以上的人：如工作流的名稱(chēng)所表達(dá)的含義，一個(gè)人處理的業(yè)務(wù)不稱(chēng)其為工作流， 只有任務(wù)從一個(gè)人"流"向另一個(gè)人的時(shí)候，才有工作流。

　　共同的目標(biāo)：個(gè)體參與工作流必須是為了同一個(gè)工作目標(biāo)。如果個(gè)體處于兩個(gè)相互獨(dú)立的項(xiàng)目之中，不會(huì)產(chǎn)生工作流。

　　由于上述定義也許包含了物質(zhì)生產(chǎn)和產(chǎn)品，所以我們以"業(yè)務(wù)工作流"來(lái)強(qiáng)調(diào)所討論的不僅僅是制造業(yè)，而是業(yè)務(wù)的自動(dòng)化。

將工作進(jìn)程結(jié)構(gòu)化，創(chuàng)建工作流過(guò)程如下：

　　定義一個(gè)工作團(tuán)隊(duì)需要同時(shí)受業(yè)務(wù)規(guī)則控制的活動(dòng)或任務(wù)。
　　將該任務(wù)細(xì)分為"子任務(wù)"，又稱(chēng)"步驟"。每一步驟代表一個(gè)人或邏輯上不可或卻的事項(xiàng)。 一個(gè)任務(wù)可以多種不同方式進(jìn)行細(xì)分。如何將業(yè)務(wù)細(xì)分為最合理的步驟需要良好的業(yè)務(wù)判斷能力。
　　考慮每個(gè)步驟的工作分配。即該步驟所定義的功能及所需的技能與參與該步驟的人是否匹配。
　　考慮所有被用來(lái)完成任務(wù)的外部應(yīng)用程序，是否有能被自動(dòng)化的手工步驟，從而成為工作流的一部分。
　　注意步驟之間的先后次序。
　　如部分步驟是基于條件的，那就需要根據(jù)條件的不同區(qū)分不同的步驟。
　　畫(huà)出流程圖，定義各個(gè)步驟的職能和參與者。
　　創(chuàng)建完成子任務(wù)的各個(gè)步驟的表格、文件和詳細(xì)指示。
　　如你所見(jiàn)，工作流包括序列化的步驟和進(jìn)程。任務(wù)按實(shí)現(xiàn)規(guī)定的規(guī)則和條件從一個(gè)步驟"流"向另一個(gè)步驟。

工作流的問(wèn)題

　　在工作流自動(dòng)化出現(xiàn)以前， 所有的工作流都是通過(guò)手工實(shí)現(xiàn)的。 較典型的是某項(xiàng)任務(wù)中的步驟要求參與者批閱文檔或表格組成的文件。完成批閱及填寫(xiě)完表格中的相關(guān)內(nèi)容后，文件被人工地傳到下一步的執(zhí)行者。需要對(duì)進(jìn)程的參與者進(jìn)行關(guān)于進(jìn)程路由的培訓(xùn)，否則文件就會(huì)留在文件夾里得不到處理。對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況的監(jiān)控必須四處打聽(tīng)究竟完成到了哪一步。沒(méi)有簡(jiǎn)單的方法去了解任務(wù)是否拖延或文件是否丟失，也無(wú)法了解這種流程的成本到底是多少。 手工工作流的處理方法存在如下的問(wèn)題：

　　高度依賴(lài)紙張
　　勞動(dòng)強(qiáng)度大
　　流程不嚴(yán)密，任務(wù)執(zhí)行不易貫徹
　　無(wú)法對(duì)流程的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控
　　無(wú)法度量進(jìn)程時(shí)間和統(tǒng)計(jì)進(jìn)程的成本

　　接下來(lái)我們以月度業(yè)務(wù)報(bào)告的自動(dòng)化進(jìn)程為例。報(bào)告由一個(gè)包括累計(jì)實(shí)現(xiàn)利潤(rùn), 利潤(rùn)預(yù)期, 以及新訂單登記的計(jì)劃修改，稅前利潤(rùn)等要素構(gòu)成的表格以及一個(gè)將這些要素與年度計(jì)劃對(duì)比的圖表組成，進(jìn)程必須遵照如下規(guī)則：

　　報(bào)告是月度更新的；
　　當(dāng)前訂單由訂單登錄管理員負(fù)責(zé)填寫(xiě)；
　　下月度訂單由產(chǎn)品經(jīng)理負(fù)責(zé)在產(chǎn)品A和B各自的國(guó)內(nèi)銷(xiāo)售狀況的基礎(chǔ)上進(jìn)行預(yù)測(cè), 由出口銷(xiāo)售經(jīng)理預(yù)　　測(cè)所有產(chǎn)品國(guó)際市場(chǎng)的銷(xiāo)售；
　　利潤(rùn)預(yù)測(cè)由生產(chǎn)經(jīng)理在當(dāng)前在程生產(chǎn)和預(yù)計(jì)訂單的基礎(chǔ)上完成；
　　當(dāng)期稅前收益和稅前收益預(yù)測(cè)由控制者根據(jù)當(dāng)期收益及收益預(yù)測(cè)填寫(xiě)；
　　當(dāng)期收益及收益預(yù)測(cè)保存在一份Excel的擴(kuò)展表格中，該表格也用于生成表格式的報(bào)告及圖表。

