SAP中服务性订单的替代解决方案
在SAP系統(tǒng)中有標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)性訂單,可以詳細(xì)的規(guī)劃每個階段的付款情況。如以SAP項目為例,可以分為需求調(diào)研、流程優(yōu)化等幾個階段。每個階段開始后都要付階段性的款。通過SAP標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)性訂單可以實現(xiàn)付款的跟蹤。但是這個服務(wù)性訂單配置和操作工作量比較大。在實際項目中,真正利用這個功能來操作服務(wù)性項目的案例并不多。在這里,筆者要給各位介紹的是一個替代方案。
一、業(yè)務(wù)介紹。
現(xiàn)在某個客戶有這么一個需求。他們要求了一家咨詢機(jī)構(gòu)對企業(yè)的流程進(jìn)行優(yōu)化。這項工作大致可以分為需求調(diào)研、流程重組、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、項目上線等四個階段。這項業(yè)務(wù)總的金額為100萬,其中合同簽訂后付30萬、流程重組確認(rèn)后付30萬、業(yè)務(wù)培訓(xùn)后付20萬、項目上線后付10萬、上線三個月后付10萬。
一開始筆者建議客戶通過“服務(wù)性訂單”來實現(xiàn)這個業(yè)務(wù)。不過客戶反應(yīng)說沒有必要控制的這么嚴(yán)格。他們要求只需要控制總的費(fèi)用即可。即花在這個項目上的總的金額不超過100萬。了解用戶的需求后,筆者最后建議用戶通過框架性訂單來實現(xiàn)這個需求。
二、采購訂單管理。
在SAP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能中,有一個采購訂單類型叫做“框架型訂單”,其是消耗性采購的一個衍生。不過這個功能一直被顧問或者用戶所忽視。不過筆者在實際項目中,一般都會推薦用戶采用這個功能。因為通過這個功能,可以在一定程度上實現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算的功能。而不用去啟動SAP的費(fèi)用預(yù)算流程或者服務(wù)性訂單。
這主要跟國內(nèi)客戶的現(xiàn)狀有關(guān)。國內(nèi)企業(yè)的預(yù)算管理或者服務(wù)性供應(yīng)商那個管理的現(xiàn)狀,往往是只管粗,不管細(xì)。簡單的說,就是只管最終的結(jié)果,對于中間過程控制的比較少。如果要用SAP的標(biāo)準(zhǔn)管理流程來管理這些業(yè)務(wù),可能會適得其反。在這種情況下,采用框架采購訂單來管理,相對來說可能更加合適。對于框架采購訂單,主要要關(guān)注如下幾個參數(shù)。
1、 有效期。
服務(wù)性項目一般都要有個有效期。如在一年內(nèi)完成這個項目,總共金額是多少。如果是超期的話,則付款就會有問題。為此在采購訂單上,需要輸入一個有效期。在事務(wù)中需要注意的是,這個有效期往往不是項目結(jié)束的日期,而是最后一筆付款的日期。這中間會有一個類似質(zhì)保期的時間段在里面。
2、 沒有物料編碼。
對于類似的服務(wù),或者費(fèi)用預(yù)算,往往沒有物料編碼。為此其從本質(zhì)上來講,是為某個成本中心采購。所以其走的是消耗性采購流程。在采購訂單的科目分配類別中就要選擇為成本中心采購。同時,又需要限制其總金額,就需要在賬戶分配中選擇B限制這個參數(shù)。這兩個參數(shù)結(jié)合起來,就表示為某個成本中心總共花費(fèi)不超過多少的金額。
3、 期望值和限制值。
最后在采購訂單上要維護(hù)一個金額。在標(biāo)準(zhǔn)功能中,框架型訂單可以維護(hù)兩個金額,分別是期望值和限制值。往往是期望值大于等于限制值。這兩個金額有不同的作用。期望值一般是用來做審批用。其主要包含總的項目費(fèi)用和可能會意外支付的費(fèi)用,如項目做的好的話給項目實施方的獎勵。而限制值就是實實在在需要支付的費(fèi)用。在做采購訂單的審批策略時,需要以期望值作為對象。
三、采購收貨管理。
