閑在家中的第25天，偶然間看到一篇關于Excel知識的講座，立馬花了童叟無欺的九塊九買了下來，聽完覺得用處不是很大，但是畢竟花了錢的，總不能讓我一個人吃虧吧，花半天碼字整理了分享給大家，大家看著辦吧。

如何快速用好Excel

眾所周知，Excel中的核心工作有兩個部分：

• 收集數據源? ? ? ?-? ?先有米
• 統計數據結果? ? -? 再有飯?

你給Excel錄入越好的數據源，Excel給你輸出越好的數據結果。

那么什么是好的數據源表呢？其實有以下兩個要素：

• 1、正確的表格樣式
• 2、單元格里面規范的數據內容

一、表格樣式-只做一維表不做二維表

那么什么是一維表，什么是二維表呢？

上面的例子就是一維表，同屬性字段要放在一列進行記錄。比如上圖的例子，“日期”是單獨的一列，“產品大類”也是單獨的一列。在日常生活中也有很多這樣的例子，比如我們常見的銀行流水單和微信零錢明細等。

但是日常生活中，很多財務人員都喜歡使用二維表，那么啥事二維表呢？

表格的左側和上方，都有字段標題的表格，我們就可以稱之為二維表。

那么這種二維表有多么不方便呢，每次我們填列一個數據，都要選中行和列，才可以唯一確定填列位置，那么試想一下，在這樣的表里填列1000個數據，是不是相當難受呢？

在一維表里面填列，我們只需要隨意另起一行即可，逐行添加。

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二、表格樣式-數據源與數據結果分開

我們不妨看一下下面的這個例子，就是數據源和數據結果放在一起的情況。

左邊的數據結果是根據右邊的數據源來進行統計的，操作起來非常麻煩，還很容易出錯，其實更合理的是將兩者分開來，數據源歸數據源，結果歸結果。

好的表只記錄數據源，不和數據結果混在一起。

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三、認識Excel最核心元素-單元格

上面我們講了如何規范我們的表格樣式，但是光靠表格樣式就能做出一個好的Excel表格是遠遠不夠的，還需要對單元格內容進行規范，那么怎么填對單元格內容呢？

下面總結了四大規則：

1、一個單元格只對應一個數據屬性。

比如上面的例子，“68個”是文本類型，而其他是數據數值類型，只有數值類型才可以進行后續計算。

我們看一個更加直觀的例子，如何合理的記錄數據內容。

比如下面一段文本：“以會員價購買了70寸液晶電視”。其實就可以拆分成以下具體內容進行收集，便于后續進行“篩選”，“70”和“寸”就好比上面所說的情況。

2、相同的數據的填寫要完全一致

比如上面的例子，在“省份”一列中有的填寫“四川”，而有的卻填寫“四川省”，其實是同一個值，但是對于后續篩選工作就變得尤為復雜了，更別說歸類分析了。

那么如何避免這樣的情況呢？

在錄入之前，對表格進行設置，控制錄入的內容。

這里用到了Excel“數據”選項卡下面的“數據驗證”功能。

同樣對于數據的錄入也可以用上面的方法進行有效性校驗。

那么對于錄入者并不知道可以錄入的范圍是1-999，這里還可以設置信息提醒（類似插入批注的方式）。

3、日期格式必須正確

在Excel表格里只有兩種日期格式是正確的。

比如“2020-2-22”和“2020/2/22”，特別需要記住的是“2020.2.22”的寫法是錯誤的。

但是有的朋友會發現這樣的一種情況，不管我錄入的是“2020-2-22”還是“2020/2/22”，統一變成了“2020/2/22”，這是為什么呢？

其實這個日期格式是跟電腦右下角的系統日期樣式是一致的，若有必要，需要修改系統日期的顯示樣式。

對于錄入當天的日期，Excel里面提供了一個快捷鍵“Ctrl+；”。

對于日期，可能還有這樣一種情況，比如下圖中例子，日期變成了一串數字。

其實不用慌張，這種情況也是正常情況，因為Excel中的日期的起始是1900年1月1日，也就是它的生日，那么這一天就是他的第一天（常規樣式）。“37642”就是它的第37642天，將其格式設置成日期樣式就可以了（這里也介紹一個快捷鍵“Ctrl+1”）。

還有一種情況，比如你是做后續匯總的，別人給你匯總過來的日期數據格式五花八門，怎么使他們統一呢？

這里其實也有一個竅門，用到的是“數據”選項卡下面“分列”的功能。

直接下一步到第三步（之前兩步直接下一步跳過），選擇日期“YMD”即可。

只有正確的日期，Excel才可以進行后續運算。

比如要計算兩個日期之間相隔的工作日天數（除去周六和周日），可以用到NETWORKDAYS函數進行計算（快捷鍵Ctrl+A 可以打開函數界面）。

4、文本型數字轉換后才可以使用

比如上圖中的“實際收入”列就是文本型數字，左上角有一個綠色的小三角。那么這種數字是怎么來的呢？

一種是錄入之前這個單元格格式就是文本型的，另一種的從別的系統導出的時候，由于系統后臺存儲的原因，導出的時候也是文本型的。這種類型的數字在運算的時候就會出問題，比如利用SUM函數進行求和，由于是文本的原因，結果一定會是0。

數值間的運算也會存在問題，比如兩列進行比較，結果會是FALSE（因為文本大于數字）。

那么怎么樣可以快速的并且不遺漏的進行轉換呢？

這里還是用到上面所說的“數據”選項卡下面“分列”的功能，唯一不同的是，我們直接點擊“完成”即可，一步都不需要操作。

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四、數據分析最強技-數據透視表

?根據上面所學的技能，我們可以做出如下的一維表數據源：

接下來就可以使用最強大的數據透視表進行各類匯總組合展現了。

這里介紹數據透視表常用的三種應用。

1、分類匯總

選中任何一個單元格，插入“數據透視表”。

這樣匯總的好處是任意一個匯總數據，雙擊左鍵就可以清楚的看到明細信息。

2、組合年月

數據透視表還可以根據日期來獲取不同的年、季度、月來進行統計或者篩選。

然后再A列中任意單元格右鍵，選擇“組合”，在彈出的對話框中選擇月、季度、年，將日期按照月、季度和年去獲得一個統計結果。

這個時候我們還可以構造篩選，將“年”和“季度”拖到數據透視表“篩選”區域里面，“月”拖到“列”區域里面，同時按照“省”和“市”進行匯總查看1-12月的收入情況。

3、同比環比

在工作中什么情況下要去看同比和環比呢？

比如銷售部門，要看2月比1月增強了多少銷售，3月比2月增強了多少銷售等等。

還是按照上面的匯總結果來進行演示。

在2月的某一個數值單元格右擊，選擇“值字段設置”，在值顯示方式下拉框中選擇“差異百分比”，這個時候需要選擇“基本字段”和“基本項”。

基本字段：選擇“企業成立時間”說明是跟哪一列進行比較。

基本項：選擇“上一個”說明是跟上一個月進行比較。

同樣的原理，我們可以不斷去嘗試其他的選項。

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總結

以上是生活随笔為你收集整理的【转摘】如何得心应手的玩转Excel的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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