前言

工欲善其事必先利其器。
學習一點兒如何安排時間產出工作量的方法，對于生活也是很有必要的。

目錄：

• 前言
• 目錄：
• 自動堅持任務
• 批量處理
• 晨間流程
• 手邊管理法
• 專心模型
• 專注于單一目標
• 硬時間拖延
• 規劃過度也是拖延
• 反射思維與反省思維
• 雜亂無章
• 棘手問題
• 先視覺化再開始
• 內在動力
• 腦力預算
• 永不拖延：小結

上一篇在這里單核工作法1
原理1原理1
原理23原理23
原理45原理45
單核5：適用性適用性
單核6：顛倒優先級優先級
單核7：全景鬧鐘全景鬧鐘
單核8：小結單核8：小結
單核9：消減待辦任務消減待辦任務
單核10：忙碌謬論忙碌謬論
單核11：現在專注一件事現在專注一件事
單核12：現在專注一件事（下）現在專注一件事（下）
單核13：永不拖延（上）永不拖延（下）

自動堅持任務

如果下班前能把手頭的任務都做完，是不是感覺很棒？但是在早晨想要開始做點什么的時
候，有沒有遇到過困難？時間滴答流逝，而我們還在小事上糾結，沒想過究竟該做什么事。
瑪麗亞 · 奧西安吉娜在 1928 年的研究表明，“下班前把事情做完”和“明天早晨著手做事”兩者
其實是有沖突的。這與布魯瑪 · 蔡加尼克在 1927 年的發現一致，那就是我們更容易記住被
打斷的任務。
奧西安吉娜請實驗對象進行一些工作，例如折紙或者把德文譯為法文；并且在執行過程中突
然打斷任務，例如把東西掉在地上請他們幫忙撿起來。
被打斷長達 50 分鐘后，盡管沒有人要求他們回去做最初的工作，實驗對象還是顯示了繼續
工作的強烈愿望。我們想要完成已經開始的任務。這個愿望即使在休息期間也一直存
在。[13]
使用艾維 · 李方法，在下班之前寫下明天最重要的任務，這是讓明早開工更容易的第一步。
不過在任務進行一半的時候回家，效果會更好。自動堅持任務就是在下班前已經開始但尚
未完成的那項任務。

批量處理

匆忙癥（pre-crastination）是一種強迫傾向，看見小任務就想馬上開始做，長此以往，這些
雞毛蒜皮的小事反而更讓人身心交瘁。有人會拿這種辦法來對付拖延癥，但匆忙癥更像是拖
延癥的一種變形。
假設你站在 A 點，要拎起兩個桶中的任何一個放到 B 點，你會選擇接近 A 點的桶還是接近
B 點的桶呢？多數人會選擇離自己較近的桶，即使拎著桶走到 B 的距離要更長。[14]
這類似于一大早就在回復短郵件，到下午還忙著那些七零八碎的任務。一天到晚小任務做得
再多，也頂不了一個最重要的任務。這樣做的短期效果是苦勞大過功勞，長期效果是連苦勞
都落不著。
贏得小勝的感覺很棒，勢如破竹的感覺很棒。大腦想要完成已經開始的任務。[15] 閱讀一封
郵件只是把任務開了個頭，還得寫回復才算完成。匆忙癥背后最大的動機是強迫自己逃避大
任務，不管大任務多么重要。
與其每次收到賬單就去付款，不如把賬單收為一疊，統一安排一個每周付款時間。把類似的
任務放在一起批量處理，可以節省啟動時間。要戰勝拖延癥，最好是把重要的大任務拆解成
小任務來做，而不是用匆忙癥來逃避重點。

