簡(jiǎn)介

通過使用 Microsoft Office InfoPath，您可以設(shè)計(jì)連接到 Microsoft Office Access 數(shù)據(jù)庫(kù)的表單。通過同時(shí)使用這兩個(gè)程序，您可以充分感受到 InfoPath 的數(shù)據(jù)集合優(yōu)勢(shì)以及 Access 的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)。

InfoPath 的優(yōu)點(diǎn)包括：用戶可以在脫機(jī)時(shí)填寫表單，擁有大量易于設(shè)計(jì)和填寫的控件以及在表單連接到數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)可自動(dòng)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)驗(yàn)證?（數(shù)據(jù)驗(yàn)證：測(cè)試數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的過程；可應(yīng)用到控件以指定用戶可輸入的數(shù)據(jù)類型和范圍的一組規(guī)則。）規(guī)則。

將 InfoPath 表單連接到 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，您可以選擇是否將數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置為表單的主數(shù)據(jù)源?（數(shù)據(jù)源：為 InfoPath 表單定義和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的域和組的集合。表單中的控件綁定到數(shù)據(jù)源中的域和組。）或輔助數(shù)據(jù)源。如果希望能夠通過在 InfoPath 表單中填寫字段來編輯記錄并向數(shù)據(jù)庫(kù)中添加記錄，您應(yīng)該將數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置為表單的主數(shù)據(jù)源。

本文說明了如何將用于表單的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置為主數(shù)據(jù)源，方法如下：

• 將表單連接到數(shù)據(jù)庫(kù)
• 設(shè)計(jì)表單版面
• 自定義表單的提交選項(xiàng)
• 填寫表單的同時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和提交。

安裝程序要求

要完成本文中的課程，您的計(jì)算機(jī)上必須裝有 Access 2003 和用于 Access 的羅斯文示例數(shù)據(jù)庫(kù)。默認(rèn)情況下，示例數(shù)據(jù)庫(kù)將安裝在您計(jì)算機(jī)的以下位置：C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\SAMPLES\。

注釋??如果在計(jì)算機(jī)上找不到羅斯文示例數(shù)據(jù)庫(kù)，您可能需要安裝該數(shù)據(jù)庫(kù)。要進(jìn)行安裝，請(qǐng)啟動(dòng) Access，指向“幫助”菜單上的“示例數(shù)據(jù)庫(kù)”，然后單擊“羅斯文示例數(shù)據(jù)庫(kù)”。

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第 1 課：創(chuàng)建表單

本課講述如何創(chuàng)建新的 InfoPath 表單，以及如何使用“數(shù)據(jù)連接向?qū)А睂⒈韱芜B接到 Access 中的羅斯文示例數(shù)據(jù)庫(kù)。完成本課后，您的表單將被連接到羅斯文示例數(shù)據(jù)庫(kù)中的兩個(gè)表上，然后您就能夠添加、編輯并查詢那些表中的記錄了。

要將 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)用作 InfoPath 表單的主數(shù)據(jù)源，必須以一個(gè)新表單開始。您無法修改現(xiàn)有的表單以向主數(shù)據(jù)源中添加連接。請(qǐng)按照以下步驟創(chuàng)建基于 Access 中示例數(shù)據(jù)庫(kù)的新 InfoPath 表單：

通過先選擇“供應(yīng)商”表，您將“供應(yīng)商”表設(shè)置為數(shù)據(jù)連接?（數(shù)據(jù)連接：InfoPath 表單和外部源之間的連接，例如，數(shù)據(jù)庫(kù)、Web 服務(wù)、SharePoint 庫(kù)或 XML 文件都是外部源。數(shù)據(jù)連接用于查詢和提交數(shù)據(jù)。）的主表。現(xiàn)在您必須將“產(chǎn)品”表添加到數(shù)據(jù)連接中。與此同時(shí)，這些表將創(chuàng)建一個(gè)一對(duì)多的關(guān)系，這意味著每位供應(yīng)商可提供多種產(chǎn)品。在 Access 中，通過使用將一個(gè)表中的記錄與另一個(gè)表中的記錄相關(guān)聯(lián)的鍵字段定義此關(guān)系。

在此一對(duì)多的關(guān)系中，“一”端的表中包含一個(gè)主鍵字段，唯一指定了表中的每個(gè)記錄。“多”端的表中包含一個(gè)外鍵字段，該字段與其他表的主鍵相匹配。主鍵字段和外鍵字段常常使用同一名稱。在這種情況下，“供應(yīng)商”表中包含主鍵字段“供應(yīng)商 ID”，“產(chǎn)品”表中包含外鍵字段“供應(yīng)商 ID”。

