用不好这七大工具,别说你懂项目管理!
寫在前邊:和許多人一樣,會在安排自己的工作和規劃自己的時間時候遇到一些問題,看到一個讀者的投稿,感覺這篇文章對一些規劃安排挺有幫助,從他公眾號「大前端圈」轉載過來分享給大家,周末大家一起讀讀非技術文吧,以下是原文。
項目管理即有效的計劃和對工作的系統管理。它包括定義項目目標,制定行程和安排任務,以達到特定的目標。用好項目管理工具能極大提升工作效率。
下面一一為大家介紹:
PDCA環
PDCA是英語單詞Plan(計劃)、Do(執行)、Check(檢查)和Act(處理)的第一個字母,PDCA循環就是按照這樣的順序進行質量管理,并且循環不止地進行下去的科學程序。
1,P (plan) 計劃:包括方針和目標的確定,以及活動規劃的制定
2,D (Do) 執行:根據已知的信息,設計具體的方法、方案和計劃布局;再根據設計和布局,進行具體運作,實現計劃中的內容
3,C (Check) 檢查:總結執行計劃的結果,分清哪些對了,哪些錯了,明確效果,找出問題
4,A (Act)處理:對總結檢查的結果進行處理,對成功的經驗加以肯定,并予以標準化;對于失敗的教訓也要總結,引起重視。對于沒有解決的問題,應提交給下一個PDCA循環中去解決
SWOT分析
SWOT分析法,即態勢分析法,就是將與研究對象密切相關的各種主要內部優勢、劣勢和外部的機會和威脅等,通過調查列舉出來,并依照矩陣形式排列,然后用系統分析的思想,把各種因素相互匹配起來加以分析,從中得出一系列相應的結論,而結論通常帶有一定的決策性。
運用這種方法,可以對研究對象所處的情景進行全面、系統、準確的研究,從而根據研究結果制定相應的發展戰略、計劃以及對策等。
SWOT分析法常常被用于項目管理,制定集團發展戰略和分析競爭對手情況,在戰略分析中,它是最常用的方法之一。
1、第一步:按 OT、SW 的順序列出 優勢、劣勢。OT強調外部競爭,SW 強調自身優勢劣勢
具體的表格長這樣,大家平時也可以畫圖用在平時的工作中
SMART原則
怎樣才能制定一個適合自己的目標,提高自己計劃的成功性呢?在這里我們可以用到SMART原則。
SMART原則即目標管理,它不但是一個能使你的工作由被動變主動的一個很好的工具,它還是一個能夠使你更加明確高效地工作的好伙伴。同時,它更是很多公司為員工制定績效考核目標和考核標準的利器。此外,它還是項目經理的最常用的一款工具。
SMART的五原則分別是“S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound”,他們分別對應著“具體的、可衡量的、可達成的、相關的、有一定期限的”。能夠運用好SMART原則,即意味著你能夠用上述的五原則去規劃你的目標
S=Specific(具體的)?所謂明確具體就是要用具體的語言清楚地說明要達成的行為標準。忌:目標定的模棱兩可,不清晰或沒有根本沒有目標。
M=Measurable(可衡量的?衡量性就是指目標應該是明確的,而不是模糊的。應該有一組明確的數據,作為衡量是否達成目標的依據。
A=Attainable(可達成性)?目標是要能夠被執行人所接受的,通過努力是可以完成的。
R=Relevant(相關性)?目標的相關性是指實現此目標與其他目標的關聯情況。如果實現了這個目標,但對其他的目標完全不相關,那這個目標達到了也沒有意義。
T=Time-bound(時限性)?目標特性的時限性就是指目標是有時間限制的。
時間管理四象限
學習時間管理四象限可以讓我們告別混亂的生活狀態,合理安排時間和工作任務,能讓自己獲得充實感,要理解時間管理的本質:忙而不亂,多而不慌,享受生活。緊急但不重要
對于第一象限:立刻、馬上、抓緊執行。處在這一象限的事務,在時間的緊迫性和事件的影響度上都占有關鍵的一面,所以沒有時間留給你拖延,否則既耽誤了時間,又造成不好的影響,可能會導致你丟了飯碗。
對于第二象限:先規劃,后執行。處在這一象限的事務,不具有時間的緊迫性,但具有關鍵的事件影響度,所以在沒有規定完成時間的前提下,我們可以暫且做好打算,再出發。
對于第三象限:可授權別人做,可親自做。處在這一象限的事務,具有時間的緊迫性,但不具有關鍵的事件影響度,所以當自己沒有時間去做時,可以找到適合的人幫助你執行,不必事必躬親,有時候“麻煩別人,也是促進情感的必要環節”。
對于第四象限:直接不做。處在這一象限的事務,既沒有時間的緊迫性,也沒有關鍵的事件影響度,所以干脆晚點做,或者不做就好了。
投資第二象限,第一象限的事情重要而且緊急,由于時間原因人們往往不能做得很好。第二象限的事情很重要,而且會有充足的時間去準備,有充足的時間去做好。可見,投資第二象限,它的回報才是最大的。走出毫無意義的第三象限,把有限的時間投入到最具收益的第二象限去,不要再在第三象限做那些緊急但是不重要的無聊事情了。
上面是一個普通人和高效能人士時間安排的一個比較圖。高效能人士的時間安排是,把65%-80%的時間安排在重要但不緊急的工作,由于他們把大部分工作都提前統籌和規劃好了,其余象限的工作自然而然就減少了。第二象限重要但不緊急的工作包括問題的發掘與預防、持續學習、關于團隊的建設、真正有效的授權、確定自己的個人使命、長期的職業生涯規劃、個人使命等。
最后還有6W2H法則,WBS工作分解法,二八原則等工具,這里先不啰嗦了,相信大家都懂,主要在平時的工作中要多用起來,工具性的東西用的多了就會了,熟練之后,我們的工作效率會有極大的提升。
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總結
以上是生活随笔為你收集整理的用不好这七大工具,别说你懂项目管理!的全部內容,希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
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