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本文要點

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• 成功實施精益項目管理模式需要整個團隊的努力\
• 項目管理中的標準圖表可能不會清晰地向你展示你們是否正在改進\
• 團隊的生產能力、任務的周期時間和在制品的限制應成為精益管理人員的關注中心\
• 保持一個穩定的工作流程對精益項目管理來說至關重要\
• 在蒙特卡洛模擬的幫助下，你可以根據過去的表現預測團隊未來的生產能力

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你有沒有注意到，為領先一步甚至僅僅為跟上我們的日常職責就從未停止增長的節奏？追求更短的開發周期，更大的產品更新，更快的交付率，項目經理將他們的目光轉向“去操控”更精益的方法。同時，事實證明，如果你尚未準備好采用這種方式，那么采用不斷改進的文化并實現成功的精益項目管理模式可能就是一個不可能的任務了。\

團隊需要知道的，預計他們的工作方式將會發生變化。他們將不得不放棄多任務并行的習慣，以盡可能減少不必要的上下文切換和增加行動的效率。也許，成功實現精益最重要的部分就是由自我掌控他們那一部分過程構成的。每一個人都需要感受到她所肩負的任務的責任，并不斷尋求途徑給公司帶來更多價值。為了做到這一點，團隊成員應該在一定程度上有自行決定的自由。\

另一方面，管理者需要為團隊提升創造一個適宜的環境。擁有一個適合的分批任務規模至關重要，它能讓你形成一種既方便客戶又能使團隊可以正常運轉的“節奏”。較大的分批任務規模通常會放慢節奏，使工作流程更難預測。相反，較小會增加流轉速度，并使你能更頻繁地為客戶以較小的增量提供價值。因此，項目經理必須找到辦法幫助它往小的方向發展，為形成可預測可度量的價值流，讓流轉中的事務擁有類似的規模。\

她必須能很好地呈現出團隊正在如何提升，以及工作是如何通過其流程階段進行流轉的。從邏輯上講，第一步應實現一個看板以可視化你的團隊工作，因為這樣你就可以在任何時刻檢查誰在做什么了。此外，團隊之間的常規站立會議已經成為敏捷和精益公司的商標，它將讓每個人保持責任感。然而，這些不能為你精確評估你是否正在改進。不幸的是，在項目經理的兵工廠中大多數如PERT、甘特圖之類的經典圖表可能不會為你提供你所需要關注的全局。\

在流程改進中，最重要的一部分是篩選最重要的績效指標并以最高效的方式予以度量。\

有三個指標，任何精益團隊中的項目經理都應該把它們作為關注中心。\

第一個和最重要的一個是，工作流程中每次工作分配的周期時間。簡短解釋一下它，該周期時間是從你開始任務那一刻到它完成并將其價值交付的所有時間。\

此外，你還需要密切關注你的團隊生產能力。它是在指定的時間內完成任務的數量。\

最后但同樣重要的是，改善流程的一個主要部分是設立合適的在制品限制，避免團隊有太多未完工的在制品。他們是遠離過去多任務并行和增加流轉速度的關鍵。\

雖然你已經得到了代表流轉效率的三大關鍵指標，但你可以變換各種視角來看待它們。讓我們看一些能成功幫助精益項目經理的圖表。\

累積流圖

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可行性分析中被認為最有用的是累積流圖。這背后的實際原因是，它為項目經理展現出了上面列出的團隊工作流的所有度量。這個圖表的目的是向你揭示你的過程的穩定性。\

它是在一個具有時間線的過程，可視化了你的工作流的階段和任務，以及隨時間積累的任務數量。每一階段都有自己的一個條塊，適時反映當前任務數，或松或緊取決于進入和離開了多少任務。這些條塊開始于流程的入口，結束于認定所分配的工作完成的階段。該數據位于垂直軸和水平軸之間。垂直軸通常代表進入流程的工作事項，而水平軸通常是一個時間范圍。\

從本質上講，這個圖表是去跟蹤工作流程中每個階段的任務總數，即那些每天流程中的工作任務。它之所以被稱之為“累積”，是因為它累積了隨著時間推移而完成的任務。流程的穩定性是由流程每個階段的上線和下線之間的距離決定的。如果他們正在平行地推進，那么說明進入工作流中每個步驟的任務分配數目是相等的，或至少說明剩下的任務數非常接近。\

