馬上就是年中了，不少同學(xué)都已經(jīng)步入緊張而繁忙的工作中，突然間有點不適應(yīng)，但是大家都在自我調(diào)整。這不，早上一到辦公室我就聽見我旁邊的同事在“慷慨陳詞”：因為同事需要做一份公司員工的信息表，把表發(fā)給各個部門填寫完，再匯總到同事那里，結(jié)果同事收到表以后傻眼了，填寫的數(shù)據(jù)簡直是五花八門，完全不是按照數(shù)據(jù)樣本來填寫的，她只有一個個修改。還有更惱火的，不少人把自己的手機號或者身份證號碼多了一位數(shù)字或者少了一位數(shù)字。又要聯(lián)系對方提供正確的號碼過來。總一句話：苦不堪言啊。

在我們的實際工作中，一份報表的數(shù)據(jù)往往需要多個部門來提供，那么多人填表的情況就會經(jīng)常發(fā)生。

而多人填寫的報表的數(shù)據(jù)卻總是狀況百出，讓人頭疼不已：五花八門的日期格式、亂七八糟的數(shù)據(jù)填寫：手機號不是多一位就是少一位、錯誤頻出的身份證號，永遠都不完整的必填信息......

自己返工？退回重填？你可以試試數(shù)據(jù)驗證功能，幫你給數(shù)據(jù)把個關(guān)。

技巧1:下拉菜單任你選

給填表者提供一個標準答案的可選下拉菜單，避免了手動填寫，也就盡可能地減少了錯誤的發(fā)生。

操作步驟：

選中性別列所有空白單元格—【數(shù)據(jù)】選項卡—點擊【數(shù)據(jù)驗證】按鈕—在對話框中設(shè)置驗證條件。允許為序列，來源為男/女。

注意逗號為英文輸入狀態(tài)下的半角逗號。點擊確定，完成。

技巧2:不規(guī)范的日期難逃“法網(wǎng)”

讓填表人正確錄入日期，是一件非常讓人頭疼的事情：要么格式千奇百怪，要么壓根就不是日期。

操作步驟：

選中日期列所有空白單元格—【開始】選顯卡下設(shè)置數(shù)字格式為短日期—【數(shù)據(jù)】選項卡—點擊【數(shù)據(jù)驗證】按鈕—在對話框中設(shè)置驗證條件。

允許為日期，設(shè)置日期區(qū)間：介于1900-1-1與2018-1-1之間(可根據(jù)實際需要靈活設(shè)置)。點擊確定，完成。

當日期格式錯誤時，則會彈出出錯警告。這樣是不是就減少了多人填寫數(shù)據(jù)的返工率同時也保證了工作質(zhì)量和效率？

技巧3:限制輸入文本的長度

當遇到錄入身份證號碼或手機號碼時，總會有人少輸或多輸數(shù)字，這樣的數(shù)據(jù)都是無效的數(shù)據(jù)。我們能不能限制輸入長度呢？

答案：肯定可以啊。

操作步驟：

選中手機號碼列所有空白單元格—【數(shù)據(jù)】選項卡—點擊【數(shù)據(jù)驗證】按鈕—在對話框中設(shè)置驗證條件。允許為文本長度，設(shè)置長度為等于11。點擊確定，完成。

技巧4:重復(fù)信息通不過

很多信息項是唯一不可重復(fù)，比如員工編號、身份證號等信息，如何避免失誤造成的重復(fù)輸入呢？

操作步驟：

選中員工編號列所有空白單元格—【數(shù)據(jù)】選項卡—點擊【數(shù)據(jù)驗證】按鈕—在對話框中設(shè)置驗證條件。允許【自定義】，通過COUNTIF函數(shù)進行設(shè)置。點擊確定，完成。

=COUNTIF($A$2:$B$10,A2)=1，表示單元格內(nèi)的值出現(xiàn)次數(shù)為一次；

公式COUNTIF(range，criteria)，條件計數(shù)函數(shù)；

range表示要計算其中非空單元格數(shù)目的區(qū)域，criteria表示統(tǒng)計條件。

備注：以上功能在office2016版本操作演示。office2010版本可以在數(shù)據(jù)有效性進行相關(guān)的功能設(shè)置。

通過我們excel的數(shù)據(jù)驗證功能，我們以后在進行多人填寫數(shù)據(jù)的時候，可以先對相關(guān)數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)驗證，這樣就有效的控制填寫的數(shù)據(jù)不合格的發(fā)生率，從而提高我們的工作的質(zhì)量和效率。

總結(jié)

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