1、建立合理的驗收體系
一旦進貨之后，就不能把不合格的貨物再賣出去，因此餐飲管理人員應首先建立一套合理、完整的驗收體系，保證整個驗收工作在機制、體系上完善。
（1）稱職的驗收人員
驗收員必須聰明、誠實，對驗收工作感興趣，食品原料知識豐富。
在招聘驗收員時，企業的人事部門應負責遴選應聘人員，審查應聘人員的資歷，留有然后會同財會部門和營業部門主管人員決定人員的錄用。
挑選驗收員的最好方法是從貯藏室職工、食品和飲料成本控制人員、財會人員和廚工中發現人才。這些人員有一定的食品知識和經驗，而且往往愿意通過從事驗收工作積累管理工作經驗。
收貨時，驗收員應該對訂貨單進行數量盤點和質量檢驗。他們的工作極為重要，因此在許多國外的飯店、餐館里，驗收員的地位和工資級別與部門經理相同。
企業制定培訓計劃，對所有驗收人員進行培訓。在某些大型企業里，職工定期輪換工作，培訓就顯得更為重要。
驗收員必須懂得：未經經管人員同意，任何人無權改變采購規格。在工作中，驗收員需和采購人員、食品生產部門經理、廚師、貯藏保管人員接觸，虛心向他們學習，豐富自己的知識和經驗。
（2）實用的驗收設備和器材
飯店一般設有驗收處或驗收辦公室。它的位置一般在飯店的后門或邊門，這樣送貨車開到飯店后門就可以看到驗收處，以便于驗收。此外要有足夠的空地便于卸貨。
為使驗收工作更有效率，就要有適當的設備和工具。磅秤是驗收部最重要的工具。驗收部可配備重量等級不同的磅秤，各種磅秤都不得應定期校準，以保持精確度。
有一種有記錄的磅秤，可將貨物的準確重量印在發票或收據上面，不僅可以節省人力，還可以減少手記數的錯漏。驗收辦公室還應有直尺、溫度計、小起貨鉤、紙板箱切割工具、鐵榔頭、鐵皮條切割工具，一兩把尖刀以及足夠數量的公文柜。公文柜用以存放驗收部的各種表格，如“驗收單”、“驗收日報表”等。還有一種特殊設計的驗收架，一些水果橙子等可放在上面，察看是否有腐爛或斑痕。若質量沒有問題，架子上的水果可漏下來，再裝入容器。
（3）科學的驗收程序和良好的驗收習慣
驗收程序規定了驗收工作的工作職責和工作方法，使驗收工作規范化。同時，按照程序進行驗收，養良好的習慣，是驗收高效率的保證。
（4） 經常的監督檢查
餐飲企業管理人員應不定期檢查驗收工作，復查貨物的重量、數量和質量，并使驗收員明白，經管人員非常關心和重視他們的工作。
2、確定科學的驗收操作程序
根據驗收的目的，驗收程序主要圍繞以下三個主要環節展開。即：①核對價格；②盤點數量；③檢查質量。驗收的程序分為以下12個步驟：
（1）當供貨單位送來食品原料時，驗收員首先將供貨單位的送貨發票與事先拿到的相應的“訂購單”核對。
驗收員首先應核對送貨發票上的供貨單位的名稱與地址，避免錯收貨和接受本飯店未訂購的貨物。其次是核對送貨發票上的價格。若發票上的價格高于“訂購單”上的價格，驗收員要底部送貨員提價的原因，并將情況反映給采購部經理、成本控制員或廚師長，無論退貨還是不予退貨，都要有廚師長和成本控制員在“貨物驗收單”上簽字，表示責任。若供貨單位送貨時的價格低于“訂購單”上的價格，驗收員應請廚師長檢查食品原料的質量，質量合格，廚師長在“驗收單”上簽名，驗收員可按此價接受這批原料。
（2）檢查食品原料質量。食品原料技師檢驗的依據是“食品原料采購規格標準”和“請購單”、“訂購單”。因為在這些表中均有對采購的食品原料質量要求的描述。一套完整的“采購規格表”應貼在墻上或特別的大塊批示牌上，以便到貨時核對參考。若發現質量問題，如食品原料的腐爛、變色、氣味怪異、袋裝食品有效期過期、水果有明顯斑痕等現象，驗收覘有權當即退貨。
（3）檢驗食品原料數量。驗收員根據“訂購單”對照送貨單，通過點數、稱量等方法，對所有到貨的數量進行核對。數量檢查核對應注意下列事項：