晨間流程

你走進辦公室，面臨著一項正要開工的新工程。工程規模相當大，都不知該從哪兒下手。你
沒有開始做，而是逃到咖啡機那里待了半個小時。終于，你回到辦公桌旁，開始在社交網站
上信步閑游，又一個上午就這么過去了。
怎么辦？晨間流程是你個人的一張清單，只需一次性寫好就能每天重復使用。要在其中按
時間順序列出一系列行動：行動 1、行動 2……可以偶爾對晨間流程進行反思和修改。
我的晨間流程是這樣的：1) 清理所有臨時占用辦公桌的紙張物品；2) 寫下最先想到的重要
任務；3) 清空電子郵件收件箱；4) 選擇一項任務開始做。注意，我的例子僅供參考，你應
該最清楚自己適合什么流程。
試試這個新習慣吧：一到辦公室，立即坐在辦公桌旁；把鬧鐘設置到分針的下一個豎直位置
（8:00、8:30，等等），但要不少于 25 分鐘；執行你的晨間流程，直到鬧鐘響鈴。
一套晨間流程可以點燃你的靈感引擎。一旦速度上來了，要保持步調就不需要太多的能量。
日復一日地執行你的晨間流程，外在規程就會變成習慣。

手邊管理法

手邊管理法是查爾斯 · 霍布斯在他的“時間力量系統”[16] 中提供的方法，就是讓需要的物件
能在手邊隨用隨取。把你的辦公桌想象為一個射擊標靶，由三個同心圓區域組成，自內向外
分別稱為 A 區、B 區和 C 區。
A 區是你坐著能輕松夠到的地方。除了用來完成當前單核任務的紙筆和小工具，這里不放任
何東西。B 區必須站起來才能夠到。這些地方放置今天估計要用到的物品。
其他東西都必須放到 C 區，即視野之外或者必須走幾步才能拿到的地方。挑戰就在于，要把
我們喜歡、在乎、總覺得會用到的東西放得遠遠的。然而這正是關鍵所在：用視覺安排反映
自覺意識，把優先級排列擺出來。
對于那些想看的雜志、有趣的新書、受命閱讀的打印材料，或者把它們寫在今天要做的快捷
清單上，或者將其納入歸檔。所謂歸檔，就是放到抽屜里、書架上，或者另一個選擇——丟
進垃圾桶。
手邊管理法與法國職業廚師的“各就各位”（mise en place）[17] 和日本生產車間的“5S 管理”[18]
有異曲同工之妙。通過實踐，讓手邊管理法成為習慣吧。每天安排兩三個時間點，花片刻時
間把 A 區、 B 區和 C 區整理好。

專心模型

克里斯蒂娜 · 本格森在射擊場花了 25 000 小時練習，才成為軍事精確射擊世界冠軍。在金牌
之路上，她培養了一種稱為專心模型 的方法。[19] 這一模型由三步構成。
你試圖專注在一項任務上，思想卻任意游蕩。第一步，要注意到你在想的事情是什么。今天
晚飯做什么吃？鄰居是不是對我有意見？應該幾點去學校接孩子？
第二步，想象一條時間線，把分心的想法置于其上。中間兩豎之間代表現在，左側是過去，
右側是未來。例如“幾點接孩子”會放在右側的水平線上。
最后，用一個此時此刻的中立想法來代替那些過去和未來的想法。例如，可以想想正在寫的
文檔應該怎么措辭，字號應該怎么設置，怎么把手指放在鍵盤上。
克里斯蒂娜對專心的定義是：不因過去和未來想法的干擾而分心。無求無憂，無疑無猜，不
刨根問底。人類大腦有一種很強大的能力，可以想象未來、分析過去。某些情況下，我們寧
愿暫時關掉這種能力。

專注于單一目標

從想法到行動，中間隔著一個拖延癥的距離。如果讓行動更具體可行，可能會縮小這道鴻
溝。我們把大任務分解成小任務，讓如何執行顯得更明確。只是要注意，任務太多同樣會導
致拖延。
對一項任務進行規劃可以鼓起干勁，原因恰恰在于這會讓我們看淡所有其他任務。做計劃的
時候細分出太多任務，就會找不到重點所在。這些任務足夠具體了，但問題是數量太多，沒
有一項能引起我們的重視。
對于一份看重的任務，如果發現目標之間有沖突或者預期不太可能達到目標，我們的決心就
會動搖。規劃分解出太多的任務，讓資源有限的事實更加突出。我們的時間、注意力和能量
沒這么多，負擔不起這些事情來。[20]
創建目標這件事不應該被視為獨立任務，而應該是一項系統工作，其中的一個個目標是互相
關聯的。在一份過度冗長的待辦清單中，多數任務都會處于未完成狀態。這不僅是因為任務
太多，清單的長度本身也動搖了投入的決心。
將快捷清單限制為 5 項任務，每周對集草器清單進行除草，減少受服務生效應干擾的任務數
量。要用好單核工作法，你應該只拆分當前在做的任務，而不要去拆分其余的任務。

