使用SharePoint 2010新增的文档集内容类型来管理文档
使用SharePoint 2010新增的文檔集內(nèi)容類(lèi)型來(lái)管理文檔
SharePoint 2010新增加的文檔集功能是作為內(nèi)容類(lèi)型存在的，使用范圍在網(wǎng)站集中，需要激活“文檔集”功能到網(wǎng)站集才可以正常使用。文檔集其實(shí)就是一個(gè)SharePoint產(chǎn)品增強(qiáng)的文件夾和內(nèi)容類(lèi)型的綜合體現(xiàn)。文檔集允許把整個(gè)文檔作為一個(gè)整體來(lái)使用，與工作流、無(wú)數(shù)據(jù)（也就是欄）等一同進(jìn)行管理。
在SharePoint 2010中新增的功能特別多，特別是有關(guān)文檔庫(kù)方面的增強(qiáng)，例如：文檔ID服務(wù)功能、文檔集功能、元數(shù)據(jù)導(dǎo)航和搜索功能等，這些功能都能給我們一種耳目一新的感覺(jué)。現(xiàn)在讓我們來(lái)討論一下SharePoint 2010提供的新功能：文檔集功能。
文檔集，也稱(chēng)之為Document Set，理解文檔集之前如果對(duì)SharePoint產(chǎn)品的列表文件夾和內(nèi)容類(lèi)型有所了解，那么對(duì)文檔集的概念就不難理解了。文檔集可以理解為文件夾和內(nèi)容類(lèi)型增加功能的綜合體，文檔集有自己的主頁(yè)，且主頁(yè)還可以自行定制。在文檔集中存儲(chǔ)的所有文檔都共用一組欄和其它特性，如果把文檔集移動(dòng)到其它文檔庫(kù)，則文檔集中的所有文檔及相關(guān)屬性也會(huì)移動(dòng)過(guò)去。
現(xiàn)在SharePoint 2010的文檔庫(kù)中可以存儲(chǔ)三種類(lèi)型的對(duì)象，單個(gè)的文檔、文件夾、文檔集。它們?nèi)咧g的關(guān)系要搞清楚，文件夾是文檔庫(kù)最大的存儲(chǔ)單位，可以存儲(chǔ)文檔、子文件夾、文檔集。而文檔集中只能存儲(chǔ)文檔。文檔也就是條目是文檔庫(kù)存儲(chǔ)的最小單位。
上面關(guān)于SharePoint 2010 文檔集的概念就講解到這里，下面我們以圖文的方式來(lái)詳細(xì)講解一下如何在SharePoint 2010文檔庫(kù)中使用文檔集的完整過(guò)程：
新增的文檔集功能默認(rèn)情況下是關(guān)閉的，如果需要使用此功能，則需要在網(wǎng)站集范圍內(nèi)激活此功能，打開(kāi)一個(gè)Web應(yīng)用程序的網(wǎng)站集根網(wǎng)站的“網(wǎng)站設(shè)置”，如圖1所示：
圖1
在圖1中找到“網(wǎng)站集管理”下的“網(wǎng)站集功能”，點(diǎn)擊“網(wǎng)站集功能”鏈接，如圖2所示：
圖2
在圖2中激活“文檔集”功能，則激活按鈕會(huì)變成停用按鈕。激活之后，我們就可以在文檔庫(kù)中添加“文檔集內(nèi)容類(lèi)型”了，打開(kāi)一個(gè)文檔庫(kù)的“庫(kù)設(shè)置”，如圖3所示：
圖3
圖3是文檔庫(kù)的“庫(kù)設(shè)置”最上面的部分，在圖3的“常規(guī)設(shè)置”下點(diǎn)擊“高級(jí)設(shè)置”，如圖4所示：
圖4
在圖4中選中“是否允許管理內(nèi)容類(lèi)型”的“是”單選按鈕打開(kāi)文檔庫(kù)的內(nèi)容類(lèi)型。點(diǎn)擊“確定”按鈕返回到圖3瀏覽到“內(nèi)容類(lèi)型”一欄，如圖5所示：
圖5
在圖5中點(diǎn)擊“從現(xiàn)有網(wǎng)站內(nèi)容類(lèi)型添加”，如圖6所示：
圖6
