（本文是學(xué)習(xí)筆記，與大家分享） 4. 使用自頂向下的估算方法 自頂向下的估算方法是項(xiàng)目經(jīng)理使用類似項(xiàng)目的估算，同時(shí)使用一些經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)的理論，來(lái)得到當(dāng)前項(xiàng)目的預(yù)算結(jié)果。當(dāng)企業(yè)為其他公司做項(xiàng)目時(shí)經(jīng)常采用自頂向下的估算方法。在公司內(nèi)部，IT項(xiàng)目經(jīng)理仍然會(huì)做一些類似于過(guò)去曾經(jīng)完成的項(xiàng)目，假設(shè)使用磁盤鏡像服務(wù)器安裝一個(gè)新操作系統(tǒng)的項(xiàng)目，如果項(xiàng)目經(jīng)理過(guò)去曾經(jīng)使用過(guò)磁盤鏡像服務(wù)器安裝過(guò)其他的操作系統(tǒng)，那么他對(duì)如何進(jìn)行當(dāng)前項(xiàng)目就會(huì)有很多比較好的想法，這些曾經(jīng)完成的項(xiàng)目中被證明的歷史星系可以讓項(xiàng)目經(jīng)理在采用自頂向下的估算方法節(jié)省更多的時(shí)間，因?yàn)樗迷瓉?lái)成功的經(jīng)驗(yàn)。 ?????? 事實(shí)上，大多是IT項(xiàng)目以前沒(méi)有做過(guò)，這是采用自頂向下估算方法的問(wèn)題，尤其是IT發(fā)展的如此迅速，一般情況下，每個(gè)環(huán)境都需要定制，所以采用自頂向下估算方法沒(méi)有自底向上的估算方法可靠和實(shí)用。 1.?實(shí)用模擬估算，如果你正在開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目與過(guò)去完成的項(xiàng)目類似，實(shí)用模擬估計(jì)是你最好的選擇，模擬估計(jì)方法實(shí)用歷史項(xiàng)目信息預(yù)測(cè)當(dāng)前項(xiàng)目的成本，他是自頂向下估算方法的一種類型，模擬估算是將歷史項(xiàng)目的實(shí)際成本作為當(dāng)前項(xiàng)目的基礎(chǔ)，實(shí)用歷史項(xiàng)目的成本，同時(shí)根據(jù)當(dāng)前項(xiàng)目的范圍，規(guī)模和其他已知的變量來(lái)估算當(dāng)前項(xiàng)目的成本。 這種估算方法比其他的估算方法節(jié)省時(shí)間，但是準(zhǔn)確性差，當(dāng)希望快速給出估算結(jié)果時(shí)，這是一個(gè)不錯(cuò)的方法，它只給出項(xiàng)目成本的一個(gè)大致結(jié)果。 2.?實(shí)用參數(shù)估計(jì) 另外一種自頂向下的估算方式是參數(shù)估算，參數(shù)模型是基于一定的參數(shù)實(shí)用數(shù)據(jù)模型來(lái)預(yù)測(cè)項(xiàng)目的成本，模型中的參數(shù)因項(xiàng)目的復(fù)雜程度的不同而有所不同，這個(gè)參數(shù)可能是每立方碼的費(fèi)用，每個(gè)單位的費(fèi)用，一個(gè)復(fù)雜的參數(shù)可以使每單位的成本乘上一個(gè)調(diào)整因子，這個(gè)調(diào)整因子對(duì)其進(jìn)行調(diào)整，當(dāng)使用參數(shù)魔性時(shí)，一般要使用參數(shù)，正是這些技術(shù)參數(shù)，IT項(xiàng)目經(jīng)常不適用這種方法。 5. 完成時(shí)估算 完成時(shí)的預(yù)算是項(xiàng)目各個(gè)階段的預(yù)算總和，這是整個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算保障，如果項(xiàng)目經(jīng)理把項(xiàng)目分解成各個(gè)階段，那么每個(gè)階段都要反映出階段所需要的費(fèi)用，這種方法的好處是公司不必要在一開(kāi)始就把全部階段預(yù)算資金分配下去，而是先分配項(xiàng)目啟動(dòng)資金，然后完成一個(gè)階段任務(wù)，分配一個(gè)階段資金就可以了。 這種方法的最大優(yōu)勢(shì)在于公司可以在項(xiàng)目的下一個(gè)階段開(kāi)始前一直使用劃撥給項(xiàng)目的預(yù)算，另一個(gè)優(yōu)勢(shì)是在于它能夠使參與項(xiàng)目的人通過(guò)了解項(xiàng)目各個(gè)階段的成本來(lái)把握項(xiàng)目，并從而得到項(xiàng)目的總成本。 