硬時間拖延

研究表明，人們會預期未來有更多寬裕的時間，而不是現在。[21] 有趣的是，對于能立即獲
得獎勵的任務，人們也傾向于日后去做；特別是對于那些有效期很長的機會，我們的拖延會
更嚴重。
蘇珊 · 舒和阿耶萊特 · 格尼茨對此進行了研究。[22] 結果表明，在一個城市逗留兩星期的游客
比那些住這里一年或更長時間的居民看到的標志性建筑多得多。如果我們要在巴黎住上一
年，“去看埃菲爾鐵塔”就不是什么今天要辦的大事。
舒和格尼茨還分發了兩種禮券，可以到本地一家高級法式茶餐廳領取一份蛋糕和飲品。第一
組禮券的有效期是三周，第二組禮券的有效期是三個月。
在收到禮券的時候，有效期較長的那一組人對自己會去兌獎的信心高出很多。結果，禮券有
效期較短的第一組實際兌獎的概率是第二組的 5 倍。
游覽地標建筑和兌換茶點都是硬時間任務。要么無所謂，干脆不做；要做就立馬在日程表上
安排好。想吃到免費蛋糕嗎？當時一收到禮券，就要立刻定好哪天去兌獎。

規劃過度也是拖延

在事情開始前花太多時間進行規劃也是拖延。你為工作進行了規劃，卻沒有按規劃去工作。
原因可能是一項大任務的產出不夠明確，也可能是對新問題沒把握，擔心別人會議論自己。
牛頓對慣性的定義是：物體會保持其現有的靜止或運動狀態。[23] 借用到心理學上，瑪麗亞 ·
奧西安吉娜證明，只要開始一項任務，我們就會產生想繼續把它做完的強烈愿望。[24]
面對一項大任務，提前把每件事都規劃好不等于推動進展。只要工作沒有展開，我們就會感
到阻力，不想執行規劃好的事情。盡管服務生效應可以讓規劃中的事情出現在腦海里，[25]
但是不按規劃工作就不會取得任何成果。
過度規劃是盲目的。一套巨細靡遺的規劃可能才執行到 20% 就發現需要調整工作重心。在
這種情況下，之前 80% 的規劃都白做了。更好的做法是先開始，一邊做一邊找方法。
要考慮任務的目的。如何取得利益關系人所期待的成效？規劃下一步行動，這樣可以花最小
的力氣讓任務進入運動狀態。按照規劃進行工作，然后從別人那里獲得反饋。之后保持速度
就容易多了。

反射思維與反省思維

想象這樣一個模型：有兩臺思考機器在大腦里并行工作，它們互相協作，互相發送信息。可
以稱它們為系統 1 和系統 2。[26] 集中注意力在一項任務上的能力非常依賴于系統 2 的工作
狀況。
系統 1 負責快速的自動思考。它反應速度很快（reflexive），可以稱作反射思維。它有時會
有點瘋狂，并不需要多少能量。另一方面，自控能力對它不起作用。例如，我們聽到別人叫
我們的名字就會轉過頭去。系統 1 會自動完成這件事，不需要花力氣認知。
系統 2 對思考和行為進行控制。它負責深思熟慮（reflective），可以稱作反省思維。在系統
1 發來瘋狂想法的時候，它要進行清醒的評估，然后做出最終決策，選擇要把注意力放到哪
里。系統 2 的容量受制于我們有限的工作記憶。
更多的時候，我們需要自我控制，所以反省思維的工作很容易超負荷。不過系統 2 天生懶
惰，過量的刺激反而會讓它破罐破摔。例如，來自智能手機的通知聲會讓你無法將注意力保
持在最重要的任務上。
那些覺得自己很忙的人會偏向自私的選擇，做出膚淺的判斷，使用攻擊性的語言。[27] 你坐
在家里想要專心寫一份重要的商業信函，而孩子卻在一邊玩耍喧鬧。這時你也許會突然失去
控制，對他們吼出嚴厲的話。

