新人如何快速上手项目管理
一、背景
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互聯網公司除了業務迭代快，大型戰役活動也不少，比如雙11、阿里影業的春節檔、優酷的世界杯等等。這些大型戰役，不僅考驗技術人的代碼功底，更考驗在超大型項目中團隊協作能力、快速應變能力。
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本文將從PMO的專業能力+技術人的實踐視角，詳解大型項目及戰役的運作流程，將復雜項目做模塊化拆解，教你站在項目全局看技術實踐，同時例舉團隊高效溝通的技巧，希望為你帶來啟發。
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二、做好大型項目的五個關鍵
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幾百人、上千人組成的大型項目/戰役有很多挑戰，乍一看讓人望而卻步，但仔細梳理下來好像也沒有那么復雜，只需要厘清以下的關鍵：
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拿什么結果 -> 項目的目標
誰是我戰友 -> 項目的成員
啥時候吹號 -> 項目的計劃
怎么來協同 -> 項目的機制
戰后做點啥 -> 復盤和沉淀
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思路就是: 明確事->找對人->排計劃->定機制->收好尾。不過，從項目特質上來說，信息是漸明漸細的，梳理和澄清是一件持續的工作。
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三、問題厘清
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有了整體的思路,心里也就有了底氣，但也不能眉毛胡子一把抓。不同的階段重點不同，按照常見的項目階段來看，可以分為啟動期、規劃期、執行期、監控期及收尾期。每個階段需要明確關鍵目標，鎖定核心問題。
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啟動期：明確方向，確認人員，厘清目標，明確機制，制定里程碑計劃；
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規劃期：明確目標、確認方案，制定執行計劃；
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執行期：緊盯目標、管控計劃、保障落地；
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監控期：基于目標、運用機制、核查計劃、發掘風險，制定預案，管控變更。理論上從規劃期到收尾期都屬于監控期，但項目的差異，著力點和力度有不同。常見的互聯網項目，執行期監控力度最大，所以一些流程上把執行和監控揉和在一起了；
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收尾期；有序收尾、深度復盤、有效沉淀。
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這里已經明確了各節點的重點，那如何抓住這些節點值得探討。作為項目PM或團隊管理者，需要把控三點：
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驅動管理節點，緊盯目標，這個目標是宏觀的目標，包括業務目標、進度目標、人員的目標；
保障溝通通道，保障信息的上傳下達，步調一致，協同各團隊有效參與；
運用管理機制，包括目標負責制、溝通機制、需求管理機制等；
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四、操作流程
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1.??驅動管理節點
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管理節點一方面要拉齊信息，另一方面要發掘風險和問題，及時做出應對。關鍵點上核心信息的確認和決策以及同步，當面的會議溝通是非常有效的手段，但保障會議有效是其中的關鍵。
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會議前；做好議題收集和準備，特別是會議的前置輸入材料和關鍵信息提前準備好；
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會議中；聚焦議題和發言順序，控制會議時間，保障會議有效；
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會議后；要有結論輸出并同步參會人及關聯方；
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方向對焦會:?基于項目價值、核心1號位及關鍵同學，通過會議確認并輸出：方向、初步策略、里程碑及運行機制；
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方案review會:?會議前基于方向對焦會結論，已產出核心方案草案，且在該草案基礎上拉通關聯團隊輸出聯動業務方案；
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需求評審會：基于業務方案和平臺能力明確當前業務需求，通過需求評審會確認各負責人及落地計劃；
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復盤會：基于目標、方案結合當前完成情況進行復盤，重點是可復用能力的沉淀和發現問題的后續跟進。
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2.?保障溝通通道
日會：通過項目例會對焦核心信息，同時進行關鍵工作進度同步、成果驗收和快速決策。根據項目所處的階段和工作的顆粒度，可以調整會議的頻率，但不適宜頻繁調整節奏和會議室；
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日報：圍繞核心目標、策略、進展、風險等核心信息有效記錄和同步，重要信息需和對接人確認并反饋；
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文檔庫：提升信息管理效率，降低PM和關鍵人員溝通瓶頸；促使團隊自主聯動，有效同步和紀錄核心信息，持續沉淀關鍵信息給后續復盤和項目做好沉淀。
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3.?建立和運用機制
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持續和聚焦目標、策略（方案）、進度（計劃）促成高效執行；發掘和同步風險，準備預案消除和降低風險危害。
五、關鍵點
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1.? K.O.（啟動會）:
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目的：啟動會能夠讓各個業務部門的人員清楚知道項目的概況，目標、策略、落地計劃，懂得如何配合，確保后續各部門人員配合到位，溝通協調效率高，有利于推動整個項目的推進。
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操作：
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1）會前準備
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明確參會人員：確定他們的時間，并據此確定會議地點。SOHO模式下，選擇好協同工具，比如視頻會議、視頻直播，提前試用告知參會者準備參會設備；
劃分講話內容：為發言者圈定講話范圍和時限，讓參會者要求準備發言內容；線上溝通，需要比現場溝通更精煉；
準備相關資料：包括宣傳資料、現場擺設、座位分布、相關配套服務等等。
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2）會議通知
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召開項目啟動會通常提前3天發布通知，緊急情況下適當調整，同時要提前與參會的核心人員進行溝通，讓參會人員事先了解自己在項目中需要負責的工作和擔任的角色。項目團隊的所有成員都要參加項目啟動會議，即使有人當時不在辦公室，也盡可能通過電話參與會議。
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3）會議議程
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a. 由項目負責人介紹項目背景、目標、范圍，奠定整個項目的基礎；
b. 由各業務負責人介紹產品方案；
c. 由項目經理介紹項目管理機制，包括安全機制、獎懲機制、溝通機制（日會、周會、日報、周報等）、變更管理等；
d. 由項目負責人為各團隊負責人頒發委任狀或立軍令狀，并全團隊大合影，在SOHO模式下可以選擇工作照拼圖。
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4）會議原則
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高層的領導盡量邀請到，這樣各負責人可以提高重視度，更積極的組織個參與工作。啟動會一定要按時開始、按時結束。這代表著項目管理的基調和規則，有利于形成守時、高效的項目管理風格。
啟動會必須要正式，會議的議程和時間可以縮短，但是會議的規格和對參會人員的重視程度一定要達到標準，要讓參會人員覺得會議很重要，老大講話投屏、橫幅、座位牌、水等盡量要有保證。
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5）會議總結
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項目啟動會是一種關鍵信息對焦和拉通形式，所以，需要總結會議的重點內容和后續計劃，并把會上領導關鍵講話作為項目過程中的指導方針，把團隊的合影、軍令狀、項目的K.O.文件等在會后一并發給大家，推進項目展開。
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2.? 風險管理
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風險在各個項目里長期存在，識別、反饋及處理風險是持續工作。在項目里一方面要建立全員風險管理的意識，鼓勵風險的及時識別和上報。
3.? 相關方管理
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項目經理需要識別項目相關方，分析其對項目的要求或需求，并且管理好這些要求和需求，滿足不同的相關方，從而以確保項目的成功。識別和管理相關方是項目中持續要做的工作，且需要明確反對項目的人或組織同樣屬于相關方。
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1）識別相關方:
2）管理相關方：
4.? 復盤
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目的：基于目標、方案結合當前完成情況進行復盤，沉淀可服用能力，發掘系統缺陷和無效策略，在結束后修復完善漏洞并記錄為下一個項目提供支撐和規避；
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時機：
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不同的項目復盤契機存在差異，但復盤的目標需要明確，一定要杜絕無效的復盤；
1. 時限型項目達到預定時間；
2. 目標型項目達到預定目標；
3. 項目出現嚴重問題；? ? ? ? ?
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操作：
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1）復盤原則：
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多目標以目標緯度復盤，確保鏈條完整性；
子項目復盤在組內進行，保障復盤有效性；
鼓勵暢所欲言，警惕自我吹捧、禁止互相攻擊。
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2）會前準備:
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明確需要參與人、時間、地點；劃分講話內容，為發言者圈定講話范圍和時限，讓發言者要求準備
準備相關資料，包括前期方案及過程數據。
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六、結束語
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以上是組織一個項目的簡要流程。從阿里文娛PMO團隊的經驗出發，項目過程中會有很多復雜的問題出現，但發揮項目的團隊能力，最終都能順利解決。此外，還可以尋求專業的項目管理團隊作為教練賦能，最終實現：
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1. ?目標可預測；
2. ?資源可調度；
3. ?變化可控制；
4. ?問題可見和追溯，使得戰役有序打響并取得預期的勝利。
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總結
以上是生活随笔為你收集整理的新人如何快速上手项目管理的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
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