atitit.Sealink2000國際海運信息管理系統

操作手冊

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目錄

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第一章?使用說明

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第一節?系統登錄

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雙擊桌面的系統執行程序圖標，進入選擇數據庫的對話框，如圖1－1所示。選擇相應的數據庫后，點擊【OK】按鈕或在所選數據庫上雙擊，進入登錄身份校驗對話框，如圖1－2所示，輸入正確的用戶名和口令后，點擊【OK】按鈕，即可進入此系統。

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圖1－1【進入數據庫選擇】對話框

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圖1－2【登錄】對話框

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第二節?功能模塊介紹

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1.2.1?基礎數據

在系統的『Basic?Data』菜單下面的，都是系統基礎數據方面的功能設置菜單。主要是系統關于公共的、需要規范的數據的維護。

1.2.2?系統設置

在系統的『System』菜單下面的，都是系統基礎設置方面的功能設置菜單。主要是系統關于公共的、需要規范的設置的數據的維護。

1.2.3?業務操作

在系統的『Business』菜單下面的，都是系統業務操作方面的功能操作菜單。主要是完成關于業務操作方面的操作。

1.2.4?財務操作

在系統的『Arp』菜單下面的，都是系統業務操作方面的功能操作菜單。主要是完成關于財務操作方面的操作。

1.2.5?財務報表

在系統的『ArpReport』菜單下面的，都是系統財務報表方面的報表操作菜單。主要是完成關于財務查詢、統計方面的操作。

1.2.6?幫助

在系統的『Help』菜單下面的，都是系統其他方面的菜單。主要是系統版本等參考信息的公告。

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第三節?常用菜單介紹

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1.3.1?菜單說明

菜單	菜單功能簡要說明	簡易版	標準版	企業版	服務擴展功能
Business(業務操作)?	業務操作類菜單
B/L?List?(單據列表)?	所有委托單列表(列表形式列出委托單、單證內容)	√	△	*
Booking(委托單、單據)?	委托單編輯、單據編輯	√	△	*
Ocean?Freight?Selling(海運費應收費用)?	編輯應收海運費	*
Ocean?Freight?Costing(海運費應付費用)?	編輯應付海運費	*
Local?Charge?Selling?(操作費應收費用)?	編輯應收操作費	*
Local?Charge?Costing(操作費應付費用)?	編輯應付操作費	*
Special?Freight(代理費自動分帳、傭金自動計算)?	編輯傭金、代理費用/多方分帳系統	*
Freight(海運費應收、付費用)?	編輯應收、應付海運費用	△	*
Local?Charge(操作費應收、付費用)?	編輯應收、應付操作費用	△	*
Container?Load?Plan(裝箱計劃)?	編輯裝箱信息	√	△	*
Freight?Allocation(拼箱費用分攤)?	分攤自拼箱成本	△	*
B/L?Accessories(核銷單等單據管理)?	核銷單、手冊等單據流裝管理	*
B/L?Accessories?List(核銷單管理列表：登記/跟蹤/放單)?	核銷單、手冊等單據資料列表	*
Customer?Service(客服)?	委托單、單據等客服資料匯總查詢	★
B/L?Status?List(提單狀態管理列表：登記/跟蹤)?	業務操作狀態跟蹤列表	*
B/L?Status(提單狀態)?	業務操作狀態跟蹤	*
Cargo?Space(當前航次艙位及時查詢)?	當前航次訂艙情況查詢	★
Change?Voyage(裝船操作)?	批量修改轉船航次/更新二程	★
ARP(財務操作)?	財務操作類菜單
Unaudited?B/L?List?(未審核提單列表)?	查詢所有沒有審核的提單	△	*
Freight?Audit(費用審核)?	審核費用	△	*
Invoice?List?(發票列表：發票打印狀態/發票核銷狀態)?	所有發票數據、狀態列表	△	*
Invoice?Book(發票本管理)?	多本發票號碼管理	★
Invoice(發票制作)?	編輯發票	△	*
AR?Invoice?Manage(發票開具申請單)?	應收發票開票申請(適合二代向一代申請開發票用)	★
AR?Invoice?List(發票開具申請單列表)?	發票開票申請單資料、狀態列表	★
Receipt?Waste?Book(實收款登記)?	編輯實收款單據(水單)	△	*
Receipt?Waste?Book?List(實收款登記：跟蹤/核銷狀態)?	實收款水單列表	△	*
Receipt?Waste?Book?Match(實收款匹配應收款)?	實收款數據匹配應收款數據(一般為出納工作)	△	*
Refund(退款操作)?
Receipt?Waste?Book?Trace(實收款跟蹤)?	實收款水單核銷狀態、歷史跟蹤	△	*
Payment?Request(付款申請)?	編輯付款申請	△	*
Confirm?Payment?Request(批復付款申請)?	對付款申請單進行批復	△	*
Unpaid?AP?Bill?List(未付款帳單)?	查詢付款申請單狀態情況	△	*
Payment(付款)?	付款操作(一般為出納工作)	△	*
Payment?List(付款列表)?	付款信息、狀態列表	△	*
Payment?Waste?Book?List(實付款列表)?	實付款水單列表	△	*
Payment?Waste?Book?Trace(實付款跟蹤)?	實付款水單核銷狀態、歷史跟蹤	△	*
Receipt?Strike(收款核銷)?	收款核銷(一般為財務工作)	△	*
Receipt?Strike?List(收款核銷列表)?	收款核銷信息、狀態匯總列表	△	*
Payment?Strike(付款核銷)?	付款核銷(一般為財務工作)	△	*
Payment?Strike?List(付款核銷列表)?	付款核銷信息、狀態匯總列表	△	*
ARPReport(財務報表)?
Receipt?In?Advance?Trace(預收款跟蹤報表)?	預收款跟蹤報表	★
AR?Statement(應收款狀態報表)?	應收款狀態報表	*
AR?Statistics(應收款統計報表)?	應收款統計報表	△	*
AR?Aging?Schedule(應收款帳齡報表)?	應收款帳齡報表	★
AR?Balance(應收款余額報表)?	應收款余額報表	△	*
AR?Strike?Balance(應收款核銷報表)?	應收款核銷報表	△	*
Payment?Strike?Statement(應付款核銷狀態報表)?	應付款核銷狀態報表	△	*
Prepaid?Trace(預付款跟蹤報表)?	預付款跟蹤報表	*
AP?Statement(應付款狀態報表)?	應付款狀態報表	*
AP?Statistics(應付款統計報表)?	應付款統計報表	△	*
AP?Aging?Schedule(應付款帳齡報表)?	應付款帳齡報表	★
AP?Balance(應付款余額報表)?	應付款余額報表	△	*
AP?Strike?Balance(應付款核銷報表)?	應付款核銷報表	△	*
ARP?Profit(利潤統計分析報表)?	利潤統計分析報表	△	*
Basic?Data(基礎數據)?
Ports(港口維護)?	港口維護	√	△	*
Ships(船名維護)?	船名維護	√	△	*
Vessel/Voyage(航次維護)?	航次維護	√	△	*
Line?Definition(航線維護)?	航線維護	△	*
Service?Definition(船東航線代碼維護)?	船東航線代碼維護	*
Currencies(幣種維護)?	幣種維護	△	*
Freight?Definition(費用維護)?	費用維護	△	*
Banks(銀行維護)?	銀行維護	△	*
Bank?Accounts(帳戶維護)?	帳戶維護	△	*
Financial?Company(財務公司維護)?	財務公司維護
Offices(辦事處、代理維護)?	辦事處、代理維護	√	△	*
Users(用戶維護)?	用戶維護	√	△	*
User?List(用戶列表)?	客戶列表	√	△	*
Customer?List(客戶列表)?	客戶聯系人維護	√	△	*
Customer?Contact?List(客戶聯系人維護)?	客戶聯系人維護	√	△	*
Customer?Maintenance(客戶資料維護)?	客戶資料維護	√	△	*
Customer?Mergence(客戶合并維護)?	客戶合并維護	★
Container?Definition(集裝箱數據維護)?	集裝箱數據維護	√	△	*
Dictionary(數據字典維護)?	數據字典維護	√	△	*
BL?Number?Rule(單據號碼規則維護)?	單據號碼規則維護
Counter?Rule(號碼計數器)?	號碼計數器
Input?Check(強制輸入維護)?	強制輸入維護	√	△	*
Refresh?Basic?Data(基礎數據刷新)?	基礎數據刷新	√	△	*
System(財務報表)?
Enterprise?Profiles(企業級設置)?	企業級設置	√	△	*
Office?Profiles(分支機構、辦事處級設置)?	分支機構、辦事處級設置	√	△	*
User?Profiles(用戶個人設置)?	用戶個人設置	√	△	*
Rights?Profiles(基礎數據修改辦事處授權)?	基礎數據修改辦事處授權	√	△	*
Default?Profiles(企業級默認設置)?	企業級默認設置	√	△	*
Permissions(用戶授權設置)?	用戶授權設置	√	△	*
Audit(系統日志)?	系統日志	√	△	*

