很多人會(huì)做漂亮的表格，自信滿滿地給老板匯報(bào)，老板突然冒出一句話：你給我看下公司員工的學(xué)歷分布情況。

這個(gè)問題能瞬間讓很多人傻眼，自然少不了老板的一頓叼。其實(shí)數(shù)據(jù)篩選并不難，只要認(rèn)真學(xué)，10分鐘輕松搞定!

?數(shù)據(jù)篩選

在大量數(shù)據(jù)中，有時(shí)只有一部分?jǐn)?shù)據(jù)可以分析和參考，此時(shí)可以利用數(shù)據(jù)篩選功能篩選出有用的數(shù)據(jù)，然后在這些數(shù)據(jù)范圍內(nèi)進(jìn)行進(jìn)一步的統(tǒng)計(jì)和分析。Excel提供了【自動(dòng)篩選】【自定義篩選】和【高級(jí)篩選】3 種篩選方式，下面我們將介紹各功能的具體實(shí)現(xiàn)方法。

實(shí)戰(zhàn)：對(duì)員工業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單篩選?

要快速在眾多數(shù)據(jù)中查找某一個(gè)或某一組符合指定條件的數(shù)據(jù)，并隱藏其他不符合條件的數(shù)據(jù)，可以使用Excel中的數(shù)據(jù)篩選功能。

對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選是分析數(shù)據(jù)時(shí)常用的操作之一。一般情況下，在一個(gè)數(shù)據(jù)列表的一個(gè)列中含有多個(gè)相同的值。使用【自動(dòng)篩選】功能會(huì)在數(shù)據(jù)表中各列的標(biāo)題行中出現(xiàn)篩選下拉列表框，其中在列表框中會(huì)將該列中的值(不重復(fù)的值)一一列舉出來，用戶通過選擇即可篩選出符合條件的相應(yīng)記錄。可見，使用自動(dòng)篩選功能，可以非常方便地篩選出符合簡(jiǎn)單條件的記錄。

例如，要在【員工業(yè)績(jī)表】中篩選二分區(qū)的相關(guān)記錄，具體操作步驟如下：

Step01 執(zhí)行篩選操作。復(fù)制【數(shù)據(jù)表】工作表，并重命名為【二分區(qū)數(shù)據(jù)】，選擇要進(jìn)行篩選的A1:H22單元格區(qū)域中的任意單元格，單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡【排序和篩選】組中的【篩選】按鈕，如圖1-1 所示。?

圖1-1

Step02 設(shè)置篩選條件。經(jīng)過上步操作，工作表表頭字段名的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉按鈕。單擊【員工姓名】字段右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選中【二分區(qū)】復(fù)選框，單擊【確定】按鈕，如圖1-2所示。

圖1-2

Step03 查看篩選結(jié)果。經(jīng)過上步操作，在工作表中將只顯示所屬分區(qū)為【二分區(qū)】的相關(guān)記錄，且【所屬分區(qū)】字段名右側(cè)的下拉按鈕將變成一個(gè)漏斗形狀，如圖1-3所示。

圖1-3

實(shí)戰(zhàn)：篩選出符合多個(gè)條件的員工業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)

利用自動(dòng)篩選功能不僅可以根據(jù)單個(gè)條件進(jìn)行自動(dòng)篩選，還可以設(shè)置多個(gè)條件進(jìn)行篩選。例如，要在前面篩選結(jié)果的基礎(chǔ)上再篩選出某些員工的數(shù)據(jù)，具體操作步驟如下：

Step01 設(shè)置多個(gè)篩選條件。復(fù)制【二分區(qū)數(shù)據(jù)】工作表，重命名為【二分區(qū)部分?jǐn)?shù)據(jù)】，單擊【員工姓名】字段名右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選中【陳永】【劉健】和【周波】復(fù)選框，單擊【確定】按鈕，如圖2-1所示。

圖2-1

Step02 查看篩選結(jié)果。經(jīng)過上步操作，將在剛剛篩選后的數(shù)據(jù)上再篩選出陳永、劉健和周波3個(gè)人的相關(guān)記錄，且【員工姓名】字段名右側(cè)的下拉按鈕也變成漏斗形狀，如圖2-2所示。