在圖6的“從以下列表中選擇網(wǎng)站內(nèi)容類(lèi)型”下拉框中選擇“文檔集內(nèi)容類(lèi)型”，則在“可用網(wǎng)站內(nèi)容類(lèi)型”列表框中就會(huì)出現(xiàn)“文檔集”，選中它點(diǎn)擊“添加”按鈕把文檔集內(nèi)容類(lèi)型添加到右側(cè)的“要添加的內(nèi)容類(lèi)型”列表框中，點(diǎn)擊“確定”安鈕完成添加，如圖7所示：
圖7
如圖7所示，“文檔集”內(nèi)容類(lèi)型已經(jīng)添加到文檔庫(kù)中了，現(xiàn)在返回文檔庫(kù)的首頁(yè)面，如圖8所示：
圖8
如圖8所示，點(diǎn)開(kāi)文檔庫(kù)的“新建文檔”下的下拉菜單，就會(huì)出現(xiàn)我們添加過(guò)的“文檔集”內(nèi)容類(lèi)型，點(diǎn)擊圖8的“文檔集”來(lái)創(chuàng)建一個(gè)文檔集，如圖9所示：
圖9
如圖9所示，填寫(xiě)創(chuàng)建文檔集的名稱(chēng)和說(shuō)明信息，點(diǎn)擊“確定”按鈕，如圖10所示：
圖10
如圖10所示就是一個(gè)創(chuàng)建好的文檔集的首頁(yè)，可以點(diǎn)擊“查看所有屬性”和“編輯屬性”對(duì)文檔集進(jìn)行管理。同時(shí)還可以點(diǎn)擊圖10頂部功能區(qū)中的“文檔集管理”，如圖11所示：
圖11
如圖11，可以對(duì)文檔集進(jìn)行屬性、權(quán)限、刪除操作，還可以為此文檔集啟動(dòng)工作流，這樣整個(gè)文檔集中的所有文檔和其它信息都整合在一起啟動(dòng)工作流供審批。現(xiàn)在我們?yōu)閯?chuàng)建好的文檔集上載一個(gè)文檔，如圖12所示：
圖12
如圖12所示，在文檔集中添加內(nèi)容只能選擇文檔上載，而“新建文件夾”功能卻是灰色的表示文件夾在文檔集中是不可用的。點(diǎn)擊圖12的“上載單個(gè)文檔”新建一個(gè)文檔，如圖13所示：
圖13
如圖13，可以在文檔集中上載多個(gè)文檔，這樣就可以把分散的且又屬于同一類(lèi)的文檔存儲(chǔ)在文檔集中集中管理，還可以為文檔集啟用工作流一起審批。
SharePoint 2010的文檔集功能有些地方跟文件夾有些類(lèi)似，都可以用來(lái)存儲(chǔ)文檔、啟動(dòng)工作流，但是使用文檔集來(lái)管理文檔更好一些，因?yàn)樵谝粋€(gè)文檔集內(nèi)只能添加文檔，不會(huì)造成文檔和文件夾混亂放在一起，且文檔集內(nèi)的所有文檔共享同一組欄和屬性。保證了某一類(lèi)文檔集存儲(chǔ)的文檔更具有緊湊性。
下面我們返回到文檔庫(kù)首頁(yè)創(chuàng)建一個(gè)文件夾，對(duì)比一下文件夾和文檔集所具有的功能區(qū)別，如圖14所示：
圖14
圖14是一個(gè)文檔庫(kù)文件夾的下拉操作菜單，現(xiàn)在再看一下文檔集的下拉操作菜單，如圖15所示：
圖15
拿圖15和圖14相比，文檔集會(huì)多出了“文檔集版本歷史”和“發(fā)送至其他位置”功能。也就是說(shuō)我們可以直接把此文檔集發(fā)送到其他文檔庫(kù)中歸檔或存儲(chǔ)。
其實(shí)在SharePoint 2010中，針對(duì)文檔集功能，微軟也給出了一些API供自定義擴(kuò)展開(kāi)發(fā)使用。比如限制文檔集中上載的文檔類(lèi)型、首頁(yè)的制作、過(guò)濾等擴(kuò)展功能。
轉(zhuǎn)載于:https://www.cnblogs.com/914556495wxkj/p/3519300.html
總結(jié)
以上是生活随笔為你收集整理的使用SharePoint 2010新增的文档集内容类型来管理文档的全部?jī)?nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問(wèn)題。