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第二章?基礎設置

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這部分內容涉及的是整個系統的基礎，所以是很重要的部分。該部分分為“基礎數據”和“系統配置”兩方面的內容。涉及的菜單分別是『Basic?Data』和『System』。在『Basic?Data』中維護港口、船名航次、客戶等的公共數據，在『System』中設置系統的配置參數以及人員權限分配。

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第一節?基礎數據

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2.1.1?港口維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Port?Voyage?&?Line』????『Ports』

⊙新增港口：進入后點擊編輯對話框的【Add】按鈕，編輯框所有數據項清空待輸入。在

☆?[Port?ID]中輸入港口的代碼(五位標準代碼)

☆[Port?Code]輸入港口的三字代碼

☆[Port?Name]輸入港口的英文名稱

☆[Port?Native]輸入港口的中文名稱

☆[Country]輸入港口所在國家，其他的信息可以酌情輸入。其他的信息：

[State]港口所在州省、[Port?Type]港口類型(IP：Inland?Port內陸港；BP：Basic?Port基本港)、[Zip?Code]港口所在地郵編、[Timezone]港口所在地時區、[Latitude/Longitude]港口所在地經緯度。輸入必要的信息后，點擊【Check】按鈕檢查一下是否該港口已經存在了，然后【Save】按鈕即可。

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圖2.1.1-1【港口維護界面】

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⊙現有港口維護：關閉編輯匡。在列表區中選擇欲編輯的港口，或者在界面的右上區的“快速查詢匡”中輸入港口名系統即可自動定位該港口，然后選中相應的港口雙擊即可進入維護匡。在維護匡中，如果該對應港口已經被使用，[Port?ID]將不允許被修改。

⊙刪除港口記錄：在港口列表中選中相應的記錄，然后點擊【Delete】按鈕。系統彈出刪除警示對話框，如圖2.1.1-2。點擊【Yes】按鈕，系統將執行刪除任務。如果該港口已經被使用了，系統將不允許該記錄被刪除。

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圖2.1.1-2【港口刪除警示界面】

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2.1.2?船舶維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Port?Voyage?&?Line』????『Ships』

⊙新增船名：進入后點擊菜單欄的【Add】按鈕，系統在列表的底部增加一條空白的記錄，直接在[Ship?Name]中輸入船舶名稱，鼠標移動到[Description]，系統自動將船名寫到該列，如果有必要，可以修改，然后在[Carrier]中選擇輸入船公司，輸入必要的信息后，點擊【Check】按鈕檢查一下是否該船名已經存在了，然后【Save】按鈕即可。如果添加的船名在系統中沒有對應船公司，必須先要添加一個客戶類型為“CARR”的客戶資料記錄，具體的操作方式，您可以參考本手冊“2.1.14?客戶資料維護”部分。

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圖2.1.2-1【船名維護界面】

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⊙維護船舶規范：選擇預維護的船舶名稱，然后雙擊該記錄，在彈出的界面中可以維護船舶的規范，如圖2.1.2－2。

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圖2.1.2-2【船舶規范維護界面】

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⊙刪除船名記錄：在船名列表中選中相應的記錄，然后點擊【Delete】按鈕。系統彈出刪除警示對話框，如圖2.1.1-2。點擊【Yes】按鈕，系統將執行刪除任務。如果該船名已經被使用了，系統將不允許該記錄被刪除。

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2.1.3?航次維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Port?Voyage?&?Line』????『Vessel/Voyage』

⊙新增航次：在此界面的左邊的樹狀結構區中，顯示了當前所有的已經維護好的航次結構。根據在船舶維護中維護的船名和船東的對應關系，在界面的左側找到對應船東，點擊船東名字前面的“+”號，然后展開其下所掛船名，用鼠標選中預維護航次的船舶，點擊功能按鈕工具欄的【Add】按鈕，出現如圖2.1.3-1所示初始化界面。

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圖2.1.3-1【航次維護初始化界面】

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在

☆[Voy?No.]中輸入航次代碼

☆[Start?Date]航次開始日期(可以就輸入ETD對應的時間)

[Description]輸入航次描述(選輸)，然后點擊【Save】按鈕保存即可。在界面右下角的“航次列表”區中選中剛才添加的航次，即可顯示維護的信息。如圖2.1.3-2所示。

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圖2.1.3-2【航次信息查看界面】

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注意：以下關于航次對應的掛靠港口信息，可以選擇性維護，或是不進行維護。

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在左邊航次樹狀結構顯示區中選中剛才維護的航次——071E，然后點擊【Add】按鈕，出現如圖2.1.3-3所示初始化界面。

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圖2.1.3-3【航次掛靠港口信息維護初始化界面】

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在

☆[Port]中輸入航次掛靠的港口(公司所在港口，如SHANGHAI)

☆[ETA]航次抵達日期(可以就輸入ETD的前一天)

☆[ETD]輸入航次抵達該港口的時間

[Cut?Date]為截關日期，系統會自動按照ETD的時間往前推一天填入

[Remark]為備注信息。

然后點擊【Save】按鈕保存即可。如圖2.1.3-4。

同樣的，可以維護該航次上沿線掛靠的多個港口的資料情況。

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圖2.1.3-4【航次掛靠港口信息維護初始化界面】

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⊙刪除航次記錄：在界面左側的樹狀列表中選中相應的航次記錄，查看其下是否還掛有對應的港口資料。如果有，需要在右下角的港口列表區中，先將港口記錄全部刪除。用鼠標選中港口記錄，然后點擊【Delete】按鈕即可。如果該記錄已經被使用，系統將不允許該記錄被刪除。在刪除航次之前，必須刪除所有的港口記錄。

在界面左側的樹狀列表中選中相應航次的船名，在界面右下角列表區域中將會列出該船名所有的航次，在列表區中選中相應的航次記錄，點擊【Delete】按鈕即可。如果該記錄已經被刪除，系統將不允許該記錄被刪除。

⊙關于【EDIT】按鈕：在這個界面中，【Edit】按鈕的下屬菜單是根據鼠標所在的位置來變化的。當鼠標選中某船東的時候，點擊【Edit】按鈕，其下拉菜單是【Add?Ship】/【Save?Ship】/【Delete?Ship】/【Undo?Ship】；當鼠標選中某船名的時候，點擊【Edit】按鈕，其下拉菜單是【Add?Voyage】/【Save?Voyage】/【Delete?Voyage】/【Undo?Voyage】；當鼠標選中某航次的時候，點擊【Edit】按鈕，其下拉菜單是【Add?VoyageDetail】/【Save?VoyageDetail】/【Delete?VoyageDetail】/【Undo?VoyDetail】/【Copy?Voyage】/【Delete?Voyage】。

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2.1.4?航線維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Port?Voyage?&?Line』????『Line?Definition』

⊙新增航線：進入后，點擊工具欄的【Add】按鈕，在航線列表的最末尾中新增加一空白行待輸入。如圖圖2.1.4-1?所示。

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圖2.1.4-1【新增航線維護初始化界面】

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☆[ALIAS]輸入航線代碼

[DESCRIPTION]輸入航線描述。

編輯完整后點擊【Save】保存即可。如圖2.1.4-2。

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圖2.1.4-2【航線界面】

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⊙刪除航線記錄：在界面右側的列表中選中相應的航線記錄，然后點擊【Delete】按鈕即可。如果該記錄已經被使用，系統將不允許該記錄被刪除。在刪除航次之前，必須刪除所有的港口記錄。