使用這種方法可以使得各個(gè)部門對(duì)每一個(gè)階段的成本，資金到位時(shí)間以及項(xiàng)目總成本都有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，即使有的階段沒(méi)有現(xiàn)金支出，項(xiàng)目經(jīng)理也應(yīng)該把它們包括進(jìn)來(lái)，在有的情況下，你需要把完成各個(gè)階段所需要的工作小時(shí)數(shù)量加起來(lái)乘以雇員時(shí)間成本或咨詢專家成本。 6. 零基運(yùn)算，你還可能遇到的概念是零基運(yùn)算，零基運(yùn)算意味著預(yù)算總是從零開(kāi)始，而不是在其他類似的項(xiàng)目基礎(chǔ)上把支出一個(gè)個(gè)列出來(lái)。零基運(yùn)算要求開(kāi)始時(shí)余額為零，也就是說(shuō)，你不能把去年IT部門所有項(xiàng)目的預(yù)算費(fèi)用，加上20%，就作為今年的升級(jí)預(yù)算，零基運(yùn)算迫使項(xiàng)目經(jīng)理計(jì)算出項(xiàng)目每個(gè)階段的實(shí)際成本。盡管這個(gè)方法類似自底向上的分析方法，但這個(gè)方法常常用在一系列項(xiàng)目，一個(gè)部門或者要持續(xù)幾年的長(zhǎng)期項(xiàng)目，IT項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于零基預(yù)算的最大意見(jiàn)在于這使得他感覺(jué)好像在重復(fù)勞動(dòng)，事實(shí)上，它迫使你確定物品或服務(wù)的價(jià)格沒(méi)有發(fā)生變化，如果改變了，零基預(yù)算就會(huì)反映出來(lái)，零基預(yù)算迫使項(xiàng)目經(jīng)理產(chǎn)生一種責(zé)任感，因?yàn)樗麄儽仨氁玫椒?wù)以及要購(gòu)買的硬件的準(zhǔn)確成本。 有些項(xiàng)目經(jīng)理可能根據(jù)類似預(yù)算而制造出一個(gè)新的預(yù)算，請(qǐng)你不要這么做，如果你這么做，公司可能再花冤枉錢，而你付出的代價(jià)則是你的項(xiàng)目和工作。如果你把去年的預(yù)算添加20%，作為今年的服務(wù)器升級(jí)的預(yù)算，到實(shí)際購(gòu)買服務(wù)器的時(shí)候，價(jià)格可能上漲了30%，這個(gè)時(shí)候就得去和項(xiàng)目相關(guān)人員解釋。如果要求使用零基預(yù)算，那么就一定要使用他，即使目前的項(xiàng)目和原來(lái)的項(xiàng)目一模一樣，也要去進(jìn)行實(shí)際的調(diào)查，并準(zhǔn)確的報(bào)告他們。這個(gè)過(guò)程很枯燥，但也正是這個(gè)過(guò)程被稱為工作。 7.確定項(xiàng)目的支出，表面上看，項(xiàng)目的成本很容易預(yù)測(cè)，只要找出需要的硬件，把它們加起來(lái)，就是所需要的成本。其實(shí)沒(méi)有那么容易，預(yù)測(cè)項(xiàng)目成本還涉及其他方面的因素。預(yù)測(cè)項(xiàng)目支出時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理必須要考慮員工個(gè)人，員工的組織形式，硬件花費(fèi)，項(xiàng)目已確立的范圍以及實(shí)施計(jì)劃必須的硬件等，所有這些變量對(duì)于項(xiàng)目支出的長(zhǎng)期計(jì)劃的制定，計(jì)算，以及合理假設(shè)都很有幫助，要想創(chuàng)建準(zhǔn)確的預(yù)算，縝密的計(jì)劃和豐富的經(jīng)驗(yàn)是最重要的兩個(gè)因素。 1.???????? 物品成本，自造或者購(gòu)買產(chǎn)品的決定是管理的一個(gè)基本方面，一些情況，購(gòu)買是劃算的，而另外的情況，自己制造是更為合適的，自造，購(gòu)買分析是最初定義項(xiàng)目范圍時(shí)使用的決定自造還是購(gòu)買的方法，在項(xiàng)目的進(jìn)展過(guò)程中，還需要自造購(gòu)買分析方法，除了需要考慮自造或購(gòu)買的初始成本，還要考慮后續(xù)的大量費(fèi)用，比如維護(hù)費(fèi)用。究竟是自造還是購(gòu)買需要考慮諸多因素，比如 ?????????????????????????????????????? i.