第五章、采购过程
一、采購(gòu)過(guò)程概述
一般的采購(gòu)過(guò)程包括從最初的需求識(shí)別到最終滿足該需求所發(fā)生的所有采購(gòu)活動(dòng)。
1、合同授予前階段和合同授予后階段
劃分采購(gòu)階段的作用：
- 強(qiáng)調(diào)了采購(gòu)人員在采購(gòu)之后在管理合同履行中的作用，并且直到整個(gè)采購(gòu)?fù)瓿?#xff1b;
- 強(qiáng)調(diào)了合同與供應(yīng)商管理在成功完成采購(gòu)任務(wù)中的重要性；
- 有助于區(qū)分那些在合同授予之前和之后都會(huì)發(fā)生的一些過(guò)程。如將供應(yīng)商評(píng)估與供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估分開(kāi)是很重要的。
2、合同授予之外：供應(yīng)商關(guān)系
根據(jù)采購(gòu)環(huán)境的不同，有各種采購(gòu)方式：
- 現(xiàn)貨購(gòu)買：一次性采購(gòu)，當(dāng)時(shí)可能得到的最好的條款；
- 常規(guī)交易：將重復(fù)的采購(gòu)給予一組首選的供應(yīng)商；
- 固定合同：與供應(yīng)商簽訂一定時(shí)期內(nèi)所商定的供應(yīng)條款；
- 單一供應(yīng)源：完全從一家供應(yīng)商采購(gòu)；
- 戰(zhàn)略聯(lián)盟：與供應(yīng)商在某特定領(lǐng)域建立的長(zhǎng)期互惠合作關(guān)系；
- 合作伙伴關(guān)系：為了協(xié)作解決問(wèn)題與發(fā)展，針對(duì)一系列問(wèn)題所建立的密切、長(zhǎng)期合作關(guān)系。
以上哪種關(guān)系是“正確的”？基本取決于：
- 所采購(gòu)物品的特性與重要性；
- 供應(yīng)商的能力、合作與績(jī)效、信任度；
- 地理距離；
- 供應(yīng)伙伴的兼容性；
- 組織和采購(gòu)職能的目標(biāo)與優(yōu)先性；
- 供應(yīng)市場(chǎng)條件。
二、結(jié)構(gòu)化過(guò)程的必要性
1、結(jié)構(gòu)化/標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)過(guò)程的好處
- 可以保證所有需要執(zhí)行的任務(wù)得到了執(zhí)行，不出現(xiàn)遺忘；
- 保證過(guò)程中協(xié)作各方之間有充分的協(xié)調(diào)；
- 有助于保持過(guò)程和結(jié)果的一貫性，避免隨意性帶來(lái)的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)；
- 可以防止沖突和次優(yōu)行為；
- 可以提高效率；
- 有助于實(shí)施良好的治理和管理控制；
- 可以將良好實(shí)踐進(jìn)行歸檔和分享，以支持持續(xù)改進(jìn)；
- 有助于與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)保持一致；
- 有利于過(guò)程分析、問(wèn)題解決和改進(jìn)；
- 幫助對(duì)采購(gòu)人員、系統(tǒng)和技術(shù)和其他資源的系統(tǒng)化開(kāi)發(fā)；
- 可以將一些采購(gòu)任務(wù)轉(zhuǎn)移給非采購(gòu)專業(yè)人員；
2、良好實(shí)踐和最佳實(shí)踐
良好實(shí)踐：
- 有效率和有效力地達(dá)到預(yù)期效果的技術(shù)、方法、過(guò)程和程序；
- 基于可學(xué)習(xí)的和可重復(fù)的程序，這些程序在實(shí)踐中經(jīng)過(guò)時(shí)間和不同場(chǎng)合的證明。
最佳實(shí)踐：保證組織的政策和實(shí)踐反映所處行業(yè)的最高標(biāo)準(zhǔn)。