將表單連接到數(shù)據(jù)庫(kù)中的多個(gè)表上時(shí)，InfoPath 要求使用鍵字段將這些表連接起來。此外，數(shù)據(jù)連接中的主表必須有一個(gè)與您添加的任何其他表相對(duì)應(yīng)的一對(duì)多連接或一對(duì)一連接。

向您的表單添加主表后，您就可以添加其他表了：

默認(rèn)情況下，InfoPath 將連接到表中的所有字段。但是，您可能希望排除某個(gè)字段，因?yàn)樵撟侄问褂昧?InfoPath 無法連接到的數(shù)據(jù)類型?（數(shù)據(jù)類型：域的屬性，定義該域可存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)種類。數(shù)據(jù)類型包括文本、格式文本、整數(shù)、小數(shù)、真/假、超鏈接、日期和時(shí)間以及圖片等。），或者您不想使表中某一特定字段的值起作用。在本課中，您必須排除主頁(yè)字段，因?yàn)樗且环N InfoPath 不支持的“超鏈接”數(shù)據(jù)類型。“超鏈接”數(shù)據(jù)類型與“備注”數(shù)據(jù)類型相似，也是一種長(zhǎng)數(shù)據(jù)類型。因此，InfoPath 無法連接到“超鏈接”數(shù)據(jù)類型。

在完成“數(shù)據(jù)連接向?qū)А敝?#xff0c;必需命名數(shù)據(jù)連接并驗(yàn)證所創(chuàng)建的連接是否正確建立：

最后生成的表單應(yīng)包含查詢數(shù)據(jù)的“視圖”?（視圖：表單特定的顯示設(shè)置，可通過表單模板來保存，并可在填寫表單時(shí)應(yīng)用到表單數(shù)據(jù)中。用戶可在視圖之間進(jìn)行切換，以便選擇表單中顯示的數(shù)據(jù)量。）按鈕、輸入新記錄的按鈕以及兩個(gè)可向其插入控件的表。

在您繼續(xù)下一課之前，應(yīng)保存表單：

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第 2 課：查看 InfoPath 數(shù)據(jù)源

在 InfoPath 表單與 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)之間創(chuàng)建主數(shù)據(jù)連接時(shí)，InfoPath 將基于 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)創(chuàng)建數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。具體地講，InfoPath 將創(chuàng)建與數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段和表相匹配的字段和組。例如，InfoPath 將在數(shù)據(jù)源中創(chuàng)建一個(gè)與 Access 中的“產(chǎn)品”表相對(duì)應(yīng)的“產(chǎn)品”組。對(duì)于“產(chǎn)品”表中的每個(gè)字段，InfoPath 數(shù)據(jù)源中都有一個(gè)與之對(duì)應(yīng)的字段。

注釋??由于 InfoPath 先存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，然后再將數(shù)據(jù)提交給 Access，因此您可以將信息輸入表單中—? 即使處于脫機(jī)狀態(tài)，也可以—? 在您準(zhǔn)備好后，將該信息提交到數(shù)據(jù)庫(kù)。

對(duì)于主數(shù)據(jù)連接，InfoPath 實(shí)際上創(chuàng)建了兩個(gè)非常相似的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：一組查詢字段和一組數(shù)據(jù)字段。您可以使用查詢字段將值輸入到表單中，然后查詢數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，您可以使用數(shù)據(jù)字段向數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入新的記錄并修改數(shù)據(jù)庫(kù)中現(xiàn)有的記錄。每組字段都與數(shù)據(jù)庫(kù)中的表和字段相匹配。

要想更好地了解 InfoPath 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是如何關(guān)聯(lián)到 Access 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的，最好查看一下表單中的數(shù)據(jù)字段。

最后生成的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)應(yīng)像這樣：

請(qǐng)?jiān)撟⒁鈹?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)中的兩個(gè)表的相似程度。

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“供應(yīng)商”組包含“產(chǎn)品”組。

“供應(yīng)商”表與“產(chǎn)品”表形成一對(duì)多關(guān)系。

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對(duì)于 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)中的每個(gè)表，InfoPath 表單中都有一個(gè)與之對(duì)應(yīng)的組。對(duì)于 Access 表中的每個(gè)字段，InfoPath 組中都有一個(gè)與之對(duì)應(yīng)的字段。此外，組和字段之間與字段和表之間都有一個(gè)與之對(duì)應(yīng)的組—? 這是因?yàn)槊總€(gè)供應(yīng)商都可能有多種產(chǎn)品。

