為什么陶哲軒這么高效，多產(chǎn)呢？陶哲軒曾經(jīng)分享他的時(shí)間管理之道。

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談?wù)剷r(shí)間管理

受到一些網(wǎng)友的鼓勵(lì)，我最終決定要在此談?wù)勎覍?duì)時(shí)間管理的看法。其實(shí)我曾經(jīng)想過(guò)就這個(gè)題目寫(xiě)點(diǎn)什么，不過(guò)后來(lái)發(fā)現(xiàn)自己在時(shí)間管理方面仍有待改善（看我堆積了很多論文未寫(xiě)便知）。況且，至今我仍未在這個(gè)課題上悟出簡(jiǎn)單而有效的道理（除非要我談?wù)剬?xiě)論文的心得，像我在網(wǎng)上有一篇文章，介紹“快速成型法”?——“rapid prototyping”）。因此，我只能跟大家分享一下個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，但未必適用于所有人和所有工作狀況。當(dāng)然，歡迎讀者留言告知你們的想法、經(jīng)驗(yàn)或其它建議（不得不承認(rèn)，有時(shí)因?yàn)榉N種原因，就連我自己也不能沿用自己提出的經(jīng)驗(yàn)與方法，對(duì)此我很遺憾）。

也許，我可以先發(fā)表一些零碎的意見(jiàn)。首先，我很慶幸，許多優(yōu)秀的研究伙伴都在我們合作的工作中付出了大量的心血。例如最近在博客上刊登的好些論文，有很大部分都是合著者努力的成果。縱使合著比獨(dú)撰論文要花上更多時(shí)間，卻大大減輕了每位作者的工作負(fù)擔(dān)，有助提升寫(xiě)作質(zhì)量。我可以同時(shí)撰寫(xiě)幾篇合著論文（因?yàn)樵谧珜?xiě)過(guò)程中，有時(shí)論文在合著者手中，有時(shí)則尚待某些新進(jìn)展），但如果是獨(dú)撰的話，卻只可以寫(xiě)一篇而已。

為配合校歷安排，很多論文會(huì)在夏季完成，而其中不少項(xiàng)目更已構(gòu)思了好一段時(shí)間（例如有篇即將發(fā)表的合著論文，我們花了三、四年時(shí)間才把它完成； 自 2000 年以來(lái)，我一直斷斷續(xù)續(xù)地思考——盡管通常都沒(méi)什么靈感——wave maps 的 global regularity 問(wèn)題）。因此，每星期可以發(fā)表一篇論文并不等于構(gòu)思和撰寫(xiě)所用的時(shí)間就只有短短一個(gè)星期，而事實(shí)剛好相反，要把論文寫(xiě)好，往往要經(jīng)歷很漫長(zhǎng)的時(shí)間，這是成功背后鮮為人知的一面。

此外，我處理復(fù)雜數(shù)學(xué)問(wèn)題的能耐基本上每天都不同：有時(shí)可以用整整一個(gè)小時(shí)費(fèi)盡心思去想某個(gè)問(wèn)題；有時(shí)會(huì)把我與合著者之前寫(xiě)下的詳細(xì)手稿整理一下，再打出來(lái)；不過(guò)有時(shí)候我只想回復(fù)電郵，做點(diǎn)瑣碎事，或到外面走走，甚至去睡午覺(jué)。根據(jù)自己的精神狀態(tài)來(lái)分配時(shí)間是很有效的。比方說(shuō)，如果我某天下午有空，只要有靈感，便會(huì)把辦公室的門(mén)關(guān)起來(lái)，讓計(jì)算機(jī)保持離線狀態(tài)，開(kāi)始動(dòng)手寫(xiě)一篇拖了很久也沒(méi)有寫(xiě)完的論文。有些時(shí)候，我會(huì)處理一周沒(méi)看的電郵，審閱一篇論文，再寫(xiě)寫(xiě)網(wǎng)志文章，又或者按照自己當(dāng)時(shí)的精神和心情去做些其它的事。幸好從事數(shù)學(xué)研究的大部分工作（教學(xué)工作除外，不得不配合授課時(shí)間來(lái)安排工作計(jì)劃）都是具有彈性的，時(shí)間可以按照上述的方式靈活調(diào)動(dòng)（當(dāng)然，最好在工作還沒(méi)變成緊急的事之前就要做好，以免擾亂靈活的工作時(shí)間）。