實(shí)施最佳實(shí)踐的多種途徑：
- 實(shí)踐分享：行業(yè)論壇、知識(shí)庫(kù)和繼續(xù)教育；
- 申請(qǐng)質(zhì)量獎(jiǎng)；
- 對(duì)標(biāo)：設(shè)立標(biāo)桿，向優(yōu)秀的學(xué)習(xí)。
三、識(shí)別和定義需求
1、請(qǐng)購(gòu)
請(qǐng)購(gòu)單一般包括：
- 所需產(chǎn)品的描述；
- 數(shù)量；
- 交貨日期；
- 內(nèi)部部門代碼；
- 請(qǐng)購(gòu)者的名字及日期。
2、對(duì)需求提出建議
目的是：
- 便于澄清；
- 對(duì)過(guò)高的規(guī)格或不必要的變更提出建議；
- 建議比所請(qǐng)購(gòu)物品質(zhì)量更高或價(jià)格更低的替代方案。
3、定義需求
建立需求的詳細(xì)描述，以便于供應(yīng)商溝通。詳細(xì)描述的形式：
- 規(guī)格；
- 服務(wù)水平協(xié)議；
- 合同條款。
4、規(guī)格
一份有效的規(guī)格的目的和增值是：
- 定義需求：鼓勵(lì)所有利益相關(guān)者認(rèn)真考慮他們真正需要什么，這種需求是否是唯一的、最為成本有效的或增值最大的方案；
- 清晰地與供應(yīng)商溝通；
- 減少關(guān)于需求、質(zhì)量和適合性的疑問(wèn)、歧義、誤解、爭(zhēng)議等；
- 提供一種評(píng)價(jià)所供應(yīng)貨物或服務(wù)的質(zhì)量或符合性的方法；
- 幫助實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和一致性。
有兩種主要的規(guī)格類型：一致性規(guī)格、性能規(guī)格（功能規(guī)格）。
① 一致性規(guī)格
定義：采購(gòu)方詳細(xì)給出所要求的產(chǎn)品、零件或材料必須由什么構(gòu)成。供應(yīng)商的任務(wù)僅僅是與采購(gòu)方所提供的描述保持一致。
一致性規(guī)格有以下幾種形式：
- 工程圖、設(shè)計(jì)圖或藍(lán)圖；
- 化學(xué)式或原料配方；
- 品牌名稱、型號(hào)名稱：如果市場(chǎng)上銷售的產(chǎn)品能夠滿足需求；
- 產(chǎn)品樣品：要求供應(yīng)商按照樣品的特征和特性復(fù)制；
- 符合公認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)格。
② 性能規(guī)格
定義：采購(gòu)方從功能、性能水平和相關(guān)輸入?yún)?shù)與運(yùn)行條件等方面，描述自己希望能得到什么樣的材料。限定了所要達(dá)到的功能。
性能規(guī)格包括下列內(nèi)容：
- 在規(guī)定公差內(nèi)，所要達(dá)到的功能；
- 影響性能的一些關(guān)鍵過(guò)程輸入，包括可用的公共設(shè)施；
- 所處的運(yùn)行環(huán)境和條件；
- 要求產(chǎn)品與過(guò)程中其他要素如何連接；
- 要求的質(zhì)量水平；
- 要求的安全水平和控制；
- 要求的環(huán)境性能水平和控制；
- 用于測(cè)量是否達(dá)到期望功能的標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)和方法。
③ 性能規(guī)格的優(yōu)點(diǎn)
- 制定性能規(guī)格更加容易、更加便宜；
- 不依賴采購(gòu)人員的技術(shù)知識(shí)，供應(yīng)商也許更了解所需的材料；
- 供應(yīng)商可以制定最佳的、成本最低的解決方案；
- 供應(yīng)商承擔(dān)較大的規(guī)格風(fēng)險(xiǎn)；
- 有更寬的供應(yīng)商基礎(chǔ)。
④ 采購(gòu)在制定規(guī)格中帶來(lái)增值