僅僅通過在該圖表中選擇一天并計算每個條狀塊中的工作條目有多少，你就可以清楚當天已經完成或正在進行的任務數了。你的流程的大約平均周期時間可以通過流程中第一個階段的頂線和正在進行階段的最后一個條狀塊的下線之間的水平軸上的天數計算出來。\

需要注意的是，正確生成的累積流圖只能向上或持平。如果它們曾經向下，這意味著它們未曾正確考慮正在進行中的事項。\

在以下情況下，累積流圖能為你帶來非常大的幫助：\

• 想要度量工作流的穩定性\
• 必須要討論多少工作即將到來，多少工作要拿出系統之外\
• 需要度量工作任務的適當平均周期時間

周期時間和生產力直立圖

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直方圖是一個將數據轉換為形狀的簡單方法。它們在項目管理中已存在有一段時間了，可以輕松應用于精益生產的環境。直方圖的目的是通過描繪特定范圍出現頻率展示具體數據是如何分布的。有了它的幫助，你可以很容易地跟蹤像任務的平均值、總體分布和蔓延寬度的信息。\

典型直方圖有三個基本構成：\

• 水平軸，表示直方圖的主題的值（如任務的周期時間）\
• 垂直軸，可視化發生頻率\
• 列，把包含相同值的天數放到一起進行管理

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周期時間直方圖的垂直軸展現圖表時間范圍期間內已經完成的任務。水平軸用于不同的周期時間。每一列應包括具有完全相同周期時間的任務數。\

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生產力直方圖具有非常類似的結構。最大的不同是水平軸上的值。它是特定一天已經完成的任務事項的數目。垂直軸展現了這種情況的頻率。直立圖中的列應展現特定生產力有多少天（比如3天）。\

使這些直方圖優于精益項目管理的是它們更容易理解，因此可以用非常容易溝通的方式把數據呈現給利益干系人。\

在以下情況時，周期時間和生產力直方圖能為你帶來非常大的幫助：\

• 需要呈現周期時間或生產力數據給利益干系人\
• 需要去看任意給定時間范圍的周期時間或生產力平均值

周期時間散點圖

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在大多數高級的可行性分析中，周期時間散點圖可被應用于精益項目管理。它直接展示了完成加入工作流的個體事項要花了多長時間。這張圖表有兩個主要目的：\

• 可視化工作流中每項任務的周期時間\
• 提供信息，使你了解未來的任務將在什么時間范圍內完成

該圖表的水平坐標會展示圖表的時間范圍。垂直坐標通常展示水平坐標中某個點的周期時間。該圖表被稱為“散點圖”，因為你會發現工作流中的每個任務都散布在坐標上。每個已經在時間范圍內完成的任務都會在圖表中標點，其位置決定于任務是在什么時間完成的以及需要多久。\

初看之下，基于幾個散點來預期未來任務的周期時間似乎搞不明白。然而，其實它非常簡單。你只需要計算在特定周期時間（比如14天）內完成的任務占總任務的百分比即可。如果百分比較高，則表示未來任務在這個時間內完成的可能也就比較大。例如，如果你二月份的任務有90%在20天或20天之內完成，那么你的團隊所承擔的接下來的任務可能就能在20天內完成。\

當你處于以下情況時，周期時間散點圖能帶來非常大的幫助：\

• 希望了解一項任務有多大可能在特定時間范圍內完成\
• 針對某一給定時間，想要快速概覽所有任務的周期時間\
• 需要計算你指定的時間范圍內完成的任務的百分比

特蒙卡洛模擬

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特蒙卡洛模擬是一項數學技術，它依賴于大量基于歷史數據的隨機模擬，從而產生未來任務在類似條件下可能的結果。換句話說，你可以實事求是地預測而不是一廂情愿地希望。\

在精益項目管理的環境中，這種模擬可以取得你的團隊過去的生產力數據，針對預先定義的時間范圍給出未來大概的生產力。\

對于未來你想要產生結果的任何一天，統計方程式將使用過去時間范圍內隨機工作日的特征去模擬幾個選項，表示未來到某一時間可能會完成多少工作任務。\

為使這個預測更為準確，模擬需要重復至少兩千或三千次。嘗試得出的結果以概率分布展現。這種格式非常適當，因為它展示的是統計函數對所有可能性的描述，即給定范圍內可能出現的所有可能性。\

