同事反馈环:为什么度量和会议还不够充分
“魔鏡魔鏡告訴我,誰(shuí)才是最美麗的人?”,邪惡的皇后如此問(wèn)道。似乎在精益和敏捷企業(yè)中也會(huì)有很多與《白雪公主》中類似的問(wèn)題,如果我們沒(méi)有一面可以看到我們正在做什么的鏡子,我們就很難搞清楚我們有多么地美麗,更不必說(shuō)我們做的是不是出色了。很不幸的是,我們不能指望讓魔力告訴我們想要知道的事情。因此,我們打算設(shè)計(jì)可視化工作管理系統(tǒng)和巧妙地會(huì)議和度量的節(jié)奏以支持快速的反饋周期。\
這是本系列主題的第一篇文章,它將介紹如何對(duì)這些環(huán)進(jìn)行有益的補(bǔ)充。組織發(fā)展專家Sigi Kaltenecker 基于他的InfoQ工作手冊(cè)《引領(lǐng)自組織團(tuán)隊(duì)》主張同事反饋是鼓勵(lì)持續(xù)改進(jìn)文化的一種有效方式。從問(wèn)題陳述和一些反饋的背景知識(shí)開(kāi)始著手,Sigi將繼續(xù)介紹總共九個(gè)不同的方法,介紹如何用它們來(lái)設(shè)計(jì)和推進(jìn)同事反饋會(huì)話。\
Don Reinertsen、David Anderson和Eric Ries等精益和敏捷專家強(qiáng)調(diào)了快速反饋對(duì)于保證產(chǎn)品研發(fā)流程順暢的重要性。無(wú)論是構(gòu)建—度量—精益的精益創(chuàng)業(yè)環(huán),看板的漸進(jìn)性變化(Kaltenecker, Beyer 2014 )還是敏捷的檢查和調(diào)整框架,都是基于精確的數(shù)據(jù)來(lái)做決策的。我們?cè)O(shè)定商業(yè)目標(biāo),限制正在進(jìn)行的工作數(shù),度量系統(tǒng)的性能,從各種利益干系人那里收集反饋,試圖得到正確的結(jié)論。我們基于這些結(jié)論做出決策,從而完成這個(gè)周期,然后針對(duì)本次行動(dòng)收集最新的數(shù)據(jù),開(kāi)啟下一次周期。正如Douglas Hofstadter解釋的那樣:“決策、采取行動(dòng) 、產(chǎn)生影響、接收反饋、消化吸收后做下一步的決策,而后循環(huán)往復(fù)。”(Hofstadter 2007年第193頁(yè))\
這就是我們保持系統(tǒng)適用性及業(yè)務(wù)健康度的方式,遵循“一天一次循環(huán),讓你遠(yuǎn)離煩惱”的座右銘。但是,可能有幾個(gè)問(wèn)題是這個(gè)座右銘不好回答的。我們真的從循環(huán)中學(xué)到什么了嗎?我們做出更好的決策了嗎?我們改進(jìn)系統(tǒng)了嗎?它讓每個(gè)人都清楚他(或她)如何促成更好的工作方式了嗎?\
\圖1: 成功的簡(jiǎn)易食譜。\
為什么試題和會(huì)議還不夠
\在我看來(lái),精益和敏捷團(tuán)隊(duì)對(duì)度量和會(huì)議是否足以鼓勵(lì)持續(xù)改進(jìn)是持有一些懷疑態(tài)度的。我看到許多反饋環(huán)都是關(guān)于數(shù)據(jù)收集的:除了個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和團(tuán)隊(duì)協(xié)作方面的定性數(shù)據(jù),還有燃盡圖式的數(shù)據(jù)資料、歷史或累積流圖。