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2.1.5?幣種維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Financial』????『Currencies』

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圖2.1.5-1【幣種、匯率查看、維護界面】

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⊙新增幣種：進入后，關閉當前匯率界面。點擊工具欄的【Add】按鈕，系統彈出幣種匯率維護匡，在對話框標題下方選擇【Currency】Tab頁。如圖2.1.5-2?所示。輸入

☆[Currency?Alias]幣種代碼

☆[Currency?Name]幣種名稱

[Exchange?Rate]兌本幣基本匯率

☆[Country]使用國

輸入后點擊【Save】按鈕即可。

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圖2.1.5-2【幣種、匯率新增界面】

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⊙新增匯率：在幣種匯率維護匡，在對話框標題下方選擇【Exchange?Rate】Tab頁，如圖2.1.5-3。分別輸入

☆[DEST?CURRENCY]目標幣種

☆[RATE]匯率

☆[EFFECTIVE?DATE]生效日期

☆[DISABLE?DATE]失效日期

☆[DEPT]使用部門、代理或公司

然后點擊【Save】保存即可。

注：此處的匯率，是指1單位當前幣種可以兌換成目標幣種的數額。

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圖2.1.5-3【匯率維護界面】

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⊙刪除匯率：在幣種匯率維護匡的匯率列表中(圖2.1.5-3)，選中預刪除的匯率記錄，然后點擊【Delete】刪除即可。

注：不建議刪除匯率記錄，可以通過修改匯率的生效/失效時間來處理匯率的變動。

⊙刪除幣種：在該幣種的所有匯率記錄均已被刪除的情況下，可以刪除該幣種。在幣種匯率維護匡(圖2.1.5-2)中，直接點擊【Delete】按鈕刪除即可。

或者在圖2.1.5-1中，在幣種列表框中選中預刪除的幣種，然后點擊【Delete】按鈕刪除即可。

注：不建議刪除幣種記錄。

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2.1.6?費用定義維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Financial』????『Freight?Definition』

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圖2.1.6-1【已維護費用名列表】

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⊙新增費用定義：點擊工具欄的【Add】按鈕，系統彈出費用定義維護匡，如圖2.1.6-2。界面各數據項說明如下：

☆[Freight?Alias]中輸入費用別名，這個費用別名用在海運費和港雜費的錄入界面，以代替費用名的輸入，在打印時系統會自動轉化為費用名，該處不可為空；

☆[Freight?Name]中輸入費用名稱；

☆[Freight?Type]中選擇費用大類型。本系統遵照財務規則，將費用分為六大類：海運費(Ocean?Freight)、港雜費(Port?Charge)、?回傭(Back?Commission)、傭金(Commission)、代理費（Agency?Fee）、內陸費(Inland?Fee)，如Doc費用，是一筆獨立的費用，但在財務核算時卻把它作為海運費（所屬的費用大類）來進行核算，這樣便于財務上的管理；

[Pre/Ocean?Vessel]中選擇此費用屬于前程船還是母船費用；一般不太使用。

[Pay?Term]中選擇付款方式，費用的付款方式是到付Collected還是預付Prepaid。

[Currency]中選擇結算的常用幣別。

[Unit?Type]中選擇根據什么計量方式付款，共分四種：根據提單(BL)，箱量(CTN)，重量(weight)，體積(Measure)。

[Unit]中根據選定的計量方式輸入該計量方式的單位。

[Payer?Type]中可以根據客戶需求定義一般是什么類型的公司付款，一般不太使用。

[Beneficiary?Type]中可以根據客戶需求定義一般是什么類型的公司收款。一般不太使用。

☆[Native?Name]中輸入費用的中文名稱。

☆[Small?Type]中選擇費用小類(費用的結算名字)；

輸入后點擊【Save】按鈕即可。

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圖2.1.6-2【新增費用名維護對話匡】

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⊙現有費用定義查看維護：在圖2.1.6-1中選中要查看的數據定義文件，然后用鼠標雙擊該記錄，即可彈出編輯界面。如圖2.1.6-3。

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圖2.1.6-3【費用名維護對話匡】

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????⊙刪除費用定義：在圖2.1.6-1中，選中某條費用定義，點擊【Delete】按鈕刪除即可。或是在圖2.1.6-3中直接刪除也可以。

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2.1.7?銀行維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Financial』????『Banks』

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圖2.1.7-1【已維護銀行列表】

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⊙新增銀行定義：點擊工具欄的【Add】按鈕，系統彈出銀行定義維護匡，如圖2.1.7-2。界面各數據項說明如下：

☆[Bank?Alias]中輸入銀行別名，該處不可為空；

☆[Bank?Name]?中輸入銀行名，該處不可為空；

[Native?Name]銀行本地名稱；

[Phonel]銀行電話；

[Address]銀行地址；

[Exchange?Days]現在不使用；

輸入后點擊【Save】按鈕即可。

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圖2.1.7-2【新增銀行數據】

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⊙現有費用定義查看：在圖2.1.7-1中選中要查看的數據定義文件，然后用鼠標雙擊該記錄，即可彈出編輯界面。如圖2.1.7-3。

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圖2.1.7-3【銀行維護對話匡】

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????⊙刪除銀行定義：在圖2.1.7-1中，選中某條銀行定義，點擊【Delete】按鈕刪除即可。或是在圖2.1.7-3中直接刪除也可以。

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2.1.8?帳戶維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Financial』????『Banks?Account』

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圖2.1.8-1【已維護賬戶列表】

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⊙新增賬戶定義：點擊工具欄的【Add】按鈕，系統彈出銀行定義維護匡，如圖2.1.8-2。界面各數據項說明如下：

☆[Account?Alias]中輸入賬戶別名，該處不可為空；

☆[Account?Name]中輸入賬戶名，該處不可為空；

☆[Currency]賬戶幣種；

☆[Bank?Name]對應銀行；

[Office]使用該賬戶對應的Office；

[Account?Type]賬戶類型；

Currency區[Amount]當前金額；

Currency區[Init?Amount]初始化金額；

[Deposit?Type]賬戶存款類型；

☆[Accounts?Number]帳號；

[Initialization?Date]初始化使用日期；

Home?Currency區[Amount]當前金額換成本幣的金額；

Home?Currency區[Init?Amount]初始化金額換成本幣金額；

[Remark]備注；

[As?Default?Bank?Account]設置為默認賬戶；

輸入后點擊【Save】按鈕即可。

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圖2.1.8-2【新增賬戶數據】

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⊙現有帳戶定義查看：在圖2.1.8-1中選中要查看的數據定義文件，然后用鼠標雙擊該記錄，即可彈出編輯界面。如圖2.1.8-3。

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圖2.1.8-3【銀行維護對話匡】

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????⊙刪除帳戶定義：在圖2.1.8-1中，選中某條銀行定義，點擊【Delete】按鈕刪除即可。或是在圖2.1.8-3中直接點擊【Delete】按鈕刪除也可以。

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2.1.9?辦事處、代理維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Organization』????『Offices』

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圖2.1.9-1【已維護辦事處、代理列表】

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⊙新增代理資料：點擊工具欄的【New】按鈕，系統彈出代理資料維護匡，如圖2.1.9-2。在[BASIC?INFO]頁，界面各數據項說明如下：