組裝需要多長(zhǎng)時(shí)間，如果團(tuán)隊(duì)有組裝的經(jīng)驗(yàn)，那么可以準(zhǔn)確預(yù)測(cè)組裝過(guò)程需要多長(zhǎng)時(shí)間，從而計(jì)算出組裝過(guò)程的成本。 ???????????????????????????????????? ii.技術(shù)人員還有那些工作要做，考慮技術(shù)人員的時(shí)間，時(shí)間成本以及項(xiàng)目中技術(shù)人員要承擔(dān)的其他任務(wù)。 ??????????????????????????????????? iii.?供應(yīng)商是否保證他們的工作質(zhì)量,如果由供應(yīng)商來(lái)組裝，供應(yīng)商應(yīng)該對(duì)他們的服務(wù)有相應(yīng)的承諾。 ?????????????????????????????????? iv.?值得這么麻煩嗎？有時(shí)自己動(dòng)手帶來(lái)的麻煩遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了節(jié)省的錢，在有些情況下，特別是當(dāng)自己動(dòng)手節(jié)省不了多少錢，應(yīng)該讓供應(yīng)商來(lái)組裝更有效率。 2.? 估算工作小時(shí)數(shù) 在項(xiàng)目管理中最困難的因素是時(shí)間，也是最難預(yù)測(cè)和最容易失去控制的因素。作為項(xiàng)目經(jīng)理，你的時(shí)間是寶貴的，不能讓用戶，傳呼打擾，但是還有那么多的用戶要來(lái)找你，每天用在處理解決問(wèn)題的時(shí)間和真正用來(lái)開(kāi)展項(xiàng)目的時(shí)間相比，他們占了很高的百分比。作為項(xiàng)目經(jīng)理，可能并不參與項(xiàng)目的每一個(gè)實(shí)施步驟，但是你必須喝你的團(tuán)隊(duì)并肩作戰(zhàn)，耐心地解決和項(xiàng)目成功相關(guān)的問(wèn)題，而且你還需要時(shí)間跟蹤報(bào)告項(xiàng)目的實(shí)施情況。在有的公司里，你可能身兼數(shù)職，一方面做用戶支持，另一方面還要從事項(xiàng)目的各個(gè)階段的工作，跟蹤項(xiàng)目的執(zhí)行情況，不管是怎樣的情況據(jù)誒管理你的以及其團(tuán)隊(duì)的時(shí)間的能力對(duì)于項(xiàng)目的成功與否至關(guān)重要。在做項(xiàng)目預(yù)算時(shí)，使用最壞和最好的情況來(lái)預(yù)測(cè)團(tuán)隊(duì)成員的時(shí)間，許多項(xiàng)目經(jīng)理，對(duì)人力成本有一個(gè)范圍，對(duì)每一個(gè)人的平均小時(shí)工資和預(yù)測(cè)的團(tuán)隊(duì)成員完成任務(wù)所需要的小時(shí)數(shù)來(lái)準(zhǔn)確得到最好，最壞和最平均情況下每個(gè)圖案對(duì)成員所需時(shí)間相關(guān)聯(lián)的成本情況。 在分配任務(wù)資源的時(shí)候，應(yīng)該考慮下面兩種情況 l?生產(chǎn)率，一個(gè)高成本的資源比一個(gè)低成本、工作經(jīng)驗(yàn)少的資源在完成任務(wù)的時(shí)候更快更有效率嗎？ l?增加資源與回報(bào)的規(guī)律 給某些任務(wù)增加資源并不一定會(huì)按比例減少開(kāi)發(fā)時(shí)間，比如安裝電話線時(shí)增加2個(gè)人可能會(huì)使得任務(wù)完成更快一些，但是如果同樣增加4個(gè)人并不一定更快。 3.使用pert ：通過(guò)最好和最壞的情況可以很快和很容易地獲取平均成本，你也可以采用稍微復(fù)雜的算法，就是工程評(píng)價(jià)技術(shù)，也稱為pert，是估算完成活動(dòng)時(shí)間的理想方法，它采用加權(quán)平均來(lái)預(yù)測(cè)活動(dòng)需要的時(shí)間，這個(gè)加權(quán)平均是最悲觀值加上最樂(lè)觀值再加上4被的最可能值最后除以6，之所以除以6是因?yàn)樵谟?jì)算加權(quán)時(shí)，最悲觀值的權(quán)重是1，最樂(lè)觀值的權(quán)重是1，最可能值的權(quán)重是4。所以要除以6。 8.?跟蹤預(yù)算支出 支出很容易超過(guò)預(yù)算，破壞預(yù)算的不是購(gòu)買行為，而是缺乏計(jì)劃，隱藏成本以及缺乏整體的調(diào)查研究。 1. 