圖2-2

實(shí)戰(zhàn)：自定義篩選員工業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)

簡(jiǎn)單篩選數(shù)據(jù)具有一定的局限性，只能滿足簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)篩選操作，所以很多時(shí)候還是需要自定義篩選條件的。相比簡(jiǎn)單篩選，自定義篩選更靈活，自主性也更強(qiáng)。

在Excel2019 中，可以對(duì)文本、數(shù)字、顏色、日期或時(shí)間等數(shù)據(jù)進(jìn)行自定義篩選。在【篩選】下拉菜單中會(huì)根據(jù)所選擇的需要篩選的單元格數(shù)據(jù)顯示出相應(yīng)的自定義篩選命令。下面分別講解對(duì)文本、數(shù)字和顏色進(jìn)行自定義篩選的方法。

1、對(duì)文本進(jìn)行篩選?

在將文本數(shù)據(jù)類型的列單元格作為篩選條件進(jìn)行篩選時(shí)，可以篩選出與設(shè)置文本相同、不同或是否包含相應(yīng)文本的數(shù)據(jù)。?

對(duì)文本數(shù)據(jù)進(jìn)行自定義篩選，只需單擊包含文本數(shù)據(jù)類型的列單元格表頭字段名右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇【文本篩選】命令，并在其級(jí)聯(lián)菜單中選擇相應(yīng)的命令即可。

【文本篩選】下拉菜單中各命令的含義如下：

等于：篩選出等于設(shè)置文本的數(shù)據(jù)。?

不等于：篩選出不等于設(shè)置文本的數(shù)據(jù)。?

開頭是：篩選出文本開頭符合設(shè)置文本的數(shù)據(jù)。?

結(jié)尾是：篩選出文本結(jié)尾符合設(shè)置文本的數(shù)據(jù)。?

包含：篩選出文本包含設(shè)置文本的數(shù)據(jù)。?

不包含：篩選出文本沒有包含設(shè)置文本的數(shù)據(jù)。

例如，要在【員工業(yè)績(jī)管理表】工作簿中進(jìn)行自定義篩選，僅顯示姓劉銷售員的記錄，具體操作步驟如下：

Step01 設(shè)置文本篩選。復(fù)制【數(shù)據(jù)表】工作表，重命名為【劉氏銷售數(shù)據(jù)】，選擇要進(jìn)行篩選的A1:H22單元格區(qū)域中的任意單元格，單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡【排序和篩選】組中的【篩選】按鈕，單擊【員工姓名】字段名右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇【文本篩選】命令，在彈出的級(jí)聯(lián)菜單中選擇【開頭是】命令，如圖3-1所示。

圖3-1

Step02 設(shè)置自定義篩選條件。打開【自定義自動(dòng)篩選方式】對(duì)話框，在【開頭是】右側(cè)的下拉列表框中根據(jù)需要輸入篩選條件，這里輸入文本【劉】，單擊【確定】按鈕，如圖3-2所示。

圖3-2

技術(shù)看板：

【自定義自動(dòng)篩選方式】對(duì)話框中的左側(cè)兩個(gè)下拉列表框用于選擇賦值運(yùn)算符，右側(cè)兩個(gè)下拉列表框用于對(duì)篩選范圍進(jìn)行約束，選擇或輸入具體的數(shù)值。【與】和【或】單選按鈕用于設(shè)置相應(yīng)的運(yùn)算公式，其中，選中【與】單選按鈕后，必須同時(shí)滿足第一個(gè)和第二個(gè)條件才能在篩選數(shù)據(jù)后被保留；選中【或】單選按鈕，表示滿足第一個(gè)和第二個(gè)條件中任意一個(gè)就可以在篩選數(shù)據(jù)后被保留。

在【自定義自動(dòng)篩選方式】對(duì)話框中輸入篩選條件時(shí)，可以使用通配符代替字符或字符串，如可以用【?】符號(hào)代表任意單個(gè)字符，用【*】符號(hào)代表任意多個(gè)字符。

Step03?經(jīng)過上步操作，在工作表中將只顯示姓名中由【劉】開頭的所有記錄，如圖3-3所示。?