① 若有外包裝，先拆掉外包裝再稱量。
② 對于密封的箱或其他容器的物品，應打開一只作抽樣調查，查看里面的物品數量與重量是否與容器上標明的一致，然后再計算總箱數。但對高規格的食品原料仍需全部打開逐箱點數。
③ 對于未密封的箱裝食品原料，仍應按箱仔細點數或稱重。
④ 檢查單位重量。除了稱到貨的重量之外，還應抽查單位重量，檢查單位重量是否在驗收規格規定的范圍之內。
（4）在發貨票上簽名。所有送貨應有送貨發票。送貨員呈現給驗收員的送貨發票有兩聯，送貨員要求驗收員在送貨發票上簽名，將第二聯還給送貨員以示購貨單位收到了貨物。上聯交給付款人員。
發票上面應該有價格，驗收員要檢查發票上的價格，避免產生錯誤，無論是有意還是無意的。
（5）填寫驗收單。驗收員確定他所驗收的這批食品原料的價格、質量、數量全部符合“訂購單”或“食品原料采購規格書”后，可填寫“驗收單”。
驗收單一式四份：第一聯交驗收處；第二聯交貯藏室；第三聯交成本控制室；第四聯交財會部。
（6）退貨處理。若送來的食品原料不符合采購要求，應請求餐飲部經理或廚師長；若因生產需要決定不退貨時，應由廚師長或有關決策人員在“驗收單”上簽名；若決定退貨的話，應填寫“退貨單”。
在退貨單上填寫所填寫所退貨物名稱、退貨原因及其他信息，要求送貨員簽名。“退貨單”一式三聯：一聯留驗收部，一聯交送貨員帶回供貨單位；一聯交財會部。
設法通知供貨單位，本飯店已退貨，如果供貨單位補發或重發，新送來的貨物按常規處理。
交貨中有腐爛食品原料，退貨之后，應向采購部有關人員報告，以便盡快找到可替代的供應來源或可能的生產辦法，以減少生產部門的不便。
（7）“驗收章”。驗收員檢查完食品原料的價格、數量、質量及辦理完必要的退貨之后，可在獲準接受的食品原料的送貨發票上蓋“驗收章”，并把蓋了“驗收章”的送貨發票貼在“驗收單”上，以便送往會計部。
驗收章內容有：飯店名稱；驗收員簽名；驗收日期，成本入賬部門
使用驗收章有以下幾種意義：①證實收到食品原料的日期；②驗收員簽名可明確責任；③管理人員簽名已表明已知道收到訂購的食品原料；④食品控制師核對發票金額的正確性。
（8）在貨物包裝上注明發票上的信息。注在貨物包裝上的信息主要有：①收貨日期，有助于判斷存貨流轉方法是否有效；②購價，在存貨時就不必再查尋驗收日報表或發貨票。
（9）尋所收到的肉類和海產品加上存貨標簽。所有冷藏室的肉類和海產品這些成本費很高的食品原料，都必須系上“冷藏魚肉食品標簽”。
肉類標簽有正、副兩聯（也可上下或左右兩聯），正聯由驗收員用繩子扎在食品外包裝或者直接拴在食品原料上。副聯與“驗收單”一起交成本控制辦公室。
廚房領料之后，解下標簽，加鎖保管。原料用完之后將標簽送食品會計師，核算當天魚肉成本。
食品成本控制師核對由其保管的下標簽和和廚房送來的副標簽，根據未使用的標簽，盤點存貨。發現存貨短缺，應分析是否存在偷盜，或者記錯了金額。
（10）將到貨物品送到貯藏室、廚房。所收到的食品原料一部分被直接送到廚房或銷售地點，稱做“直拔原料”。另一部分被送到貯藏室，稱做“入庫原料”。出于質量和安全方面的原因，驗收員應負責保證把貨物送到貯藏室。由供應單位的送貨員直接把貨物送入倉庫置放的做法是不可取的。當送貨員離去后，驗收人員或本單位其他工作人員應把貨物迅速搬到安全可靠的貯藏室。驗收員把“驗收單”中規定的一聯交給貯藏室管理員，后者根據“驗收單”再次驗收，最后入庫貯存。
為了便于進行食品成本核算，驗收員在發票上明顯的地方逐項注明哪一項是直接送廚房的，哪一項是送倉庫的；或者根據不同的送貨地點，使用不同顏色的發票，以方便送貨，并憑此編制“驗收日報表”。
