一起使用SharePoint工作流和BCS可以實現很多復雜的業務場景。

為什么使用BCS工作流？

比如，有一個簡單的費用報銷流程，客戶希望：僅當總費用超過某個限額時，工作流會把費用報告發送給審批者；如果低于這個限額，則自動審批通過。而每個人的限額是不同的，每個人的限額可以從某個外部系統中獲取到。我們可以考慮利用BCS獲取到這個數據。如果這個數據是通過外部數據列表暴露在SharePoint的，工作流就可以查詢到這個數據。

支持的工具

一般來講，我們有2種工具來設計BCS工作流。一是采用SharePoint Designer 2010提供的開箱即用的Activity來設計，再有，就是使用Visual Studio。

設計時需要牢記的幾點

設計BCS工作流時，有幾個點非常重要。

工作流不能關聯到外部數據列表

在SharePoint 2010里，工作流不能直接關聯到外部數據列表。這是因為外部數據不是保存在SharePoint里，所以當列表條目發生變化時無法通知給工作流。但這并不意味著外部數據無法使用工作流。我們可以創建一個站點工作流，或者為某個常規列表（如文檔庫）創建一個工作流，并讓這個列表從外部數據列表讀取/更新數據。當然，我們也可以將外部數據列表項作為SPD任務處理的目標，盡管任務鏈接總是外部數據列表項沒有標題。

訪問BCS的工作流必須以服務賬號運行，即使在身份模擬步驟下

工作流會一直以服務賬號來運行（一般是IIS的應用程序池賬號），并且只有當使用Secure Store Service或者RevertToSelf（因為安全原因，默認情況下被關閉）時才支持工作流。這樣的限制是為了保護SharePoint受到惡意模型/開發人員的攻擊。因為對后臺系統的訪問總會以某個服務賬號觸發，所以我們無法跟蹤到底是誰修改了數據。要解決這個問題，我們可以讓工作流把SPUser的名稱傳遞到外部數據列表的某個列，或者是某個使用BDC API的自定義Activity，但這僅僅是為了信息追蹤的目的而不是一個可靠的安全保護措施。

如何設計BCS工作流？

使用SPD List Item Activity和使用外部數據列表是非常類似的，2者最大的差別是對于SPD List Item Activity，我們識別它時需要使用其Identifying列而不是ID。

使用SPD Activity構建安全限額工作流

接下來我們開始設計前面提及的費用報銷工作流。

• 在SPD中創建外部內容類型，命名為SafeLimit；
  • 有2個字段：EmployeeID和安全限額的值
• 使用SafeLimit外部內容類型，創建外部數據列表，命名為SafeLimits；
• 創建一個名稱為ExpenseReports的文檔庫；
  • 添加一個EmployeeID的新列
• 在SPD中，打開ExpenseReports文檔庫；
• 點擊"New List Workflow"；
• 為工作流起一個名稱，并且輸入描述信息，然后點擊下一步；
• 添加一個"Set Workflow Variable"的動作；
• 點擊工作流變量鏈接，點擊"Create New Variable"，命名為 SafeLimit；
• 點擊"Value"，然后 點擊按鈕 創建外部數據列表查詢；
• 選擇SafeLimits外部數據列表作為數據源；
• 選擇顯示Safe Limit的字段Limit；
• 選擇EmplyeeID；
• 點擊對話框中的按鈕，在新對話框中選擇"Current Item"，然后再選擇EmployeeID。

完成上面的操作后，結果如下圖?，F在可以選擇SafeLimit變量，并且在工作流中使用它來作決策了。

備注：當點擊"Ok"后，會有一個如下的警示信息。這對于外部數據列表來講是正常的，無需在意。它只是告訴我們如果外部數據列表項目沒有唯一值，那么系統將返回第一個找到的項目。

小提示：關于Activity用法和常見錯誤

什么情況下使用這些Activity？

• 如果需要從外部數據列表中讀取一小部分列，并且在工作流中使用它們。
  • 從同一個外部數據列表中讀取多個值并不會緩沖該條目。正因為如此，Activity會對每個要讀取的列首先調用Read List方法，然后再調用Read Item方法。所以，如果我們要讀取一個包含1000個條目的列表的10個屬性值，系統需要發起20個對BDC的調用，并且最終從后臺系統中讀取到20010個條目。
• 如果需要創建、更新或者刪除外部數據列表的一小部分條目。

需要牢記在心的內容

• 如果要查找某一個條目，如某個員工的辦公室編號，但系統返回的值是Null，我們無法確定是返回了0個條目還是1個條目，我們只知道值是Null，這時候我們該怎么辦呢？我們可以首先確認該條目是否存在，如：根據員工 姓名或ID找到該員工。如果該員工存在，然后再找到其辦公室編號；如果是Null，那我們就知道該員工沒有辦公室編號了。
• 在外部數據列表中創建新的條目后，從同一工作流對該條目的任何修改都必須通過Create List Item方法返回的BDC Identity反饋到該條目。如果嘗試通過從所有列中找值的方式來找到該條目，肯定會導致失敗。
• 絕對無法從已有的條目中讀取BDC Identity的值，必須通過找非BDC Identity列的值方式才可以找到已有的條目。

轉載于:https://www.cnblogs.com/dwang/archive/2010/06/19/1761002.html

總結

以上是生活随笔為你收集整理的SharePoint 2010: 设计BCS工作流的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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