能夠客觀準(zhǔn)確地評(píng)估自己在某段時(shí)間（例如一天中余下的時(shí)間）的工作潛能（即身處的地方、精神狀況、將要應(yīng)付的職責(zé)和工作、可用資源的情況以及注意力的分散程度等因素的相互關(guān)系）對(duì)于時(shí)間管理是有很大幫助的。不要高估或低估自己的能力，從而使得工作量過(guò)多或太少，這都會(huì)影響工作效率（我在這兩方面都有過(guò)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)）。即使我有許多復(fù)雜程度不同、難度不同、大小不同的事情要做，但如果我面對(duì)的某項(xiàng)任務(wù)需要極為專(zhuān)注才能完成，我會(huì)盡量將注意力單單集中于這件事上，把其它事情暫時(shí)擱下。我發(fā)現(xiàn)，只有做那些無(wú)須太專(zhuān)心就能完成的事的時(shí)候，才可以同一時(shí)間做不同的事（尤其是我沒(méi)有受到驅(qū)使做某事的時(shí)候，這個(gè)方式似乎是最有效的）。這類(lèi)工作一般都需要較長(zhǎng)時(shí)間才能完成，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出我所能付出的精神、時(shí)間和耐性；在這種情況下，就要找出合適的“工作斷點(diǎn)”（比如說(shuō)，在寫(xiě)論文的過(guò)程中給出一個(gè)關(guān)鍵命題，或者將對(duì)話中、黑板上、草稿紙上出現(xiàn)的某些靈感仔細(xì)的記下來(lái)）。工作斷點(diǎn)可以讓你安心地把工作暫時(shí)放下，同時(shí)也可以使你更容易的把握工作進(jìn)度，等到繼續(xù)工作的時(shí)候可以馬上投入。應(yīng)避免在沒(méi)有完成工作斷點(diǎn)的情況下停止手頭的工作，這樣做的結(jié)果很可能使工作半途而廢，或讓人心有旁騖，影響其他的工作，當(dāng)再次開(kāi)始這一工作時(shí)不得不從之前做過(guò)的某一部分開(kāi)始做起。其實(shí)，一次完不成的任務(wù)當(dāng)然有必要分步完成，只要能夠找到合適的暫停之處，就不必急于一蹴而就。請(qǐng)?jiān)试S我舉個(gè)很俗的例子：每當(dāng)我要寫(xiě)信的時(shí)候（一般都是我工作狀態(tài)不大好，不足以應(yīng)付復(fù)雜的數(shù)學(xué)問(wèn)題時(shí)），我都會(huì)把內(nèi)容先打好，然后印出來(lái)，放進(jìn)信封，封好口，再把信件放在寄件盤(pán)里。不過(guò)通常我都不會(huì)把信件寄出（也不會(huì)整理盤(pán)子里的其它文件），除非寄件盤(pán)擠太滿(mǎn)，而我也沒(méi)什么別的事可以做，就會(huì)把所有存積的文件、信件統(tǒng)一處理一下（趁計(jì)算機(jī)重新啟動(dòng)或不知何故無(wú)法正常操作的時(shí)候處理是最好不過(guò)的了）。

如果可以的話，盡量把瑣碎小事合并處理，而需要大量精力的任務(wù)則最好各自獨(dú)立進(jìn)行，以免分心。

與“工作斷點(diǎn)”相關(guān)的一個(gè)做法，就是把一項(xiàng)非常大的工作分割成若干個(gè)獨(dú)立的部分，最好每一部分都有實(shí)時(shí)的“回報(bào)”。這樣做有很多可取的地方，比如說(shuō)，如果我早就決定要寫(xiě)一部關(guān)于龐加萊猜想 (Poincaré conjecture) 的著作或?qū)Ｕ?#xff0c;而不是寫(xiě)十九篇較易完成的關(guān)于龐加萊猜想的獨(dú)立短文，我就會(huì)懷疑我自己根本不會(huì)嘗試寫(xiě)（更不用說(shuō)寫(xiě)成了）那十九篇講義（這個(gè)做法某程度上也讓我“置之死地而后生”，因?yàn)槭孪日f(shuō)好會(huì)寫(xiě)講義，好給自己一點(diǎn)推動(dòng)力，叫我不能半途而廢，撒手不干）。

現(xiàn)代文字編輯器（包括我的博客使用的那個(gè)）的好處是在撰寫(xiě)過(guò)程中，能夠更容易把草稿儲(chǔ)存起來(lái)，之后再按情況補(bǔ)充一些細(xì)節(jié)或稍作潤(rùn)色。正如上述的做法，通過(guò)把工作細(xì)分，有助作者撰寫(xiě)篇幅很長(zhǎng)的論文。我非常敬佩那些在計(jì)算機(jī)應(yīng)用還未普及以前，就能夠?qū)懗龈哔|(zhì)量的論文和著作的數(shù)學(xué)家。因?yàn)榧词褂袃?yōu)質(zhì)的文書(shū)支援技術(shù)，對(duì)我來(lái)說(shuō)這也是很難做到的事。

花一些時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)那些將來(lái)大概會(huì)多次使用的技術(shù)是很有意義的。數(shù)學(xué)方面，LaTeX 是個(gè)很好的例子：假如你打算寫(xiě)許多篇論文，你必須把最起碼要懂的技術(shù)學(xué)好，而且還要多學(xué)一點(diǎn)，才可以把自己要寫(xiě)的東西輕松自如地寫(xiě)出來(lái)，所以我們應(yīng)該認(rèn)真地學(xué)習(xí)怎樣用 LaTeX 制作圖表、處理圖像和數(shù)組等。最近我在鉆研如何使用錄制好的宏，在鍵盤(pán)上按幾下，就能打出一組 LaTeX 的公式碼（例如： \begin{theorem} … \end{theorem} \begin{proof} … \end{proof}）。這個(gè)做法所節(jié)省的時(shí)間似乎微不足道，但相信會(huì)隨時(shí)間累積而逐漸增加。不管怎樣，這樣做看起來(lái)是很有效率的，有助提升個(gè)人士氣（個(gè)人士氣是撰寫(xiě)長(zhǎng)篇幅論文過(guò)程中不可或缺的因素）。