該進(jìn)程包括了如下步驟：

步驟1：周期性初始化。該步驟在每月第一天自動(dòng)啟動(dòng)進(jìn)程。

步驟2：讀取上一個(gè)周期的數(shù)據(jù)。該步驟其實(shí)是一個(gè)被"訓(xùn)練"用于讀取上周期實(shí)際收益和預(yù)期收益的Flobot（工作流機(jī)器人）。

步驟3： 當(dāng)前記錄。在本步驟內(nèi)訂單登錄管理員將當(dāng)月訂單情況填寫(xiě)完整。

步驟4,5,6：訂單預(yù)測(cè)。 這三步--產(chǎn)品經(jīng)理對(duì)A，B產(chǎn)品的國(guó)內(nèi)銷(xiāo)售量預(yù)測(cè)及出口銷(xiāo)售經(jīng)理對(duì)海外市場(chǎng)的預(yù)測(cè)平行執(zhí)行。

步驟7：收入預(yù)測(cè)。 本步驟只有在4,5,6三步完成后方可執(zhí)行。在本步驟內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)理在當(dāng)前在程生產(chǎn)和預(yù)計(jì)訂單的基礎(chǔ)上對(duì)當(dāng)年剩余每個(gè)月度的利潤(rùn)作出預(yù)計(jì)。

步驟8：稅前收益預(yù)測(cè)。Controller 將作出基于前面步驟得到的收益結(jié)果計(jì)算得到的剩下每個(gè)月的稅前收益預(yù)測(cè)。

步驟9：數(shù)據(jù)更新和報(bào)告。在這一步驟中Flobot重新得到應(yīng)用，被"訓(xùn)練"用于將進(jìn)程中采集來(lái)的數(shù)據(jù)更新擴(kuò)展表格。除了更新數(shù)據(jù)，還能運(yùn)行Excel宏，用于打印供散發(fā)的圖表等資料。

步驟10：結(jié)束。用于表示程序終止的必要環(huán)節(jié)。

workflow關(guān)注的是如何縮短流程閑置時(shí)間，從而提高企業(yè)的業(yè)務(wù)處理能力并使企業(yè)能夠關(guān)注于真正對(duì)企業(yè)有意義的增值業(yè)務(wù)上。從建立企業(yè)神經(jīng)系統(tǒng)的角度也許更能理解兩者的區(qū)別。
傳統(tǒng)軟件不能解決工作流的問(wèn)題，例如ERP關(guān)注的是企業(yè)的資源配置，但不可能解決資源傳輸過(guò)程中的損耗和降低傳輸（流程）的成本；同樣workflow也不能完全解決傳統(tǒng)管理軟件所能解決的問(wèn)題，例如對(duì)生產(chǎn)管理的MRP系統(tǒng)所能解決的生產(chǎn)過(guò)程控制通過(guò)workflow很難實(shí)現(xiàn)。
但一個(gè)好的傳統(tǒng)軟件如果希望能自動(dòng)化地在整個(gè)企業(yè)中應(yīng)用起來(lái)，必須有一個(gè)強(qiáng)大的邏輯層，用以解決信息傳遞的邏輯判斷和自動(dòng)流轉(zhuǎn)，這個(gè)時(shí)候就需要workflow的平臺(tái)。

所以說(shuō)：
1。workflow和傳統(tǒng)管理軟件不是同一種軟件，不具可比性；
2。workflow對(duì)于已經(jīng)有傳統(tǒng)管理軟件的企業(yè)的作用非常明顯，可以籍此平臺(tái)整合企業(yè)的各種應(yīng)用系統(tǒng)，使之成為一個(gè)完整的企業(yè)級(jí)應(yīng)用，也就是通常所說(shuō)的EAI。
3。具備workflow功能的管理軟件（workflow與傳統(tǒng)管理軟件的結(jié)合）對(duì)于傳統(tǒng)管理軟件有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)；
4。workflow可以根據(jù)企業(yè)的需要開(kāi)發(fā)解決信息傳遞問(wèn)題的流程以及幫助企業(yè)開(kāi)發(fā)與現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)的接口

