生活随笔
收集整理的這篇文章主要介紹了
Word常见基本操作-《和秋叶一起学Word》
小編覺得挺不錯的,現在分享給大家,幫大家做個參考.
總體思路
大量重復的工作懂得批量處理。 反復要做的固定操作固化為“模板”“套路”。 碰到異常情況知道準確高效的解決。
00 快捷鍵總結
復制、粘貼、剪切、全選、撤銷、反撤銷、保存、另存為省略。
按鍵用法替代方法 Alt+Shift+8 顯示/隱藏編輯標記 開始選項卡-段落-… Ctrl+ P 打印預覽 文件選項卡-打印 Shift+Enter 鍵入軟回車
01 樣式的標題
1.1 設置標題
開始選項卡中樣式菜單選擇設置標題，此后對于所有標題修改格式，可以直接在此修改。既可以整體修改，也可以單個修改后右鍵更新***以匹配內容。 默認的標題級別為：標題-標題1-標題2-正文。 快捷鍵：在對應標題右鍵點擊修改，進入修改樣式-格式-快捷鍵，設置需要的快捷鍵，推薦 是Alt+數字。可以實現快速排版。
1.2 多級列表
優勢：可以根據上一級標題自動關聯、自動延續
開始選項卡-段落-多級列表下拉菜單-定義新的多級列表，可以對應修改樣式實現自動編號。
注意 ：點擊定義新的多級列表后，可選擇將級別鏈接到樣式 ，這樣可以實現強制匹配。也可以分別設置更新***以匹配內容。
02 導航窗格(查找、替換)
打開導航窗格：左下角點擊第1頁，共n頁或者視圖選項卡-顯示-導航窗格。在設計選項卡修改選擇樣式/主題，右邊可以修改更多細節。 按順序搜索圖片/表格等：導航窗格中搜索框右側下拉菜單中選擇圖片/表格。 高級搜索：調出查找替換框后，選擇定位，可以定位各種類型格式。
03 頁眉頁腳
3.1 頁眉頁腳
從文檔內容編輯模式，要進入頁眉頁腳編輯模式。通過在頁眉頁腳處，可以雙擊鼠標 或者右鍵選擇 編輯頁眉/腳。在該模式下，頁眉和頁腳工具的設計選項卡中，可以選擇頁眉頁腳的三欄式等。 刪除頁眉橫線：可以在開始選項卡-字體-清除所有格式，也可以 開始選項卡-段落-邊框下拉菜單，選擇無邊框。 頁眉根據標題變動而變動：進入頁眉頁腳編輯模式，插入選項卡-文本-文檔部件-域，選擇StyleRef，確定。
3.2 頁碼設置
添加頁碼后，注意頁碼是灰底 的，表示是可變動 的量。 設置不同方向頁眉頁碼：在頁眉頁腳的設計選項卡中勾選奇偶頁不同，此后，奇偶數頁頁眉頁腳再也不相關了。 從任意頁開始設置頁碼：從要開始的頁前一頁插入分節符下一頁（頁面布局選項卡-頁面設置-分隔符下拉菜單-分節符下一頁）；進入頁眉和頁腳編輯模式，在新設計選項卡-導航-鏈接到前一條頁眉，點擊后取消；插入頁碼，此時不是從1開始編號，在頁面布局選項卡-頁眉和頁腳-頁碼下拉菜單-設置頁碼格式，設置起始頁碼為1。 設置為“第一頁，共八頁”：插入x/y型頁碼，修改內容。把數字改為中文，需要在數字上右鍵點擊修改域，再更改格式即可。注意 ：也可以通過插入選項卡-文本-文檔部件-域，分別插入Page和NumberPages來完成。
04 打印
雙面打印 并預留裝訂位 ：頂部裝訂：設置頁邊距或標尺功能即可； 側邊裝訂：設置奇偶頁不同和裝訂線，然后設置不同方向頁眉頁碼（前文已提），注意：奇數頁為正面。
縮放打印 文檔選項卡-打印-設置每版打印n頁
打印格式錯亂 由于會存在字體、版本等兼容性問題，最好另存為pdf再進行打印（快捷鍵F12）。
05 文本選擇
靈活使用左側右側箭頭，區別Alt、Shift和Ctrl鍵與鼠標組合的不同用處。 此外，開始選項卡-編輯-選擇-選擇所有格式類似的文本，通過這個功能快速全選格式類似內容。 可以單獨創建 一個我的正文樣式，非常快捷進行排版。