到目前為止一切順利。確實(shí),我們要改進(jìn)就需要這些數(shù)據(jù)。但同時(shí),我們比較沒(méi)把握的是如何讓這些數(shù)據(jù)在每種情況下都有意義:團(tuán)隊(duì)會(huì)產(chǎn)生什么洞察力?這些洞察力如何針對(duì)已識(shí)別的問(wèn)題激發(fā)出對(duì)策?每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員是否清楚要改變現(xiàn)狀有哪些不同的做法?\
后面的問(wèn)題指出我所看到的被忽略了的持續(xù)改進(jìn)的驅(qū)動(dòng)力:個(gè)人反饋。更確切地說(shuō):也是建立同事層的快速反饋環(huán)的理由。還有誰(shuí)比我的同事更能夠看清我日常哪些做的好,哪些做得不夠好嗎?誰(shuí)能夠更充分地觀察我的行動(dòng)和結(jié)果?誰(shuí)能夠更好地幫助我利用優(yōu)勢(shì)和提高特定技能?\
我們清楚,我們離不開(kāi)度量和會(huì)議。但我們不進(jìn)行了解肯定也能夠進(jìn)行度量和討論。如果了解是我們的目標(biāo),就需要比績(jī)效數(shù)據(jù)和任務(wù)調(diào)整更多的信息。Henry Ford曾抱怨說(shuō),他需要一雙手,卻附帶了一整個(gè)人給他,可能我們要注意的是,知識(shí)性工作更需要大腦。不管你喜不喜歡,這也要附帶一整個(gè)人。人具有特定的行為、認(rèn)知水平、情緒和需求,這些會(huì)對(duì)任何體系改進(jìn)的成功產(chǎn)生巨大的影響。\
喬哈里視窗模型的擴(kuò)展版可以更好地解釋為什么我們需要個(gè)人反饋以鼓勵(lì)此類的改進(jìn)(Luft 和 Ingram 1955年)。我們沒(méi)有能力客觀地評(píng)定自己的績(jī)效,搞清楚我們的工作需要什么技能,這種能力需要培養(yǎng)。按照喬哈里模型理論所說(shuō),我們永遠(yuǎn)都不了解自己的行為(如圖2)。這個(gè)盲點(diǎn)會(huì)導(dǎo)致我們以為我們所做的和實(shí)際我們所做的之間有巨大的差距。大概有70%的高管認(rèn)為他們的績(jī)效能夠排到前25%,這個(gè)例子就充分展示了這樣的一種差距。\
\圖2: 擴(kuò)展的喬哈里視窗\
幸運(yùn)的是,我們并不一定會(huì)失敗。我們的盲點(diǎn)是看不到自己,但卻看得到別人呀。這正是為什么我們需要反饋去照亮這個(gè)盲點(diǎn),擴(kuò)展共享知識(shí)和理解的公開(kāi)區(qū)域。而我們則可以簡(jiǎn)單地提供我們個(gè)人的見(jiàn)解去擴(kuò)展這個(gè)區(qū)域,我們不得不請(qǐng)人來(lái)反饋以更多地了解我們行為的陰暗角落。甚至,我們不得不定期去做這件事,請(qǐng)不同的人去探索我們?nèi)f花筒般的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)。\
- 我應(yīng)該保持哪種類型的行為?在我們的環(huán)境中什么做得不錯(cuò)?我的同事欣賞我哪些地方?\
- 我應(yīng)該增強(qiáng)什么?哪些事應(yīng)該多做或者經(jīng)常去做?\
- 哪些事應(yīng)該少做甚至干脆就不再做了?\
- 我必須開(kāi)始做哪些事了?我需要什么額外的技能?我應(yīng)該特別留意哪里?