雜亂無章

有種叫撿破爛的病會讓人收集很多沒用的東西，把自己的空間和時間完全堆滿。別對號入
座，你也許沒有這么嚴重的病情，但至少應該知道：辦公室的雜亂無章會降低生產力，同時
也可能提高創造力。
凱琳 · 沃斯和她的同事為此做了一些有趣的實驗。她請參與者寫出乒乓球的 10 種創新用
途。結果證明，身處雜亂房間中的一組做得比整潔房間中的另一組更好。
在她的另一項實驗中，身處雜亂房間中的人更容易選擇標著“創新”的產品而不是標著“經
典”的產品。整潔有序的環境似乎會激活因循守舊的思維模式，而雜亂無章的環境刺激你嘗
試新鮮事物。[28]
不過也有一些研究結果證實，無關的周邊視覺刺激會偷走注意力。[29] 很多人的經歷與之相
符：在被多種聲音環繞的情況下，很難專注在自己的任務上。
保持你的桌面整潔，不留雜亂。如果有兩星期沒碰過的文件，必須將其移除——不管它們看
上去多有趣、多有用。如果要開研討會或者醞釀新想法，咖啡廳和室外漫步是更好的選擇。

棘手問題

你正在處理一項說不清的問題。信息是混亂的，客戶有好幾方，決策人眾多，而更不幸的是
他們的優先級彼此沖突。面對這種棘手問題（wicked problem）時，設計思維可能要比分析
思維更有用。[30]
分析思維是在現實世界中進行可控的實驗，以客觀事實為準；而設計思維是建模并合成一個
未來世界。后者在此可能更加實用。[31] 分析師思考的是一件事是否真實；而設計師思考的
是一件事能否利用。
在設計思維中，對問題進行定義是解決方式的一環。舉例來說，首先提出：“如何用開罐器
打開金槍魚罐頭？”這種方式可行，但應該考慮的是，要打開罐頭，有沒有更便利、更現實
的辦法。也許可以不用傳統的開罐器。
所有的設計都是重新設計。你要以現有事物為起點來構建或者即興創作新事物。這種建設性
的問題解決起來常常很有趣，很容易投入進去。你一次又一次地把問題拆開又重新組合，一
切都是新鮮的。
斯坦福大學發展出一套設計思想，遵循這樣的流程：共情、定義、創意、原型、測試。[32]
每一個步驟開始于發散思維，尋找變數；接下來進行收斂思維，測試創新組合。

先視覺化再開始

在一項大任務開始之前，視覺化有時能幫你戰勝拖延。這里說的可不是什么繪制項目的詳細
圖表，控制成本、質量、時間的巴恩斯三角之類，[33] 而是進行一些分析，增強對事情的認
識。
(1) 首先，寫出你想得到哪些效果。效果并不等于你做的東西。以撰寫一份銷售報告為例，
其真正的效果是提供有用的決策依據，讓公司主管進行產品管理時有據可循。
(2) 從第一步所列效果中選出最重要的一項，重新寫在一張白紙的中心，進而畫成思維導圖
[34]，周圍輻射出與此相關的角色和人員。誰會從這個效果中獲益？誰持有對你有幫助的重
要信息？誰是贊助人？
(3) 觀察第二步產生的思維導圖，想出一個能在短時間內驗證的最小化可行思路。要達到這
個效果，你現在能做的是什么？怎樣給別人展示并獲得反饋？你要尋求的不是贊美，而是第
二意見。
注意，最小化可行思路不一定要解決整個問題，甚至不一定要產生效果。對你來說，首要目
的是學習。解決問題的方向是否正確？下一小步要做什么？這對利益關系人有什么幫助？