06 頁面設置
6.1 總體頁面設置
調整頁邊距：頁面布局選項卡中設置頁邊距；或者，通過標尺功能（在視圖選項卡-顯示-勾選標尺），調整。 標尺灰白交界處 A、B、E就是頁邊距線 ；標尺上的三角形 C、D是控制段落對齊的縮進工具 。 在標尺上，以下四個模塊分別是：A首行縮進、B懸掛縮進、C左（側）縮進、D右（側）縮進。 紙張方向：頁面布局選項卡-頁面設置-紙張方向選擇。如果要求既橫又縱 ，頁面布局選項卡-頁面設置-分隔符下拉菜單-分節符下一頁，就可以設置了。
6.2 孤行現象
應對方法：
縮小字體。（快捷鍵：Ctrl+{） 調整行間距。（在開始選項卡-段落調整） 更改內容。 孤行控制（推薦） ：選擇文本后，開始選項卡-段落-換行和分頁，然后勾選孤行控制，不會出現孤行，但有可能出現孤段。調整頁邊距（推薦） 。07 模板
在設計范本時，至關重要卻容易被忽視的是梳理內容層級 。先胸有成“級”，才好依葫蘆畫瓢。
保存模板：設定/制作好后，另存為.dotx文件。 使用模板：開始選項卡-樣式右下角菜單-第三個方形的管理樣式-導入/導出，點擊右邊關閉文件，就刪除了Normal.dotx的默認樣式，點擊打開文件，導入后，選擇需要的樣式進行添加并且改寫。 分工合作后的批量合并：按照章節順序 命名文件，插入選項卡-文本-對象-文件中的文字，選擇要插入文件，插入即可。
08 插入元素
8.1 插入Excel表格/統計圖
直接粘貼：可能格式不匹配。右鍵粘貼選項中，有多種格式可以選擇。 選擇性粘貼：開始選項卡-粘貼-選擇性粘貼。粘貼鏈接 意味著此次粘貼會隨著原始Excel文件變動而變動，可以在表格上右鍵選擇更新鏈接。粘貼 意味著直接粘貼過來，可以在Word內用Excel修改 （推薦） 。
8.2 插入組織結構圖
直接畫圖：先在插入選項卡-插圖-形狀-新建繪布畫圖，創建一塊區域。 SmartArt：2013版本后才有的功能，只能在.docx實現。可以用Tab新建下一級，Enter鍵新建同級。
09 郵件合并
9.1 批量打印信函
函證可以運用此功能！
需要一個Excel表格內有不同需要打印的信息，特別地，必須第一行為列名。 點擊郵件選項卡-開始郵件合并-選擇收件人-使用現有列表，選擇Excel文件。 點擊郵件選項卡-編寫和插入域-插入合并域-選擇需要批量插入的列名。此時為灰則表示是變動量。 按Alt+F9，顯示域內代碼，刪除{ ASK 請插入姓名 \* MERGEFORMAT }。 點擊郵件選項卡-完成-完成并合并-編輯單個文檔，勾選全部，點擊確定。 此時結果是創建了一個信函1.docx，其中每一頁有不同的信函。
9.2 批量打印工資條
特點：一頁將有多條工資條，而批量打印信函是一張紙內容變更一次。
步驟和批量打印信函1-4步相同，但是是多次鍵入不同列名。 將工資條表格多個復制粘貼以填滿第一張紙。 除了通過Alt+F9刪除詢問語句之后，對于數字格式還需要設置保留位數。要在{ MERGEFIELD 實發工資 }改成{ MERGEFIELD 實發工資 \#0.00}。以上修改要在所有位置進行一遍。 在每一個表格分隔處，郵件選項卡-編寫和插入域-規則-點擊下一條記錄，逐個復制插入。紙張最后不需要插入，因為下一張紙是天然的下一條記錄。
注： 紙張可以改為橫向，并且要預留裁剪區域。
9.3 批量打印桌簽
