閑在家中的第25天，偶然間看到一篇關(guān)于Excel知識(shí)的講座，立馬花了童叟無欺的九塊九買了下來，聽完覺得用處不是很大，但是畢竟花了錢的，總不能讓我一個(gè)人吃虧吧，花半天碼字整理了分享給大家，大家看著辦吧。

如何快速用好Excel

眾所周知，Excel中的核心工作有兩個(gè)部分：

• 收集數(shù)據(jù)源? ? ? ?-? ?先有米
• 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)果? ? -? 再有飯?

你給Excel錄入越好的數(shù)據(jù)源，Excel給你輸出越好的數(shù)據(jù)結(jié)果。

那么什么是好的數(shù)據(jù)源表呢？其實(shí)有以下兩個(gè)要素：

• 1、正確的表格樣式
• 2、單元格里面規(guī)范的數(shù)據(jù)內(nèi)容

一、表格樣式-只做一維表不做二維表

那么什么是一維表，什么是二維表呢？

上面的例子就是一維表，同屬性字段要放在一列進(jìn)行記錄。比如上圖的例子，“日期”是單獨(dú)的一列，“產(chǎn)品大類”也是單獨(dú)的一列。在日常生活中也有很多這樣的例子，比如我們常見的銀行流水單和微信零錢明細(xì)等。

但是日常生活中，很多財(cái)務(wù)人員都喜歡使用二維表，那么啥事二維表呢？

表格的左側(cè)和上方，都有字段標(biāo)題的表格，我們就可以稱之為二維表。

那么這種二維表有多么不方便呢，每次我們填列一個(gè)數(shù)據(jù)，都要選中行和列，才可以唯一確定填列位置，那么試想一下，在這樣的表里填列1000個(gè)數(shù)據(jù)，是不是相當(dāng)難受呢？

在一維表里面填列，我們只需要隨意另起一行即可，逐行添加。

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二、表格樣式-數(shù)據(jù)源與數(shù)據(jù)結(jié)果分開

我們不妨看一下下面的這個(gè)例子，就是數(shù)據(jù)源和數(shù)據(jù)結(jié)果放在一起的情況。

左邊的數(shù)據(jù)結(jié)果是根據(jù)右邊的數(shù)據(jù)源來進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的，操作起來非常麻煩，還很容易出錯(cuò)，其實(shí)更合理的是將兩者分開來，數(shù)據(jù)源歸數(shù)據(jù)源，結(jié)果歸結(jié)果。

好的表只記錄數(shù)據(jù)源，不和數(shù)據(jù)結(jié)果混在一起。

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三、認(rèn)識(shí)Excel最核心元素-單元格

上面我們講了如何規(guī)范我們的表格樣式，但是光靠表格樣式就能做出一個(gè)好的Excel表格是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要對(duì)單元格內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，那么怎么填對(duì)單元格內(nèi)容呢？

下面總結(jié)了四大規(guī)則：

1、一個(gè)單元格只對(duì)應(yīng)一個(gè)數(shù)據(jù)屬性。

比如上面的例子，“68個(gè)”是文本類型，而其他是數(shù)據(jù)數(shù)值類型，只有數(shù)值類型才可以進(jìn)行后續(xù)計(jì)算。

我們看一個(gè)更加直觀的例子，如何合理的記錄數(shù)據(jù)內(nèi)容。

比如下面一段文本：“以會(huì)員價(jià)購(gòu)買了70寸液晶電視”。其實(shí)就可以拆分成以下具體內(nèi)容進(jìn)行收集，便于后續(xù)進(jìn)行“篩選”，“70”和“寸”就好比上面所說的情況。

2、相同的數(shù)據(jù)的填寫要完全一致

比如上面的例子，在“省份”一列中有的填寫“四川”，而有的卻填寫“四川省”，其實(shí)是同一個(gè)值，但是對(duì)于后續(xù)篩選工作就變得尤為復(fù)雜了，更別說歸類分析了。

那么如何避免這樣的情況呢？

在錄入之前，對(duì)表格進(jìn)行設(shè)置，控制錄入的內(nèi)容。

這里用到了Excel“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下面的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”功能。

同樣對(duì)于數(shù)據(jù)的錄入也可以用上面的方法進(jìn)行有效性校驗(yàn)。

那么對(duì)于錄入者并不知道可以錄入的范圍是1-999，這里還可以設(shè)置信息提醒（類似插入批注的方式）。

3、日期格式必須正確

在Excel表格里只有兩種日期格式是正確的。

比如“2020-2-22”和“2020/2/22”，特別需要記住的是“2020.2.22”的寫法是錯(cuò)誤的。

但是有的朋友會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣的一種情況，不管我錄入的是“2020-2-22”還是“2020/2/22”，統(tǒng)一變成了“2020/2/22”，這是為什么呢？