圖3-3

2、對(duì)數(shù)字進(jìn)行篩選

在將數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)類型的列單元格作為篩選條件進(jìn)行篩選時(shí)，可以篩選出與設(shè)置數(shù)字相等、大于或小于設(shè)置數(shù)字的數(shù)據(jù)。

對(duì)數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行自定義篩選的方法與對(duì)文本數(shù)據(jù)進(jìn)行自定義篩選的方法基本類似。選擇【數(shù)字篩選】命令后，在彈出的級(jí)聯(lián)菜單中包含了多種對(duì)數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行自定義篩選的依據(jù)。?

其中，部分特殊命令的含義如下：

高于平均值：可用于篩選出該列單元格中值大于這一列所有值平均值的數(shù)據(jù)。?

低于平均值：可用于篩選出該列單元格中值小于這一列所有值平均值的數(shù)據(jù)。

前10項(xiàng)：選擇該命令后將打開【自動(dòng)篩選前10個(gè)】對(duì)話框，如圖3-4所示。在左側(cè)下拉列表中選擇【最大】選項(xiàng)，可以篩選出最大的多個(gè)數(shù)據(jù)。在中間的數(shù)值框中可以輸入需要篩選出的記錄數(shù)。在右側(cè)的下拉列表中還可以設(shè)置篩選結(jié)果顯示個(gè)數(shù)的計(jì)數(shù)方式，若選擇【項(xiàng)】選項(xiàng)，則中間數(shù)值框中設(shè)置的值為多少，篩選結(jié)果就為多少條記錄；若選擇【百分比】選項(xiàng)，則篩選結(jié)果的記錄數(shù)將根據(jù)整體數(shù)據(jù)表中的總數(shù)進(jìn)行百分比計(jì)算。?

圖3-4

例如，要在員工業(yè)績(jī)表中進(jìn)行自定義篩選，僅顯示累計(jì)業(yè)績(jī)額大于300000 的記錄，具體操作步驟如下：

Step01 選擇清除篩選命令。復(fù)制【劉氏銷售數(shù)據(jù)】工作表，并重命名為【銷售較高數(shù)據(jù)分析】，單擊【員工姓名】字段名右側(cè)的下拉按鈕 ，在彈出的下拉菜單中選擇【從“員工姓名”中清除篩選】命令，如圖3-5所示。

圖3-5

技能拓展—取消篩選

對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選后，?如果需要恢復(fù)到未篩選之前的狀態(tài)，可再次單擊【排序和篩選】組中的【篩選】按鈕。

Step02 選擇數(shù)據(jù)篩選相關(guān)命令。經(jīng)過上步操作，即可取消上一次的篩選效果，表格中的數(shù)據(jù)恢復(fù)到未篩選之前的狀態(tài)。單擊【累計(jì)業(yè)績(jī)】字段名右側(cè)的下拉按鈕 ，在彈出的下拉菜單中選擇【數(shù)字篩選】命令，在在彈出的級(jí)聯(lián)菜單中選擇【大于】命令，如圖3-6所示。

圖3-6

Step03 設(shè)置自動(dòng)篩選條件。打開【自定義自動(dòng)篩選方式】對(duì)話框，在【大于】右側(cè)的下拉列表框中輸入【300000】，單擊【確定】按鈕，如圖3-7所示。?

圖3-7

Step04 查看篩選效果。返回工作表，可看到只顯示當(dāng)年累計(jì)業(yè)績(jī)額大于300000 的記錄，如圖3-8所示。

圖3-8

3、對(duì)顏色進(jìn)行篩選

在將填充了不同顏色的列單元格作為篩選條件進(jìn)行篩選時(shí)，還可以通過顏色來進(jìn)行篩選，將具有某一種顏色的單元格篩選出來。?

