馬上就是年中了，不少同學(xué)都已經(jīng)步入緊張而繁忙的工作中，突然間有點(diǎn)不適應(yīng)，但是大家都在自我調(diào)整。這不，早上一到辦公室我就聽(tīng)見(jiàn)我旁邊的同事在“慷慨陳詞”：因?yàn)橥滦枰鲆环莨締T工的信息表，把表發(fā)給各個(gè)部門(mén)填寫(xiě)完，再匯總到同事那里，結(jié)果同事收到表以后傻眼了，填寫(xiě)的數(shù)據(jù)簡(jiǎn)直是五花八門(mén)，完全不是按照數(shù)據(jù)樣本來(lái)填寫(xiě)的，她只有一個(gè)個(gè)修改。還有更惱火的，不少人把自己的手機(jī)號(hào)或者身份證號(hào)碼多了一位數(shù)字或者少了一位數(shù)字。又要聯(lián)系對(duì)方提供正確的號(hào)碼過(guò)來(lái)。總一句話(huà)：苦不堪言啊。

在我們的實(shí)際工作中，一份報(bào)表的數(shù)據(jù)往往需要多個(gè)部門(mén)來(lái)提供，那么多人填表的情況就會(huì)經(jīng)常發(fā)生。

而多人填寫(xiě)的報(bào)表的數(shù)據(jù)卻總是狀況百出，讓人頭疼不已：五花八門(mén)的日期格式、亂七八糟的數(shù)據(jù)填寫(xiě)：手機(jī)號(hào)不是多一位就是少一位、錯(cuò)誤頻出的身份證號(hào)，永遠(yuǎn)都不完整的必填信息......

自己返工？退回重填？你可以試試數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能，幫你給數(shù)據(jù)把個(gè)關(guān)。

技巧1:下拉菜單任你選

給填表者提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)答案的可選下拉菜單，避免了手動(dòng)填寫(xiě)，也就盡可能地減少了錯(cuò)誤的發(fā)生。

操作步驟：

選中性別列所有空白單元格—【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡—點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】按鈕—在對(duì)話(huà)框中設(shè)置驗(yàn)證條件。允許為序列，來(lái)源為男/女。

注意逗號(hào)為英文輸入狀態(tài)下的半角逗號(hào)。點(diǎn)擊確定，完成。

技巧2:不規(guī)范的日期難逃“法網(wǎng)”

讓填表人正確錄入日期，是一件非常讓人頭疼的事情：要么格式千奇百怪，要么壓根就不是日期。

操作步驟：

選中日期列所有空白單元格—【開(kāi)始】選顯卡下設(shè)置數(shù)字格式為短日期—【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡—點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】按鈕—在對(duì)話(huà)框中設(shè)置驗(yàn)證條件。

允許為日期，設(shè)置日期區(qū)間：介于1900-1-1與2018-1-1之間(可根據(jù)實(shí)際需要靈活設(shè)置)。點(diǎn)擊確定，完成。

當(dāng)日期格式錯(cuò)誤時(shí)，則會(huì)彈出出錯(cuò)警告。這樣是不是就減少了多人填寫(xiě)數(shù)據(jù)的返工率同時(shí)也保證了工作質(zhì)量和效率？

技巧3:限制輸入文本的長(zhǎng)度

當(dāng)遇到錄入身份證號(hào)碼或手機(jī)號(hào)碼時(shí)，總會(huì)有人少輸或多輸數(shù)字，這樣的數(shù)據(jù)都是無(wú)效的數(shù)據(jù)。我們能不能限制輸入長(zhǎng)度呢？

答案：肯定可以啊。

操作步驟：

選中手機(jī)號(hào)碼列所有空白單元格—【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡—點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】按鈕—在對(duì)話(huà)框中設(shè)置驗(yàn)證條件。允許為文本長(zhǎng)度，設(shè)置長(zhǎng)度為等于11。點(diǎn)擊確定，完成。

技巧4:重復(fù)信息通不過(guò)

很多信息項(xiàng)是唯一不可重復(fù)，比如員工編號(hào)、身份證號(hào)等信息，如何避免失誤造成的重復(fù)輸入呢？

操作步驟：

選中員工編號(hào)列所有空白單元格—【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡—點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】按鈕—在對(duì)話(huà)框中設(shè)置驗(yàn)證條件。允許【自定義】，通過(guò)COUNTIF函數(shù)進(jìn)行設(shè)置。點(diǎn)擊確定，完成。

=COUNTIF($A$2:$B$10,A2)=1，表示單元格內(nèi)的值出現(xiàn)次數(shù)為一次；

公式COUNTIF(range，criteria)，條件計(jì)數(shù)函數(shù)；

range表示要計(jì)算其中非空單元格數(shù)目的區(qū)域，criteria表示統(tǒng)計(jì)條件。

備注：以上功能在office2016版本操作演示。office2010版本可以在數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行相關(guān)的功能設(shè)置。

通過(guò)我們excel的數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能，我們以后在進(jìn)行多人填寫(xiě)數(shù)據(jù)的時(shí)候，可以先對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證，這樣就有效的控制填寫(xiě)的數(shù)據(jù)不合格的發(fā)生率，從而提高我們的工作的質(zhì)量和效率。

總結(jié)

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