- 關(guān)于供應(yīng)市場(chǎng)的知識(shí)。是否有可用的標(biāo)準(zhǔn)間，是否有可用的有能力的供應(yīng)商等；
- 在制定規(guī)格前與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，討論可能的方案；
- 利用采購(gòu)的商務(wù)知識(shí)，例如是否需要在規(guī)格中包括響應(yīng)時(shí)間、維護(hù)保養(yǎng)范圍、零備件可用性等；
- 利用采購(gòu)在法務(wù)方面的知識(shí)，例如需要符合健康與安全、環(huán)境保護(hù)及采購(gòu)方法等方面的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求；
- 利用采購(gòu)在品種減少、價(jià)值分析、成本降低等方面的專業(yè)技能。
⑤ 供應(yīng)商早期參與（ESI, Early supplier involvement）
目的：讓符合資格的供應(yīng)商對(duì)于產(chǎn)品或服務(wù)設(shè)計(jì)的改進(jìn)、生產(chǎn)成本的降低等主動(dòng)提出建議，貢獻(xiàn)其技術(shù)專長(zhǎng)。
好處：
1.實(shí)現(xiàn)相對(duì)短期的組織收益：技術(shù)規(guī)格更精確更易達(dá)到，提高質(zhì)量、縮短開(kāi)發(fā)時(shí)間等；
2.長(zhǎng)期收益：ESI可以作為與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期伙伴關(guān)系的催化劑。
弊端：
1.可能造成產(chǎn)品是按照該供應(yīng)商的能力所設(shè)計(jì)的；
2.供應(yīng)商可能難以一如既往的提供高質(zhì)量的服務(wù)；
3.保密性和安全性問(wèn)題。
四、制定合同條款
1、合同條款
條款分為：
- 明示條款：合同雙方在合同中明確申明和認(rèn)可的條款。
- 默示條款：普通法和成文法本身認(rèn)為存在的條款，無(wú)論是否在合同中被明確指出，都將構(gòu)成合同的一部分。
2、服務(wù)水平協(xié)議（SLA）
是績(jī)效要求的正式說(shuō)明，詳細(xì)且準(zhǔn)確的規(guī)定了服務(wù)供應(yīng)商將要提供的服務(wù)性質(zhì)與服務(wù)水平。
一般包括以下內(nèi)容：
- 包括什么服務(wù)；
- 服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)或水平；
- 活動(dòng)、風(fēng)險(xiǎn)和成本的責(zé)任分配；
- 如何監(jiān)控和評(píng)審服務(wù)于服務(wù)水平，使用什么評(píng)估措施，出現(xiàn)問(wèn)題如何解決；
- 如何管理投訴與爭(zhēng)議；
- 何時(shí)及如何評(píng)審和修訂協(xié)議。
有效的SLA可以帶來(lái)以下增值效果：
- 將注意力集中于實(shí)際涉及的和獲得的服務(wù)；
- 明確客戶的真正服務(wù)要求，削減沒(méi)有必要的或不增值的服務(wù)；
- 可以使客戶更好地了解他們得到什么服務(wù)、他們有權(quán)期待什么、服務(wù)提供商能提供什么額外的服務(wù)；
- 可以使客戶更好地了解服務(wù)的成本是什么；
- 有助于對(duì)服務(wù)和服務(wù)水平進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)審；
- 便于客戶報(bào)告未能達(dá)到服務(wù)水平的情況，有助于解決問(wèn)題和改進(jìn)；
- 促進(jìn)服務(wù)提供商和客戶之間的理解與信任。
五、供應(yīng)商選擇
1、供應(yīng)商評(píng)估或資格預(yù)審
采購(gòu)文獻(xiàn)中常提到的模型：10C.