這些問(wèn)題可能會(huì)收到比較類似的答案,那么反饋就可以產(chǎn)生更大的影響了。俗話說(shuō),如果一個(gè)人說(shuō)你的耳朵像驢子,那么就當(dāng)成耳旁風(fēng)吧。但是如果有兩個(gè)人都這么說(shuō),那就給自己配了鞍子吧。\
如何設(shè)計(jì)和推進(jìn)同事反饋——從三個(gè)方法入手
\下面的部分將首先介紹培養(yǎng)同事反饋氛圍的三個(gè)方法。它們都是以比較簡(jiǎn)單的方法來(lái)幫助大家來(lái)適應(yīng)這種方式的。通常,它們對(duì)大家來(lái)說(shuō)沒(méi)有多大的挑戰(zhàn),第一步就是展現(xiàn)個(gè)人反饋有什么價(jià)值。因?yàn)榄h(huán)境非常重要,所以每個(gè)方法都會(huì)嵌入到現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景中予以介紹,這樣可以更好地解釋它是如何運(yùn)作的,以及選擇它的原因。因此,每個(gè)介紹在收尾時(shí)都會(huì)對(duì)該方法予以評(píng)價(jià)。在兩者之間,有時(shí)間、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和指導(dǎo)你設(shè)計(jì)和促成的目標(biāo)。附加的圖展示了這個(gè)初中看起來(lái)是什么樣子的。\
我們同事的特殊商務(wù)名片
\我想要介紹的第一個(gè)方法曾經(jīng)在一次與互動(dòng)娛樂(lè)公司Scrum團(tuán)隊(duì)的團(tuán)隊(duì)建設(shè)研討會(huì)中使用過(guò)。這次研討會(huì)是針對(duì)新產(chǎn)品切分一個(gè)精益組織的啟動(dòng)會(huì)。這也是為什么許多團(tuán)隊(duì)成員不熟悉其他人的原因。因此,我們把“共同成長(zhǎng)”的格言轉(zhuǎn)化成具有四個(gè)目標(biāo)的議事日程:更好地了解其他人、探索我們未來(lái)的可能性、闡明預(yù)期和共同制定團(tuán)隊(duì)章程。\
作為研討會(huì)的引導(dǎo)者,我希望從一開(kāi)始就定下一個(gè)適當(dāng)?shù)姆諊鷣?lái)做自我介紹,而不是用很正式的方式,我邀請(qǐng)他們?yōu)槠渌嗽O(shè)計(jì)一張?zhí)貏e的商務(wù)名片。它的基本思路是專注于人際關(guān)系網(wǎng)而不是個(gè)人的介紹。同時(shí),我想要他們重視他們應(yīng)該依賴的事,并把它們可視化出來(lái)。\
我的推進(jìn)過(guò)程如下:\
| \ 時(shí)間 | \ 內(nèi)容 | \ 結(jié)構(gòu) | \ 目標(biāo) |
| \ 15分鐘 | \ 邀請(qǐng)大家為其他人設(shè)計(jì)商務(wù)名片,通過(guò)寫(xiě)關(guān)鍵字來(lái)概括積極的經(jīng)歷、亮點(diǎn)、成就、優(yōu)勢(shì)、會(huì)讓同事開(kāi)心的事,等等 | \ 在房間(畫(huà)廊風(fēng)格)中隨處為每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員準(zhǔn)備一張A3的紙\ 在商務(wù)名片畫(huà)廊中穿行,自行編寫(xiě) | \ 把行動(dòng)和積極的心態(tài)相結(jié)合 |
| \ 每人2分鐘 | \ 一起在畫(huà)廊里走走,好好地看看每一張商務(wù)名片。\ 讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員描述他(或她)所寫(xiě)的關(guān)鍵字,描述應(yīng)盡可能地生動(dòng)。 | \ 畫(huà)廊穿行\(zhòng) 演示時(shí)間箱 | \ 設(shè)置正向的亮點(diǎn)并重視每一個(gè)人 |