工作流自動(dòng)化的意義

減少滯后時(shí)間

　　很多業(yè)務(wù)進(jìn)程遵循90/10規(guī)則：典型的業(yè)務(wù)進(jìn)程有90%的時(shí)間是"滯后"的。時(shí)間都被消耗在了任務(wù)的閑置、排隊(duì)等待、發(fā)送過(guò)程及狀況追蹤上了。這些時(shí)間都被白白浪費(fèi)掉了，對(duì)業(yè)務(wù)而言是無(wú)價(jià)值的。只有10%左右的時(shí)間被用于"進(jìn)程處理"。生產(chǎn)力控制軟件有助于降低進(jìn)程處理的時(shí)間。然而，即使進(jìn)程處理時(shí)間降低了50%， 對(duì)整個(gè)進(jìn)程時(shí)間的影響也只有5%。工作流自動(dòng)化瞄準(zhǔn)的是滯后時(shí)間。如果滯后時(shí)間減少50%，整個(gè)進(jìn)程時(shí)間就能減少45%。 這就是工作流自動(dòng)化為什么是互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代提高企業(yè)工作效率的關(guān)鍵。

提高生產(chǎn)率——可通過(guò)下述方式提高生產(chǎn)率

　　通過(guò)集中處理任務(wù)（客戶(hù)端）減少任務(wù)時(shí)間；
　　減少紙張工作和紙張的傳遞；
　　加速信息流并通過(guò)連接數(shù)據(jù)庫(kù)電子表單的方式減少出錯(cuò)；
　　根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系自動(dòng)計(jì)算和傳遞數(shù)據(jù)給需要數(shù)據(jù)的人；
　　追蹤并組織所有的任務(wù)及所有參與工作流進(jìn)程的個(gè)體，如任務(wù)處理延遲，則會(huì)自動(dòng)發(fā)出提醒；
　　報(bào)告和文檔自動(dòng)更新；
　　減少對(duì)文書(shū)人員的依賴(lài)并最大限度地釋放現(xiàn)有資源；
　　重點(diǎn)處理增值業(yè)務(wù)--增值業(yè)務(wù)是現(xiàn)代組織的心臟。所有企業(yè)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)處理的是那些和企業(yè)方向相關(guān)的業(yè)務(wù)，以及如何優(yōu)化這些流程使之具備競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

追蹤業(yè)務(wù)進(jìn)程

　　通過(guò)工作流自動(dòng)化的軟件，可以實(shí)現(xiàn)以圖形化的方式對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)程追蹤，而不再需要通過(guò)電話(huà)、貼標(biāo)簽或其它的手工方式來(lái)確定例如采購(gòu)訂單、索引需求等等流程到底進(jìn)行到了哪一步。

監(jiān)測(cè)效率

　　如果無(wú)法對(duì)重要的工作流程進(jìn)行監(jiān)測(cè)，就無(wú)從談及控制和提升。有些工作流自動(dòng)化系統(tǒng)提供每一個(gè)流程的統(tǒng)計(jì)信息，包括了每一個(gè)步驟的時(shí)間和成本。通過(guò)這一功能，就有可能非常方便地實(shí)現(xiàn)流程的最優(yōu)效果。

減少紙張消耗
　　很多公司每年花費(fèi)在打印報(bào)表和復(fù)印上的辦公紙張消耗費(fèi)用動(dòng)則數(shù)萬(wàn)元。而通過(guò)工作流自動(dòng)化的改造能向"無(wú)紙辦公"時(shí)代邁出堅(jiān)實(shí)的一大步。而使原有表單的電子化，企業(yè)又可以節(jié)約很大一部分打印和存儲(chǔ)的費(fèi)用。北美的Winbond Electronics Corporation通過(guò)應(yīng)用工作流自動(dòng)化平臺(tái)，短短四個(gè)月減少了70%的紙張消耗，大大節(jié)約了開(kāi)銷(xiāo)。

工作流自動(dòng)化的主要成分

　　工作流自動(dòng)化如今成了管理的一句時(shí)髦話(huà)。市面上也有很多號(hào)稱(chēng)能激活工作流的自動(dòng)化產(chǎn)品。 只要他們的應(yīng)用程序支持基本的E-mail功能，賣(mài)主就會(huì)隨意地把"激活工作流"作為標(biāo)簽貼在產(chǎn)品上。然而，這類(lèi)產(chǎn)品和真正工作流自動(dòng)化軟件之間的差別就如同寫(xiě)字版和Word之間的差別。我們相信，應(yīng)用程序只有具備了下列主要特征，才能稱(chēng)其為工作流自動(dòng)化解決方案：

