最近幾天自己把電腦上的歷史文檔進(jìn)一步做整理，其中主要是對(duì)類似temp臨時(shí)目錄文件夾進(jìn)行整理，花費(fèi)了差不多2個(gè)半天的時(shí)間才算基本整理完成。

就我自己的電腦來說，基本的文檔目錄劃分，文檔歸類整理還是比較完整的。類似公司內(nèi)部管理會(huì)分為產(chǎn)品售前方案模板，產(chǎn)品規(guī)劃和研發(fā)，團(tuán)隊(duì)管理和考核，經(jīng)營(yíng)會(huì)議等大目錄；而對(duì)于外部項(xiàng)目本身又會(huì)分為項(xiàng)目售前支撐，執(zhí)行項(xiàng)目跟蹤管控等。而對(duì)于執(zhí)行項(xiàng)目本身一般又會(huì)分為項(xiàng)目計(jì)劃啟動(dòng)，需求方案，實(shí)施執(zhí)行，驗(yàn)收，產(chǎn)品定制開發(fā)等大的目錄結(jié)構(gòu)，整個(gè)文檔分類和管理還是相對(duì)完善。

但是最近發(fā)現(xiàn)一個(gè)大的問題就是，在后續(xù)的項(xiàng)目日常管理和跟蹤中，有些關(guān)鍵的文檔并沒有及時(shí)歸檔到對(duì)應(yīng)的目錄中，而是在桌面上增加了很多temp臨時(shí)文件夾對(duì)日常項(xiàng)目溝通協(xié)同，郵件反饋的文檔進(jìn)行存儲(chǔ)。在存儲(chǔ)的時(shí)候?yàn)榱吮苊馕臋n擠壓太多，自己還按月份每個(gè)月建一個(gè)新的文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)。而整個(gè)里面最大的問題就是臨時(shí)文件越積越多，當(dāng)然垃圾類文檔也越來越多，導(dǎo)致這些文檔沒有進(jìn)行很好的管理，有些有用的文件也沒有及時(shí)挪出。雖然自己的電腦桌面經(jīng)常看起來還是很干凈，但是一到內(nèi)部目錄就很亂了。

而對(duì)于個(gè)人文檔的管理，實(shí)際上最重要的就是建立好分類目錄和文件夾結(jié)構(gòu)，并能夠配合everything搜索工具以快速的查找和定位到需要的文件。實(shí)際上我們觀察周圍同事朋友你就會(huì)發(fā)現(xiàn)基本的文檔管理是否做得好。

1. 本身電腦桌面就很亂：有兩種可能沒有及時(shí)整理到歸類目錄，但是更大可能是基本沒有文檔管理
2. 電腦桌面干凈，但是內(nèi)部基本沒有分類目錄，文檔全部丟到類似temp臨時(shí)文件夾
3. 電腦桌面干凈，內(nèi)部文檔分類目錄也建立了，但是目錄建立的類別，粒度不合適

當(dāng)然對(duì)于第3種情況已經(jīng)算得上比較好的個(gè)人知識(shí)或文檔管理了。需要進(jìn)一步改進(jìn)的就是文檔目錄重新規(guī)劃，以進(jìn)一步方便進(jìn)行文檔查找和檢索。文檔分類目錄的規(guī)劃需要注意以下幾點(diǎn)。

1. 文檔分類目錄基本符合MECE法則，即不會(huì)出現(xiàn)文檔同時(shí)屬于兩個(gè)目錄而不好歸檔情況
2. 文檔分類目錄要和自己日常工作事務(wù)和學(xué)習(xí)本身的掛鉤，以業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)來進(jìn)行目錄分類
3. 目錄結(jié)構(gòu)的層次要合理，不能太深也不能太淺，原則是經(jīng)常用的層次淺，長(zhǎng)期不用的層次可以深

文檔目錄的整理，特別是一級(jí)目錄整理一定不能太多，一級(jí)目錄涉及到我們關(guān)鍵記憶，如果一級(jí)目錄本身就很多將直接增加我們的記憶負(fù)擔(dān)，一般3到5個(gè)一級(jí)目錄足夠，然后在進(jìn)行二級(jí)分類展開。而對(duì)于本身的目錄層次也同樣，常用的文檔一般控制在3層以內(nèi)比較合適，不常用的可以5到7層都可以。

平時(shí)對(duì)電腦中文檔進(jìn)行及時(shí)整理本身也符合斷舍離的思路，即不要過多的擠壓保留無用文檔，而要及時(shí)清理只保留有用的關(guān)鍵文檔。有時(shí)候文檔越多就越容易混亂，反而對(duì)自己造成負(fù)擔(dān)，特別是很多人在學(xué)習(xí)的時(shí)候大量下載網(wǎng)上學(xué)習(xí)資料，這個(gè)在很早以前講個(gè)人知識(shí)管理的時(shí)候就談到過這點(diǎn)。

這次文檔整理，最大感受就是對(duì)于temp臨時(shí)文件夾的管理，最好的思路就是文件夾的存在最多應(yīng)該只保留最近1個(gè)月的臨時(shí)文件，同時(shí)在下個(gè)月的月初對(duì)上個(gè)月整月的臨時(shí)文件進(jìn)行清理，該刪除的刪除，該歸檔的歸檔，及時(shí)的清空上個(gè)月的臨時(shí)文件夾。而不是類似我原來方式即不斷地創(chuàng)建按月分類的臨時(shí)文件夾，這樣直接導(dǎo)致了臨時(shí)文件混亂，有些關(guān)鍵文檔不方便查找和丟失的問題。

總結(jié)

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