Ray Carter的最初框架：
- 供應(yīng)商履行合同的能力（Competence）;
- 供應(yīng)商滿足采購(gòu)組織目前和未來(lái)需求的產(chǎn)能（Capacity）；
- 供應(yīng)商對(duì)關(guān)鍵價(jià)值要素和與采購(gòu)組織保持長(zhǎng)期關(guān)系的承諾（Commitment）；
- 有現(xiàn)車的控制系統(tǒng)，用以監(jiān)控和管理資源與風(fēng)險(xiǎn)（Control Systems）；
- 現(xiàn)金資源，確保供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況和穩(wěn)定性（Cash Resources）；
- 在交付和改進(jìn)質(zhì)量與服務(wù)水平中的一致性（Consistency）；
- 成本（cost）；
- 供應(yīng)商與組織的兼容性（Compatibility）；
- 合規(guī)性（Comp;iance），符合環(huán)境、社會(huì)責(zé)任等的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)；
- 有效溝通（Communication Efficiency），支持供應(yīng)鏈中的協(xié)作與協(xié)調(diào)；
六、合同授予
1、競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)或投標(biāo)
| 采購(gòu)的價(jià)值足夠高 | 不可能精確估算生產(chǎn)成本 |
| 規(guī)格必須明確，潛在供應(yīng)商清楚了解完成合同所涉及的成本 | 價(jià)格并非唯一或最重要的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn) |
| 市場(chǎng)上有足夠數(shù)量的潛在供應(yīng)商 | 隨著合同的進(jìn)展，可能對(duì)規(guī)格進(jìn)行改變 |
| 潛在供應(yīng)商必須在技術(shù)上合格 | 特殊工裝或設(shè)置成本是要求中的重要因素 |
| 必須有進(jìn)行招標(biāo)的充足的時(shí)間 |
2、招標(biāo)管理
招標(biāo)的兩種主要方法：
- 邀請(qǐng)招標(biāo)：對(duì)符合資格的3~10家供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)；
- 公開(kāi)招標(biāo)：對(duì)任何潛在投標(biāo)人開(kāi)放。
邀請(qǐng)招標(biāo)的好處：
- 對(duì)于采購(gòu)方和供應(yīng)商耗時(shí)少、成本低；
- 后期的技術(shù)能力出現(xiàn)問(wèn)題的可能性小；
3、分析報(bào)價(jià)與投標(biāo)
分析投標(biāo)標(biāo)書(shū)要考慮的要點(diǎn)：
用于分析投標(biāo)標(biāo)書(shū)的檢查表
4、合同談判
定義：一個(gè)買家和一個(gè)賣家，為了對(duì)商業(yè)交易的所有方面達(dá)成可接受的協(xié)議或妥協(xié)，而進(jìn)行的計(jì)劃、評(píng)審和分析的過(guò)程。
在合同談判中，采購(gòu)的主要目標(biāo)是：
- 對(duì)于所指定的質(zhì)量獲得公平合理的價(jià)格；
- 使供應(yīng)商按時(shí)履行合同；
- 對(duì)合同履行方式實(shí)施某種控制；
- 說(shuō)明供應(yīng)商與采購(gòu)方進(jìn)行最大程度的合作；
- 與勝任的供應(yīng)商建立穩(wěn)固而持久的關(guān)系。
七、合同或供應(yīng)商管理
1、采購(gòu)到付款（P2P）周期
2、合同管理
合同管理：旨在保證雙方履行他們的責(zé)任并達(dá)到合同期望結(jié)果的過(guò)程。
合同管理包括以下關(guān)鍵過(guò)程：
- 合同制定；
- 合同的行政管理：①合同的維護(hù)、更新與變更控制；②合同數(shù)據(jù)庫(kù)管理；③預(yù)算與成本/收費(fèi)監(jiān)控；④采購(gòu)到付款程序；⑤管理報(bào)告；⑥爭(zhēng)議解決；
- 管理合同績(jī)效：制定服務(wù)水平協(xié)議和績(jī)效測(cè)量指標(biāo)，闡明期望的合同輸出。
- 合同評(píng)審：采購(gòu)方與供應(yīng)方的合同經(jīng)理應(yīng)當(dāng)定期評(píng)審合同的進(jìn)度、績(jī)效、一致性和交付。
- 供應(yīng)商關(guān)系管理：發(fā)展與供應(yīng)商的關(guān)系；制定并應(yīng)用供應(yīng)商激勵(lì)措施；管理和解決沖突；開(kāi)發(fā)協(xié)作和互相支持的方法；
- 合同的續(xù)訂或終止。
積極主動(dòng)的合同管理可以帶來(lái)很多增值：