☆[Alias]辦事處、代理代碼；

☆[ABBR]辦事處、代理簡稱；

[Superior]該辦事處、代理上級機構；

☆[Name]辦事處、代理全名；

[Country]辦事處、代理所在國；

[Native]辦事處、代理當地名稱；

[City]辦事處、代理所在城市；

[TEL1]聯系電話1；[TEL2]聯系電話2；[TEL3]聯系電話3；

[EMAIL1]聯系郵件1；[EMAIL2]聯系郵件2；

[Contact1]聯系人1；[Contact2]聯系人2；

[FAX1]聯系傳真1；[FAX2]聯系傳真2；

[Address]聯系地址；

☆[Customer]對應客戶編號(即將代理當往來帳的對象使用)；

[Type]設置為“Forwarder(貨代)”“Carrier?Agent(船東代理)”；

[B/L?Contant]該代理在提單上顯示的文本內容；

切換到[FINANCIAL]頁，如圖2.1.9-3。界面各數據項說明如下：

[HOME?CURRENCY]該代理使用的本幣幣種；

[PC?CURRENCY]該代理在操作費用上的使用的幣種；

[FREIGHT?CURRENCY]該代理在在海運費用上的使用的幣種；

[COMPANY?ID]該代理在行政上隸屬公司；

[ACCOUNT?COMPANY]該代理在財務結算上隸屬公司；

[XCHG?RATE?OFFICE]該代理在匯率上引用的標準；

輸入后點擊【Save】按鈕即可。

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圖2.1.9-2【新增代理資料－BASIC?INFO】

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圖2.1.9-3【新增代理資料－FINANCIAL】

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⊙現有代理、辦事處資料查看：在圖2.1.9-1右邊的代理、辦事處列表區域中，選中要查看的代理或是辦事處，然后用鼠標雙擊該記錄，即可彈出編輯界面。如圖2.1.9-4。

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圖2.1.9-4【代理、辦事處資料維護對話匡】

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????⊙刪除代理資料定義：在圖2.1.9-1中，選中某條代理定義，點擊【Delete】按鈕刪除即可。或是在圖2.1.9-3中直接點擊【Delete】按鈕刪除也可以。

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2.1.10?用戶維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Organization』????『Users』

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圖2.1.10-1【已維護用戶列表】

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⊙新增用戶信息：點擊工具欄的【New】按鈕，系統彈出用戶資料維護匡，如圖2.1.10-2。在[BASIC?INFO]頁，界面各數據項說明如下：

☆[OFFICE]所屬辦事處、代理代碼；

[SUPERIOR]直屬上級用戶；

[TITLE]崗位；

☆[USER?ALIAS]用戶簡稱；

[MOBILE]移動電話；

☆[PASSWORD]系統登錄密碼；

☆[NUSER?NAME]用戶名；

[TEL1]聯系電話1；[TEL2]聯系電話2；

[BIRTHDAY]用戶出生日期；

[PAGER]個人主頁；

☆[USER?GRADE]用戶等級(和客戶設置的等級一致，控制用戶能夠操作的客戶，只能操作低于用戶等級的客戶)；

[EMAIL1]聯系郵件；

[MORE]其他資料；

[ACCESSION]進入公司時間；[DIMISSION]離開公司時間；

☆[Active?User]該用戶是否激活；

切換到[FINANCIAL]頁，如圖2.1.10-3。界面各數據項說明如下：

☆[GENDER]性別；

[ID?CARD]身份證號碼；

[GRADUATE]學歷；

輸入后點擊【Save】按鈕即可。

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圖2.1.10-2【新增用戶資料－BASIC?INFO】

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圖2.1.10-3【新增用戶資料－PERSONAL】

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⊙現有用戶資料查看：在圖2.1.10-1右邊的用戶列表區域中，選中要查看的用戶，然后用鼠標雙擊該記錄，即可彈出編輯界面。

⊙刪除用戶定義：在圖2.1.10-1中，選中某個用戶，點擊【Delete】按鈕刪除即可。或是在圖2.1.10-3中直接點擊【Delete】按鈕刪除也可以。

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2.1.11?用戶查詢

進入路徑：『Basic?Data』????『Organization』????『Users?List』

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圖2.1.11-1【用戶列表】

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這是主要一個用戶查詢的功能。通過在“查詢條件設置區”中輸入條件，[OFFICE](所屬辦事處)、[User?Name](用戶名)、[Birthday?From][To](出生日期起止時間范圍)，然后點擊【Apply】按鈕即可在結果區中顯示符合條件的用戶。當然，如果任何條件都不輸入直接點擊【Apply】按鈕，即查看所有的用戶。

此查詢提供了將結果導出為Excel表格的功能。查詢得到相應的結果后，點擊【Export】按鈕，可以將結果保存成Excel文件。

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2.1.12?客戶查詢

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進入路徑：『Basic?Data』????『Organization』????『Customer?List』

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圖2.1.12-1【客戶列表】

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這是主要一個客戶查詢的功能。通過在“查詢條件設置區”中輸入條件，[Customer?Type](客戶類型)、[Country](所屬國家)、[Sales](所屬銷售人員)?、[Document?By](所屬辦事處)，然后點擊【Apply】按鈕即可在結果區中顯示符合條件的客戶。當然，如果任何條件都不輸入直接點擊【Apply】按鈕，即查看所有的客戶，圖2.1.12-1。

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2.1.13?客戶聯系人查詢

進入路徑：『Basic?Data』????『Organization』????『Users?List』

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圖2.1.13-1【用戶列表】

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這是主要一個用戶查詢的功能。通過在“查詢條件設置區”中輸入條件，[OFFICE](所屬辦事處)、[Contact?Name](聯系人名)、[Birthday?From][To](出生日期起止時間范圍)，然后點擊【Apply】按鈕即可在結果區中顯示符合條件的客戶聯系人。當然，如果任何條件都不輸入直接點擊【Apply】按鈕，即查看所有的客戶聯系人。

此查詢提供了將結果導出為Excel表格的功能。查詢得到相應的結果后，點擊【Export】按鈕，可以將結果保存成Excel文件。

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2.1.14?客戶資料維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Organization』????『Customer?Maintenance』

⊙新增客戶：

①、新增加基本信息：進入后點擊菜單欄的【Add】按鈕，系統清空維護界面，同時默認新增加的客戶的類型為“SHP”，在

☆[Customer?Alias]中輸入客戶的簡稱

☆[Type]中選擇輸入客戶的類型(SHP：發貨人；BRK：代理商；FWD：貨代；EBR：代理；OTH：其他客戶；WEB：網上客戶；AIRL：航空公司；PIER：碼頭堆場；WHS：倉庫)

☆[Customer?Name]客戶英文全名

☆[Native?Name]客戶中文全名

☆[Grade]客戶等級(一般置為“A”)

☆[Address]客戶英文地址

其他的信息可以酌情輸入。在輸入完這些數據后，點擊界面中部偏右的按鈕，系統將剛才您輸入的信息組織成該客戶常用的提單打印內容，其他的修改，您可以在按鈕下方的“打印內容編輯匡”中編輯提單內容。維護完成后，點擊【Check】按鈕，系統自動檢驗是否有存在相同或是相似的客戶，確認后點擊【Save】按鈕保存即可。

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圖2.1.14-1【客戶維護界面】

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②、增加其他信息：根據實際情況，您可能需要增加客戶的其他資料，如該常用的發票抬頭的等。點擊客戶維護基本界面的下方的，您可以切換到“客戶擴展信息”頁面，如圖3-7。在[Invoice?Title]輸入客戶常用發票抬頭。

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圖2.1.14-2【客戶擴展信息維護】

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注：如果是在操作的過程中要添加新客戶，在進入客戶資料維護界面輸入客戶后，您需要刷新一下客戶端的客戶數據，操作的路徑如下：『Basic?Data』????『Refresh?Basic?Data』，進入后點擊界面的【Refresh】按鈕即可。

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2.1.15?集裝箱數據維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Container?Definition』

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圖2.1.15-1【集裝箱參數維護】

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⊙新增某箱型參數：點擊工具欄的【Add】按鈕，在列表的最末一行增加一個空白記錄行待輸入，然后分別輸入參數：

[CONTAINER?SIZE]箱尺寸；

[CONTAINER?TYPE]箱型；

[WEIGHT]最大重量；

[BULK]最大體積；

[CONTAINER?WEIGHT]箱體皮重；

⊙刪除定義：在圖2.1.15-1中，選中某條記錄，點擊【Delete】按鈕刪除即可。

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2.1.16?數據字典維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Dictionary』

數據字典是對在業務使用中需要規范的一些公共數據進行預先的統一定義，確保操作人員使用的數據是統一的、規范的，保證最終統計的數據是準確的。

這些數據也同系統的業務操作密切關聯。這些數據一般在初始化的時候都已經維護了，不需要進行維護。

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圖2.1.16-1【數據字典參數維護】

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數據的增加和刪除很簡單，主要就是【Add】和【Delete】按鈕，就不在贅述。在列表中[DATA]是系統后臺的編碼數據，[DISPLAY?LABLE]是顯示給用戶看的數據。