對(duì)顏色進(jìn)行自定義篩選的方法與對(duì)文本數(shù)據(jù)進(jìn)行自定義篩選的方法基本類似。例如，要在【員工業(yè)績(jī)表】中進(jìn)行自定義篩選，僅顯示新員工的記錄，具體操作步驟如下：

Step01 填充單元格顏色。復(fù)制【數(shù)據(jù)表】工作表，并重命名為【新員工業(yè)績(jī)】，選擇新員工姓名所在的單元格，單擊【開始】選項(xiàng)卡【字體】組中的【填充顏色】下拉按鈕 ，在彈出的下拉菜單中選擇需要填充的單元格顏色，這里選擇【橙色】選項(xiàng)，如圖3-9所示。

圖3-9

Step02 按單元格顏色進(jìn)行篩選。選擇A1:H22單元格區(qū)域中的任意單元格，單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡【排序和篩選】組中的【篩選】按鈕 ，單擊【員工姓名】字段名右側(cè)的下拉按鈕 ，在彈出的下拉菜單中選擇【按顏色篩選】命令，在彈出的級(jí)聯(lián)菜單中選擇需要篩選出的顏色效果，如圖3-10所示。?

圖3-10

Step03 查看篩選結(jié)果。經(jīng)過上步操作，即可篩選出員工姓名列中填充了橙色的新員工記錄，如圖3-11所示。

圖3-11

技能拓展—對(duì)篩選后的數(shù)據(jù)排序?

單擊列單元格表頭字段名右側(cè)的下拉按鈕后，在彈出的下拉菜單中選擇【升序】命令或【降序】命令，可以對(duì)篩選后的數(shù)據(jù)再進(jìn)行升序或降序排列。

實(shí)戰(zhàn)：對(duì)員工業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行高級(jí)篩選

自定義篩選雖然具有一定的靈活性，但仍然是針對(duì)單列單元格數(shù)據(jù)進(jìn)行的篩選。如果需要對(duì)多列單元格數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，則需要分別單擊這些列單元格表頭字段名右側(cè)的下拉按鈕 ，在彈出的下拉菜單中進(jìn)行設(shè)置。

當(dāng)需要進(jìn)行篩選的數(shù)據(jù)列表中的字段比較多，篩選條件比較復(fù)雜時(shí)，使用高級(jí)篩選功能在工作表的空白單元格中輸入自定義篩選條件，就可以擴(kuò)展篩選方式和篩選功能。例如，要在【員工業(yè)績(jī)表】中篩選出累計(jì)業(yè)績(jī)額超過200000，且各季度業(yè)績(jī)額超過20000的記錄，具體操作步驟如下：

Step01 執(zhí)行高級(jí)篩選。復(fù)制【數(shù)據(jù)表】工作表，并重命名為【業(yè)績(jī)平穩(wěn)員工】。在 J1:N2 單元格區(qū)域中輸入高級(jí)篩選的條件，單擊【排序和篩選】組中的【高級(jí)】按鈕 ，如圖4-1所示。

圖4-1

技術(shù)看板

進(jìn)行高級(jí)篩選時(shí)，作為條件篩選的列標(biāo)題文本必須放在同一行中，且其中的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)表格中的列標(biāo)題文本應(yīng)完全相同。在列標(biāo)題下方列舉條件文本，有多個(gè)條件時(shí)，各條件為“與”關(guān)系的將條件文本并排放在同一行中，為“或”關(guān)系的要放在不同行中。?

Step02 設(shè)置高級(jí)篩選。打開【高級(jí)篩選】對(duì)話框，在【列表區(qū)域】文本框中引用數(shù)據(jù)篩選的A1:H22單元格區(qū)域，在【條件區(qū)域】文本框中引用篩選條件所在的J1:N2單元格區(qū)域，單擊【確定】按鈕，如圖4-2所示。

圖4-2

技術(shù)看板

在【高級(jí)篩選】對(duì)話框中選中【在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果】單選按鈕，可以在數(shù)據(jù)原有區(qū)域中顯示篩選結(jié)果；選中【將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置】單選按鈕，可以在出現(xiàn)的【復(fù)制到】文本框中設(shè)置準(zhǔn)備存放篩選結(jié)果的單元格區(qū)域。

Step03 查看篩選結(jié)果。經(jīng)過上步操作，即可篩選出符合條件的數(shù)據(jù)，如圖4-3所示。

圖4-3

今天的知識(shí)點(diǎn)就講到這里啦，整體來說比較簡(jiǎn)單，但是非常實(shí)用。歡迎大家多多關(guān)注我們下期內(nèi)容哦~

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總結(jié)

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