在標(biāo)準(zhǔn)功能中,框架性采購訂單是不用收貨的。在后臺配置中,根據(jù)項目類別和賬戶類別對收貨功能是禁用的。不過在實際項目中,可能需要對這個進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。如以這個咨詢項目為例,需要對項目的各個階段進(jìn)行驗收。只有驗收完畢后,才可以進(jìn)行付款申請環(huán)節(jié)(發(fā)票驗證流程)。
為了實現(xiàn)這個控制目的,就需要調(diào)整后臺配置,啟用框架性訂單的收貨功能。一般建議是復(fù)制相關(guān)參數(shù),重新配置一個功能出來,而不建議對標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)進(jìn)行調(diào)整。啟用收貨功能后,每個項目環(huán)節(jié)完畢需要驗收時,就在系統(tǒng)中做一個虛擬收貨的動作。由于是費(fèi)用性采購,為此收貨后并不會形成庫存,而是直接消耗到成本中心。這里需要注意的是,項目環(huán)節(jié)的驗收工作需要在體外做,系統(tǒng)內(nèi)只是記錄驗收成功這樣一個記錄。簡單的說,就是用戶憑驗收合格的單據(jù)在系統(tǒng)里做一個收貨的動作。如果驗收不合格,就不做收貨單據(jù)。如此的話,系統(tǒng)就不能夠走后續(xù)的流程。
這里另外要強(qiáng)調(diào)一點。在框架性采購訂單中,其默認(rèn)的采購數(shù)量是1。為此在收貨時,要根據(jù)付款的百分比,來輸入收貨的數(shù)量。簡單的說,就是將采購數(shù)量當(dāng)作是100%。然后根據(jù)各個階段付款的百分比,來輸入收貨的數(shù)量。
當(dāng)然,如果要啟用框架性訂單的收貨功能,會涉及到后臺配置或者簡單的增強(qiáng)。在通過框架性訂單來實現(xiàn)服務(wù)性采購或者費(fèi)用預(yù)算的管理,這是一個非標(biāo)準(zhǔn)的功能。不過比起啟用整個費(fèi)用預(yù)算模塊或者服務(wù)性訂單來說,這點工作量并不是很大。
四、發(fā)票驗證管理。
發(fā)票驗證需要分兩種情況,即需要區(qū)分是否收貨。如果收貨的話,則發(fā)票的金額會根據(jù)收貨帶過來。而不收貨的話,其金額不會自動帶出。筆者這里以標(biāo)準(zhǔn)功能為例,說明一下框架性訂單的發(fā)票驗證過程。
根據(jù)普通的消耗型采購不一樣,如果沒有收貨,框架性采購訂單在發(fā)票驗證時是帶不出金額的。普通的消耗型采購訂單,如果沒有收貨,會帶出采購訂單的數(shù)量和金額。這個區(qū)別,在業(yè)務(wù)推進(jìn)過程中,要跟用戶重點強(qiáng)調(diào)一下。
在發(fā)票驗證時,用戶需要根據(jù)實際發(fā)票的金額或者管理層同意支付的金額為準(zhǔn),通過“科目分配”功能來輸入金額。這里還有一個好處,就是可以更改成本中心。如果項目一開始不能夠確認(rèn)成本中心,直接記錄的是公司的成本中心。后來確定需要對成本中心進(jìn)行細(xì)分,就可以在這里更改。不過大部分情況下,不會對成本中心進(jìn)行調(diào)整。
五、框架性訂單的缺陷。
利用框架性訂單來實現(xiàn)項目或者費(fèi)用預(yù)算控制,其優(yōu)勢是非常明顯的。其管理靈活、而且工作量明顯降低很多。但是其缺陷也是顯而易見的。即這個費(fèi)用控制是粗放的。簡單的說,其沒有細(xì)化到項目或者費(fèi)用的每個階段,而是做一個整體的預(yù)算管理。
在實際項目中,是否要啟用這個功能,主要還是看企業(yè)對預(yù)算管理的要求。如果只是一些粗放型的管理,即只是對結(jié)果的記錄和控制,則使用框架性采購訂單完全可以滿足要求。如果要實現(xiàn)更加細(xì)致的管理(要中間各個環(huán)節(jié)的控制),就需要考慮啟用服務(wù)性采購訂單或者費(fèi)用預(yù)算來實現(xiàn)。當(dāng)然,要啟用這些功能,用戶需要花費(fèi)更多的時間和精力。畢竟天下沒有白吃的午餐。
總結(jié)
以上是生活随笔為你收集整理的SAP中服务性订单的替代解决方案的全部內(nèi)容,希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
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