此操作手冊里面主要解釋一下數據字典中的幾個主要的數據分類的意思。通過選擇功能按鈕欄的[Catalog]中的分類內容，可以選擇相應的分類：

[BL?ACC?TYPE]提單附件。此處定義的是業務操作中，需要管理的所有備選單據。換一個說法就是，沒有列在這邊的，系統將不能對這些單據進行管理；

[CargoGroup]貨物分類標準；

[Container?Size]箱尺寸定義；

[Container?Type]箱型定義；

[Country]國名定義；

[Currency?Name]幣種定義；

[Customer?Type]客戶類型定義；

[DOCUMENT]多單據單據名定義；

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2.1.17?強制輸入維護

進入路徑：『Basic?Data』????『Input?Check』

強制輸入維護是對在系統中輸入業務數據的時候，對一些重要的業務數據進行強制輸入校驗的功能。這些規范，確保操作人員輸入的業務數據是完整的，保證最終的業務數據是完整的。

這些數據同系統的業務操作密切關聯。這些數據一般在初始化的時候都已經維護了，不需要進行維護。如果在Booking界面中有需要調整的必輸項設置，請聯系Joyplus的客服人員。

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圖2.1.17-1【強制輸入參數維護】

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2.1.18?基礎數據刷新

進入路徑：『Basic?Data』????『Refresh?Basic?Data』

在基礎數據中維護了客戶、港口、航次等的數據后，如果要在前面馬上使用，則需要使用者在當地的操作電腦中，進入這個菜單，點擊里面的【Refresh】按鈕，獲取最新的數據。

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第二節?系統設置

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2.2.1?企業設置

進入路徑：『System』????『Profile』????『Enterprise?Profile』

“企業設置”中設置的參數，在初始化的數據庫中已經設置完整，不需要進行其他的修改，此處不再針對這個界面做說明。

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圖2.2.1-1【企業設置參數維護】

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2.2.2?辦事處設置

進入路徑：『System』????『Profile』????『Office?Profile』

“辦事處設置”中設置的參數，是影響該辦事處的所有的操作人員、操作數據的重要參數。

一些參數的說明如下：

[Original?Office]這邊設置的參數是在業務中新增加一票業務的時候，Booking中相應位置[Original?Office]默認的數據。選擇本地辦事處代碼即可。

[Dest?Office]這邊設置的參數是在業務中新增加一票業務的時候，Booking中相應位置[Dest?Office]默認的數據。可以不需要設置。

[Original?Sales]這邊設置的參數是在業務中新增加一票業務的時候，Booking中相應位置[Original?Sales]默認的數據。

其他的設置要求，在業務操作中，可以聯系Joyplus的客服人員以了解具體的使用。

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圖2.2.2-1【辦事處設置參數維護】

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2.2.3?用戶設置

進入路徑：『System』????『Profile』????『User?Profile』

“用戶設置”中設置的參數，是僅僅影響當前操作人員、操作數據的重要參數。

一些參數、功能按鈕的說明如下：

【Set?Password】修改用戶自己的登錄密碼。

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圖2.2.3-1【用戶設置參數維護】

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2.2.4?數據修改權限設置

進入路徑：『System』????『Profile』????『Right?Profile』

“數據修改權限設置”中設置的參數，是規范一些重要的基礎數據、基礎參數，授權給相應的辦事處來修改。換句話說，即使是某個用戶在用戶授權的地方獲得了基礎數據的修改權限，但是由于這個用戶所在的“Office”沒有相應的權限，該用戶也不能修改。這一控制主要是滿足多分支機構要求總部統一控制基礎資源的需求。

在每項設置中，請選擇本地Office的代碼。

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圖2.2.4-1【數據修改參數維護】

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2.2.5?用戶缺省參數設置

進入路徑：『System』????『Profile』????『Default?Profile』

“用戶缺省設置”中設置的參數，是為了方便一些操作、查詢的系統使用而設置的。基本的設置原則，在所有TAB頁中“Office”處設置為當前OFFICE代碼，“PORT”處設置最常用的港口代碼。

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圖2.2.5-1【缺省參數維護】

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2.2.6?用戶授權設置

在“系統配置”模塊，客戶主要的工作就是規范用戶的權限。

進入路徑：『System』????『Permissions』

進入后，系統默認進入[Operator]頁，請切換到[Group]頁。

系統關于權限方面的定義，是基于角色的的基礎，所以基本的操作理念是這樣的，先根據公司的實際情況規范角色，然后為角色賦予相應的權限，然后將用戶對應到相應的角色即可。體現到系統的操作，也就是分成這樣的兩步：

①、建立新的角色，在系統中建立新的權限組：

點擊圖2.2.6-1界面上方的【New?Group】按鈕，在彈出的對話框中輸入你要建立的權限組的名稱，比如輸入“ADMINISTRATOR”，輸入后點擊【OK】確認即可，在圖2.2.6-1中的“角色列表區”中新出現您添加的新角色：ADMINISTRATOR。接下來就是給此角色賦權限。

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圖2.2.6-1【用戶角色劃分及角色權限】

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選中該角色，然后點擊界面中間的【Add?Rights】按鈕，系統彈出一個所有權限的列表，如圖2.2.6-2，在“系統權限組”中選中相應的權限分類，然后在“系統權限組對應明細”就會出現該組對應的明細，在其中選擇預賦予的權限，然后點擊【OK】按鈕即可。

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圖2.2.6-2【系統權限列表】

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②、如此依次建立了各種得給角色，并給角色賦予了相應的權限后，下一步將是為用戶分類了，就是將用戶對應到相應的角色上。

在圖2.2.6-1中，切換到[Operator]頁，如圖2.2.6-3。在“系統登記用戶列表”中選擇要授權允許登錄的用戶，然后雙擊或者點擊，在“系統登錄用戶列表”中將增加這個用戶，然后雙擊該用戶，在彈出的“用戶、權限組對應”對話框中，在右邊的“權限組列表區”中選擇相應的權限組，點擊，相應的權限組進入到左邊的區域，確認后點擊【Close】按鈕即可。

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圖2.2.6-3【用戶權限維護】

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圖2.2.6-4【用戶、權限組對應】

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給用戶賦予權限的工作這樣就結束了。當然，如果你要將某一個用戶的權限進行特殊的增減，可以通過『System』????『Permissions』直接進入，如圖2.2.6-3，然后選中某用戶，通過點擊【Add?Rights】添加特別的權限。如果要刪除某權限，在選中某權限后，點擊【Delete?Rights】即可刪除該用戶的特定權限。如果您完全要禁止某用戶登錄(比如該用戶已經離職了)，在圖2.2.6-3中的“系統登錄用戶列表”中選中該用戶，然后點擊按鈕,將該用戶剔除即可。

2.2.7?系統日志

進入路徑：『System』????『Audit』

這邊記錄的都是用戶在系統操作的時候的一些系統自動記錄的操作日志。供系統出現一些異常、或是數據錯誤的時候，數據恢復和校驗之用。

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圖2.2.7-1【系統日志界面】

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第三章

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1.1?基礎數據準備、系統配置及日常管理

1.2?業務操作

1.2.1?新增一票整箱業務

1.2.1.1?編輯單證數據

進入路徑：『Business』????『Booking』

進入“Booking”界面后，系統進入該界面的“BOOKING”頁。

①、編輯Booking頁信息。

點擊【Edit】按鈕，選擇下一級菜單中的“New”，新增一筆業務，如圖3-13。新增加的時候，系統會將一些預設數據填入(這些預設的值可以根據公司的實際情況進行客戶化的設置)。