針對生產力，蒙特卡洛模擬可以給出如下預測：\

• 預期在任意時間范圍內可以完成多少工作事項\
• 預期什么時間可以完成特定數量的任務

蒙特卡洛模擬通常以直方圖進行可視化，但他們發現以折線圖或其他形式可視化也不錯。假定模擬以直方圖來顯示，它將具有與本文前面所說的那一個相同的結構。\

當你處于以下情況時，蒙特卡洛模擬可以帶來非常大的幫助：\

• 需要預測團隊在未來的生產力\
• 需要與利益干系人一起管理完成工作的預期\
• 需要展示將可能在某一時間范圍內完成多少任務或完成特定數量任務需要多久的概率分布

在制品衰減圖

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可以找到以不同名稱命名的此類圖表，比如周期時間衰減圖。它的目標是可視化是如何朝著完成的方向前進的。通常，它看起來有點像看板，包括工作流中的每個階段。\

這個圖表有兩個主要使用場景：\

• 為你展示當前任務是如何前進的\
• 幫你比較過去類似環境下的績效

垂直坐標可告訴你團隊所承擔的任務可能還需要多少天。在水平坐標下面，你通?？梢钥吹焦ぷ髁鞯拿總€階段。在這張圖表中，當前所有在辦的任務將像散點圖一樣散布開來。在工作流的任何階段中，一項任務花費的時間越多，它就將標在圖表中更高的位置上。\

有不同的顏色作為背景色來可視化團隊過去的速率，這依賴于你所選擇的分析工具有多么復雜。通常人們更愿意用比較冷的顏色來代表大多數任務。隨著顏色變暖，就意味著在工作流中同一階段在類似時間完成的任務就越少。你可以隨意使用這個圖表，你可以在非常早的階段就通過定期尋找可能問題的時間和位置來保持團隊的速率。\

當你處于以下情況時，在制品衰減圖可以帶來非常大的幫助：\

• 需要一種方式去比較你正在完成的任務和過去已完成的任務，預測還需要多久\
• 必須為利益干系人展示進度報表\
• 希望以一種新的方式來找出瓶頸\
• 需要找出需要拆解的大任務

流動效率圖

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就像它的名稱一樣，這個圖表的目標是展現你團隊的實際效率。流程效率圖有許多變量，但它們都是用來計算效率的。它是通過計算實際增值時間（一個團隊成員完成一項工作）與需要完成整個流程的整個研發時間的占比來完成的。結果，你可以得到團隊正在正確方向上的百分比，或者為改進效率而需要做出的改變。\

柱狀圖是一種可視化任何給定時間范圍內工作流中每項任務的數據的簡單方式。該圖的垂直坐標可以可視化圖中工作事項的百分比。水平坐標可以展示發生的頻率。\

當你處于以下情況時，流動效率圖可帶來非常大的幫助：\

• 希望去計算和可視化你的工作流動效率\
• 試圖去計算特定瓶頸對生產力有多少影響\
• 計算任務的積極開銷與等待某人采取行動的比值

在永無止境的流程完善之旅中，采取精益原則去傾聽和建立工作流程僅是第一步。為了看清你們是否保持在正確的方向上，你需要找個辦法去度量你團隊的工作量。你的團隊的生產力與任務的周期時間有著直接的關系，它依賴于你為同時進行的工作設置的限制。使用可行性分析去跟蹤這些指標是一種幫你界定你自己的成功的簡單方式。一定要認真考慮每個圖表的值，正確地把它們綜合起來分析，以便你可以真正了解團隊正在做著怎樣的改進。\

關于作者

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Alexander Novkov是Kanbanize的營銷專家，他專門負責內容營銷和社交媒體。在進入技術領域之前，他是保加利亞媒體OFFNews的經濟記者。Alex熱衷于創意寫作和持續改進。

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查看英文原文：Actionable Analytics for Lean Project Management

總結

以上是生活随笔為你收集整理的精益项目管理的可行性分析的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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