- 改進(jìn)合同制定與管理中的風(fēng)險(xiǎn)管理；
- 提高供應(yīng)商的符合性和承諾；
- 促進(jìn)和推動(dòng)日常關(guān)系發(fā)展與績(jī)效改進(jìn)；
- 更好的資金價(jià)值。
3、供應(yīng)商管理
定義：是采購(gòu)的一方面工作，涉及供應(yīng)商基礎(chǔ)合理化、供應(yīng)商的選擇、協(xié)調(diào)、績(jī)效評(píng)估、潛力開(kāi)發(fā)以及在合適的情況下建立長(zhǎng)期協(xié)作關(guān)系。
積極主動(dòng)的供應(yīng)商關(guān)系管理能帶來(lái)巨大的增值：
- 開(kāi)發(fā)少數(shù)幾個(gè)可靠的供應(yīng)商，則公司在識(shí)別，評(píng)估和培訓(xùn)新供應(yīng)商方面所用的成本更低；
- 能夠逐步解決質(zhì)量及其他問(wèn)題，取得持續(xù)改進(jìn)；
- 良好的關(guān)系產(chǎn)生善意；
- 更好的激勵(lì)供應(yīng)商，爭(zhēng)取最佳績(jī)效；
- 供應(yīng)商失敗或績(jī)效不佳的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)降低。
因此，在簽訂合同后，采購(gòu)方仍要負(fù)起以下責(zé)任：
- 定期與供應(yīng)商保持聯(lián)絡(luò)，以便檢查進(jìn)度并確保對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行討論；
- 對(duì)照協(xié)議的條款和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)控供應(yīng)商績(jī)效；
- 調(diào)動(dòng)供應(yīng)商的積極性；
- 與供應(yīng)商共同解決績(jī)效問(wèn)題；
- 與供應(yīng)商共同解決出現(xiàn)的任何關(guān)系問(wèn)題或爭(zhēng)議。
4、供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估或供應(yīng)商等級(jí)評(píng)定
供應(yīng)商等級(jí)評(píng)定有兩種基本方法：
- 供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表：對(duì)每個(gè)要素賦予一個(gè)權(quán)重，就可將績(jī)效歸為良好，滿意或不滿意等。易于實(shí)施，但比較寬泛和主觀；
- 要素評(píng)級(jí)法（Factor Rating Method）.
以上兩種方法都不能診斷出績(jī)效下滑的原因，也沒(méi)有指出解決這些問(wèn)題該做些什么。
5、供應(yīng)商開(kāi)發(fā)
定義：采購(gòu)方為了提高供應(yīng)商績(jī)效和能力以滿足自己短期或長(zhǎng)期的供應(yīng)需求，而對(duì)供應(yīng)商實(shí)施的活動(dòng)。
供應(yīng)商開(kāi)發(fā)有兩個(gè)總體目標(biāo)：
- 將供應(yīng)商能力提高到一個(gè)特定水平，集中于解決具體問(wèn)題，如降低成本、提高質(zhì)量等；
- 通過(guò)持續(xù)改進(jìn)，支持供應(yīng)商保持自身發(fā)展所需的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)：集中于提高供應(yīng)商進(jìn)行自身過(guò)程與績(jī)效改進(jìn)的能力，采購(gòu)方不直接干預(yù)。
改進(jìn)績(jī)效或關(guān)系差距的方法：
- 增強(qiáng)工作關(guān)系；
- 明確或提高績(jī)效目標(biāo)和測(cè)量指標(biāo)，并進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲；
- 將采購(gòu)組織的員工派到供應(yīng)商那（或反過(guò)來(lái)）進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)、咨詢、支持或聯(lián)絡(luò)；
- 提供資金；
- 在一個(gè)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中，提供按進(jìn)度分期付款，幫助改善供應(yīng)商的現(xiàn)金流；
- 租借機(jī)械、設(shè)備給供應(yīng)商；
- 允許供應(yīng)商使用IT 和 ICT系統(tǒng)與信息；
- 利用采購(gòu)組織的議價(jià)能力，幫助供應(yīng)商以優(yōu)惠價(jià)格獲得原料或設(shè)備；
- 在價(jià)值分析項(xiàng)目、全生命成本核算或其他專業(yè)領(lǐng)域提供幫助。
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