根據委托單信息，在該界面編輯信息：

在“業務主信息區”輸入[MB/L?#]Master單號碼(關單號)、[HB/L?#]House單號碼等；

在“Partner信息區”輸入[Shipper]、[Consignee]、[Notify?Party]；

在“路徑信息區”輸入[Discharge]卸貨港、[Delivery]交貨地；

在“箱量及交貨條款信息區”輸入箱量([FCL]下拉選項中的”F”、”L”、”E”分別代表整箱、拼箱和空箱)；

在“合作代理以及銷售信息區”輸入合作代理：[Origin?Office]出貨地代理，向Carrier訂艙的單位，Master單上的Shipper；[Dest?Office]目的地代理，Master單上的Consignee(出直單的時候可以不輸)、[Origin?Sales]銷售人員(如果認為沒有不要輸入，可以默認以公司作為一個Sales)。其他的數據，可以根據實際情況輸入，[Signee?Office]第三方簽單代理、[Dest?Sales]指定貨代理方的銷售人員；

在“承運信息區”輸入[Carrier]承運人，就是船公司，以及欲訂船期，包括船名，航次和ETD等。

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圖3-13【單證編輯Booking頁】

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②、編輯DOCUMENT頁信息

在“BOOKING”頁編輯完信息后，通過界面下方左邊的切換按鈕，切換到“DOCUMENT”頁，編輯其他單證信息，如圖3-14。在“BOOKING”頁中輸入的信息都已經帶到DOCUMENT頁了，所有單證上打印的內容都體現在該頁面。在這個頁面，您可以根據實際單證的要求，修改任何數據，比如單證需要在港口后面跟上國家名，都可以在此修改。

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圖3-14【單證編輯DOCUMENT頁】

在這里主要的編輯工作就是在“貨物資料”區輸入貨物的[Mark]嘜頭等信息，在“Total?Say”區域，點擊，在彈出的對話框中可以選擇描述的類型。

③、編輯DOCUMENT?EXTEND頁信息(如果需要)

如果需要，您可以在“DOCUMENT?EXTEND”頁添加多張的單證，這主要是為了滿足三方貿易等特殊的單證要求。

通過界面下方左邊的切換按鈕，切換到“DOCUMENT?EXTEND”頁，編輯擴展單證信息，如圖3-15。界面和“DOCUMENT”頁是一樣的。

首先，您需要在[Document]中選擇添加的單證的類型，然后點擊【Copy?From?Document】按鈕，可以將“DOCUMENT”頁中編輯的內容拷貝過來，然后進行必要的編輯即可。

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圖3-15【單證編輯DOCUMENT?EXTEND頁】

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④、打印所需單證

所有的單證打印都可以通過點擊【Print】按鈕來實現。編輯好單證后，點擊【Print】按鈕，彈出打印模塊對話框，如圖3-16。在“打印分組列表”中選擇打印組(一般從系統的哪個功能模塊進入打印，系統會自動對應相應的打印模塊組)，在“打印套板列表”中列出的該組模板列表中選擇相應的單證模板，然后點擊【Preview】即可預覽，或者直接點擊【Print】按鈕打印。

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圖3-16【打印對話框】

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1.2.1.2?編輯費用數據

在輸入完單證數據后，需要輸入費用數據。費用的數據分成在兩個界面輸入，美金費用在“OCEAN?FREIGHT”界面中輸入，本地費用(人民幣費用)在“LOCAL?CHARGE”中輸入。

①、輸入海運費

在單證界面，點擊功能按鈕區的【View?More】下的二級菜單“Freight”，即可進入費用輸入界面，或者按下鍵盤的“F6”快捷按鈕，如圖3-17。

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圖3-17【海運費費用編輯】

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界面的上半區輸入應收，下半區輸入的是應付。直接用鼠標點擊到應收費用輸入區的費用名稱輸入匡，直接輸入費用的簡稱，如要輸入“OCEAN?FREIGHT”，你只要輸入“OF”即可，輸入后，每按一次鍵盤的“Tab”鍵，輸入的焦點就往后一位置。基本上每條應收費用記錄您只是需要輸入單價即可，如果您不知道單價，您還可以修改[QUANTITY]數量為“1”，然后在“UNIT?PRICE”中輸入總的金額即可，如果需要，您可以在[PAYER]中修改系統默認的應收款的對應客戶。應付的費用記錄頁是一樣這樣輸入。

輸入后點擊【Edit】下的【Save】，或者按下快捷鍵組合“Ctrl+S”保存數據。

②、輸入本地費用

點擊功能按鈕區的【View?More】下的二級菜單“Local?Charge”，即可進入費用輸入界面，或者按下鍵盤的“F7”快捷按鈕，如圖3-18。界面和【海運費費用編輯】界面基本是一樣的，編輯頁是一樣的，您可以參考海運費的編輯方式。

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圖3-18【本地費用編輯】

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1.2.1.3?編輯裝箱信息

點擊功能按鈕區的【View?More】下的二級菜單“CTN?Load?Plan”，即可進入裝箱信息編輯界面，或者按下鍵盤的“F8”快捷按鈕，如圖3-19。

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圖3-19【裝箱信息編輯】

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在其中輸入箱號和封號。如果你輸入的柜號不符合校驗的邏輯，系統將彈出一個提示匡，此時，如果您確認是錯誤的柜號的話，您可以點擊【Retry】按鈕重新修改，如果確認無誤，您可以點擊【Ignore】忽略。編輯完整后，點擊功能按鈕【Save】保存數據。

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1.2.2?新增拼箱業務

拼箱的操作基本思想是這樣的，先分別輸入各個分單的單證和獨立費用數據，然后制作一張總單，輸入總體費用，輸入箱號，最后進行拼箱操作，將分單拼入總單。

1.2.2.1?編輯分單單證數據及輸入獨立費用記錄

拼箱的單證編輯和整箱基本是一致的，主要的單證編輯操作步驟如下：

①、新增并編輯分單數據

分單數據的編輯和整箱單證的編輯基本是一致的，只是在幾個地方需要注意：

一、是在新增加的單證類型，系統都默認為整箱的類型，所以您需要改一下提單的類型，如圖3-20，將“FCL?B/L”改為“LCL?B/L”；

二、是在分單中不用輸入箱量的信息。

其它的數據，如貨物的詳細包裝信息等，在“DOCUMENT”和“DOCUMENT?EXTEND”中的編輯方式和整箱是一樣的，您可以參考整箱]部分的內容，此處就不再贅述了。相應地，有幾張分單，就要新增幾份單證。

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圖3-20【拼箱分票編輯界面】

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②、編輯分單獨立費用數據

這里所說的獨立費用，是指發生的費用僅僅和這一個分單業務有關系的費用，而不是那些和整個貨柜有關系的費用。

在分單【BOOKING】界面，點擊功能按鈕區的【View?More】下的二級菜單“Freight”，即可進入費用輸入界面，或者按下鍵盤的“F6”快捷按鈕，輸入相應的應收和應付費用，操作的方式也是和整箱一樣的。相同的，點擊功能按鈕區的【View?More】下的二級菜單“Local?Charge”，即可進入本地費用輸入界面，或者按下鍵盤的“F7”快捷按鈕。

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1.2.2.2?新增并編輯總單數據及輸入發生的總體成本費用

①、新增并編輯總單數據

總單數據的編輯和整箱單證的編輯基本是一致的，只是在一個地方需要注意，就是在新增加單證后，要將系統默認的“FCL?B/L”的單證類型改成“Master?B/L?of?LCL?or?SCL”，如圖3-21。

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圖3-21【拼箱總票編輯界面】

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②、編輯總單成本費用數據

總單中輸入的費用，一般是指整體發生的費用，是同貨柜中的所有貨物有關系的費用。

在總單【BOOKING】界面，點擊功能按鈕區的【View?More】下的二級菜單“Freight”，即可進入費用輸入界面，或者按下鍵盤的“F6”快捷按鈕，輸入相應的應收和應付費用，操作的方式也是和整箱一樣的。相同的，點擊功能按鈕區的【View?More】下的二級菜單“Local?Charge”，即可進入本地費用輸入界面，或者按下鍵盤的“F7”快捷按鈕。

