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導讀：一、文件夾的作用，二、win文件夾的局限，三、Excel準文件夾的應用需求，四、Excel準文件夾的設置方法，五、Excel準文件夾的應用方法，六、Excel準文件夾的效果預覽

一、文件夾的作用

文件夾是專門裝整頁文件用的，主要目的是為了更好的保存文件，使它整齊規(guī)范。普通計算機文件夾是用來協(xié)助人們管理計算機文件的，主要作用是方便計算機文件的存儲、查閱、修改等操作；

二、win文件夾的局限

提Win文件夾的局限，并不是說他有什么不足之處，而是要說對一些特定文件來說有哪些特殊需求，Win文件夾無法實現(xiàn)。在不打開文件時，能了解到有關文件的最多相關信息的是在win文件夾中通過【查看】里面的【詳細信息】，所提供的屬性選項來實現(xiàn)的。主要有文件的：名稱、創(chuàng)建修改查看日期、類型、大小等，而這此屬性信息除名稱外都是系統(tǒng)自動生成，無法手工修改。這就出現(xiàn)了Win文件夾的第一個局限，無法在文件夾中直觀查看文件的更多摘要，比如，合同的起止日期、標的、責任人等；而在文件夾中直接顯示合同到期提醒就更不用提了，這是第二個局限；第三個局限是，大家應該都遇到過，多個文件存放在同一個文件夾，當需要發(fā)送郵件或發(fā)送微信是不能整個文件夾一下子發(fā)送，需要通過壓縮文件夾或逐個文件來發(fā)送，這是一個麻煩事。

三、Excel準文件夾的應用需求

要解決win文件夾局限問題，目前最省事、最簡單、最有效、是經(jīng)濟、最通俗的方法就是將Excel改造成可以存放文件的文件夾，將Excel的強大功能運用到文件夾的屬性中。這時候，《Excel準文件夾》就應運而生了。目前有哪些文件類型需要用到《Excel準文件夾》呢？其實每一類型文件都需要用到，最少可以自己手動添加一些文件內(nèi)容的摘要。比如：合同PDF文件的存儲，就可以以列表清單形成臺帳的形式創(chuàng)建《合同PDF Excel準文件夾》，既方便查看合同掃描件，還可自動提醒合同期限。等等。以下將以合同PDF文件為例，介紹《Excel準文件夾》的設置與使用。有關合同臺帳設置合同到期自動提醒的方法，相信大家已了解不少，也有辦法再了解，本文不重復。

四、Excel準文件夾的設置方法

第一步， 將要建檔的合同文本轉(zhuǎn)換為PDF格式文檔，并保存到已知的文件夾中，以備調(diào)用(紙質(zhì)掃描、word轉(zhuǎn)換等方法自選)；第二步，選擇存放合同PDF文件的單元格區(qū)域，其次點擊【插入】，在插入選項卡中點擊【對象】，在彈出的對象對話框中點選新建對象類型【Packagr】，最后點擊【確定】(詳見圖1)；第三步，在彈出的的創(chuàng)建軟件包中點擊【瀏覽】，→在彈出的瀏覽對話框中選擇要存儲的文件的路徑雙擊文件名【……合同.pdf】，→確認文件名后點擊【下一步】(詳見圖2)；第四步，在彈出的創(chuàng)建軟件包中確認卷標名稱后點擊【完成】(詳見圖3)；第五步，調(diào)整Packagr對象大小與單元格區(qū)域大小相同，→然后點擊【保存】，完成設計(詳見圖4)。

圖1 選擇Packagr對象

圖2 瀏覽文件夾

圖3 確定合同文件

圖4 保存Excel文件

五、Excel準文件夾的應用方法

查看臺帳對應的PDF文件只需雙擊 Packagr對象圖標即可，跟文件夾操作是一樣的，確實簡單到?jīng)]朋友！如果是第一次打開則需要：雙擊Packagr對象圖標，→在彈出的打開軟件包內(nèi)容對話框中，點擊刪除【在打開這種類型的文件前始終詢問】選項的"√"，→最后點擊【打開】(詳見圖5)。

圖5 取消打開詢問

六、Excel準文件夾的效果預覽(詳見圖6圖7)

圖6 封面效果預覽

圖7 目錄效果預覽

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總結(jié)

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