第 3 課：設(shè)計(jì)表單版面

基于 Access 示例數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建了表單并且熟悉了 InfoPath 數(shù)據(jù)源后，現(xiàn)在您可以開始設(shè)計(jì)表單版面了。要?jiǎng)?chuàng)建用戶可向其中輸入信息的控件，您可以從“數(shù)據(jù)源”任務(wù)窗格中將字段和組拖到表單上。將一個(gè)字段拖到表單時(shí)，InfoPath 將創(chuàng)建一個(gè)控件，如一個(gè)文本框；將一組字段拖到表單上時(shí)，InfoPath 將創(chuàng)建一組控件，如一個(gè)包含一組文本框的節(jié)。

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提示

添加到表單中的控件的類型和特性取決于字段的類型，而字段的類型取決于 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)中的特定字段。例如，數(shù)據(jù)類型是“日期”的 Access 字段會(huì)生成數(shù)據(jù)類型是“日期”的 InfoPath 字段。如果您將該類型的字段拖到表單上，在默認(rèn)情況下，InfoPath 將創(chuàng)建一個(gè)日期選取器。

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當(dāng)您創(chuàng)建基于數(shù)據(jù)庫(kù)的表單時(shí)，InfoPath 將創(chuàng)建具有兩個(gè)版式表的單一視圖。在第一個(gè)表中，可以添加查詢字段，它能夠使您的用戶查詢用于記錄的數(shù)據(jù)庫(kù)。在第二個(gè)表中，可以添加數(shù)據(jù)條目字段，它能夠使您的用戶修改現(xiàn)有記錄并向數(shù)據(jù)庫(kù)中添加新的記錄。

處理查詢字段之前，必須向表單添加 dataFields 的完整組，它會(huì)在您的表單中實(shí)現(xiàn)一組完整的控件。然后可以刪除任何不必要的控件。有些控件是不需要的，因?yàn)檫@些控件包含了多余的信息，或者包含的信息不適用于您所使用的兩個(gè)表。例如，“類別 ID”文本框就是不需要的，因?yàn)樗糜谂c“類型”表建立關(guān)系，而在本數(shù)據(jù)連接中不使用此功能。

注釋??刪除控件并不會(huì)刪除數(shù)據(jù)源中的基礎(chǔ)字段。例如，當(dāng)您刪除類別 ID 文本框時(shí)，類別 ID 字段仍然存在于數(shù)據(jù)源中并且可能包含數(shù)據(jù)。

InfoPath 通過使用重復(fù)節(jié)?（重復(fù)節(jié)：表單上包含其他控件且可根據(jù)需要進(jìn)行重復(fù)的控件。填寫表單時(shí)，用戶可插入多個(gè)節(jié)。）啟用多個(gè)記錄。在此表單中，用戶可輸入多個(gè)供應(yīng)商以及每個(gè)供應(yīng)商的多個(gè)產(chǎn)品。表單中的控件反映了此項(xiàng)功能—? 產(chǎn)品控件位于一個(gè)重復(fù)節(jié)中，后者包含在“供應(yīng)商”重復(fù)節(jié)中，如以下示例所示。

為了便于用戶使用這些重復(fù)節(jié)，請(qǐng)按照以下步驟添加邊框和底紋并插入描述性標(biāo)題：

表單數(shù)據(jù)輸入部分的版式表格現(xiàn)在看起來類似于下面這樣。

通過在表單中輸入數(shù)據(jù)向 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)提交新的記錄時(shí)，Access 將自動(dòng)創(chuàng)建“供應(yīng)商 ID”。正因如此，您的用戶才不必編輯或鍵入新的供應(yīng)商 ID，這表明您可以將“供應(yīng)商 ID”文本框的屬性設(shè)置為只讀，以防止用戶試圖修改該值。要將“供應(yīng)商 ID”文本框?qū)傩栽O(shè)置為只讀，請(qǐng)按照以下說明操作：

您已完成表單數(shù)據(jù)輸入部分的版面設(shè)計(jì)。您現(xiàn)在可以處理查詢部分了，用戶可在其中輸入值以向數(shù)據(jù)庫(kù)查詢現(xiàn)有記錄。

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第 4 課：處理按鈕和查詢字段

創(chuàng)建用于查詢數(shù)據(jù)的控件之前，讓我們來看一下添加到表單中的兩個(gè)按鈕：“新建記錄”和“運(yùn)行查詢”按鈕。本課將解釋這些按鈕的作用并用演示如何對(duì)其進(jìn)行修改。

