隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案信息資源的科學(xué)管理和有效開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)，信息成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最為重要的資源。目前，檔案電子化是檔案管理工作必須實(shí)施的重要工作，已經(jīng)成為人們的共識(shí)并顯示出非常顯著的成績(jī)。

計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)勢(shì)，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，這些優(yōu)點(diǎn)能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平。

就目前狀況看普及程度還存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保險(xiǎn)業(yè)較為普遍，其他行業(yè)檔案管理工作仍然是處于人工管理或半人工管理狀態(tài)，檔案的信息功能還不能得以充分發(fā)揮。實(shí)踐證明，怎樣擺脫傳統(tǒng)的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理，怎樣為檔案的開發(fā)、整理、改革發(fā)揮重要的作用已成為一個(gè)重要課題擺在檔案工作面前。

一、檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的要求

從20世紀(jì)80年代開始，世界范圍內(nèi)以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，給檔案管理帶來前所未有的沖擊和革命。首先，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛引入日常的檔案管理工作中。其中最為突出的是表現(xiàn)在檔案檢索工作上，即利用計(jì)算機(jī)的超大容量和運(yùn)算快捷的特點(diǎn)，將檔案檢索系統(tǒng)輸入計(jì)算機(jī)之中。以提高檔案檢索的質(zhì)量和速度。其次，由于電子檔案的大量涌現(xiàn)，同時(shí)人們?yōu)榱朔奖憷糜职褌鹘y(tǒng)的固態(tài)檔案錄入計(jì)算機(jī)，建成數(shù)字檔案，這種借助于新技術(shù)建立的檔案為檔案管理工作開拓了一個(gè)全新的領(lǐng)域和課題。人們利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來書寫、傳遞、儲(chǔ)存、查找檢索和利用信息。這就要求我們把現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)與我們積累的工作經(jīng)驗(yàn)、檔案利用的典型案例、檔案史料、編研材料結(jié)合起來，參與到這場(chǎng)文案管理的變革中來，在變革中求生存，在變革中求發(fā)展，不斷改進(jìn)工作方法，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改善服務(wù)環(huán)境，使檔案信息得到更好的利用，順應(yīng)時(shí)代的要求。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案是促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理相結(jié)合的一種嘗試

檔案管理方法的信息化就是我們用現(xiàn)代化信息科技的成果革新管理方法、手段和工具，比如使用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和建立在其上的管理信息系統(tǒng)軟件進(jìn)行檔案的信息化管理。進(jìn)一步發(fā)揮它在檔案事業(yè)宏觀管理中的積極促進(jìn)作用，又可促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理及開發(fā)的有機(jī)結(jié)合，對(duì)提高檔案人員現(xiàn)代化能力和檔案信息化建設(shè)發(fā)揮引導(dǎo)和推動(dòng)作用。

三、用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理，有利于增強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)算機(jī)意識(shí)、現(xiàn)代化意識(shí)

現(xiàn)行的檔案管理手段仍停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，工作效率低，檔案人員沒有時(shí)間和精力進(jìn)行信息開發(fā)，即使做了一些開發(fā)工作，質(zhì)量也不高。究其根源，除機(jī)制、經(jīng)費(fèi)等因素外，一個(gè)重要方面就是有些檔案工作領(lǐng)導(dǎo)對(duì)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，缺少計(jì)算機(jī)管理檔案的意識(shí)和愿望。整個(gè)檔案隊(duì)伍中先進(jìn)生產(chǎn)力的代表太少，現(xiàn)代科技理論與管理技能層次較低，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，因而檔案管理水平很難有實(shí)質(zhì)性的提高。

這些狀況表明，在信息化時(shí)代強(qiáng)化檔案人員的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)，在加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變工作中是至關(guān)重要的，也是非常迫切的。而這種意識(shí)的形成，不僅需要一個(gè)過程，而且需要以多種途徑或方式逐步實(shí)現(xiàn)。筆者認(rèn)為，增置檔案人員計(jì)算機(jī)技能管理內(nèi)容，無疑是個(gè)強(qiáng)烈的指示信號(hào)，也應(yīng)是一種有效途徑。這將會(huì)促進(jìn)檔案人員關(guān)注檔案工作現(xiàn)代化，自覺學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)并積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的認(rèn)識(shí)，可強(qiáng)化檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)，加快檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)。

四、順應(yīng)社會(huì)信息化的要求，全面提高檔案人員的素質(zhì)

在信息觀念日益增強(qiáng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，如果僅憑原有的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)很難適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的要求，檔案管理人員只有不斷學(xué)習(xí)和掌握新知識(shí)、新技能、新本領(lǐng)才能適應(yīng)工作中出現(xiàn)的新情況，《檔案法》規(guī)定要"采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化"。現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)是工作者的知識(shí)化，盡管技術(shù)進(jìn)步對(duì)信息環(huán)境的構(gòu)建起著至關(guān)重要的作用，但是人仍然是決定的因素，檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在。可見掌握檔案人員計(jì)算機(jī)技能整體狀況，不僅可以促進(jìn)檔案專業(yè)教育加快改革步伐，調(diào)整人才培養(yǎng)方向，以適應(yīng)時(shí)代需求，有利于增強(qiáng)檔案人員的終身學(xué)習(xí)意識(shí)和時(shí)代意識(shí)，促進(jìn)干部隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)的改善和優(yōu)化。

要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使之在掌握檔案專業(yè)知識(shí)，了解新學(xué)科發(fā)展的基礎(chǔ)上不斷更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)對(duì)信息的要求，也只有具備一支高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍，才能靈活應(yīng)對(duì)電子形式的檔案信息服務(wù)，提高管理效率和質(zhì)量，可以肯定地說：隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的普及應(yīng)用已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。為適應(yīng)這一新形勢(shì)的發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)不斷更新知識(shí)，以適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的需求。

總結(jié)

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