1.2.2.3?拼箱操作

在輸入完總單的單證數據后，即可進行拼箱的操作了。

在總單界面，點擊功能按鈕區的【View?More】下的二級菜單“CTN?Load?Plan”進入裝箱計劃維護界面，進入后點擊功能按鈕【LCL】，如圖3-22。

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圖3-22【拼箱操作編輯界面】

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在“柜號輸入區”輸入柜號，然后在“未拼分單列表區”中選擇要拼入該貨柜的拼票，選中后點擊，將貨物數據提取到左邊的“已拼分單列表區”，這時候在右邊，對應的記錄就變成紅色的，如圖3-23，點擊功能按鈕【Save】即可。

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圖3-23【拼箱操作編輯界面--已拼界面】

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如果在保存之前發現誤將錯誤的分單拉到左邊的“已拼分單列表區”，您可以在此區選中改票，然后點擊將貨物從該貨柜拉出來，這時候，右邊對應的數據又變成了藍色。

如果是有多個貨柜進行拼箱，在將貨物從右邊的“未拼分單列表區”拉到左邊的“已拼分單列表區”中的時候，一定要在“柜號輸入區”中選好對應的柜號。

如果是出現一票貨物分裝在兩個貨柜中，就要根據實際裝箱情況進行手工的拼箱了。在“柜號輸入區”中選好對應的柜號，在“未拼分單列表區”選中改分單，然后將“未拼分單列表區”和“已拼分單列表區”之間的勾上，然后再點擊，此時系統彈出一個分配對話框，如圖3-24，在彈出的對話框中輸入實際拼入的貨物數量信息，然后點擊【OK】。

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圖3-24【手工拼箱操作編輯界面】

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1.2.2.4?總單費用分攤(根據實際的核算情況選擇)

如果公司要將在總單中的總體費用分攤到每一個分單中，則需要這部分的內容。

在總單界面，點擊功能按鈕區的【View?More】下的二級菜單“Freight?Allocation”，如圖3-25。

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圖3-25【費用分攤界面】

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在此界面，點擊，即可將“總成本費用項目列表”中的費用項目分攤到每票分單中，系統按照計費重進行分攤。

1.3?費用審核

在費用編輯界面，點擊【Frt?Audit】按鈕，進入費用審核界面，只有經過審核確認的費用項目才能進入財務的核算體系中，如圖3-26。

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圖3-26【費用審核界面】

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在此界面，點擊，將所有費用導入界面下方的審核確認區，然后點擊界面中部的【Audit】按鈕，系統彈出審核成功的提示匡，確認后系統將隱掉這些費用記錄。如果您要單獨審核某條費用記錄，您可以點擊，將該條費用數據導到“審核確認區”，然后點擊【Audit】。

其次您還要確認是否還有其他費用未審核，點擊功能按鈕【All?Freight】，系統列出所有其他還沒有審核的費用記錄，確認無誤，然后把這些費用審核即可。

1.4?財務操作

輸入的費用記錄經過審核，產生了相應的賬單進入了財務系統，財務即可對這些數據進行財務操作了。

1.4.1?開發票

1.4.1.1?新發票

進入路徑：『Arp』????『Invoice』

進入后，系統提供的是一張空白的發票輸入界面，如圖3-27。

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圖3-27【發票編輯】

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點擊功能按鈕【New】新增加一張發票，此時系統將彈出一個對話框，用以挑選賬單，如圖3-28，點擊對話框的【Filter】按鈕，在彈出的過濾條件選匡中輸入篩選的條件，然后確認后，系統會將符合條件的賬單列出來供選擇。您在列表匡的[Select]列中選擇發票賬單，點擊【OK】，系統退回到發票界面，同時寫入您剛剛挑選的賬單數據，輸入帳戶和發票號碼，然后點擊【Save】保存，如圖3-29。

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圖3-28【發票賬單】

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圖3-29【發票】

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1.4.1.2?發票打印

在發票界面，點擊【Print】按鈕，系統自動進入發票打印的套版組，選擇打印的發票，即可打印。

1.4.2?收款核銷

收款核銷，從簡要來說，系統分成3步來完成的，首先是輸入收款的銀行轉帳交易原始憑證(現金、支票)的資料，然后將實收款和前面輸入的應收款帳單進行匹配，最后就是確認并核銷。系統按照財務制度，將出納和財務的分工在系統中予以體現。

1.4.2.1?登記收款原始憑證

進入路徑：『Arp』????『Receipt?Waste?book』

進入后，點擊功能功能按鈕【New】，新增加一張實收款登記，如圖3－30，按照實收款的內容登記相關的信息。

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圖3－30【新增實收款登記】

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在[Found?Type]選擇收受款的類型(一共三種方式：Transfer為銀行轉帳，Check為實收支票，Cash為實收現金)、[Number]輸入原始憑據的號碼(轉帳就是銀行回單號碼，支票就是支票號碼，現金則由各個公司根據實際請款編號)、[Cashier?Amount]實收金額、[Discount]銀行手續費等扣除費用、[Amount]核銷金額(＝[Cashier?Amount]?＋?[Discount]，系統自動計算)、[Account?of?Receipt]收款的帳號，輸入后點擊【Save】保存即可，如圖3－30。如果需要，還可在界面下方中輸入該收款對應的發票號碼，點擊鍵盤的向下按鍵可以添加多條發票記錄，如果后點擊右邊的【Save】按鈕即可。

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圖3－30【已登記實收款數據】

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1.4.2.2?實收款和應收帳單匹配

登記收款的資料后，點擊登記界面的功能按鈕【To?Match】，進入匹配界面，如圖3－31，在“應收帳單查詢區”中該實收款欲核銷的應收款帳單的輸入查詢條件，然后點擊，系統將在“應收帳單列表區”中列出符合條件的帳單。您可以多次重復這樣的操作，知道將所有的帳單篩選出來。如果需要將某天帳單剔除，您可以選中該記錄，然后點擊，在“應收帳單列表區”將該記錄剔除。

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圖3－31【應收款匹配－選擇應收記錄】

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選好帳單后，可以在“應收帳單列表區”的『Select』列中選擇匹配的帳單。如果是要選中列表區所有的帳單，您可以點擊列的表頭，即在中點擊一下，可以將所有的記錄選中，如圖3－32。

選好欲匹配的帳單，然后點擊『Amount』列的表頭，系統將實收款的金額逐條按照帳單的余額分配，然后點擊功能按鈕【Save】即可。

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圖3－32【應收款匹配－應收匹配】

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如果是實收款的幣種和應收記錄的幣種不一致，則在點擊之前，您需要修改『Rate?To?AR?Bill』中顯示的匯率(帳單貨幣為目標貨幣)。

1.4.2.3?確認并核銷

做完收款的匹配后，點擊登記界面的功能按鈕【ToStrike】，進入核銷界面，如圖3－32，點擊功能按鈕【Save】保存即可完成核銷。如果出現實收款大于本次欲核銷的應收款，余額應該轉為預收款，點擊界面的【To?Advance】，然后在界面的“Receipt?in?advance”前面的復選匡中將顯示為被選中狀態，點擊功能按鈕【Save】保存即可。

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圖3－33【應收款核銷】

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1.4.3?付款核銷

付款核銷，從簡要來說，系統分成4步來完成的，首先是制作付款申請，然后是對付款申請進行批復，對已經批復的付款申請付款，最后是確認并核銷付款。

1.4.3.1?付款申請

進入路徑：『Arp』????『Payment?Request』

進入后，在“過濾條件區”中輸入要挑選的應付帳單的過濾條件，然后點擊，系統將符合條件的應付帳單列出來。您可以多次重復這樣的操作，知道將所有的帳單篩選出來。如果需要將某天帳單剔除，您可以選中該記錄，然后點擊，在列表區中將該記錄剔除，如圖3－34。

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圖3－34【付款申請】

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通過『Select』列您可以挑選欲申請的應付帳單，或者您可以點擊列的表頭，即在中點擊一下，可以將所有的記錄選中。選中后，在[BAT?NO.]中輸入申請單號碼，然后點擊功能按鈕【Request】，即可完成付款申請，同時帳單的顏色也用紅色標識，如圖3－35。如果您沒有輸入對方客戶的帳戶，系統將提示您該信息為空，如果您確認可以不用輸入，您可以點擊彈出提示匡的【確認】按鈕忽略。