其實(shí)這個(gè)日期格式是跟電腦右下角的系統(tǒng)日期樣式是一致的，若有必要，需要修改系統(tǒng)日期的顯示樣式。

對(duì)于錄入當(dāng)天的日期，Excel里面提供了一個(gè)快捷鍵“Ctrl+；”。

對(duì)于日期，可能還有這樣一種情況，比如下圖中例子，日期變成了一串?dāng)?shù)字。

其實(shí)不用慌張，這種情況也是正常情況，因?yàn)镋xcel中的日期的起始是1900年1月1日，也就是它的生日，那么這一天就是他的第一天（常規(guī)樣式）。“37642”就是它的第37642天，將其格式設(shè)置成日期樣式就可以了（這里也介紹一個(gè)快捷鍵“Ctrl+1”）。

還有一種情況，比如你是做后續(xù)匯總的，別人給你匯總過來的日期數(shù)據(jù)格式五花八門，怎么使他們統(tǒng)一呢？

這里其實(shí)也有一個(gè)竅門，用到的是“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下面“分列”的功能。

直接下一步到第三步（之前兩步直接下一步跳過），選擇日期“YMD”即可。

只有正確的日期，Excel才可以進(jìn)行后續(xù)運(yùn)算。

比如要計(jì)算兩個(gè)日期之間相隔的工作日天數(shù)（除去周六和周日），可以用到NETWORKDAYS函數(shù)進(jìn)行計(jì)算（快捷鍵Ctrl+A 可以打開函數(shù)界面）。

4、文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換后才可以使用

比如上圖中的“實(shí)際收入”列就是文本型數(shù)字，左上角有一個(gè)綠色的小三角。那么這種數(shù)字是怎么來的呢？

一種是錄入之前這個(gè)單元格格式就是文本型的，另一種的從別的系統(tǒng)導(dǎo)出的時(shí)候，由于系統(tǒng)后臺(tái)存儲(chǔ)的原因，導(dǎo)出的時(shí)候也是文本型的。這種類型的數(shù)字在運(yùn)算的時(shí)候就會(huì)出問題，比如利用SUM函數(shù)進(jìn)行求和，由于是文本的原因，結(jié)果一定會(huì)是0。

數(shù)值間的運(yùn)算也會(huì)存在問題，比如兩列進(jìn)行比較，結(jié)果會(huì)是FALSE（因?yàn)槲谋敬笥跀?shù)字）。

那么怎么樣可以快速的并且不遺漏的進(jìn)行轉(zhuǎn)換呢？

這里還是用到上面所說的“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下面“分列”的功能，唯一不同的是，我們直接點(diǎn)擊“完成”即可，一步都不需要操作。

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四、數(shù)據(jù)分析最強(qiáng)技-數(shù)據(jù)透視表

?根據(jù)上面所學(xué)的技能，我們可以做出如下的一維表數(shù)據(jù)源：

接下來就可以使用最強(qiáng)大的數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行各類匯總組合展現(xiàn)了。

這里介紹數(shù)據(jù)透視表常用的三種應(yīng)用。

1、分類匯總

選中任何一個(gè)單元格，插入“數(shù)據(jù)透視表”。

這樣匯總的好處是任意一個(gè)匯總數(shù)據(jù)，雙擊左鍵就可以清楚的看到明細(xì)信息。

2、組合年月

數(shù)據(jù)透視表還可以根據(jù)日期來獲取不同的年、季度、月來進(jìn)行統(tǒng)計(jì)或者篩選。

然后再A列中任意單元格右鍵，選擇“組合”，在彈出的對(duì)話框中選擇月、季度、年，將日期按照月、季度和年去獲得一個(gè)統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

這個(gè)時(shí)候我們還可以構(gòu)造篩選，將“年”和“季度”拖到數(shù)據(jù)透視表“篩選”區(qū)域里面，“月”拖到“列”區(qū)域里面，同時(shí)按照“省”和“市”進(jìn)行匯總查看1-12月的收入情況。

3、同比環(huán)比

在工作中什么情況下要去看同比和環(huán)比呢？

比如銷售部門，要看2月比1月增強(qiáng)了多少銷售，3月比2月增強(qiáng)了多少銷售等等。

還是按照上面的匯總結(jié)果來進(jìn)行演示。

在2月的某一個(gè)數(shù)值單元格右擊，選擇“值字段設(shè)置”，在值顯示方式下拉框中選擇“差異百分比”，這個(gè)時(shí)候需要選擇“基本字段”和“基本項(xiàng)”。

基本字段：選擇“企業(yè)成立時(shí)間”說明是跟哪一列進(jìn)行比較。

基本項(xiàng)：選擇“上一個(gè)”說明是跟上一個(gè)月進(jìn)行比較。

同樣的原理，我們可以不斷去嘗試其他的選項(xiàng)。

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總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的【转摘】如何得心应手的玩转Excel的全部?jī)?nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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