優(yōu)雅的格式有助于提高公文的可讀性，是判斷一篇公文是否具有專業(yè)水準的重要形式。如果公文格式處理不好則可能會降低領導你對的印象分。

那么在每天大量且繁雜的公文寫作中，如何用最快的速度得到最優(yōu)雅的公文格式呢？本文為您提供以下三點建議：

• 模板打底
• 純文本隔離
• 格式刷修復

模板打底

在常用的Office辦公套件中，均提供了模板功能，設置了正確的模板之后，只需向平常那樣新建一個空文檔，就可以直接創(chuàng)建一個符合標準格式的公文框架，幫助您拋開格式的干擾，可以把時間全部用于內(nèi)容的寫作。

我的Word新建文檔

模板的制作總共分三個步驟：

① 錄入模板內(nèi)容

首先用Word（WPS方法一樣）新建一個空白文檔，在這個空白文檔中錄入公文常見的元素。

公文的種類不同，其所包含的內(nèi)容元素也不同，可以根據(jù)需要創(chuàng)建多個公文模板。本文以日常用的最多的匯報文件為例，一般包含有大標題、作者、日期、小標題和正文等元素（如上圖所示）。

考慮到刪除的速度遠快于新增，因此可以設計一個包含最大可能元素集的模板，在日后實際使用中，不需要的部分可以直接刪除。

標題

標題多以“關于”二字開頭，以“的匯報/通知/請示/批復/函”結尾，這里可以把常用的都錄入。

為了美觀大方，標題上下均留出一個空行。

時間、作者等

標題下面一般為時間、作者及公文版本信息（如草擬稿、送審稿等），可以根據(jù)自己的需要錄入相關的內(nèi)容。

時間與作者等信息的下方也要留出一個空行。

正文及標題

公文一般很少直接以標題開頭，而是有一段引子，這就是正文的開始，要在模板中至少留出一個空行，或者預留“正文”二字，以突出正文的開始。

公文的標題一般分三級：

• 一級，漢字大寫數(shù)字編號，如一、二、三
• 二級，帶括號的大寫數(shù)字編號，如（一）
• 三級，阿拉伯數(shù)字編號，如1、2、3

按照我的經(jīng)驗，模板中只需錄入一、二兩級標題即可，沒有必要錄入三級標題。因為三級標題的字體、字號和正文一樣，只需加粗即可，并且其使用也比較靈活和不易控制，把它加入模板不但沒省多少事，反而過分冗余。

每一級編號的數(shù)量可以根據(jù)自己日常寫作的習慣來設定，我一般喜歡三段式。也可以編號多一些，不用的可以直接刪除。

② 標準公文格式排版

頁面設置

頁面大小為A4。

頁邊距按上、下、左、右依次為3.6、3.2、2.8、2.8，單位為厘米cm。

頁邊距設置

在頁面布局中把頁腳設置為2.7cm，這主要是為了讓底部的頁碼靠近正文，而不是在底部邊緣，使頁碼的顯示更加美觀。

頁面布局設置

頁碼設置

公文頁碼一般位于底部居中顯示。

頁碼設置

頁碼編號的格式為阿拉伯數(shù)字，在上圖中點擊左下角的【Format...】按鈕即可調(diào)整。

頁碼編號格式設置

頁碼插入后，雙擊頁碼數(shù)字，在其左右兩邊各插入一個短橫線（破折號的一半），短橫線與頁碼數(shù)字之間留有1個空格。

然后按住【Ctrl + A】組合鍵（蘋果系統(tǒng)則使用command鍵代替Ctrl鍵，下同）選中頁碼區(qū)域的文字，將其字體設置為“Times New Roman”，字號設置為“四號”。

頁碼字體字號設置

正文字體、字號設置

鼠標點擊文章正文空白處（如果剛才在編輯頁碼，需要在正文空白處雙擊），按【Ctrl + A】組合鍵選中所有內(nèi)容，設置字體為“仿宋”，設置字號為”三號“，不加粗。

