導(dǎo)讀

作為一名企業(yè)的內(nèi)審員，展開(kāi)工作將從第一次會(huì)議開(kāi)始，那么如何組織好第一次會(huì)議將是十分關(guān)鍵的，今天小編特地跟大家一起分享下首次會(huì)議召開(kāi)的案例，手把手教你怎么成功召開(kāi)首次會(huì)議：

首次會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持。

01 簽到與人員介紹

大家早上好！

公司內(nèi)部管理體系審核首次會(huì)議現(xiàn)在開(kāi)始。

請(qǐng)到會(huì)的人員在簽到單上簽到。

這是公司2018年的第一次內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核。現(xiàn)在我介紹一下審核小組成員及其分工。

注：如是外審，還需請(qǐng)受審核方總經(jīng)理或授權(quán)人介紹公司主要管理人員。

02 確認(rèn)本次審核的目的和范圍

審核目的：檢查質(zhì)量管理體系是否正常運(yùn)行，評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系的有效性和符合性。

審核范圍：公司所有過(guò)程(部門)。

03 確認(rèn)審核準(zhǔn)則

審核準(zhǔn)則：IATF 16949標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等質(zhì)量管理體系文件，顧客特殊要求，適用的法規(guī)及其他要求。

04 確認(rèn)審核計(jì)劃

現(xiàn)場(chǎng)審核計(jì)劃已經(jīng)下發(fā)給各位，請(qǐng)問(wèn)有無(wú)變動(dòng)或其他問(wèn)題？希望受審部門主要負(fù)責(zé)人在計(jì)劃的時(shí)間里在場(chǎng)等待。

注：如是外審，還需請(qǐng)受審核方質(zhì)量管理體系負(fù)責(zé)人簡(jiǎn)介企業(yè)管理體系建立與運(yùn)行情況(掌握在10min內(nèi))。

05 審核方法和程序介紹

1 審核是一個(gè)抽樣調(diào)查的過(guò)程，有一定的風(fēng)險(xiǎn)和局限。審核員盡可能做多抽樣的代表性、公正性、客觀性、以減少風(fēng)險(xiǎn)。審核中不提供咨詢，但可對(duì)工作的改進(jìn)與發(fā)展提出建議。

a、對(duì)質(zhì)量方針、目標(biāo)的審核將在部門內(nèi)部或生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)抽一部分人員咨詢；

b、在部門內(nèi)抽部分人員詢問(wèn)其職責(zé)；

c、根據(jù)要求及記錄重要性抽3~12份記錄。

d、對(duì)各類標(biāo)識(shí)按使用情況，在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行抽查。

2 審核方式：按過(guò)程進(jìn)行審核。

3 審核員工作方法：采用提問(wèn)、觀察、查閱記錄、現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)等方法。

4 對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)將開(kāi)列不符合報(bào)告，并要求受審核部門確認(rèn)不符合事實(shí)和提出糾正措施計(jì)劃。

不符合的類型：

① 嚴(yán)重不符合。出現(xiàn)下列情況之一，原則上可構(gòu)成嚴(yán)重不符合項(xiàng)：

a)體系出現(xiàn)系統(tǒng)性失效。如某個(gè)要素或某個(gè)關(guān)鍵過(guò)程在多個(gè)部門重復(fù)出現(xiàn)失效現(xiàn)象。例如，在多個(gè)部門或多個(gè)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)均發(fā)現(xiàn)有不同版本的文件同時(shí)使用，這說(shuō)明整個(gè)系統(tǒng)文件管理失控。

b)體系運(yùn)行區(qū)域性失效(可能由多個(gè)輕微不符合組成)。如某一部門或場(chǎng)所的全面失效現(xiàn)象。例如某成品倉(cāng)庫(kù)出現(xiàn)了賬、卡、物不符，標(biāo)識(shí)不清，狀態(tài)不明，庫(kù)房漏雨，出庫(kù)交付手續(xù)混亂等全面失效現(xiàn)象。

c)可能產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。如可能產(chǎn)生嚴(yán)重質(zhì)量事故；可能導(dǎo)致不合格品裝運(yùn)；可能導(dǎo)致產(chǎn)品或服務(wù)失效或預(yù)期的使用性能嚴(yán)重降低；可能嚴(yán)重降低對(duì)產(chǎn)品和過(guò)程的控制能力。

d)組織違反法律法規(guī)、顧客特殊要求或其他要求的行為較嚴(yán)重。

e)一般不符合項(xiàng)沒(méi)有按期糾正。

f)目標(biāo)、績(jī)效指標(biāo)未實(shí)現(xiàn)，且沒(méi)有通過(guò)評(píng)審采取必要的措施。

② 輕微不符合。出現(xiàn)下列情況之一，原則上可構(gòu)成輕微不符合項(xiàng)：

a)對(duì)滿足質(zhì)量管理體系過(guò)程或體系文件的要求而言，是個(gè)別的、偶然的、孤立的、性質(zhì)輕微的不符合。

b)對(duì)所審核范圍的體系而言，是個(gè)次要的問(wèn)題。

5 本次審核是公司2018年進(jìn)行的第一次全面的、系統(tǒng)的審核。目的在于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，因而希望各部門主管及有關(guān)人員積極配合，客觀地回答審核中的問(wèn)題，并正確對(duì)待不符合項(xiàng)(承認(rèn)有疏忽的地方)。

6 強(qiáng)調(diào)審核的客限公正。審核員將以客觀、公正的事實(shí)為依據(jù)，反映公司管理體系存在的問(wèn)題。

7 澄清疑問(wèn)。在會(huì)上對(duì)有疑問(wèn)的問(wèn)題予以澄清。

06 說(shuō)明審核將得出的結(jié)論

由于本次審核是例行審核，其目的在于檢查質(zhì)量管理體系是否正常運(yùn)行，因而將根據(jù)審核發(fā)現(xiàn)做出如下結(jié)論中的一種：

1)質(zhì)量管理體系符合IATF 16949標(biāo)準(zhǔn)的要求，體系運(yùn)行有效。

2)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行，但有一些地方不符合1AT16949標(biāo)準(zhǔn)的要求，希望有關(guān)部門針對(duì)不符合項(xiàng)采取糾正措施。

3)質(zhì)量管理體系基本不按IATF 16949標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行，希望引起公司領(lǐng)導(dǎo)重視，確保公司的質(zhì)量管理體系回歸到IATF 16949標(biāo)準(zhǔn)上來(lái)。

07 確定陪同人員

陪同人員職責(zé)：聯(lián)絡(luò)、向?qū)А⒁?jiàn)證(記錄)。

08 落實(shí)末次會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員

注：如是外審，還需說(shuō)明下列事情：

1)請(qǐng)受審方有關(guān)人員說(shuō)明哪些區(qū)域及交談人員為限制性的。

2)保密聲明(包括技術(shù)秘密和審核信息)，遞交保證書。

3)現(xiàn)場(chǎng)審核路線及安全注意事項(xiàng)(安全帽)。

4)落實(shí)臨時(shí)辦公地點(diǎn)、復(fù)印、交通、工作餐安排。

09 結(jié)束

審核組長(zhǎng)致謝，首次會(huì)議結(jié)束，轉(zhuǎn)入現(xiàn)場(chǎng)審核。

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總結(jié)

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