| \ 10分鐘 | \ 邀請(qǐng)每個(gè)人針對(duì)他(或她)自己卡片的個(gè)人評(píng)論簡(jiǎn)短地談?wù)勑膬?nèi)的感受,然后再換下一張 | \ 個(gè)人的評(píng)論 | \ 可以針對(duì)反饋?zhàn)鞒龇答?/p> |
| \ 45分鐘 | \ 適用于十個(gè)人的團(tuán)隊(duì) | \ | ? |
圖3 \u0026amp; 4:每個(gè)人的商務(wù)名片\
結(jié)果,團(tuán)隊(duì)愉快地完成了開(kāi)場(chǎng)介紹的會(huì)議。我認(rèn)為這是由于以下四個(gè)原因:\
- 這個(gè)方法提供了一種低門(mén)檻的方式來(lái)為同事做出反饋,也就是說(shuō)它增加的是大家的好奇心而不是內(nèi)心的顧慮。\
- 團(tuán)隊(duì)成員不必呆板地坐在椅子上圍成一圈,而是可以自由地走來(lái)走去,一旦內(nèi)心受到了什么觸動(dòng)都可以作出回應(yīng),這貼合了敏捷的基本理念。\
- 設(shè)計(jì)商務(wù)名片的過(guò)程輕松愉快,通過(guò)積極的思考和賞識(shí)的心態(tài)來(lái)驅(qū)動(dòng)它。\
- 因?yàn)樯虅?wù)名片留在房間里,它們就像是個(gè)強(qiáng)大的支柱一樣支撐著整個(gè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)過(guò)程,它們強(qiáng)調(diào)每個(gè)人的優(yōu)勢(shì)以及每個(gè)人與其他人有怎樣的關(guān)聯(lián)。
相互支持
\幾年前,我與一家國(guó)際銀行的控制部門(mén)共事。部門(mén)成員通常是跟數(shù)字打交道,而不是什么二進(jìn)制和字節(jié)之類的。新的電子文檔的實(shí)現(xiàn)向他們展示了全新的IT標(biāo)準(zhǔn),這給很多人帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。他們覺(jué)得壓力很大,感覺(jué)丟失了原來(lái)的基礎(chǔ)優(yōu)勢(shì)。他們應(yīng)該繼續(xù)把注意力集中在很多該做的事情上,是時(shí)候用一下特別的方法了。這種方法按以下的方式來(lái)推進(jìn):\
| \ 時(shí)間 | \ 內(nèi)容 | \ 結(jié)構(gòu) | \ 目標(biāo) |
| \ 5分鐘 | \ 讓團(tuán)隊(duì)成員在每個(gè)人的身后掛一張活動(dòng)掛圖(可以用一些皮筋或繩子) | \ 自行組織練習(xí)的準(zhǔn)備 | \ 使自由活動(dòng)和積極心態(tài)相結(jié)合 |
| \ 20分鐘 | \ 設(shè)定一個(gè)焦點(diǎn),比如說(shuō)“我欣賞你的什么?”\ 請(qǐng)每個(gè)人在掛圖上寫(xiě)下關(guān)鍵字。為簡(jiǎn)化后續(xù)操作,可采用關(guān)鍵字的首字母縮寫(xiě)。 | \ 開(kāi)放式練習(xí) | \ 充滿活力和樂(lè)趣的交流方式 |
| \ 25分鐘 | \ 鼓勵(lì)大家作更詳細(xì)的闡述,最好面向著他們選擇的同伙來(lái)述說(shuō) | \ 結(jié)對(duì) | \ 接受并享受反饋 |
| \ 50分鐘 | \ 適用于十四個(gè)人的小組 | \ | ? |
圖5 \u0026amp; 6:如何相互支持\
當(dāng)然,這個(gè)方法并沒(méi)有解決他們的顧慮。同時(shí)也不能阻止他們怪罪IT給他們?nèi)橇寺闊5辽?#xff0c;它幫助他們把關(guān)注焦點(diǎn)從無(wú)法接受的挑戰(zhàn)身上轉(zhuǎn)換到了核心競(jìng)爭(zhēng)力上。它讓他們不僅僅去關(guān)注個(gè)人的優(yōu)勢(shì),還要去關(guān)注協(xié)作。此外,這個(gè)方法讓控制部門(mén)的主流文化產(chǎn)生了有趣的變化。\