　　能夠畫(huà)出工作流程圖，當(dāng)然以圖形化界面設(shè)計(jì)的為佳；
　　能為每個(gè)步驟設(shè)計(jì)電子表格；
　　能將外部應(yīng)用程序結(jié)合為工作流自動(dòng)化的一部分；
　　能與電子表格及企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)相連接；
　　能設(shè)計(jì)基于復(fù)雜業(yè)務(wù)規(guī)則的條件型路由的工作流程圖，最好無(wú)須編程；
　　能根據(jù)功能、用戶(hù)名稱(chēng)或上下級(jí)關(guān)系按規(guī)則傳遞信息；
　　能夠監(jiān)控工作流執(zhí)行狀況；
　　能夠?qū)ぷ髁鬟M(jìn)行調(diào)節(jié)；
　　能夠模擬并測(cè)試工作流的行為；
　　工作流的應(yīng)用必須支持多用戶(hù)并具高度可靠性；
　　工作流的應(yīng)用必須支持內(nèi)部網(wǎng)或英特網(wǎng)及跨多種平臺(tái)。

1． 常規(guī)工作流自動(dòng)化軟件包及其部署相當(dāng)昂貴。通常，伴隨產(chǎn)品的是長(zhǎng)時(shí)期的咨詢(xún)關(guān)系。所以為了非常簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)流程購(gòu)買(mǎi)和部署軟件是被不被采納的。這些軟件通常只被用于復(fù)雜、關(guān)鍵和控制成本相對(duì)較高而工作流自動(dòng)化帶來(lái)的效益明顯的量產(chǎn)型工作流應(yīng)用。因此經(jīng)銷(xiāo)商和用戶(hù)都會(huì)不自覺(jué)地關(guān)注于將復(fù)雜的業(yè)務(wù)問(wèn)題自動(dòng)化。
2． 處于類(lèi)似原因，工作流研究人士首先會(huì)關(guān)注解決了哪些復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程問(wèn)題。而對(duì)于大多數(shù)案例而言，為解決簡(jiǎn)單工作流程問(wèn)題部署自動(dòng)化軟件的成本顯然是不經(jīng)濟(jì)的。這里遵循一條簡(jiǎn)單的道理：走之前必須先會(huì)爬，跑之前必須先會(huì)走。
3． 最后一條原因，也是"IT業(yè)的尷尬"?？偨?jīng)理對(duì)IT部門(mén)經(jīng)理工作衡量的標(biāo)準(zhǔn)就是：能夠解決復(fù)雜問(wèn)題的能力。自然，IT經(jīng)理就會(huì)不遺余力地解決那些復(fù)雜的問(wèn)題，他們的方案通常也就復(fù)雜而且昂貴。

　　所有這些目前都在改變。針對(duì)桌面電腦的應(yīng)用方案快速發(fā)展以及工作流解決方案的發(fā)展使解決日常工作流程問(wèn)題成為可能。費(fèi)用不再昂貴，部署更為簡(jiǎn)便。事實(shí)上，企業(yè)越來(lái)越意識(shí)到工作流的重要性，同時(shí)在部署復(fù)雜關(guān)鍵的流程自動(dòng)化之前，愿意從一些簡(jiǎn)單的流程入手積累經(jīng)驗(yàn)。

　　對(duì)于用戶(hù)而言，必須了解這兩者之間是有差異的，并不是同一個(gè)事物。

　　工作流自動(dòng)化純粹是軟件業(yè)提供將工作流程自動(dòng)化解決方案的范疇。
企業(yè)流程再造是分析企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，并為了某些方面提高的目標(biāo)對(duì)流程進(jìn)行修改的行為。是科學(xué)、藝術(shù)、老練的技術(shù)和敏銳的業(yè)務(wù)能力的組合。

　　任何組織都可以無(wú)須進(jìn)行企業(yè)流程再造而通過(guò)工作流自動(dòng)化軟件將業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化。同樣，他們也無(wú)須通過(guò)工作流自動(dòng)化而進(jìn)行企業(yè)流程再造。當(dāng)然，企業(yè)也可以進(jìn)行流程再造并導(dǎo)入工作流自動(dòng)化軟件，以使流程再造的效果更為明顯。但沒(méi)有理由認(rèn)為兩者必須相輔相成或是同一個(gè)東西。

　　這一錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)是由于工作流自動(dòng)化的概念接受度較慢引起的。工作流自動(dòng)化是提升企業(yè)生產(chǎn)力的解決方案（工具）。而企業(yè)流程再造的概念是改變企業(yè)現(xiàn)有工作方式，而改變往往包含了恐懼、不確定性、政策因素和反抗情緒。當(dāng)工作流自動(dòng)化被或明確或暗示地等同于企業(yè)流程再造的時(shí)候，這些恐懼、不確定性、政策因素和反抗情緒阻礙了概念的傳播。

　　有趣的是，當(dāng)在企業(yè)中成功地示范了工作流自動(dòng)化的好處后，再進(jìn)行企業(yè)流程再造將會(huì)簡(jiǎn)單地多。