（11）填寫“驗收日報表”和其他報表。驗收完畢后，大多數大型企業要求驗收員完成一張列明所有收貨項目的表格，這張表格通常以供貨商分類，以驗收的順序排列。表格之一是“驗收日報表”。除了每種食品原料的價格欄目外，該表將成本分為三類；直拔、貯藏室和雜項；雜項指不是食品原料的項目，例如紙張和清潔用品，不屬于食品原料的成本。
（12）將各種驗收記錄呈交給有關部門，并標明過期到達的貨物。驗收員在所有發票蓋章簽字，并把發票貼在“驗收單”上，然后將貼著發票的“驗收單”送至管理人員，管理員在發票上簽字后送至成本控制師，由成本控制師核對發票數字的正確性。成本控制員檢查完畢后，送交會計部，會計部會將有關數字填進采購日志內。
當“驗收單”還在驗收員手上時，就可看出每日直撥成本，因為直撥成本是在食品原料一收到時就計入成本的，后面講到日銷售成本計算時，就可看出每日直撥成本是來自驗收單的。
由此我們不難看出建立驗收程序的目的，是為了保證企業收到的貨物是已訂購的數量、已明確的質量和已報過的價格。不論是對大型企業來說還是對小企業來講，這些步驟是最基本的，也是通用的。控制體系越是完備，越需更多的人力的設備，當然這樣做也會增加成本。但是，即使是小型的個人業主制的餐飲企業也必須采用基本的步驟以防止在驗收過程中由于數量、質量和價格方面的問題而引起的成本過高。
3、驗收控制
企業不僅要有良好的驗收體系，而且更應指定專人負責驗收體系的控制工作。
驗收體系的控制工作應該是財會部門和總會計師的責任。
驗收員和食品成本會計師都是財務部門的成員。但是，為了防止他們串通，驗收員不應直接向食品成本會計師匯報工作。食品成本會計師監督驗收體系的工作。如果驗收員的工作沒做好，食品成本會計師應向驗收員指出，并向總會計師匯報。
不負責驗收工作，食品成本會計師才能真正做好本職工作。許多企業的總會計師因工作繁忙，或者不熟悉驗收業務，往往要食品成本會計師負責驗收工作，這樣做的結果是：食品成本會計師無法發揮監督作用，而且容易與與驗收員串通，使企業遭受損失。
在管理良好、餐飲經理和餐廳經理的工作非常繁忙，他們仍然應該每天或不定期檢查驗收部的工作。
在大型企業里，除上述人員應檢查驗收部工作之外，還經常請企業外部人員，如會計事務所，不定期抽查驗收部工作。
許多企業的驗收辦公室使用一本來訪登記簿。總經理希望總會計師、廚師長、采購員、倉庫主任、餐飲經理和宴會經理經常到驗收處走一走，一方面表示他們對驗收員工作的重視，另一方面，也使驗收員知道自己的每時每刻都會受到有關人員的檢查。驗收員必須要求每一個來檢查工作的人在來訪登記簿上簽名，寫明來訪日期和時間。總經理通過查閱來訪登記簿，可了解上述人員是否經常到驗收處檢查工作。在小型企 業里，可能只有一名職工負責采購、驗收、倉儲、領發料工作，驗收工作由總會計師或總經理負責檢查。
在驗收工作中，還應做好防盜工作。防盜工作的基本原則如下：
指定專人負責驗收工作，應盡可能將交貨時間安排在驗收員比較空的時候。
驗收工作和采購工作分別由專人負責。
如果驗收兼管其他工作，而不能是誰有空誰驗收。
商品應運送指定驗收區域。
驗收之后，忙將商品送入貯藏室，防止食品變質和職工偷盜。
不允許推銷員、送貨員等進入貯藏室或食品生產區域。驗收、檢查區域靠近入口處。
入口處大門應加鎖。大門外應安裝門鈐。送貨人到達之后，應先按門鈴。送貨人在驗收處時，驗收員應始終在現場。

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總結

以上是生活随笔為你收集整理的采购部管理--餐饮原料的验收管理的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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