1.前言：

軟件產(chǎn)品的研發(fā)、升級、定制等，一般都是以項目的形式進(jìn)行，此時項目進(jìn)度計劃以及資源使用情況就變成了項目經(jīng)理關(guān)注的重點。如何讓項目計劃有效可控，及時暴露問題？如何查看資源的負(fù)荷情況，看資源分配是否合理。

當(dāng)然，如果你的公司已經(jīng)實施了專門的PM軟件來監(jiān)督管控，可以忽略本文。否則，你可以用微軟的Project來做到這一工作。

我也算是一個專業(yè)的從事PM軟件產(chǎn)品的人（雖然我們的客戶都是制造業(yè)研發(fā)項目），考過了PMP，研究過青銅器RDM、Oracle P6和Project。

項目管理其實有一套很系統(tǒng)的、結(jié)構(gòu)化的知識體系，包括十大知識領(lǐng)域和五大過程組，有興趣的朋友可以查閱PMBOK，本文直接說Project如何用。

就此開始吧！

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2. 計劃編制：

2.1 確定里程碑和階段：

一般一個項目的計劃編制工作之前，公司高層和項目經(jīng)理會在一起先確定項目的里程碑。當(dāng)前幾乎每種類型的項目，業(yè)界都會有專門的里程碑標(biāo)準(zhǔn)。例如軟件項目一般分為：需求、設(shè)計、編碼、測試、發(fā)布這幾個階段，每個階段的結(jié)束，都是一個大型的里程碑節(jié)點。

先把里程碑和計劃寫入Project中，并為每個節(jié)點分配責(zé)任人。（里程碑：將工期設(shè)置為0，甘特圖中會顯示圖標(biāo)）

接下來，我們要確定每個里程碑的時間。此時需要在表格中添加兩個列：限制類型、限制日期。

將每個里程碑的時間確定好，然后將“限制類型”設(shè)置為“必須完成于”，并把“限制日期”修改為里程碑的完成日期。這時，里程碑名稱的前面會出現(xiàn)一個圖標(biāo)，表示有時間約束。

這樣，我們就把這個項目的里程碑確定好了。里程碑是項目進(jìn)度計劃的框架，必須設(shè)置時間約束，而且沒有高層領(lǐng)導(dǎo)的同意，不能改動時間約束。

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2.2 編制每個階段的計劃：

如果項目規(guī)模較小，項目的每個階段可能都需要項目經(jīng)理直接負(fù)責(zé)，這時項目的組織結(jié)構(gòu)叫做“項目型”。如果項目較大，項目的每個階段都有專人負(fù)責(zé)，組織結(jié)構(gòu)叫做“矩陣型”。

規(guī)模較小的項目管理簡單、靈活性大。此處以規(guī)模較大的項目為例說明。

其實，規(guī)模大的項目，在編制每個節(jié)點的計劃時，應(yīng)該是每個階段的負(fù)責(zé)人分頭去編制自己的階段計劃，然后由項目經(jīng)理整合。然而Project不是一個WBS系統(tǒng)，只是一個客戶端軟件，無法實現(xiàn)這一功能。所以，還得麻煩項目經(jīng)理動手咯。

以“需求階段”為例，編制該階段的計劃，包括：計劃名稱、工期、開始結(jié)束時間、需要的資源，最后，要把該階段內(nèi)的計劃有前后置關(guān)系的，關(guān)聯(lián)起來。

另外，編制計劃過程中，可能會有資源沖突的提示：，暫時不用管它，下文中會有資源沖突的處理。

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2.3 確定階段之間計劃的前后置關(guān)系、以及和里程碑的前后置關(guān)系

當(dāng)各個階段之內(nèi)的計劃編制完成之后，就要整合各個階段之間，以及和里程碑之間的前后置關(guān)系。一般情況下，階段和里程碑的關(guān)系如下：

根據(jù)以上模型，把當(dāng)前進(jìn)度計劃的前后置關(guān)系維護(hù)上。

大家可以直接看右側(cè)的甘特圖，最上面可以直觀的看到里程碑，往下是每個階段，階段和階段之間通過里程碑進(jìn)行關(guān)聯(lián)。這樣其實就是形成了一個“階段-關(guān)口”的結(jié)構(gòu)。當(dāng)前新產(chǎn)品研發(fā)項目，都是采用這種“階段-關(guān)口”的形式，進(jìn)行管理。

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2.4 查看資源沖突和時間沖突

2.4.1 資源沖突：

資源沖突很好理解，就是一個人在同一時間負(fù)責(zé)的工作超出了他的最大工作時間。

在編制計劃時，如果有資源沖突，Project會顯示一個紅色圖表來提醒：

想查看詳細(xì)信息，可在“資源使用狀況”視圖中查看。在Project 2010中，右擊左側(cè)的“甘特圖”可以切換視圖，其他版本請讀者自行查找。

進(jìn)入“資源使用狀況”后，帶有提示的，表示有資源沖突。查看其右側(cè)，可以看到詳細(xì)的資源沖突，如下圖。根據(jù)Project統(tǒng)計的資源沖突，適當(dāng)調(diào)整。

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2.4.2 時間沖突：

時間沖突主要來自于里程碑的時間約束和計劃的時間沖突，例如：確定里程碑時，兩個里程碑之間的工期確定為30天，但是編制計劃時，這些計劃確需要40天。這其實企業(yè)高層和實際工作人員的矛盾沖突，高層趨向于壓縮工期，而工作人員趨向于延長工期。

那么這種情況該如何查看呢，答案是通過“總浮時”，Project種叫做“可寬延的總時間”。至于“自由浮時”和“總浮時”，是項目進(jìn)度計劃和關(guān)鍵路徑計算中比較重要的概念，本文不講，讀者可以查閱PMBOK。

如上圖，“可寬延的總時間”為負(fù)數(shù)的，說明有時間沖突，需要調(diào)整。至于，如何調(diào)整，有三種方式：

• 領(lǐng)導(dǎo)層妥協(xié)：更改里程碑約束時間；
• 實際工作人員妥協(xié)：壓縮工期；
• 調(diào)整任務(wù)之間關(guān)系，讓任務(wù)可以同步進(jìn)行，如下圖：

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根據(jù)以上步驟調(diào)整，知道沒有資源沖突也沒有時間沖突為止：

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3. 保存比較基準(zhǔn)：

進(jìn)度計劃指定完成，并經(jīng)過審核確認(rèn)之后，要把當(dāng)前的計劃保存為一個快照或者副本。有何作用呢？ 在項目執(zhí)行期間，項目計劃肯定會有變更，就是通過這個快照或者副本來查看變更。

Project最多支持保存11個快照或者副本，Project中這個名字叫做“比較基準(zhǔn)”。在Project2010中，點擊“項目-設(shè)置比較基準(zhǔn)-設(shè)置比較基準(zhǔn)”可以保存比較基準(zhǔn)。

比較基準(zhǔn)在后期項目的變更和監(jiān)控中，作用至關(guān)重要。

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在后續(xù)文章中，我會繼續(xù)為大家演示如何使用Project進(jìn)行項目的跟蹤和變更。Project是一個非常強(qiáng)大的軟件，把它用好了，項目經(jīng)理可以很大程度提高效率，也會讓你的領(lǐng)導(dǎo)對你項目管理的能力另眼相看。

本期現(xiàn)到這里，再見！

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補(bǔ)充：現(xiàn)已完成了Project計劃的執(zhí)行和監(jiān)控，請關(guān)注：http://www.cnblogs.com/wangfupeng1988/p/3648994.html

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的如何有效使用Project（1）——编制进度计划、保存基准的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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