大家的笑臉告訴我們,他們很歡迎這種變化。大多數(shù)人都沒(méi)有過(guò)向他人表達(dá)仰慕之情的機(jī)會(huì)。這正是為什么彼此交換反饋(即寫(xiě)下來(lái)的過(guò)程和接下來(lái)的結(jié)對(duì)交流)所花費(fèi)的時(shí)間比預(yù)期還要長(zhǎng)的原因。最后但同樣重要的是,這個(gè)方法包含有一些有趣的“超人”圖片和“反饋訓(xùn)練”的建議。\
快速反饋約會(huì)
\如果團(tuán)隊(duì)更加成熟,并且彼此間的信任達(dá)成了一定程度,那么就可以把“反饋吧”再升高一檔了。有一個(gè)例子就是屬于這種情況,那次是一家?jiàn)W地利電訊公司的產(chǎn)品管理團(tuán)隊(duì)請(qǐng)我去召開(kāi)創(chuàng)新思維的研討會(huì)。\
在我看來(lái),創(chuàng)新不應(yīng)該僅限于思維和企業(yè)家的挑戰(zhàn)。情感和人際關(guān)系也非常的重要。這正是我為什么決定犧牲些時(shí)間來(lái)做同事反饋研討會(huì)的原因了。他們對(duì)其他人有怎樣的認(rèn)知呢?協(xié)作應(yīng)該是什么樣子的呢?他們喜歡強(qiáng)調(diào)哪些行為呢?他們喜歡看到什么改變呢?\
使用看板的團(tuán)隊(duì)比較熟悉反饋環(huán)(Leopold, Kaltenecker 2015 http://www.infoq.com/articles/book-review-kanban-change-leadership)。甚至有的人做了個(gè)人的反饋交流卻未從中獲得什么收益。有些人覺(jué)得坐在一起說(shuō)說(shuō)表面的印象并沒(méi)有什么價(jià)值。\
為了尋求改變,我想要?jiǎng)?chuàng)造更高的安全感和強(qiáng)度。為做到這一點(diǎn),我提出了四個(gè)開(kāi)放式的陳述:“我感謝你……”,“我欣賞你的……”,“我懇請(qǐng)你……”以及“你應(yīng)該更多(更少)去做……”,這些陳述能激發(fā)一系列平等的一對(duì)一的交流。\
首先簡(jiǎn)要地介紹什么是同事反饋,為什么要做同事反饋,然后把會(huì)話設(shè)計(jì)在一個(gè)開(kāi)放的空間,每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員在這里約會(huì)她(或他)想要見(jiàn)的同事。我甚至決定不要在意速度了。反之約會(huì)通常會(huì)有時(shí)間限制,既定大家會(huì)定期改變同伴(比如每15分鐘),我讓他們來(lái)決定想和其他人談多久。\
我最終設(shè)計(jì)的會(huì)議如下:\
| \ 時(shí)間 | \ 內(nèi)容 | \ 結(jié)構(gòu) | \ 目標(biāo) |
| \ 10分鐘 | \ 基于實(shí)際表現(xiàn)介紹個(gè)人反饋的思想\ 提出清晰的結(jié)構(gòu)和問(wèn)題(如圖7所示) | \ 簡(jiǎn)要介紹 | \ 為良好的交流打好基礎(chǔ) |
| \ 45分鐘 | \ 讓他們進(jìn)行一對(duì)一的接觸,與任何人交流期望的時(shí)間(另一種方式,你可以設(shè)定一個(gè)固定的時(shí)間,到時(shí)間就要換人) | \ 平等的一對(duì)一 | \ 讓他們直接和其他人交談 |
| \ 5分鐘 | \ 聚到一起沉默幾分鐘 | \ 全體會(huì)議 | \ 放松和消化 |
| \ 60分鐘 | \ 適用于十二個(gè)人的小組 | \ | ? |
圖7 \u0026amp; 8: 分配和約會(huì)示例\
因?yàn)樘鞖夂芎?#xff0c;所以大家決定去戶外。有些人甚至還散了一會(huì)兒步。在我的視力范圍內(nèi),團(tuán)隊(duì)成員都相談甚歡。雖然有些交流花得時(shí)間比較長(zhǎng),但變更伙伴也不成問(wèn)題。他們只要給彼此一個(gè)暗示,就可以讓同伴自然而然地停止當(dāng)前的話題,而不必刻意去打斷它。也就是說(shuō),這次反饋交流達(dá)到了自組織的最佳狀態(tài)(Kaltenecker 2015年)。\