很多時(shí)候，我們?yōu)榱俗瞿承┦聲?huì)把工作時(shí)間推遲，或延遲完成，有時(shí)會(huì)請(qǐng)別人去做，甚至刻意拖延工作進(jìn)度。其實(shí)世上每件事都不是一樣重要的，如果可以待自己有更好的能力，或者先看看會(huì)不會(huì)有其它事情發(fā)生，令要做的事變得不那么重要，那么工作就會(huì)輕松得多。我目前要寫(xiě)的那些論文是關(guān)于 wave maps 的，我曾經(jīng)因受挫折而把論文擱下多年不想寫(xiě)，但回想起來(lái)，當(dāng)時(shí)我任由自己把未寫(xiě)完的論文擱下，其實(shí)是個(gè)不錯(cuò)的想法，因?yàn)榫彤?dāng)時(shí)的技術(shù)而言，該研究項(xiàng)目對(duì)我來(lái)說(shuō)簡(jiǎn)直是一場(chǎng)噩夢(mèng)。要用較合適的方法來(lái)對(duì)付問(wèn)題，就必須等候技術(shù)成熟，以及對(duì)該領(lǐng)域的認(rèn)識(shí)和理解進(jìn)一步加深（或許在你眼前的這篇文章正好也是關(guān)于時(shí)間管理的例子。其實(shí)我的博客中還有些隱藏文稿，暫時(shí)還未思考成熟，需要更多的靈感去完成。這樣看來(lái)，大概不是每個(gè)想法或文章的主題都可以茁壯成長(zhǎng)，開(kāi)花結(jié)果。

最后，我還有一個(gè)建議，就是要挑選某些合用的個(gè)人電子管理系統(tǒng)，然后貫徹使用；如果對(duì)其“不冷不熱”，那倒不如不用（不要好高騖遠(yuǎn)，不要一味追求新產(chǎn)品，因?yàn)樽约何幢乜梢院煤谜莆掌鋺?yīng)用，所以最好還是讓其隨時(shí)間自然發(fā)展下去）。我的個(gè)人電子管理器材包括一個(gè)與手提電腦同步的個(gè)人數(shù)字助理 (PDA)、一個(gè)電郵賬戶(hù)、一些收件盤(pán)和寄件盤(pán)、在辦公室里的特定位置還有一塊“專(zhuān)用”的黑板。那塊黑板上寫(xiě)的東西只有我才看得懂，但我不認(rèn)為我可以在此好好解釋一番。我現(xiàn)在已經(jīng)習(xí)慣使用它了，而且效果也不錯(cuò)（不過(guò)我可不希望有人會(huì)把黑板擦得一干二凈）。畢竟選擇是很個(gè)人的事，除自己以外，沒(méi)有人能告訴你什么東西最適合你。我發(fā)現(xiàn)合適的系統(tǒng)確實(shí)可以幫助我騰出很多記憶空間，因?yàn)椴槐赜洅煨瞧诙挛缛龝r(shí)有甚么事要做，也不用記住因A,B,C 的緣故，要在星期 X,Y,Z 做些甚么事。我可以更專(zhuān)注地理解某個(gè)數(shù)學(xué)論證的內(nèi)容，給出一個(gè)有點(diǎn)難度的命題，或是做些其它事。另外我還發(fā)現(xiàn)，能夠從自己的電子管理系統(tǒng)中刪除已完成的項(xiàng)目，內(nèi)心是何等的滿(mǎn)足。這份滿(mǎn)足感是工作乏力時(shí)的最佳良藥。

啊，最后一則免責(zé)聲明：我們有時(shí)要放下慣常的做事方法，讓自己在不可預(yù)計(jì)的情況下，看見(jiàn)機(jī)會(huì)，運(yùn)用智慧，將機(jī)會(huì)化為實(shí)力。我曾經(jīng)有好幾次打算要在午膳時(shí)間做些事（隨便吃點(diǎn)東西就行），然而有同事或來(lái)客突然造訪，邀請(qǐng)我外出吃飯，結(jié)果（不論在數(shù)學(xué)上或是其它方面）都令我獲益良多。盡管事情并不如我所想般發(fā)生，卻是充滿(mǎn)樂(lè)趣的（同樣道理，如果在會(huì)議上的演講中缺席或索性不參加會(huì)議，把時(shí)間用來(lái)寫(xiě)自己的論文，也可能有相似的結(jié)果）。

作者：陶哲軒

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總結(jié)

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