郵件選項卡-開始郵件合并-開始郵件合并-標簽-標簽選項-點擊新建標簽，設置好標簽的尺寸、個數和頁面尺寸等。 在單個標簽中復制表格，插入域。 通過Alt+F9修改小數點、詢問語句之外，還可以改{ MERGEFIELD 領用日期 }為{ MERGEFIELD 領用日期 \@ yyyy-MM-dd}，以此修改日期格式。 點擊郵件選項卡-更新標簽，可以把當前模板快速復制到其他區域中去。 可以點擊郵件選項卡-預覽結果-預覽結果-查看預覽，再點擊完成。
9.4 批量打印工作證
難點是批量插入 工作證對應的員工照片 。
在Excel表格的創建某一列，列名可以設置為“圖片”，內容為對應照片的文件名。 Word表格中，插入對應的域。 在要插入照片的單元格中，插入選項卡-文本-文檔部件-域，在左欄列表中選擇IncludePicture，中間欄輸入任意字符來占位。 按Alt+F9，將{ INCLUDEPICTURE "占位" \*MERGEFORMAT}中占位刪除，并在此郵件選項卡-編寫和插入域-插入合并域，點擊“圖片”。 完成合并，此時照片仍未顯示。 必須將Word文檔保存在有圖片的文件夾內，打開該Word文檔，全選后按F9，完成。
10 排版
10.1 制表符/制表位排版
打開標尺，在左側標尺上方，可以設置制表符是居中/左/右，這樣插入的制表位是相應變化的。 在上方標尺點擊一下，基于該段落，就插入了一個制表位。 在內容里面按下Tab鍵就可以實現排版。 填充點：雙擊制表位，在制表位-前導符，勾選需要的符號。
10.2 表格排版
Alt+鼠標左鍵可以調整不對齊文本。
題注功能：
新版Word特有功能。 引用選項卡-題注-插入題注，可以進行命名，注意是下圖上表。 還可以根據標題一等來進行更新，如表3-2，三章.圖2 之后所有圖片排版都可以自動更新。
10.3 圖片排版
常見問題：
只顯示一行：段落格式中設置行間距只要不設置成固定值即可。 首行縮進：段落格式中取消首行縮進即可。 圖片懸浮于文本內：點擊圖片，布局選項懸浮框選擇上下型環繞。 多圖排序：制作表格來填充。
常見圖片排版類型：
嵌入型：認為圖片是文字，拖動會顯示方框。 文字環繞型：文字會環繞周圍。細分為4種。區別緊密環繞型和穿越環繞型。 浮動型：會覆蓋字符任意浮動。細分為3種。
10.4 段落排版
通過段落格式或者上方標尺的下方游標設置首行縮進或懸掛縮進。
整體縮進通過段落格式設置。
對于正文或不同格式類型正文，可以設置不同類型的標題樣式 ，通過設置快捷鍵 批量進行排版，利用更新操作或者直接修改。
與下段同頁/段中不分頁/段前分頁
設置方法和孤行設置一樣。 與下段同頁：適合標題，一定和下段出現在同一位置。 段中不分頁：整段不會由于紙張問題而分隔開。 段前分頁：類似于插入分頁符。（分頁符快捷鍵是Enter+Ctrl） 對于標題1、標題2等，默認 了與下段同頁/段中不分頁。
10.5 列表排版
項目符號中的特殊符號 ：開始選項卡-段落-項目符號下拉菜單-定義新項目符號-符號，選擇最下方Wingdings字體；同樣的也可以設置圖片等。 Tab鍵：在標題中按Tab鍵可以直接把標題降一級。 換行符：向下箭頭是自動換行符^l(軟回車、通過Shift+Enter鍵入)要換成段落標記^p(硬換行)。 關閉編號自動識別：可以在懸浮框永久取消；在文件選項卡-選項-校對-自動更改選項-操作時自動套用格式，勾選自動編號列表開啟。
10.6 目錄和封面封底
略
11 Office互換
11.1 Pdf & Word
可復制：可以Word直接轉換；通過smallPDF、iLovePDF、LightPDF在線轉換。 不可復制：通過OCR功能，如Abbyy FinReader、OneNote、SolidDocuments、Adobe Acrobat Pro。