注：這里為了方便，先把所有字體設置為正文字體，隨后再逐一修改標題的字體。

段落設置

按【Ctrl + A】組合鍵選中所有內(nèi)容，在選中內(nèi)容上右擊，單擊【段落】，打開段落設置窗口。

依次將對齊方式設置為兩端對齊，特殊格式設置為首行縮進2字符，行間距設置為強制29pt（可以根據(jù)需要自行調(diào)整，一般為26-32pt）

段落設置

標題字體、字號設置

選中文章標題，將標題字體設置為“小標宋”（或黑體等其他符合公文要求的字體），字號設置為“二號”，不加粗。

選中文章作者、時間等內(nèi)容，將字體設置為“楷體”，字號設置為“三號”，加粗。

選中一級標題，將字體設置為“黑體”，字號設置為“三號”，不加粗。

選中二級標題，將字體設置為“楷體“，字號設置為“三號”，加粗。

小技巧：在選中一級標題時，可以按住Ctrl鍵不放，然后用鼠標依次選擇每個一級標題，就可以選中全部一級標題，然后再統(tǒng)一修改字體、字號。二級標題同理。

最后再檢查一下是否存在錯誤，可以用鼠標點擊每個部位，然后看字體、字號等設置是否符合標準。如果確認無誤，就可以進入下一個步驟。

③ 將文件另存為模板

單擊【文件】-【存為模板】，打開保存窗口。錄入公文模板名稱，在底部文件格式中選擇”.dotm“格式。

在點擊保存之前確認保存路徑是否正確：

MacOS下的保存路徑為：

/Users/用戶名/Library/Group Containers/UBF*******.Office/User Content/Templates/

Windows下的保存路徑為：

C:Users用戶名AppDataRoamingMicrosoftTemplates

模板保存

按照上面的方法保存的模板并非Word的默認模板，在使用的時候需要從【文件】菜單中選擇【從模板創(chuàng)建】，然后再選中你創(chuàng)建的模板方可。

如果希望Word默認就打開你自己創(chuàng)建的公文模板，可以打開模板保存的路徑，將Normal.dotm文件隨便改個名字，然后將你自己創(chuàng)建的模板重命名為Normal.dotm，重新啟動Word即可。

純文本隔離

公文寫作經(jīng)常要從別處拷貝一些文字作為參考或直接引用，如果引用文字的格式比較混亂，則會對公文的格式產(chǎn)生影響，甚至會帶來莫名其妙的問題。

這就需要用到純文本拷貝，方法有三兩種：

① 使用純文本編輯器

打開一個純文本編輯器，如Windows記事本或蘋果的文本編輯器（需在偏好中修改為純文本格式），先把需要引用的內(nèi)容拷貝到純文本編輯器（使用Ctrl + V快捷鍵），然后全部選中（Ctrl + A），復制或剪切（Ctrl + C 或Ctrl + X），最后回到Word相應位置粘貼（Ctrl + V）即可。

② 使用Word“選擇性粘貼”

復制需要粘貼的內(nèi)容后，在所需要粘貼的位置右擊，單擊【選擇性粘貼】，在彈出窗口中選擇【無格式文本】，點擊【確定】按鈕即可。

③ 使用Word“只保留文本”

復制需要粘貼的內(nèi)容后，鼠標點擊需要粘貼的位置，然后點擊Word工具欄最左側【粘貼】按鈕旁邊（右邊或下邊）的下拉箭頭，選擇【只保留文本】即可。

選擇性粘貼按鈕

純文本隔離法也適合快速修改格式混亂的公文，先用模板新建一個標準格式的公文，然后將格式混亂的公文通過純文本隔離法整篇拷貝過來，統(tǒng)一為正文格式，然后再進行調(diào)整就方便多了。

格式刷修復

通過上述兩種方法，基本可確保公文格式準確無誤，如果萬一出現(xiàn)不統(tǒng)一的地方，可以用格式刷修復。

格式刷修復只需三個步驟：

① 選中格式符合要求的段落或文字

② 點擊工具欄的【格式刷】按鈕

③ 選中要修復格式的目標文本

如果需要使用同一格式修復多個地方，可以在第②步雙擊【格式化】按鈕，選中一個需要修復的目標文本之后，再選中其他需要修復的文本。

以上就是我處理公文格式的基本技巧，能分分鐘把你的公文變得漂漂亮亮的，讓領導天天都夸你棒棒噠！

總結

以上是生活随笔為你收集整理的公文字体字号标准2020_零秒处理公文格式的三个要点的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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