“運(yùn)行查詢”按鈕基于前一個(gè)控件中的值查詢數(shù)據(jù)庫(kù)。然后數(shù)據(jù)庫(kù)返回與那些值匹配的任何記錄。例如，如果您在“公司名稱”框中輸入 Tokyo Traders ，然后單擊“運(yùn)行查詢”按鈕，則會(huì)返回有關(guān) Tokyo Traders 供應(yīng)商的記錄，以及 Tokyo Traders 提供的所有產(chǎn)品。返回的記錄顯示在表單的數(shù)據(jù)輸入部分，在其中可進(jìn)行編輯并隨后將更改后的內(nèi)容提交到數(shù)據(jù)庫(kù)。

“新建記錄”按鈕清除表單數(shù)據(jù)輸入部分中的值，允許您輸入新的供應(yīng)商及其產(chǎn)品。

為幫助您的用戶更好地理解表單的查詢和數(shù)據(jù)輸入部分的區(qū)別，您可以向表單中添加標(biāo)題和文本：

接下來，您可以向表單的查詢部分添加標(biāo)題和控件：

繼續(xù)之前，讓我們刪除對(duì)您的用戶來說多余的控件。這里，我們假設(shè)用戶僅基于供應(yīng)商的 ID、公司名稱和國(guó)家/地區(qū)來查詢值。

現(xiàn)在，您的用戶可以查詢“供應(yīng)商”表中的值、修改返回的記錄、添加新記錄并將結(jié)果提交回數(shù)據(jù)庫(kù)。

第 5 課：自定義提交選項(xiàng)

用戶填寫表單時(shí)，可以修改現(xiàn)有的記錄并添加新的記錄。要用所做的修改更新數(shù)據(jù)庫(kù)，必須將完成后的表單提交到數(shù)據(jù)庫(kù)。默認(rèn)情況下，InfoPath 的“提交”命令在“文件”菜單和“常用”工具欄中都可用，以便用戶可以輕松提交完成后的表單。除了這些選項(xiàng)，直接在表單中提供可使用戶提交數(shù)據(jù)的按鈕也很有用。本課講述了如何為表單設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)的“提交”按鈕和自定義其他提交選項(xiàng)。

您已經(jīng)將“提交”按鈕添加到了表單中，現(xiàn)在可以設(shè)置表單，使表單在提交后關(guān)閉并打開一個(gè)新的空白表單。另外，您可以編寫自己的消息，指定是否成功提交了表單：

第 6 課：查詢、編輯和添加記錄

您已經(jīng)完成了表單的創(chuàng)建并將其連接到了 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)，現(xiàn)在應(yīng)該對(duì)表單進(jìn)行測(cè)試以確保可供用戶正常使用。在本課中，您將扮演用戶的角色，通過查詢數(shù)據(jù)庫(kù)、修改現(xiàn)有記錄以及添加新記錄來測(cè)試表單。

首先，您應(yīng)該嘗試打開一個(gè)新的表單并添加新記錄：

應(yīng)該出現(xiàn)一個(gè)說明供應(yīng)商和產(chǎn)品信息已被成功更新的對(duì)話框；單擊“確定”后，該表單應(yīng)關(guān)閉，并打開一個(gè)新的表單。

您已經(jīng)驗(yàn)證了用戶可以使用您的表單向數(shù)據(jù)庫(kù)中添加新記錄，現(xiàn)在可以嘗試修改其中一個(gè)記錄：

Chardonnay 記錄將從數(shù)據(jù)庫(kù)中被刪除，而 Merlot 記錄將在數(shù)據(jù)庫(kù)中被更新。這時(shí)應(yīng)該出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框，指出供應(yīng)商和產(chǎn)品信息已成功更新。當(dāng)您單擊“確定”時(shí)，該表單應(yīng)關(guān)閉并打開一個(gè)新表單。

總結(jié)

將這些步驟應(yīng)用于您自己的數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，請(qǐng)記住以下關(guān)鍵問題：

• 在 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)和 InfoPath 表單之間建立主數(shù)據(jù)連接時(shí)，必須從新建表單開始。
• 將您的表單與多個(gè)表連接時(shí)，必須使用關(guān)鍵字段將這些表連接起來。
• 確保排除長(zhǎng)數(shù)據(jù)類型（包括“備注”和“超鏈接”數(shù)據(jù)類型）。