對于Word to pdf可以直接F12另存為。
11.2 Excel to Word
插入Excel表格方法在前文"插入元素 "已經說明。
11.3 Word & PPT
Word to PPT
Word需要已經設置好了標題級別，PPT將以這個標題為內容。 開始選項卡中點擊右鍵-自定義快速訪問工具欄-中間欄下拉菜單選擇不在功能區中的命令，中間欄列表中找到發送到Microsoft PowerPoint的選項，添加并確定。 在Word左上方將會有快捷鍵，點擊即可。
PPT to Word
12 常用技巧
豎排文字中英文字母橫著顯示
頁面布局選項卡-對齊方式-文字方向，選擇縱向。選擇英文文字，開始選項卡-字體-更改大小寫下拉菜單，選擇全角（表示跟中文一樣占兩格）。
設置自動保存
在文件選項卡-選項-保存，設置自動保存時間。
一版顯示多頁
點擊視圖選項卡-顯示比例-多頁，也可以設置顯示比例。投影時建議設置顯示比例為頁寬。
關閉校對
文件選項卡-選項-校對，取消在Word中更正拼寫和語法時所有勾選項。
文字間距太大
常見的可以通過刪除空格、設置兩端對齊、更改字符間距完成。
特殊符號
在插入選項卡-符號-符號-其他符號，選擇Wingdings字體，找出想要的即可。
快速改變大小寫
選擇文本，開始選項卡-字體-更改大小寫下拉菜單，有很多選項。
漢字加拼音
選擇文本，開始選項卡-字體-拼音指南，再設置具體格式。
修改痕跡
比較修改痕跡：審閱選項卡-比較-比較-比較，分別導入原文檔和修訂的文檔。
清除所有格式
選擇文本，開始選項卡-字體-清除所有格式，但是無所清除超鏈接。 復制，選擇只保留文本粘貼。 從txt粘貼過來。
給跨多頁的表格設置標題
選擇表格標題，會出現表格工具，然后布局-數據-重復標題行，點擊即可。
斜線表頭
點擊單元格，設計選項卡-邊框-邊框，設置斜線，如果是三分類型，需要插入選項卡-插圖-形狀，選擇直線，進行繪圖。文本內容可以通過標尺進行挪動。
統一多表格格式（VBA編程）
視圖選項卡-宏-錄制宏，命名后確定，然后視圖選項卡-宏-停止錄制，再點擊視圖選項卡-宏-查看宏，下拉菜單拉到最后選擇自定義的命名，點擊編輯，可以查看代碼。修改代碼后點擊運行即可。網格表樣式4 可以改成自己保存的表格樣式。
Sub 統一表格樣式
( )
' 統一表格樣式 宏
'計算當前文檔中的表格總數
,
For i
= 1 To ActiveDocument
. Tables
. Count'修改第i個表格的樣式ActiveDocument
. Tables ( i
) . Style
= "網格表 4" '修改完成后，繼續修改下一個
Next i'直到i等于表格總數
End Sub
刪除尾注橫線
試圖選項卡-視圖-草稿，選擇引用選項卡-腳注-顯示備注，在尾注編輯欄中刪除尾注分隔符 和尾注延續分隔符 。
減小Word大小
一般是圖片占空間，點擊圖片，格式選項卡-調整-壓縮圖片，選擇分辨率，確定即可。如果取消勾選僅應用于此圖片就會應對所有的圖片。 可以保存為pdf。 另存為新的Word，這樣就會少很多備份文件。 文件選項卡-選項-保存，取消將字體嵌入文件。
總結
以上是生活随笔 為你收集整理的Word常见基本操作-《和秋叶一起学Word》 的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
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