內在動力

在進行機械性重復任務的時候，人的動力大都來自獎勵機制。一旦需要創造性思維，獎勵和
懲罰就會在現實中導致更差的表現。[35] 自主、專精和目的才是解決復雜問題的動力。
※ 自主（autonomy）體現為掌控感，你有權決定自己的工作時間、工作內容、工作方式等。
人們天生都是積極行動、樂意付出的。自主不等于完全獨立，而是你擁有選擇權，能按自認
為最佳的方式完成任務。
※ 專精（mastery）是一種心態，認為事情總是有改進的空間。你可以在各方面取得進步，
不論是弱項還是強項。這要求你付出努力，刻意訓練。專精經常讓你體驗到心流的美妙感
覺。面對的挑戰與自身能力完美匹配。
※ 目的（purpose）會帶來幸福，而它本身就是一種比幸福更強的驅動力。[36] 你想讓自己做
的事情有意義，想要把事情做好，想要成為比自己更偉大事物的一部分。正確設定目的，常
常能讓你獲得最大的獎勵，是其他途徑都難以達到的。
內在動力更勝于外部激勵，丹尼爾 · 平克在《驅動力》一書中對此進行了有力的闡述。[37]
不一定要當公司老板才關心這些事。想對抗拖延癥，你也可以努力增強工作中的自主、專精
和目的。

腦力預算

對職場人士來說，倒霉的一天經常是這樣：上午的時間用來處理意外出現的瑣事，有的事甚
至和工作無關；單調乏味的任務被推到午后；可是到了下午，你的大腦又開始后繼乏力。你
成了自我損耗（ego depletion）的受害者。
在大腦的進化過程中，前額皮質是最年輕的部分。有了它，我們才能想象當前不存在的事
物。這個本領當然是極好的，但也必須知道，相對于大腦的其他部分，較新、較復雜的前額
皮質要消耗更多的能量。排列優先級是很累的。[38]
選擇今天優先做什么，是前額皮質的苦差事。它必須思考當前還不存在的工作成果，比較這
些成果的價值。在早晨這段時間里，大腦的能量最多，[39] 因此最適合做全天計劃。[40]
在一天當中會出現新的東西，優先級有可能調整，別鎖死這道門。為了靈活起見，在一天開
始的時候，把潛在工作限制為 5 項，寫在快捷清單上。在早晨，你有充裕的腦力預算來做出
正確的選擇。
最后從快捷清單中選出最重要的任務，開始你的第一個單核時段。不要逃避困難、麻煩的任
務。現在是早晨，你有對付它們的能量。先吃掉最丑的青蛙，會讓你在接下來的一天里都充
滿自信。

永不拖延：小結

問：每天早晨我都清楚地想好要完成哪件任務，志在必得，但因為各種原因，并沒有開
始做，到下午卻又沒力氣做了。我該怎么辦？
答：做規劃和排列優先級主要是在大腦中稱為“前額皮質”的這一部分進行的。它工作起來特
別消耗能量，如果你拖到下午做，就可能出現燃料不足的情況。想要早晨一來就動手做某件
事，最好的方法是在頭天下班前，先給這項任務開個頭。我們的大腦有強烈的愿望想要繼續
已經開始的事情。
問：在開始新任務時，我常常會做詳盡規劃，安排好每一步。我愿意對事情有把握，不
想犯錯誤。不過實際花的時間總是超過預期。原因何在？
答：“規劃過度”不僅是一種拖延逃避的典型癥狀，還會消磨你想要完成任務的動力。規劃一
項任務的同時，也在削減對其他各項任務的承諾。詳細規劃了太多的子任務，會讓每項任務
看上去都無足輕重。看清前方的每一步，你會覺得成功之路太過艱巨。這會動搖你的決心。
問：在大家眼中，我這個人答應的多，完成的少。為什么我總要接下超過能力的事情
呢？
答：大腦有一個自然的傾向，認為未來會比現在有更多的松散時間。遙遠的截止期限讓事情
看上去更容易達成，從而導致我們接下超出完成能力的任務。這種現象叫作“時間不一致”，
我們在規劃未來時想著東，但該做事情的時候卻想著西。解決的藥方是在規劃中留出足夠的
時間，對于不想做的事要明確拒絕。

總結

以上是生活随笔為你收集整理的单核工作法13：永不拖延（下）的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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