水到渠成了,我決定讓大家坐在一起沉默幾分鐘來(lái)結(jié)束本次約會(huì)了。后來(lái),我了解到了更多與他們的談話質(zhì)量相關(guān)的信息,其中有些人明確提出特別享受在所有談話之后的沉默。“有時(shí)間去理解自己是件很棒的事”,其中一位團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)指出。“需要通過(guò)努力把事情適當(dāng)?shù)亟鉀Q掉。”\
總結(jié)
\反饋是任何精益和敏捷開(kāi)發(fā)過(guò)程的一個(gè)基礎(chǔ)構(gòu)成。這不僅適用于工作管理體系,也適用于技術(shù)層。這是本系列文章的第一篇,提倡用同事反饋?zhàn)鳛槎攘亢蜁?huì)議的有益補(bǔ)充。\
為什么要做同事反饋?簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),因?yàn)榇祟惙答伖膭?lì)在個(gè)人層面的持續(xù)改進(jìn)。\
專業(yè)化地完成定期的同事反饋可以帶來(lái)更多的好處:\
- 它以大家的經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ),這些人彼此間分享最多\
- 它增加信任感\(zhòng)
- 它相互增強(qiáng)改進(jìn)的責(zé)任\
- 它幫助每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員去了解他或她的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)\
- 它是技升工作技能或相關(guān)技能的一種有效方式\
- 它激發(fā)另外的貫穿于整個(gè)企業(yè)的反饋體系\
- 它為其他人改變積極性提供全新的視角\
- 它鼓勵(lì)把所有層面的事情都做到更好
當(dāng)然,同事反饋增加的價(jià)值嚴(yán)重依賴于它的推進(jìn)。這也是為什么我會(huì)在不同的環(huán)境中嘗試和檢驗(yàn)本篇文章中介紹的前三個(gè)方法。為使這些方法盡可能地全面,它們都是放在真實(shí)的研究案例中予以介紹的,并補(bǔ)充了一些圖表來(lái)說(shuō)明它們看起來(lái)是什么樣子的。請(qǐng)期待下一篇文章,它將探討這樣的一個(gè)問(wèn)題“我們?nèi)绾螐耐路答佒蝎@得收益,為實(shí)現(xiàn)這種可能性需要些什么”。此外,它將介紹促進(jìn)同事反饋環(huán)的下三個(gè)方法。\
感謝Mareen D?ring、Sabine Eybl、Gregor Kerlinger和Ben Linders做出的貢獻(xiàn)和提出的寶貴意見(jiàn)。\
參考資料
\關(guān)于作者
\Siegfried Kaltenecker是Loop Consultancy的聯(lián)合總經(jīng)理,專門(mén)從事組織和領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展,總部駐扎在維也納。Sigi與多家國(guó)際級(jí)公司有關(guān)聯(lián),比如Alcatel、bwin.party、eSailors、Kaba、ImmoScout24、Magna、RWE、Swiss Federal Railways、和Thales Group。他是一名經(jīng)過(guò)認(rèn)證的系統(tǒng)化組織咨詢師、ScrumMaster、Scrum Product Owner和看板專業(yè)教練。Sigi合編了《敏捷管理平臺(tái)》(p-a-m.org),已經(jīng)創(chuàng)作了多篇精益和敏捷主題的文章,他還合著了《看板改變領(lǐng)導(dǎo)力》,這本書(shū)將于2015在美國(guó)出版發(fā)行。
\查看英文原文:Peer Feedback Loops: Why Metrics and Meetings Are Not Enough
總結(jié)
以上是生活随笔為你收集整理的同事反馈环:为什么度量和会议还不够充分的全部?jī)?nèi)容,希望文章能夠幫你解決所遇到的問(wèn)題。
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