失控項(xiàng)目 從名字就可以看出，開(kāi)始進(jìn)行很好的項(xiàng)目，逐漸出現(xiàn)加速，力度增加，項(xiàng)目范圍也擴(kuò)大，最終導(dǎo)致在預(yù)算，時(shí)間甚至你的信譽(yù)或事業(yè)方面出現(xiàn)嚴(yán)重失控，項(xiàng)目失控的一個(gè)最大因素就是預(yù)算，項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常把錢拋向問(wèn)題，而不是尋找解決方案。失控項(xiàng)目可能出于以下幾種原因： ?????????????????????????????????????? i.?缺乏計(jì)劃，在項(xiàng)目的各個(gè)階段沒(méi)有做好計(jì)劃，在項(xiàng)目的開(kāi)始而不是最后失敗了。 ???????????????????????????????????? ii.?缺乏項(xiàng)目視圖 沒(méi)能給項(xiàng)目確定一個(gè)清楚的目標(biāo) ??????????????????????????????????? iii.?項(xiàng)目范圍擴(kuò)展 管理層和各部門不斷給項(xiàng)目加入新的細(xì)節(jié)和要求。 ?????????????????????????????????? iv.缺乏領(lǐng)導(dǎo) 缺乏領(lǐng)導(dǎo)，項(xiàng)目注定要漫無(wú)目的的前進(jìn)，從而導(dǎo)致額外的費(fèi)用。 ???????????????????????????????????? v.? 缺少變更控制，ccs是對(duì)變更和增加項(xiàng)目范圍進(jìn)行評(píng)估，批準(zhǔn)或者拒絕的正式過(guò)程。 2.?跟蹤支出，項(xiàng)目開(kāi)始前，你需要了解企業(yè)有關(guān)項(xiàng)目支出跟蹤和控制的規(guī)定，有些企業(yè)預(yù)算由管理層控制，同時(shí)要聽(tīng)項(xiàng)目經(jīng)理的匯報(bào)結(jié)果，而另外的一些企業(yè)，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)每天跟蹤項(xiàng)目的支出情況，有很多工具可以幫助你跟蹤項(xiàng)目支出，不管使用那種工具，以下是你必須要包含的一些因素， ?????????????????????????????????????? i.?工作時(shí)間，對(duì)于任何項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，時(shí)間都是最昂貴的因素之一，所以應(yīng)該制定一個(gè)計(jì)劃讓團(tuán)隊(duì)成員報(bào)告他們投入給定項(xiàng)目的時(shí)間，如果供應(yīng)商或者咨詢專家按照小時(shí)收費(fèi)，也應(yīng)該創(chuàng)建一種方法使得他們可以報(bào)告自己的工作時(shí)間，如果公司實(shí)行加班或者周末工資，也應(yīng)該創(chuàng)建一種方法，團(tuán)隊(duì)成員的職能經(jīng)理也希望了解這些員工花費(fèi)在這個(gè)項(xiàng)目上的時(shí)間。 ???????????????????????????????????? ii. 購(gòu)買物品 跟蹤所有為你的項(xiàng)目購(gòu)買的硬件，工具，軟件，電線和其他的物品，包括用現(xiàn)金支付的小東西，比如比薩，晚餐以及其他一些位團(tuán)隊(duì)購(gòu)買的物品。 ??????????????????????????????????? iii.? 軟件許可證，如果你的IT項(xiàng)目包括軟件許可證費(fèi)用，那么一定要記錄這些費(fèi)用。 ?????????????????????????????????? iv.??工作站和服務(wù)器，如果你的IT項(xiàng)目包括工作站和服務(wù)器，那么要記錄購(gòu)買價(jià)格。 ???????????????????????????????????? v.實(shí)際的偏差，在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，你估算的成本與項(xiàng)目實(shí)際的成本可能有一定的差距，這個(gè)差距也應(yīng)該被記錄。

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總結(jié)

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