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圖3－35【付款申請成功】

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1.4.3.2?批復付款申請

進入路徑：『Arp』????『Confirm?Payment?Request』

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圖3－35【付款申請批復】

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進入后點擊功能按鈕【Filter】，在彈出的條件篩選對話框中輸入條件(一般是通過請款單號碼，即BAT?NO.)，挑出某請款單。沒有批復的情況單為紅色。通過『Select』列您可以挑選欲申請的應付帳單，或者您可以點擊列的表頭，即在中點擊一下，可以將所有的記錄選中。選中后點擊功能按鈕【Confirm】，批復過的請款單記錄變成黑色。

1.4.3.3?付款

進入路徑：『Arp』????『Unpaid?AP?Bill』

進入后點擊功能按鈕【Filter】，在彈出的條件篩選對話框中輸入條件(一般是通過請款單號碼，即BAT?NO.)，挑出某已經批復的請款單，如圖3－36。

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圖3－36【已批復申請，未付款的帳單】

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通過『Select』列您可以挑選欲申請的應付帳單，或者您可以點擊列的表頭，即在中點擊一下，可以將所有的記錄選中。選中后點擊功能按鈕【To?Payment】，進入實付款界面，如圖3－37，輸入付款憑證資料，包括[Number]付款憑證號碼、[Account?of?Payment]付款帳戶等，然后點擊功能按鈕【Save】即可。

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圖3－37【付款】

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1.4.3.4?付款核銷

做完付款的后，點擊登記界面的功能按鈕【ToStrike】，進入核銷界面，如圖3－38，點擊功能按鈕【Save】保存即可完成核銷。

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圖3－38【應付款核銷】

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1.4.4?預收款

預收款在系統中的處理，操作起來實很簡單的，分為兩步。

①、登記收款原始憑證

進入路徑：『Arp』????『Receipt?Waste?book』

進入后，點擊功能功能按鈕【New】，新增加一張實收款登記，具體的操作，您可以參考3.5.2.1。

②、轉預收款

進入路徑：『Arp』????『Receipt?Strike』

進入界面后點擊功能按鈕【New】，然后通過界面中間的小頁面切換，切換到“Waste?Book”頁，點擊【Filter】按鈕，在彈出的篩選條件過濾匡中輸入相應的過濾條件，將剛剛輸入的收款記錄調出來，如圖3－39，然后點擊【OK】確認。如果發現列表中存在其他的收款記錄數據，可以選中該數據，然后點擊【Delete】剔除。【Clear】則可以清除所有的界面上的記錄。

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圖3－39【預收款核銷－1】

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然后點擊界面的【To?Advance】，然后在界面的“Receipt?in?advance”前面的復選匡中將顯示為被選中狀態，點擊功能按鈕【Save】保存即可。切換到“To?Advance”頁，這邊顯示新增加了一條預收款記錄。

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圖3－40【預收款核銷－2】

1.4.5?預付款

預付款在系統中的處理，操作起來和預收款是類似的，也是分為兩步。

①、登記付款原始憑證

進入路徑：『Arp』????『Payment』

進入后，點擊功能功能按鈕【New】，新增加一張實付款登記，輸入[Number]付款號碼、[Account?of?Payment]付款帳戶、[Amount]付款金額德班嘎，然后在界面右上角的“付款類型”中請選擇“PrePayment”，然后點擊功能按鈕【Save】即可，如圖3－41。

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圖3－41【登記付款原始憑證】

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②、轉預付款

進入路徑：『Arp』????『Payment?Strike』

進入界面后點擊功能按鈕【New】，然后通過界面中間的小頁面切換，切換到“Waste?Book”頁，點擊【Filter】按鈕，在彈出的篩選條件過濾匡中輸入相應的過濾條件，將剛剛輸入的收款記錄調出來，然后點擊【OK】確認。如果發現列表中存在其他的收款記錄數據，可以選中該數據，然后點擊【Delete】剔除。【Clear】則可以清除所有的界面上的記錄。

然后點擊界面的【To?Advance】，然后在界面的“Payment?in?advance”前面的復選匡中將顯示為被選中狀態，點擊功能按鈕【Save】保存即可。切換到“To?PrePayment”頁，這邊顯示新增加了一條預付款記錄，如圖3－42。

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圖3－42【預付款核銷】

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1.4.6?預收款核銷應收款

進入路徑：『Arp』????『Receipt?Strike』

進入界面后點擊功能按鈕【New】，然后通過界面中間的小頁面切換，切換到“From?Advance”頁，在界面左上角的“Customer”中輸入收取預收款的客戶，然后點擊界面下方的【List?All】按鈕，系統列出該客戶的預收款記錄，點擊【OK】確認，如圖3－43。

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圖3－43【預收款核銷應收款--1?】

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然后通過界面中間的小頁面切換，切換到“AR?Record”頁，點擊界面中央的【Filter】按鈕，在彈出的篩選條件過濾匡中輸入相應的過濾條件，將相應的應收款記錄調出來，然后點擊【OK】確認。

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圖3－44【預收款核銷應收款--2?】

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系統列出所有符合條件的應收款帳單，您在『Select』列中選中欲核銷的帳單，然后點擊功能按鈕【Auto?Strike】，系統將根據選中的帳單依次分配核銷金額，完全核銷帳單所剩金額(在『Strike?Value』列可以手工修改本次核銷的金額)。然后點擊【Save】保存核銷即可。

1.4.7?預付款核銷應付款

進入路徑：『Arp』????『Payment?Strike』

進入界面后點擊功能按鈕【New】，然后通過界面中間的小頁面切換，切換到“From?PrePayment”頁，在界面左上角的“Customer”中輸入預付過款項的客戶，然后點擊界面下方的【List?All】按鈕，系統列出對該客戶的預付款記錄，點擊【OK】確認，如圖3－43。

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圖3－45【預付款核銷－1】

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然后通過界面中間的小頁面切換，切換到“AP?Record”頁，點擊界面中央的【Filter】按鈕，在彈出的篩選條件過濾匡中輸入相應的過濾條件，將相應的應收款記錄調出來，然后點擊【OK】確認，如圖3－46。

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圖3－46【預付款核銷－2】

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系統列出所有符合條件的應收款帳單，您在『Select』列中選中欲核銷的應付帳單，然后點擊功能按鈕【Auto?Strike】，系統將根據選中的帳單依次分配核銷金額，完全核銷帳單所剩金額(在『Strike?Value』列可以手工修改本次核銷的金額)。然后點擊【Save】保存核銷即可。

1.4.8?應收款和應付款對沖

應收和應付的對沖核銷，您最好先判斷是哪方的余額較多，如果是應收的余額較多，就進入收款核銷界面進行操作，反之則是在付款核銷界面進行操作。

以下我們以收款余額為多的事例為例，說明操作。當付款余額為多，只是換一個界面，操作都是類似的。

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進入路徑：『Arp』????『Receipt?Strike』

進入界面后點擊功能按鈕【New】，在“AP?Record”頁，點擊【Filter】按鈕，在彈出的過濾條件對話框中輸入相應的查詢條件，然后點擊【OK】將符合條件的帳單應收帳單過濾出來，列在記錄列表匡中。通過選中列表區中的帳單，點擊界面下方的【Delete】按鈕，可以剔除多余的帳單，如圖3－47。確定所有的應付帳單都已經列出來后，點擊【OK】按鈕確認。

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圖3－47【應付和應收對沖－挑選應付帳單】

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然后通過界面中間的小頁面切換，切換到第一頁“AR?Record”頁，點擊界面中部的【Filter】按鈕，在彈出的過濾條件對話框中輸入相應的查詢條件，然后點擊【OK】將符合條件的帳單應收帳單過濾出來，列在記錄列表匡中。點擊界面中部的按鈕，可以剔除多余的帳單，如圖3－48。

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圖3－48【應付和應收對沖－挑選應收帳單】

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點擊功能按鈕【Auto?Strike】，系統將應付款帳單的總金額按照應收帳單的余額依次分配到各個帳單(在『Strike?Value』列可以手工修改本次核銷的金額)，但是總的金額應該和“AP?Record”中的總金額是一致的。然后點擊【Save】保存核銷即可。

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總結

以上是生活随笔為你收集整理的atitit.Sealink2000国际海运信息管理系统的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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